保管記錄管理制度VIP

保管記錄管理制度一、總則（一）目的為了加強公司保管記錄的管理，確保保管記錄的真實、準確、完整和安全，規(guī)范保管工作流程，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及保管記錄的部門和人員，包括但不限于倉庫保管、文件保管、資產(chǎn)保管等相關(guān)崗位。（三）基本原則1.真實性原則：保管記錄應(yīng)如實反映保管物品或信息的實際情況，不得虛假記錄。2.準確性原則：記錄內(nèi)容應(yīng)準確無誤，數(shù)據(jù)、信息等應(yīng)清晰、明確，避免模糊或歧義。3.完整性原則：涵蓋保管過程中的各個環(huán)節(jié)，包括出入庫記錄、庫存盤點記錄、損壞記錄等，確保無遺漏。4.及時性原則：在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時進行記錄，不得拖延，保證記錄與實際情況同步。5.安全性原則：采取必要的措施確保保管記錄的安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、保管記錄的分類與內(nèi)容（一）倉庫保管記錄1.物資入庫記錄物資名稱：詳細記錄所保管物資的具體名稱，如原材料、零部件、成品等。規(guī)格型號：明確物資的規(guī)格和型號，以便準確區(qū)分不同批次和種類的物資。供應(yīng)商：記錄物資的供應(yīng)來源，包括供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式等。入庫日期：精確到物資實際入庫的年月日時分。入庫數(shù)量：記錄實際入庫的物資數(shù)量。入庫單號：為每一筆入庫業(yè)務(wù)生成唯一的單號，便于查詢和追溯。驗收情況：填寫物資的驗收結(jié)果，如合格、不合格及相關(guān)備注信息。2.物資出庫記錄物資名稱：同入庫記錄中的物資名稱。規(guī)格型號：與入庫時一致。領(lǐng)用部門：注明物資的領(lǐng)用部門名稱。出庫日期：記錄物資實際出庫的年月日時分。出庫數(shù)量：準確記錄出庫的物資數(shù)量。出庫單號：為每筆出庫業(yè)務(wù)的唯一標識。用途：說明物資的使用用途。3.庫存盤點記錄盤點日期：明確盤點的具體時間。倉庫區(qū)域：劃分倉庫不同的區(qū)域，如A區(qū)、B區(qū)等，記錄盤點所在區(qū)域。物資名稱：盤點的物資名稱。規(guī)格型號：物資規(guī)格型號。實際庫存數(shù)量：盤點時實際清點的物資數(shù)量。賬面庫存數(shù)量：根據(jù)保管記錄賬面上應(yīng)有的物資數(shù)量。差異數(shù)量：實際庫存與賬面庫存的差值，注明盤盈或盤虧情況。差異原因：對差異產(chǎn)生的原因進行簡要分析和說明。（二）文件保管記錄1.文件接收記錄文件名稱：記錄文件的具體標題或主題。文件編號：為文件賦予的唯一編號，便于識別和查找。來文單位：文件的發(fā)出單位名稱。接收日期：文件實際接收的年月日。接收人：負責(zé)接收文件的人員姓名。2.文件借閱記錄文件名稱：被借閱文件的名稱。文件編號：同接收記錄中的編號。借閱部門：借閱文件的部門名稱。借閱人：具體借閱文件的人員姓名。借閱日期：開始借閱的年月日。歸還日期：文件實際歸還的年月日，如未歸還需注明未歸還原因。3.文件銷毀記錄文件名稱：擬銷毀文件的名稱。文件編號：文件編號。銷毀原因：說明文件需要銷毀的理由，如文件過期、不再使用等。銷毀日期：實際進行銷毀操作的年月日。銷毀方式：如粉碎、焚燒等具體銷毀方式。監(jiān)銷人：負責(zé)監(jiān)督文件銷毀過程的人員姓名。（三）資產(chǎn)保管記錄1.固定資產(chǎn)購置記錄資產(chǎn)名稱：固定資產(chǎn)的具體名稱，如電腦、辦公桌椅、生產(chǎn)設(shè)備等。規(guī)格型號：資產(chǎn)的詳細規(guī)格和型號。購置日期：資產(chǎn)購買的年月日。購置金額：記錄購買資產(chǎn)所花費的金額。供應(yīng)商：提供資產(chǎn)的供應(yīng)商名稱。資產(chǎn)編號：為每一項固定資產(chǎn)編制的唯一編號。2.固定資產(chǎn)折舊記錄資產(chǎn)編號：固定資產(chǎn)的編號。資產(chǎn)名稱：資產(chǎn)名稱。折舊期間：明確折舊計算的時間段，如月、季、年等。折舊方法：采用的折舊方法，如直線法、雙倍余額遞減法等。折舊金額：該期間計算得出的折舊金額。3.固定資產(chǎn)處置記錄資產(chǎn)編號：資產(chǎn)編號。資產(chǎn)名稱：資產(chǎn)名稱。處置日期：資產(chǎn)進行處置的年月日。處置方式：如出售、報廢、捐贈等。處置收入：處置資產(chǎn)所獲得的收入（如有）。處置原因：說明資產(chǎn)處置的緣由。三、保管記錄的建立與填寫（一）記錄建立1.各保管崗位人員應(yīng)根據(jù)實際業(yè)務(wù)開展情況，及時建立相應(yīng)的保管記錄。如倉庫保管人員在物資入庫、出庫業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)立即著手建立入庫記錄和出庫記錄。2.文件保管人員在接收、借閱、銷毀文件時，同步建立對應(yīng)的記錄文件。資產(chǎn)保管人員在固定資產(chǎn)購置、折舊、處置等業(yè)務(wù)發(fā)生后，及時構(gòu)建相關(guān)記錄。3.記錄應(yīng)使用專門的賬本、表格或電子文檔進行存儲，確保記錄的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（二）填寫要求1.記錄內(nèi)容應(yīng)使用黑色或藍色中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆填寫。2.對于數(shù)字的填寫，要準確無誤，不得隨意涂改。如需修改，應(yīng)在原錯誤數(shù)字上劃一條橫線，在其上方填寫正確數(shù)字，并加蓋修改人印章或簽字確認。3.填寫記錄的人員應(yīng)確保所填信息與實際業(yè)務(wù)一致，不得編造或篡改記錄內(nèi)容。如有疑問，應(yīng)及時核實業(yè)務(wù)情況后再進行填寫。4.對于一些需要說明的事項或備注信息，應(yīng)在相應(yīng)的欄目內(nèi)簡潔明了地填寫，不得留白或故意省略重要信息。四、保管記錄的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)記錄存儲倉庫保管記錄中的入庫單、出庫單、庫存盤點表等紙質(zhì)文檔應(yīng)分類整理，存放在專門的文件柜中。按照時間順序排列，以便于查找和查閱。文件保管記錄的紙質(zhì)文件，如接收記錄、借閱記錄、銷毀記錄等，根據(jù)文件類型和時間進行歸檔，存放在文件檔案室的相應(yīng)位置。資產(chǎn)保管記錄的紙質(zhì)資料，如固定資產(chǎn)購置發(fā)票、折舊計算表、處置審批文件等，應(yīng)按照資產(chǎn)類別和時間順序裝訂成冊，妥善保管。2.電子記錄存儲利用公司內(nèi)部的電子文檔管理系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫，建立保管記錄的電子檔案庫。將倉庫保管記錄、文件保管記錄、資產(chǎn)保管記錄等電子數(shù)據(jù)進行分類存儲，設(shè)置合理的文件夾結(jié)構(gòu)和文件名規(guī)則，便于快速檢索和調(diào)用。定期對電子記錄進行備份，備份存儲介質(zhì)可以是外部硬盤、光盤或云存儲等。備份頻率可根據(jù)實際情況確定，但至少每月進行一次全量備份，重要數(shù)據(jù)可增加備份次數(shù)。（二）保管環(huán)境1.紙質(zhì)記錄保管環(huán)境文件柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)良好的房間內(nèi)，避免陽光直射和潮濕環(huán)境，防止紙質(zhì)記錄發(fā)霉、褪色、變形等。保持文件檔案室的清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止蟲害、鼠害對記錄造成損壞。對重要的紙質(zhì)記錄，可采取防潮、防蟲、防火等保護措施，如使用密封袋封裝、放置驅(qū)蟲藥、配備滅火器等。2.電子記錄保管環(huán)境服務(wù)器應(yīng)具備穩(wěn)定的運行環(huán)境，配備不間斷電源（UPS），防止突然斷電導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失?？刂齐娮佑涗洿鎯υO(shè)備的溫度和濕度，一般溫度保持在18℃27℃，濕度控制在40%60%。安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護軟件，定期更新病毒庫和系統(tǒng)補丁，防止電子記錄受到網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。對電子記錄的訪問權(quán)限進行嚴格設(shè)置，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）保管期限1.倉庫保管記錄物資入庫記錄、出庫記錄應(yīng)至少保存5年，以便于追溯物資的流向和庫存變動情況。庫存盤點記錄應(yīng)長期保存，作為分析庫存管理狀況、發(fā)現(xiàn)問題和改進措施的重要依據(jù)。2.文件保管記錄文件接收記錄、借閱記錄應(yīng)保存至文件的有效期限屆滿后2年。對于一些具有長期參考價值的文件記錄，可適當(dāng)延長保存期限，但至少保存10年。文件銷毀記錄應(yīng)永久保存，以備日后查詢和審計。3.資產(chǎn)保管記錄固定資產(chǎn)購置記錄、折舊記錄應(yīng)保存至固定資產(chǎn)處置后5年。固定資產(chǎn)處置記錄應(yīng)長期保存，作為資產(chǎn)變動和財務(wù)管理的重要憑證。五、保管記錄的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱保管記錄，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進行申請。一般情況下，本部門人員查閱本部門相關(guān)的保管記錄，由部門負責(zé)人審批；跨部門查閱保管記錄，需經(jīng)查閱部門負責(zé)人和被查閱記錄所在部門負責(zé)人共同審批。2.涉及重要文件、機密資產(chǎn)等保管記錄的查閱，除上述審批外，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外部單位（如審計機構(gòu)、稅務(wù)部門等）因?qū)徲?、檢查等工作需要查閱公司保管記錄，必須持有合法有效的證明文件，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準。（二）查閱流程1.查閱人填寫《保管記錄查閱申請表》，詳細說明查閱的記錄類型、時間段、查閱目的等信息。2.將申請表提交給相應(yīng)的審批人進行審批，審批通過后，申請表交至保管記錄的保管部門。3.保管部門根據(jù)申請表，提供相應(yīng)的保管記錄供查閱人查閱。查閱人應(yīng)在指定地點查閱，不得擅自將記錄帶出保管場所。如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)事先征得保管部門同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《保管記錄查閱登記表》上簽字確認，將查閱的記錄歸還保管部門。（三）使用規(guī)定1.查閱人只能將保管記錄用于申請審批時注明的查閱目的，不得擅自將記錄用于其他用途或泄露給無關(guān)人員。2.如需對保管記錄進行摘錄、復(fù)印等操作，摘錄內(nèi)容應(yīng)準確無誤，復(fù)印應(yīng)清晰完整，并注明摘錄或復(fù)印的日期、用途及經(jīng)手人等信息。3.在查閱保管記錄過程中，如發(fā)現(xiàn)記錄存在問題或疑問，應(yīng)及時向保管部門反饋，不得擅自修改或隱瞞。六、保管記錄的變更與修正（一）變更情形1.保管記錄所涉及的業(yè)務(wù)信息發(fā)生變化，如物資的規(guī)格型號調(diào)整、文件的修訂、資產(chǎn)的使用部門變更等。2.記錄填寫錯誤或存在遺漏，需要進行更正和補充。3.根據(jù)公司管理要求或業(yè)務(wù)流程的調(diào)整，對保管記錄的格式、內(nèi)容、保管期限等進行變更。（二）變更流程1.由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或人員提出保管記錄變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容及涉及的記錄范圍。2.將變更申請?zhí)峤恢帘９苡涗浀谋９懿块T進行審核，審核通過后，保管部門對相應(yīng)的保管記錄進行修改。3.對于電子記錄的變更，在修改完成后應(yīng)及時更新備份數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的一致性和完整性。對于紙質(zhì)記錄的變更，應(yīng)在原記錄上進行正確修改，并加蓋修改人印章或簽字確認，同時注明修改日期。4.保管記錄變更后，應(yīng)將變更情況通知相關(guān)部門和人員，確保信息的及時傳遞和共享。七、保管記錄的盤點與核對（一）盤點安排1.倉庫保管記錄的盤點應(yīng)定期進行，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。盤點時，應(yīng)由倉庫保管人員會同財務(wù)部門人員共同進行，確保賬實相符。2.文件保管記錄的盤點可結(jié)合公司內(nèi)部的文件清查工作進行，每年至少開展一次。由文件保管部門負責(zé)組織，對文件的數(shù)量、完整性、準確性等進行全面盤點。3.資產(chǎn)保管記錄的盤點每年進行一次，由資產(chǎn)保管部門牽頭，聯(lián)合財務(wù)、使用部門等相關(guān)人員，對固定資產(chǎn)的數(shù)量、狀態(tài)、折舊情況等進行實地盤點和核對。（二）核對內(nèi)容1.保管記錄與實際保管物品或信息進行核對，檢查記錄是否準確反映實際情況。如倉庫庫存記錄與實際庫存物資的數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等是否一致；文件記錄中的文件數(shù)量、版本與實際文件是否相符；資產(chǎn)記錄中的資產(chǎn)數(shù)量、使用情況與實際資產(chǎn)是否匹配。2.不同保管記錄之間進行相互核對，確保數(shù)據(jù)的一致性。例如，倉庫的出入庫記錄與庫存盤點記錄之間的數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系是否正確；固定資產(chǎn)購置記錄與折舊記錄、處置記錄之間的邏輯關(guān)系是否合理。3.保管記錄與相關(guān)業(yè)務(wù)憑證進行核對，如倉庫入庫單與供應(yīng)商送貨單、發(fā)票進行核對；文件接收記錄與來文單位的發(fā)文記錄進行核對；資產(chǎn)購置記錄與采購合同、發(fā)票進行核對等。（三）差異處理1.盤點和核對過程中如發(fā)現(xiàn)保管記錄與實際情況存在差異，應(yīng)及時查明原因，并填寫《保管記錄差異報告》。2.針對差異原因，采取相應(yīng)的處理措施。如因記錄填寫錯誤導(dǎo)致的差異，應(yīng)及時更正保管記錄；因物資丟失、損壞等原因造成的差異，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理，如查明責(zé)任、進行賠償?shù)?，并調(diào)整保管記錄。3.將差異處理情況進行記錄，并跟蹤處理結(jié)果，確保保管記錄與實際情況始終保持一致。八、保管記錄的安全與保密（一）安全措施1.加強保管場所的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入保管區(qū)域。2.對保管記錄的存儲介質(zhì)進行妥善保管，防止丟失、被盜或損壞。如紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在有鎖的文件柜中，電子記錄應(yīng)設(shè)置安全的存儲位置，并采取加密等安全措施。3.在保管記錄的傳遞過程中，如通過郵寄、專人送達等