檔案借閱及管理制度VIP

檔案借閱及管理制度總則1.目的：為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于公司各部門及全體員工。3.檔案定義：本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、信函、會議紀(jì)要、人事檔案等。檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理和監(jiān)督。檔案管理部門配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和借閱服務(wù)等工作。2.各部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案的收集、整理，并定期移交至檔案管理部門。同時(shí)，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)與檔案管理部門溝通檔案借閱事宜，確保檔案的正確使用和及時(shí)歸還。3.人事部門職責(zé)人事部門負(fù)責(zé)員工人事檔案的建立、維護(hù)和管理。在員工借閱人事檔案時(shí)，應(yīng)按照本制度規(guī)定進(jìn)行審批，并確保檔案的安全與保密。檔案的收集與整理1.收集要求各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)、全面地收集本部門在工作中產(chǎn)生的各類檔案。收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、真實(shí)，字跡清晰，載體應(yīng)符合檔案保管要求。2.整理標(biāo)準(zhǔn)檔案管理部門按照檔案的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理。遵循統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，編制檔案目錄，確保檔案的系統(tǒng)性和便于查閱。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行規(guī)范的命名和存儲，建立相應(yīng)的索引目錄。檔案的保管1.保管環(huán)境檔案管理部門應(yīng)具備安全、適宜的檔案保管環(huán)境，保持室內(nèi)清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。2.檔案存儲紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在專用的檔案柜中，標(biāo)識清晰，便于查找。電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立檔案存儲位置索引，方便快速定位檔案。3.檔案清查檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清查，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否與檔案目錄一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。每年至少進(jìn)行一次全面的檔案清查工作，并形成清查報(bào)告。檔案借閱規(guī)定1.借閱申請員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時(shí)間等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。2.審批流程檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，根據(jù)檔案的密級和重要性進(jìn)行審批。一般檔案由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理部門方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限借閱期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和實(shí)際使用需求確定。一般情況下，普通檔案借閱期限不超過[X]個(gè)工作日；重要檔案借閱期限不超過[X]個(gè)工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過原借閱期限。4.借閱數(shù)量員工每次借閱檔案的數(shù)量應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要合理確定，原則上不得超過[X]份（冊）。如需借閱多份相關(guān)檔案，應(yīng)在申請表中詳細(xì)說明理由。5.借閱登記檔案管理部門對檔案借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、借閱期限、歸還日期等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，便于查詢和追溯。6.借閱權(quán)限不同密級的檔案設(shè)定不同的借閱權(quán)限。絕密級檔案僅限公司高層管理人員在特定情況下借閱；機(jī)密級檔案僅限相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)授權(quán)的人員借閱；秘密級檔案僅限因工作需要的員工借閱。具體借閱權(quán)限劃分如下：絕密級檔案：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理在工作需要時(shí)可借閱，需經(jīng)董事長審批。機(jī)密級檔案：部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員因工作需要可借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。秘密級檔案：普通員工因工作需要可借閱，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案歸還1.按時(shí)歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還檔案。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況并辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檢查借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、整潔性、有無損壞等。如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞或涂改等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行處理。3.歸還登記檔案管理部門在檔案歸還后，應(yīng)及時(shí)在借閱登記記錄中注明歸還日期，并對檔案進(jìn)行核對確認(rèn)。對于已歸還的檔案，應(yīng)及時(shí)歸位存放，確保檔案的有序管理。檔案查閱1.查閱申請員工如需查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、用途、查閱范圍等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。2.查閱方式檔案管理部門根據(jù)查閱申請，確定查閱方式。一般情況下，可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案；如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。3.查閱范圍查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格按照申請表中注明的內(nèi)容進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。嚴(yán)禁查閱與工作無關(guān)的檔案內(nèi)容。4.查閱登記檔案管理部門對檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱日期、查閱人姓名、部門、檔案名稱、查閱范圍等信息。查閱登記應(yīng)與借閱登記分開記錄，確保清晰準(zhǔn)確。檔案的保密與安全1.保密要求所有接觸檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。在檔案使用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如妥善保管檔案、防止檔案丟失或被盜等。2.安全措施檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案的安全管理，制定安全應(yīng)急預(yù)案。定期對檔案保管場所和設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查維護(hù)，確保檔案的安全存儲。如發(fā)生檔案丟失、損壞或泄露等安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。3.違規(guī)處理對于違反檔案保密與安全規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較輕的，給予警告處分；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)由此給公司造成的損失。電子檔案管理1.電子檔案的收集與整理各部門在工作中形成的電子檔案應(yīng)按照檔案管理部門的要求及時(shí)收集，并進(jìn)行規(guī)范的整理。電子檔案的命名應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)則，便于識別和管理。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的元數(shù)據(jù)信息，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.電子檔案的存儲與備份電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。同時(shí)，按照規(guī)定的時(shí)間間隔進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期檢查和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的可用性。3.電子檔案的訪問與使用員工如需訪問電子檔案，應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作。嚴(yán)禁通過外部網(wǎng)絡(luò)隨意傳輸或共享公司電子檔案。在電子檔案的使用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，防止電子檔案信息泄露。檔案的銷毀1.銷毀范圍對已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)檔案管理部門鑒定后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀范圍包括過期的文件、合同、報(bào)表等，以及已完成歷史使命、無留存必要的檔案。2.銷毀審批檔案銷毀申請由檔案管理部門提出，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。申請表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案銷毀，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。3.銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。一般情況下，紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒等方式銷毀；電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底的數(shù)據(jù)刪除或格式化處理，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。4.銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀日期、銷毀檔案名