落實原物料管理制度VIP

落實原物料管理制度一、總則（一）目的為加強公司原物料管理，規(guī)范原物料采購、驗收、存儲、使用等環(huán)節(jié)的操作流程，確保原物料質(zhì)量，降低成本，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及原物料管理的部門和人員，包括采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門等。（三）基本原則1.準確性原則：確保原物料信息的準確記錄和傳遞，包括名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等。2.及時性原則：各項原物料管理工作應及時進行，避免延誤影響生產(chǎn)或造成不必要的損失。3.責任明確原則：明確各部門和人員在原物料管理中的職責，做到責任到人。4.成本效益原則：在保證原物料質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本和庫存成本，提高經(jīng)濟效益。二、采購管理（一）采購計劃1.需求預測生產(chǎn)部門應根據(jù)年度生產(chǎn)計劃、銷售訂單及市場需求預測，提前向采購部門提供原物料需求計劃。需求計劃應明確原物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計到貨時間等信息。采購部門應結合生產(chǎn)部門的需求計劃，考慮庫存水平、安全庫存等因素，對原物料需求進行綜合分析，制定采購計劃初稿。2.審批流程采購計劃初稿提交給采購部門負責人審核，審核內(nèi)容包括需求的合理性、庫存情況、采購周期等。采購部門負責人審核通過后，將采購計劃提交給財務部門進行成本預算審核。財務部門根據(jù)公司財務狀況和預算安排，對采購計劃的資金可行性進行評估，并提出審核意見。采購計劃經(jīng)財務部門審核通過后，報公司主管領導審批。主管領導根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務需求，對采購計劃進行最終審批。審批通過后的采購計劃作為采購工作的依據(jù)。（二）供應商選擇與管理1.供應商篩選采購部門應建立供應商信息庫，收集潛在供應商的相關資料，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等。根據(jù)采購原物料的特點和要求，制定供應商篩選標準。對潛在供應商進行初步篩選，確定符合基本要求的供應商名單。2.供應商評估采購部門組織相關人員對篩選后的供應商進行實地考察和評估。評估內(nèi)容包括生產(chǎn)現(xiàn)場管理、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施、財務狀況等方面。采購部門根據(jù)評估結果，對供應商進行打分排序，選擇綜合實力較強、信譽良好的供應商作為合作對象。3.供應商合作協(xié)議與選定的供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務。合作協(xié)議應包括原物料的規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等條款。在合作過程中，采購部門應定期對供應商進行績效評估，根據(jù)評估結果決定是否繼續(xù)合作或調(diào)整合作條款。（三）采購流程1.采購申請各部門根據(jù)實際需求填寫采購申請表，詳細說明原物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。采購申請表應經(jīng)部門負責人審核簽字后提交給采購部門。2.采購訂單下達采購部門收到采購申請表后，根據(jù)采購計劃和供應商情況，選擇合適的供應商下達采購訂單。采購訂單應明確原物料的詳細信息、交貨時間、交貨地點、價格、付款方式等條款。采購訂單下達后，采購部門應及時將訂單副本發(fā)送給相關部門，如倉庫管理部門、質(zhì)量控制部門等，以便各部門做好相應準備。3.采購跟蹤與催貨采購部門應建立采購跟蹤機制，及時了解采購訂單的執(zhí)行情況。定期與供應商溝通，掌握原物料的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應商可能無法按時交貨，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決辦法，并采取相應的催貨措施，確保原物料按時到貨。4.到貨驗收原物料到貨前，倉庫管理部門應根據(jù)采購訂單和相關標準，做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具等。原物料到貨時，驗收人員應按照驗收標準對原物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行嚴格驗收。驗收合格的原物料辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的原物料應及時與供應商溝通處理。三、驗收管理（一）驗收標準1.制定驗收標準質(zhì)量控制部門應根據(jù)原物料的特性和公司生產(chǎn)要求，制定詳細的驗收標準。驗收標準應包括外觀、尺寸、性能、化學成分、包裝等方面的要求。驗收標準應明確合格與不合格的判定界限，確保驗收工作的準確性和一致性。2.標準更新隨著市場需求的變化、產(chǎn)品質(zhì)量要求的提高或原物料供應商的變更，質(zhì)量控制部門應及時對驗收標準進行修訂和更新。驗收標準的更新應經(jīng)過相關部門的審核和批準，并及時傳達給所有涉及原物料驗收的人員。（二）驗收流程1.到貨通知倉庫管理部門在收到采購部門的采購訂單副本后，應及時關注原物料的到貨信息。原物料到貨前，倉庫管理部門應提前通知質(zhì)量控制部門安排驗收人員。2.初步檢查驗收人員在原物料到貨時，首先對原物料的外包裝進行檢查。檢查內(nèi)容包括包裝是否完好、標識是否清晰、有無破損、受潮等情況。如發(fā)現(xiàn)外包裝存在問題，應及時記錄并拍照留存，同時與送貨人員溝通確認。3.數(shù)量核對根據(jù)采購訂單和送貨單，驗收人員對原物料的數(shù)量進行核對。核對時應確保數(shù)量準確無誤，如有差異應及時查明原因并記錄。4.質(zhì)量檢驗按照驗收標準，驗收人員對原物料的質(zhì)量進行檢驗。檢驗方法可包括目視檢查、測量、試驗、抽樣檢測等。對關鍵原物料或質(zhì)量不穩(wěn)定的原物料，應增加檢驗頻次和項目，確保質(zhì)量符合要求。5.驗收結果記錄驗收人員應如實記錄驗收過程和結果，填寫驗收報告。驗收報告應包括原物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商、到貨日期、驗收情況、驗收結論等信息。驗收報告經(jīng)驗收人員簽字確認后，提交給質(zhì)量控制部門負責人審核。6.驗收結論處理質(zhì)量控制部門負責人根據(jù)驗收報告審核結果，做出驗收結論。驗收合格的原物料，質(zhì)量控制部門應出具驗收合格證明，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的原物料，質(zhì)量控制部門應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理。處理方式可包括退貨、換貨、補貨、降價等，具體處理方式應根據(jù)實際情況和合同約定確定。四、存儲管理（一）倉庫規(guī)劃1.倉庫布局根據(jù)原物料的類別、特性、出入庫頻率等因素，對倉庫進行合理布局。劃分不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、合格品區(qū)、不合格品區(qū)等。各存儲區(qū)域應設置明顯的標識牌，標明區(qū)域名稱、存儲物料類別等信息，便于管理和查找。2.存儲條件根據(jù)原物料的存儲要求，設置相應的存儲條件。如對易受潮的原物料，應存儲在干燥通風的倉庫；對易燃易爆的原物料，應設置專門的危險化學品倉庫，并采取相應的防火、防爆、防潮、防蟲等措施。定期檢查倉庫的存儲條件，確保符合要求。如發(fā)現(xiàn)存儲條件不符合要求，應及時采取措施進行調(diào)整。（二）入庫管理1.入庫準備倉庫管理部門在收到驗收合格的原物料后，應做好入庫準備工作。包括安排庫位、準備搬運工具、清理庫位等。2.入庫手續(xù)辦理倉庫管理人員根據(jù)驗收合格證明和送貨單，對原物料進行入庫操作。填寫入庫單，詳細記錄原物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商、入庫日期等信息。入庫單經(jīng)倉庫管理人員簽字確認后，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交采購部門作為付款依據(jù)，一聯(lián)交財務部門進行賬務處理。（三）存儲保管1.庫存盤點倉庫管理部門應定期對原物料進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。在盤點過程中，倉庫管理人員應認真核對原物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，如實記錄盤點結果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因并進行調(diào)整。2.庫存安全管理加強倉庫的安全管理，制定安全管理制度和操作規(guī)程。配備必要的消防器材、防盜設備等，確保倉庫安全。倉庫管理人員應定期檢查倉庫的安全設施和設備，確保其正常運行。嚴禁在倉庫內(nèi)吸煙、明火作業(yè)等，防止發(fā)生火災、爆炸等安全事故。3.庫存標識管理對庫存原物料應進行標識管理，標明原物料的名稱、規(guī)格、批次、入庫日期、保質(zhì)期等信息。標識應清晰、準確、不易褪色。及時更新庫存標識信息，確保標識內(nèi)容與實際庫存情況相符。（四）出庫管理1.出庫申請各部門根據(jù)生產(chǎn)或業(yè)務需要，填寫出庫申請表，詳細說明原物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。出庫申請表應經(jīng)部門負責人審核簽字后提交給倉庫管理部門。2.出庫審批倉庫管理部門收到出庫申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。審核內(nèi)容包括庫存情況、申請用途的合理性等。如申請數(shù)量超過庫存數(shù)量或不符合相關規(guī)定，倉庫管理部門應及時與申請部門溝通調(diào)整。審核通過后的出庫申請表報倉庫管理部門負責人審批。3.出庫操作倉庫管理部門負責人審批通過后，倉庫管理人員根據(jù)出庫申請表進行出庫操作。填寫出庫單，詳細記錄原物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領用部門、出庫日期等信息。出庫單經(jīng)倉庫管理人員簽字確認后，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交領用部門，一聯(lián)交財務部門進行賬務處理。4.發(fā)貨跟蹤倉庫管理部門應跟蹤原物料的發(fā)貨情況，確保按時、準確發(fā)貨。如發(fā)現(xiàn)發(fā)貨過程中出現(xiàn)問題，應及時與相關部門溝通解決。五、使用管理（一）領用制度1.領用流程各部門按照出庫審批通過后的出庫申請表到倉庫領用原物料。倉庫管理人員根據(jù)出庫單發(fā)放原物料，并做好發(fā)放記錄。領用人員在領用原物料時，應核對原物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保與出庫單一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與倉庫管理人員溝通處理。2.領用限額管理根據(jù)生產(chǎn)計劃和實際需求，對各部門的原物料領用實行限額管理。設定合理的領用限額標準，并定期進行評估和調(diào)整。各部門領用原物料時，不得超過領用限額。如因生產(chǎn)需要超過限額領用，應提前辦理相關審批手續(xù)。（二）使用監(jiān)督1.現(xiàn)場監(jiān)督生產(chǎn)部門應加強對原物料使用現(xiàn)場的管理，確保原物料的正確使用。質(zhì)量控制部門和倉庫管理部門應定期到生產(chǎn)現(xiàn)場進行檢查，監(jiān)督原物料的使用情況。檢查內(nèi)容包括原物料的領用記錄、使用過程、剩余物料處理等方面。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用原物料的情況，應及時制止并要求整改。2.浪費控制公司倡導節(jié)約使用原物料，減少浪費。各部門應制定相應的節(jié)約措施，加強對員工的培訓和教育，提高員工的節(jié)約意識。對發(fā)現(xiàn)的浪費行為，應進行記錄和分析，采取相應的措施進行改進。如建立浪費考核制度，對浪費嚴重的部門或個人進行處罰。六、盤點與清查（一）盤點計劃1.制定盤點計劃財務部門會同倉庫管理部門、采購部門等相關部門，根據(jù)公司實際情況制定年度盤點計劃。盤點計劃應明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員、盤點方法等內(nèi)容。年度盤點計劃經(jīng)公司主管領導審批后實施。2.臨時盤點在特殊情況下，如公司內(nèi)部審計、財務檢查、倉庫搬遷等，可進行臨時盤點。臨時盤點由相關部門提出申請，經(jīng)公司主管領導批準后組織實施。（二）盤點實施1.盤點準備成立盤點小組，明確小組成員的職責分工。盤點小組應包括倉庫管理人員、財務人員、采購人員等相關人員。盤點小組提前通知各部門做好盤點準備工作，包括清理庫存、整理賬目、準備盤點工具等。2.實地盤點盤點人員按照盤點計劃和盤點方法，對原物料進行實地盤點。盤點過程中應認真核對原物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，如實記錄盤點結果。對盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，如賬實不符、損壞、變質(zhì)等，應及時查明原因并記錄。3.盤點結果匯總盤點結束后，盤點人員將盤點結果進行匯總，填寫盤點報告。盤點報告應包括盤點范圍、盤點時間、盤點結果、差異情況及原因分析等內(nèi)容。盤點報告經(jīng)盤點小組成員簽字確認后，提交給財務部門進行賬務處理。（三）清查處理1.差異分析財務部門對盤點報告進行審核，分析盤點結果與賬面記錄之間的差異原因。差異原因可包括收發(fā)記錄錯誤、庫存管理不善、自然損耗、被盜等。2.賬務調(diào)整根據(jù)差異分析結果，財務部門進行相應的賬務調(diào)整。確保賬實相符，并將調(diào)整情況及時通知相關部門。3.問題整改針對盤點和清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如庫存管理漏洞、制度執(zhí)行不到位等，相關部門應制定整改措施，進行整改。整改措施應明確責任部門、責任人、整改期限等內(nèi)容。定期對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到有效解決。七、績效評估（一）評估指標1.采購績效指標采購成本降低率：考核采購部門在采購過程中降低成本的能力。計算公式為：（采購預算實際采購金額）/采購預算×100%。采購及時率：考核采購部門按時完成采購任務的情況。計算公式為：按時到貨的采購訂單數(shù)量/采購訂單總數(shù)量×100%。供應商交貨合格率：考核供應商交貨的質(zhì)量情況。計算公式為：合格交貨的批次/交貨總批次×100%。2.驗收績效指標驗收準確率：考核驗收人員驗收工作的準確性。計算公式為：驗收合格的原物料數(shù)量/驗收總數(shù)量×100%。驗收及時率：考核驗收部門及時完成驗收工作的情況。計算公式為：按時完成驗收的原物料批次/驗收總批次×100%。3.存儲績效指標庫存準確率：考核倉庫管理部門庫存記錄的準確性。計算公式為：賬實相符的庫存項目數(shù)量/庫存項目總數(shù)量×100%。庫存周轉(zhuǎn)率：考核庫存資金的周轉(zhuǎn)效率。計算公式為：主營業(yè)務成本/平均庫存余額。4.使用績效指標原物料利用率：考核生產(chǎn)部門對原物料的使用效率。計算公式為：實際產(chǎn)出的產(chǎn)品數(shù)量/理論上應消耗的原物料數(shù)量×100%。原物料損耗率：考核生產(chǎn)過程中原物料的損耗情況。計算公式為：（原物料投入量成品產(chǎn)出量）/原物料投入量×100%。（二）評估周期1.月度評估采購部門、倉庫管理部門、質(zhì)量控制部門等相關部門應在每月末對本部門的原物料管理工作進行總結和自評，填寫績效評估報表。各部門的績效評估報表經(jīng)部門負責人審核簽字后，于次月上旬提交給公司人事部門。2.季度評估公司人事部門根據(jù)各部門提交的月度績效評估報表，結合日常工作檢查情況，對各部門的原物料管理績效進行季度評估。季度評估結果在公司內(nèi)部進行通報，并作為部門和員工