部門收發(fā)文管理制度

部門收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為了加強本部門收發(fā)文管理，確保文件傳遞的及時、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本部門內(nèi)部及與外部單位之間的收文、發(fā)文處理工作。（三）基本原則1.及時高效原則：確保文件的收發(fā)、傳遞、處理等環(huán)節(jié)及時進(jìn)行，不延誤工作。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：保證文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一，符合公文處理要求。3.安全保密原則：妥善保管文件，防止文件丟失、泄密等情況發(fā)生，確保文件信息安全。二、收文管理（一）收文渠道1.公司內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)系統(tǒng)：接收公司內(nèi)部各部門通過文件流轉(zhuǎn)系統(tǒng)發(fā)送的文件。2.紙質(zhì)文件：接收外部單位郵寄、送達(dá)的紙質(zhì)文件。3.電子郵箱：接收通過指定電子郵箱發(fā)送的文件。（二）收文登記1.設(shè)立專門的收文登記簿，對收到的文件進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件編號、來文單位、來文日期、文件標(biāo)題、密級、份數(shù)、附件等。2.對于通過公司內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)系統(tǒng)接收的文件，在系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的簽收操作，并記錄文件的接收時間。3.對于紙質(zhì)文件和電子郵箱收到的文件，及時進(jìn)行登記，并將紙質(zhì)文件編號后放入相應(yīng)的文件夾中。（三）收文分類1.根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，將收文分為上級文件、下級文件、平級文件、外部文件等類別。2.上級文件主要包括公司上級主管部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等；下級文件主要包括本部門下屬單位上報的請示、報告、工作總結(jié)等；平級文件主要是與本部門平級的其他部門發(fā)送的函件、通知等；外部文件主要是來自政府部門、合作伙伴、客戶等外部單位的文件。（四）文件傳閱1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。重要文件應(yīng)及時呈送部門領(lǐng)導(dǎo)閱批。2.按照文件傳閱順序，將文件依次傳遞給相關(guān)人員，并在收文登記簿上記錄傳閱時間、傳閱人等信息。3.傳閱人員在收到文件后，應(yīng)盡快閱讀并簽署意見，如有需要可進(jìn)行批示或提出處理建議。如遇有疑問或需要進(jìn)一步了解情況的，應(yīng)及時與文件發(fā)送部門或相關(guān)人員聯(lián)系。4.文件傳閱完畢后，由負(fù)責(zé)傳閱的人員將文件收回，交回辦公室進(jìn)行歸檔。（五）文件辦理1.對于需要辦理的文件，辦公室應(yīng)及時按照部門領(lǐng)導(dǎo)的批示意見，轉(zhuǎn)交給相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行辦理。2.辦理人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成文件辦理工作，并將辦理結(jié)果反饋給辦公室。辦理結(jié)果應(yīng)以書面形式或通過公司內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)系統(tǒng)提交。3.辦公室應(yīng)對文件辦理情況進(jìn)行跟蹤和督促，確保辦理工作按時、高質(zhì)量完成。如發(fā)現(xiàn)辦理過程中存在問題或延誤情況，應(yīng)及時向部門領(lǐng)導(dǎo)報告，并協(xié)調(diào)解決。（六）文件歸檔1.文件辦理完畢后，辦公室應(yīng)及時將文件進(jìn)行整理歸檔。歸檔文件應(yīng)保持完整、齊全，按照分類、編號順序進(jìn)行排列。2.歸檔文件應(yīng)編制目錄，注明文件編號、標(biāo)題、日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。3.歸檔文件應(yīng)存放在專門的文件柜中，并建立電子檔案，將文件掃描成電子文檔進(jìn)行存儲，便于檢索和查閱。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿：由相關(guān)人員根據(jù)工作需要起草文件初稿。擬稿應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范，符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.審核：擬稿完成后，交由部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、可行性，語言表達(dá)的規(guī)范性，格式的正確性等。審核通過后，在文件上簽署審核意見。3.會簽：對于涉及多個部門的文件，需進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，并簽署意見。會簽完成后，將文件返回擬稿部門。4.簽發(fā)：經(jīng)審核、會簽后的文件，由部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。簽發(fā)后的文件即為定稿。5.編號：辦公室對定稿文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。6.排版：辦公室對文件進(jìn)行排版，使其格式符合公司公文處理要求。排版內(nèi)容包括字體、字號、行距、頁邊距等。7.校對：文件排版完成后，進(jìn)行校對，確保文件內(nèi)容無誤，格式規(guī)范。校對工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，至少進(jìn)行兩次校對。8.印制：校對無誤后，交由公司文印室進(jìn)行印制。印制份數(shù)應(yīng)根據(jù)文件的發(fā)送范圍和實際需要確定。9.蓋章：文件印制完成后，加蓋部門印章。蓋章應(yīng)清晰、端正，位置符合要求。10.分發(fā)：辦公室按照文件發(fā)送清單，將文件分發(fā)給相關(guān)單位或人員。對于重要文件或密級文件，應(yīng)采用專人送達(dá)或機(jī)要傳遞等方式進(jìn)行分發(fā)。（二）發(fā)文格式1.發(fā)文應(yīng)采用公司統(tǒng)一規(guī)定的公文格式，包括文件頭、文號、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款、日期等部分。2.文件頭應(yīng)注明部門名稱、文件類別等信息；文號應(yīng)按照規(guī)定的格式編寫，包括年份、序號等；標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容；主送單位應(yīng)填寫清楚文件的接收單位；正文應(yīng)條理清晰、邏輯嚴(yán)密、語言簡潔；附件應(yīng)注明附件名稱和份數(shù)；落款應(yīng)加蓋部門印章；日期應(yīng)填寫文件簽發(fā)日期。3.發(fā)文的字體、字號、行距等應(yīng)符合公司公文處理要求，保持格式統(tǒng)一、規(guī)范。（三）發(fā)文編號1.發(fā)文編號應(yīng)按照以下規(guī)則編制：[部門簡稱][年份][序號]。例如：[HR][20XX][001]，其中[HR]為部門簡稱，[20XX]為年份，[001]為序號。2.序號應(yīng)從每年的1開始連續(xù)編號，編號應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，位數(shù)應(yīng)統(tǒng)一。（四）發(fā)文存檔1.發(fā)文完成后，辦公室應(yīng)及時將發(fā)文稿紙、正文、附件等相關(guān)材料進(jìn)行整理歸檔。歸檔材料應(yīng)保持完整、齊全，按照發(fā)文編號順序進(jìn)行排列。2.歸檔文件應(yīng)編制目錄，注明文件編號、標(biāo)題、日期、主送單位、抄送單位等信息，以便于查找和利用。3.歸檔文件應(yīng)存放在專門的文件柜中，并建立電子檔案，將文件掃描成電子文檔進(jìn)行存儲，便于檢索和查閱。四、文件保密管理（一）保密措施1.對涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理。2.設(shè)立專門的保密文件柜，存放保密文件。保密文件柜應(yīng)具有防盜、防潮、防火等功能，并配備必要的安全設(shè)施。3.對接觸保密文件的人員進(jìn)行嚴(yán)格的資格審查，確保其具備保密意識和責(zé)任心。接觸保密文件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾保守公司機(jī)密。4.在文件傳遞過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如密封包裝、專人傳遞等，防止文件泄露。（二）保密期限根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，確定文件的保密期限。保密期限屆滿后，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可對文件進(jìn)行解密處理。（三）保密監(jiān)督1.辦公室應(yīng)定期對保密文件的管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反保密制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、文件借閱管理（一）借閱范圍因工作需要，本部門內(nèi)部人員可借閱本部門收文和發(fā)文檔案中的相關(guān)文件。外部單位因特殊情況需要借閱的，需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱流程1.借閱人員填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交辦公室辦理借閱手續(xù)。3.辦公室根據(jù)申請表提供的信息，查找并取出相應(yīng)的文件，交借閱人員簽收。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還借閱的文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱期限一般文件的借閱期限為[X]個工作日，重要文件或保密文件的借閱期限根據(jù)實際情況確定，最長不超過[X]個工作日。（四）歸還要求1.借閱人員歸還文件時，應(yīng)確保文件完好無損，如有損壞、遺失等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.辦公室對歸還的文件進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后，在《文件借閱申請表》上注明歸還時間，并將文件歸檔。六、文件清理與銷毀（一）清理1.辦公室定期對收文和發(fā)文檔案進(jìn)行清理，剔除已過期、無用的文件。2.清理文件時，應(yīng)認(rèn)真核對文件的保管期限和使用價值，確保清理工作的準(zhǔn)確性和合理性。（二）銷毀1.對于需要銷毀的文件，應(yīng)填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請表》經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室負(fù)責(zé)組織銷毀工作。3.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文