保潔合同管理制度VIP

保潔合同管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司保潔合同的管理，確保保潔服務(wù)質(zhì)量，明確雙方權(quán)利義務(wù)，保障公司辦公環(huán)境的整潔與衛(wèi)生，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與保潔服務(wù)供應(yīng)商簽訂的所有保潔合同，包括但不限于辦公區(qū)域、公共區(qū)域、附屬設(shè)施等的保潔服務(wù)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：保潔合同的簽訂、履行應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂保潔合同，明確各自的權(quán)利和義務(wù)。3.誠(chéng)實(shí)守信原則：雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，確保保潔服務(wù)的質(zhì)量和效果。4.監(jiān)督考核原則：建立有效的監(jiān)督考核機(jī)制，對(duì)保潔服務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行定期評(píng)估和考核，確保保潔工作達(dá)到合同要求。二、合同簽訂（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選人力資源部負(fù)責(zé)對(duì)保潔服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行篩選，收集相關(guān)供應(yīng)商信息，包括公司資質(zhì)、業(yè)績(jī)、信譽(yù)等。通過(guò)實(shí)地考察、參考其他客戶評(píng)價(jià)等方式，對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，確定符合公司要求的供應(yīng)商名單。2.招標(biāo)采購(gòu)根據(jù)公司保潔服務(wù)需求，對(duì)于金額較大或服務(wù)期限較長(zhǎng)的保潔項(xiàng)目，采用招標(biāo)方式進(jìn)行采購(gòu)。編制招標(biāo)文件，明確保潔服務(wù)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、期限、費(fèi)用支付方式等要求。組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)會(huì)議，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)供應(yīng)商。3.合同談判與中標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行合同談判，進(jìn)一步明確雙方權(quán)利義務(wù)、服務(wù)細(xì)節(jié)、違約責(zé)任等條款。談判過(guò)程中，應(yīng)充分溝通，確保合同條款清晰、合理、公平，符合公司利益。（二）合同條款1.服務(wù)內(nèi)容詳細(xì)描述保潔服務(wù)的具體范圍，包括辦公區(qū)域的地面清潔、桌面擦拭、垃圾清運(yùn)，公共區(qū)域的樓梯、電梯、走廊清潔，衛(wèi)生間的日常保潔等。明確各項(xiàng)保潔工作的頻次和標(biāo)準(zhǔn)，如地面每日清掃[X]次，達(dá)到無(wú)明顯污漬、水漬；衛(wèi)生間每[X]小時(shí)巡查并清潔一次，保持無(wú)異味、設(shè)施完好等。2.服務(wù)期限明確保潔合同的起始日期和終止日期，合同期限一般為[X]年，期滿后根據(jù)雙方合作情況決定是否續(xù)簽。3.費(fèi)用支付約定保潔服務(wù)費(fèi)用的計(jì)算方式，通常按照每月[X]元或每平方米[X]元計(jì)算。明確費(fèi)用支付周期，如每月[X]日前支付上月保潔服務(wù)費(fèi)用。規(guī)定費(fèi)用支付方式，如銀行轉(zhuǎn)賬等，并要求供應(yīng)商提供正規(guī)發(fā)票。4.雙方權(quán)利義務(wù)公司權(quán)利義務(wù)有權(quán)對(duì)保潔服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，提出整改意見(jiàn)和要求。按照合同約定及時(shí)支付服務(wù)費(fèi)用。為保潔工作提供必要的協(xié)助和支持，如提供清潔工具存放空間、告知特殊區(qū)域清潔要求等。供應(yīng)商權(quán)利義務(wù)按照合同約定提供優(yōu)質(zhì)的保潔服務(wù)，配備足夠的保潔人員，并確保人員穩(wěn)定。遵守公司的規(guī)章制度，不得在工作期間從事與保潔工作無(wú)關(guān)的事情。定期對(duì)保潔人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高服務(wù)水平和質(zhì)量。負(fù)責(zé)保潔工具和清潔用品的采購(gòu)和更換，但應(yīng)符合公司環(huán)保要求。5.違約責(zé)任明確雙方若未履行合同約定的義務(wù)應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任。例如，供應(yīng)商若未達(dá)到保潔服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，公司有權(quán)扣除相應(yīng)的服務(wù)費(fèi)用，并要求供應(yīng)商限期整改；若整改后仍不符合要求，公司有權(quán)解除合同。公司若未按時(shí)支付服務(wù)費(fèi)用，每逾期一日應(yīng)按照未支付金額的[X%]向供應(yīng)商支付違約金。6.保密條款雙方應(yīng)對(duì)在合同履行過(guò)程中知悉的對(duì)方商業(yè)秘密、公司內(nèi)部信息等予以保密。未經(jīng)對(duì)方書(shū)面同意，任何一方不得向第三方披露或使用對(duì)方的保密信息。（三）合同簽訂流程1.合同起草：人力資源部根據(jù)談判結(jié)果起草保潔合同文本，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、合法。2.審核會(huì)簽合同文本起草完成后，提交公司法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審核，確保合同不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，送相關(guān)部門(mén)如行政部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等進(jìn)行會(huì)簽，各部門(mén)根據(jù)職責(zé)對(duì)合同條款進(jìn)行審核，提出意見(jiàn)和建議。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)法務(wù)審核和各部門(mén)會(huì)簽后的合同文本，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體利益和合同內(nèi)容進(jìn)行審批，決定是否簽訂合同。4.合同簽訂：合同經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂保潔合同，并加蓋雙方公章。三、合同執(zhí)行（一）服務(wù)監(jiān)督1.日常檢查行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)保潔服務(wù)進(jìn)行日常檢查，安排專人定期對(duì)辦公區(qū)域、公共區(qū)域等的清潔情況進(jìn)行巡查。檢查內(nèi)容包括保潔工作是否按照合同約定的頻次和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，如地面是否干凈、衛(wèi)生間是否無(wú)異味等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)記錄并拍照留存，當(dāng)場(chǎng)反饋給保潔服務(wù)供應(yīng)商，要求其限期整改。2.定期評(píng)估每月末由行政部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)保潔服務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行全面評(píng)估。評(píng)估方式包括查看現(xiàn)場(chǎng)清潔效果、查閱保潔工作記錄、收集員工反饋意見(jiàn)等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，填寫(xiě)《保潔服務(wù)質(zhì)量評(píng)估表》，對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行打分，并提出改進(jìn)建議。（二）溝通協(xié)調(diào)1.建立溝通機(jī)制公司與保潔服務(wù)供應(yīng)商建立定期溝通機(jī)制，每周召開(kāi)一次保潔工作協(xié)調(diào)會(huì)議。會(huì)議由行政部門(mén)主持，雙方就保潔工作中存在的問(wèn)題、改進(jìn)措施、下周工作計(jì)劃等進(jìn)行溝通和交流。2.及時(shí)反饋問(wèn)題行政部門(mén)或公司員工在日常工作中發(fā)現(xiàn)保潔服務(wù)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)向保潔服務(wù)供應(yīng)商反饋。反饋方式可包括口頭通知、書(shū)面通知或通過(guò)工作群等方式告知供應(yīng)商具體問(wèn)題及整改要求。3.供應(yīng)商反饋保潔服務(wù)供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)響應(yīng)公司提出的問(wèn)題和要求，對(duì)于需要協(xié)調(diào)解決的事項(xiàng)，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予回復(fù)。如因特殊情況無(wú)法按時(shí)完成整改或需要變更服務(wù)安排，應(yīng)提前向公司說(shuō)明原因，并提出解決方案。（三）費(fèi)用支付1.費(fèi)用核算財(cái)務(wù)部門(mén)每月根據(jù)行政部門(mén)提供的保潔服務(wù)質(zhì)量評(píng)估表及相關(guān)工作記錄，對(duì)保潔服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行核算。核實(shí)本月保潔服務(wù)是否達(dá)到合同約定標(biāo)準(zhǔn)，按照費(fèi)用計(jì)算方式準(zhǔn)確計(jì)算應(yīng)支付的服務(wù)費(fèi)用。2.支付申請(qǐng)財(cái)務(wù)部門(mén)在完成費(fèi)用核算后，填寫(xiě)《保潔服務(wù)費(fèi)用支付申請(qǐng)表》，附上相關(guān)證明材料，如評(píng)估表、發(fā)票等。將申請(qǐng)表提交給財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.費(fèi)用支付經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同約定的支付方式和時(shí)間，將保潔服務(wù)費(fèi)用支付給供應(yīng)商。四、合同變更與終止（一）合同變更1.變更情形在保潔合同履行過(guò)程中，如因公司需求變化、法律法規(guī)調(diào)整、不可抗力等原因需要變更合同條款，雙方可協(xié)商一致進(jìn)行變更。例如，公司新增辦公區(qū)域需要納入保潔服務(wù)范圍，或因環(huán)保要求需更換清潔用品等情況。2.變更流程任何一方提出合同變更申請(qǐng)，應(yīng)填寫(xiě)《保潔合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容等。提交申請(qǐng)后，由雙方進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)后簽訂《保潔合同變更協(xié)議》，作為原合同的補(bǔ)充文件?！侗嵑贤兏鼌f(xié)議》簽訂后，按照合同簽訂流程進(jìn)行審核、會(huì)簽和領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）合同終止1.終止情形保潔合同期滿，雙方未續(xù)簽合同的，合同自動(dòng)終止。在合同履行期間，若一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方有權(quán)解除合同。例如，供應(yīng)商連續(xù)多次未達(dá)到保潔服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)且拒不整改，公司有權(quán)解除合同；或公司未按時(shí)支付服務(wù)費(fèi)用，經(jīng)催告后仍未支付，供應(yīng)商有權(quán)解除合同。因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法繼續(xù)履行的，合同可以終止。2.終止流程合同終止前，雙方應(yīng)進(jìn)行工作交接。行政部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督保潔服務(wù)供應(yīng)商清理現(xiàn)場(chǎng)、歸還公司提供的工具和設(shè)備等。供應(yīng)商完成工作交接后，提交《保潔合同終止申請(qǐng)》，說(shuō)明合同終止原因及工作交接情況。公司相關(guān)部門(mén)對(duì)合同終止事項(xiàng)進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后辦理合同終止手續(xù)，并按照合同約定處理相關(guān)費(fèi)用結(jié)算、違約責(zé)任等事宜。五、檔案管理（一）合同檔案建立1.人力資源部負(fù)責(zé)建立保潔合同檔案，對(duì)每份保潔合同進(jìn)行編號(hào)管理，確保檔案的完整性和可追溯性。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、談判記錄、變更協(xié)議、終止申請(qǐng)等相關(guān)資料。（二）檔案保管1.保潔合同檔案由專人負(fù)責(zé)保管，存放于安全、保密的檔案柜中。2.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案資料的整齊、有序。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱保潔合同檔案的，需填寫(xiě)《保潔合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因和查閱內(nèi)容。2.