信息歸檔管理制度VIP

信息歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司信息資源的管理，確保公司各類信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于信息的檢索、利用和共享，特制定本信息歸檔管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過(guò)程中產(chǎn)生的各類信息的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司各類信息的歸檔工作由專門的檔案管理部門或指定人員負(fù)責(zé)集中管理，確保信息的一致性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：歸檔信息必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，內(nèi)容完整無(wú)缺。3.分類科學(xué)原則：按照信息的來(lái)源、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行科學(xué)分類，便于信息的整理、存儲(chǔ)和檢索。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)信息安全和保密的法律法規(guī)，采取必要的安全保密措施，防止信息泄露、篡改或丟失。二、信息歸檔范圍（一）行政文件類1.公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、決定、決議等文件。2.公司召開(kāi)的各類會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、記錄、決議等文件。3.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件。4.公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等各類證照文件。5.公司的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。（二）人事檔案類1.員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職申請(qǐng)表、勞動(dòng)合同、離職申請(qǐng)表等文件。2.員工的績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等文件。3.員工的工資表、考勤記錄、福利發(fā)放記錄等文件。4.員工的社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金等相關(guān)文件。（三）財(cái)務(wù)檔案類1.公司的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等文件。2.公司的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算文件。3.公司的稅務(wù)申報(bào)、繳納記錄等稅務(wù)相關(guān)文件。4.公司的審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告等文件。（四）業(yè)務(wù)檔案類1.公司的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)推廣方案、銷售合同等市場(chǎng)營(yíng)銷相關(guān)文件。2.公司的產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、測(cè)試報(bào)告等產(chǎn)品研發(fā)相關(guān)文件。3.公司的生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等生產(chǎn)管理相關(guān)文件。4.公司的采購(gòu)訂單、供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同等采購(gòu)管理相關(guān)文件。（五）其他檔案類1.公司的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、獲獎(jiǎng)文件等文件。2.公司的宣傳資料、廣告策劃、活動(dòng)方案等宣傳推廣相關(guān)文件。3.公司的信息化建設(shè)相關(guān)文件，如系統(tǒng)需求文檔、系統(tǒng)測(cè)試報(bào)告、系統(tǒng)維護(hù)記錄等。4.公司認(rèn)為需要?dú)w檔的其他各類文件。三、信息歸檔流程（一）文件收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的收集工作，確保文件的及時(shí)、完整收集。2.員工在工作過(guò)程中形成的文件，應(yīng)及時(shí)整理并移交至本部門指定的文件收集人員。（二）文件整理1.文件收集人員對(duì)收集到的文件進(jìn)行初步整理，按照文件的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。2.對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、編目，編制文件清單，確保文件的標(biāo)識(shí)清晰、準(zhǔn)確。（三）文件審核1.各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門整理好的文件進(jìn)行審核，確保文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)通知文件整理人員進(jìn)行修改和補(bǔ)充。（四）文件歸檔1.文件審核通過(guò)后，由文件整理人員將文件移交至公司檔案管理部門或指定人員進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門或指定人員按照本制度的要求，對(duì)歸檔文件進(jìn)行進(jìn)一步的整理、分類和存儲(chǔ)。（五）文件檢索與利用1.檔案管理部門或指定人員建立完善的文件檢索系統(tǒng)，便于員工快速查找和利用歸檔文件。2.員工因工作需要查閱歸檔文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門或指定人員處查閱。3.檔案管理部門或指定人員應(yīng)對(duì)文件的查閱情況進(jìn)行記錄，確保文件的安全和保密。四、信息歸檔要求（一）文件格式1.歸檔文件應(yīng)采用通用的文件格式，如.doc、.xls、.ppt、.pdf等，確保文件能夠被正常打開(kāi)和閱讀。2.對(duì)于特殊格式的文件，如掃描件、圖片等，應(yīng)進(jìn)行必要的轉(zhuǎn)換或處理，使其能夠與其他文件一同歸檔。（二）文件命名1.歸檔文件的命名應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，能夠準(zhǔn)確反映文件的內(nèi)容和主題。2.文件命名應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如采用“部門名稱+文件主題+時(shí)間”的格式，確保文件命名的一致性和規(guī)范性。（三）文件編號(hào)1.歸檔文件應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，以便于文件的管理和檢索。2.文件編號(hào)應(yīng)具有唯一性，不得重復(fù)使用。（四）文件存儲(chǔ)1.歸檔文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全、可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如硬盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止文件丟失或損壞。3.檔案管理部門或指定人員應(yīng)建立完善的文件存儲(chǔ)管理制度，確保文件存儲(chǔ)的安全和保密。（五）文件保密1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)信息安全和保密的法律法規(guī)，對(duì)歸檔文件進(jìn)行保密管理。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的文件，應(yīng)采取加密、訪問(wèn)控制等措施，防止信息泄露。3.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播歸檔文件。五、信息歸檔期限（一）行政文件類1.公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、決定、決議等文件，應(yīng)在發(fā)布后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.公司召開(kāi)的各類會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、記錄、決議等文件，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件，應(yīng)在簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等各類證照文件，應(yīng)在證照頒發(fā)后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。5.公司的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件，應(yīng)在年度結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（二）人事檔案類1.員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職申請(qǐng)表、勞動(dòng)合同、離職申請(qǐng)表等文件，應(yīng)在員工入職或離職后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.員工的績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等文件，應(yīng)在考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.員工的工資表、考勤記錄、福利發(fā)放記錄等文件，應(yīng)在每月結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.員工的社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金等相關(guān)文件，應(yīng)在辦理相關(guān)手續(xù)后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（三）財(cái)務(wù)檔案類1.公司的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等文件，應(yīng)在年度結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.公司的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算文件，應(yīng)在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。3.公司的稅務(wù)申報(bào)、繳納記錄等稅務(wù)相關(guān)文件，應(yīng)在稅務(wù)申報(bào)、繳納結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.公司的審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告等文件，應(yīng)在審計(jì)、評(píng)估結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（四）業(yè)務(wù)檔案類1.公司的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)推廣方案、銷售合同等市場(chǎng)營(yíng)銷相關(guān)文件，應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.公司的產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、測(cè)試報(bào)告等產(chǎn)品研發(fā)相關(guān)文件，應(yīng)在產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.公司的生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等生產(chǎn)管理相關(guān)文件，應(yīng)在生產(chǎn)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.公司的采購(gòu)訂單、供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同等采購(gòu)管理相關(guān)文件，應(yīng)在采購(gòu)業(yè)務(wù)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（五）其他檔案類1.公司的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、獲獎(jiǎng)文件等文件，應(yīng)在獲得相關(guān)證書(shū)或獎(jiǎng)項(xiàng)后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.公司的宣傳資料、廣告策劃、活動(dòng)方案等宣傳推廣相關(guān)文件，應(yīng)在宣傳推廣活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.公司的信息化建設(shè)相關(guān)文件，如系統(tǒng)需求文檔、系統(tǒng)測(cè)試報(bào)告、系統(tǒng)維護(hù)記錄等，應(yīng)在系統(tǒng)建設(shè)、測(cè)試、維護(hù)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.公司認(rèn)為需要?dú)w檔的其他各類文件，應(yīng)在文件形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。六、信息歸檔監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司設(shè)立信息歸檔管理監(jiān)督檢查小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門、人力資源部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。監(jiān)督檢查小組負(fù)責(zé)對(duì)公司信息歸檔管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.信息歸檔管理制度的執(zhí)行情況，包括文件收集、整理、審核、歸檔、檢索與利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合本制度的要求。2.信息歸檔的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，檢查各部門是否按照規(guī)定的期限和要求完成文件的歸檔工作，歸檔文件是否齊全、完整、準(zhǔn)確。3.信息歸檔的安全性和保密性，檢查檔案管理部門或指定人員是否采取必要的安全保密措施，防止信息泄露、篡改或丟失。4.信息歸檔設(shè)備的管理情況，檢查存儲(chǔ)設(shè)備是否定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)環(huán)境是否安全可靠。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查小組每[X]個(gè)月對(duì)公司信息歸檔管理工作進(jìn)行一次全面檢查，檢查結(jié)果以書(shū)面形式通報(bào)各部門。2.不定期抽查：監(jiān)督檢查小組根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各部門的信息歸檔管理工作進(jìn)行抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)公司信息歸檔管理工作中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，監(jiān)督檢查小組組織開(kāi)展專項(xiàng)檢查，深入分析問(wèn)題原因，提出改進(jìn)措施。（四）整改措施1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，各部門應(yīng)及時(shí)制定整改措施，明確整改責(zé)任人，限期完成整改任務(wù)。2.整改完成后，各部門應(yīng)將整改情況書(shū)面