請(qǐng)款申請(qǐng)及管理制度

請(qǐng)款申請(qǐng)及管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司請(qǐng)款流程，加強(qiáng)資金管理，確保公司資金的合理使用和安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因工作需要申請(qǐng)款項(xiàng)支付的情況，包括但不限于采購(gòu)費(fèi)用、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公用品購(gòu)置等。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則：請(qǐng)款必須在公司預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行，嚴(yán)格控制各項(xiàng)費(fèi)用支出。2.審批規(guī)范原則：按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行請(qǐng)款申請(qǐng)，確保審批環(huán)節(jié)嚴(yán)謹(jǐn)、公正。3.資金安全原則：保障公司資金安全，防止資金濫用和流失。4.及時(shí)結(jié)算原則：款項(xiàng)支付后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行結(jié)算，避免長(zhǎng)期掛賬。二、請(qǐng)款申請(qǐng)流程（一）請(qǐng)款申請(qǐng)的發(fā)起1.員工根據(jù)工作需要，填寫《請(qǐng)款申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明請(qǐng)款事由、金額、支付對(duì)象等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)附上相關(guān)的合同、發(fā)票、審批文件等支持性材料，確保請(qǐng)款事項(xiàng)真實(shí)、合理、合規(guī)。（二）部門負(fù)責(zé)人審批1.員工所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)請(qǐng)款申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核請(qǐng)款事由是否與部門工作相關(guān)，金額是否合理，支持性材料是否齊全。2.部門負(fù)責(zé)人如同意請(qǐng)款，應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并簽字；如不同意，請(qǐng)說(shuō)明理由并退回申請(qǐng)表。（三）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門收到請(qǐng)款申請(qǐng)表及相關(guān)材料后，對(duì)請(qǐng)款事項(xiàng)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。2.審核內(nèi)容包括預(yù)算執(zhí)行情況、資金來(lái)源、支付方式、發(fā)票合規(guī)性等。3.財(cái)務(wù)人員如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與請(qǐng)款人溝通，要求補(bǔ)充或更正相關(guān)材料；如審核通過(guò)，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)審批1.根據(jù)公司審批權(quán)限，分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)請(qǐng)款申請(qǐng)進(jìn)行審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)審核請(qǐng)款事項(xiàng)的必要性、合理性以及對(duì)公司整體業(yè)務(wù)的影響。3.如分管領(lǐng)導(dǎo)同意請(qǐng)款，簽署審批意見(jiàn)并簽字；如不同意，請(qǐng)說(shuō)明理由并退回申請(qǐng)表。（五）總經(jīng)理審批1.超過(guò)一定金額或重要的請(qǐng)款申請(qǐng)，需報(bào)總經(jīng)理審批。2.總經(jīng)理對(duì)請(qǐng)款申請(qǐng)進(jìn)行全面審查，綜合考慮公司財(cái)務(wù)狀況、業(yè)務(wù)發(fā)展需求等因素。3.總經(jīng)理審批通過(guò)后，申請(qǐng)表方可進(jìn)入付款流程。（六）付款1.經(jīng)各級(jí)審批通過(guò)的請(qǐng)款申請(qǐng)，由財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的支付方式進(jìn)行付款。2.付款方式包括支票、電匯、網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬等，具體支付方式根據(jù)實(shí)際情況確定。3.財(cái)務(wù)人員在付款后，應(yīng)及時(shí)登記相關(guān)賬目，并將付款憑證等資料妥善保存。三、請(qǐng)款申請(qǐng)的類別及要求（一）采購(gòu)費(fèi)用請(qǐng)款1.請(qǐng)款人應(yīng)提供采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)材料。2.采購(gòu)合同應(yīng)明確采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款。3.發(fā)票必須是合法有效的稅務(wù)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購(gòu)合同一致。4.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)，證明采購(gòu)物品已按合同要求驗(yàn)收合格。（二）差旅費(fèi)請(qǐng)款1.填寫《差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出出差時(shí)間、地點(diǎn)、事由、交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用等明細(xì)。2.附上出差審批單、機(jī)票、車票、酒店發(fā)票等相關(guān)憑證。3.差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，超標(biāo)準(zhǔn)部分原則上不予報(bào)銷。（三）業(yè)務(wù)招待費(fèi)請(qǐng)款1.說(shuō)明業(yè)務(wù)招待的對(duì)象、事由、時(shí)間、地點(diǎn)等情況。2.提供餐飲發(fā)票、娛樂(lè)發(fā)票等相關(guān)憑證，并注明招待用途。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)應(yīng)嚴(yán)格控制，遵循必要、合理、節(jié)儉的原則，不得用于與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的招待活動(dòng)。（四）辦公用品購(gòu)置請(qǐng)款1.填寫辦公用品購(gòu)置清單，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)等信息。2.附上辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)審批單。3.采購(gòu)辦公用品應(yīng)優(yōu)先選擇公司指定的供應(yīng)商，確保質(zhì)量和價(jià)格合理。四、請(qǐng)款申請(qǐng)的時(shí)間規(guī)定（一）日常請(qǐng)款一般應(yīng)提前[X]個(gè)工作日提交請(qǐng)款申請(qǐng)，以便財(cái)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有足夠的時(shí)間進(jìn)行審核和審批。（二）緊急請(qǐng)款對(duì)于因突發(fā)事件等原因需要緊急支付的款項(xiàng)，應(yīng)在事件發(fā)生后及時(shí)提交請(qǐng)款申請(qǐng)，并在申請(qǐng)中注明緊急情況說(shuō)明。財(cái)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)將優(yōu)先處理緊急請(qǐng)款申請(qǐng)，但請(qǐng)款人仍需按照規(guī)定補(bǔ)齊相關(guān)審批手續(xù)。五、請(qǐng)款申請(qǐng)的變更與撤銷（一）變更1.請(qǐng)款申請(qǐng)?zhí)峤缓螅缧枳兏?qǐng)款金額、支付對(duì)象等重要信息，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)提交《請(qǐng)款申請(qǐng)變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更原因及內(nèi)容。2.變更申請(qǐng)需按照原請(qǐng)款審批流程重新進(jìn)行審批。（二）撤銷1.在請(qǐng)款申請(qǐng)未完成審批或未付款前，申請(qǐng)人可以申請(qǐng)撤銷請(qǐng)款申請(qǐng)。2.提交《請(qǐng)款申請(qǐng)撤銷申請(qǐng)表》，說(shuō)明撤銷原因。3.經(jīng)各級(jí)審批同意后，財(cái)務(wù)部門停止該請(qǐng)款申請(qǐng)的后續(xù)處理。六、請(qǐng)款申請(qǐng)的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)請(qǐng)款申請(qǐng)及支付情況進(jìn)行審計(jì)，檢查請(qǐng)款流程是否合規(guī)，資金使用是否合理、有效。（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督財(cái)務(wù)部門對(duì)請(qǐng)款申請(qǐng)進(jìn)行日常審核和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)部門和人員溝通，督促整改。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的請(qǐng)款申請(qǐng)，如未經(jīng)審批擅自請(qǐng)款、虛報(bào)請(qǐng)款事由等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于責(zé)令退回款項(xiàng)、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.對(duì)于因違規(guī)請(qǐng)款給公司造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人事總監(jiān)負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與完善公司將根據(jù)實(shí)際情