采購中存貨管理制度VIP

采購中存貨管理制度一、總則1.目的為了加強公司采購中存貨的管理，規(guī)范存貨采購、驗收、儲存、領(lǐng)用、盤點等環(huán)節(jié)的操作流程，確保存貨的安全完整，提高存貨運營效率，降低存貨成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及采購中存貨管理的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉儲部門、生產(chǎn)部門、銷售部門等。3.基本原則合法性原則：存貨管理應符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。準確性原則：存貨的記錄和核算應準確無誤，確保賬實相符。及時性原則：存貨的采購、驗收、入庫、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)應及時處理，避免積壓和短缺。安全性原則：采取有效措施確保存貨的安全，防止存貨被盜、毀損、變質(zhì)等情況發(fā)生。效益性原則：在保證存貨正常供應和使用的前提下，合理控制存貨庫存水平，降低存貨成本。二、采購環(huán)節(jié)管理1.采購計劃制定需求預測：各部門應根據(jù)生產(chǎn)計劃、銷售訂單、市場需求等情況，定期對存貨需求進行預測，并提交給采購部門。采購計劃編制：采購部門根據(jù)各部門提交的需求預測，結(jié)合存貨庫存狀況、采購周期等因素，編制年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等內(nèi)容。采購計劃審批：采購計劃編制完成后，應提交給相關(guān)部門和領(lǐng)導進行審批。審批通過后的采購計劃作為采購工作的依據(jù)。2.供應商選擇與管理供應商篩選：采購部門應建立供應商評估體系，對潛在供應商進行調(diào)查、評估和篩選。評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。供應商確定：根據(jù)供應商評估結(jié)果，選擇合格的供應商，并與之簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。供應商管理：采購部門應定期對供應商進行評估和考核，建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、供貨情況、質(zhì)量表現(xiàn)等內(nèi)容。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予適當?shù)莫剟?；對于表現(xiàn)不佳的供應商，及時進行整改或淘汰。3.采購訂單下達訂單生成：采購部門根據(jù)審批后的采購計劃，向選定的供應商下達采購訂單。采購訂單應明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等詳細信息。訂單審核：采購訂單下達前，應提交給相關(guān)部門和領(lǐng)導進行審核。審核內(nèi)容包括訂單的準確性、合理性、合規(guī)性等方面。審核通過后的采購訂單方可發(fā)送給供應商。訂單跟蹤：采購部門應建立訂單跟蹤機制，及時了解供應商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等信息。對于延遲交貨的供應商，應及時與其溝通，了解原因，并采取相應的措施。三、驗收環(huán)節(jié)管理1.驗收準備驗收人員安排：采購部門應根據(jù)采購物資的性質(zhì)和數(shù)量，安排合適的驗收人員。驗收人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，熟悉驗收流程和標準。驗收場地和工具準備：倉儲部門應提前準備好驗收場地和所需的驗收工具，如量具、檢測設(shè)備等，確保驗收工作的順利進行。2.驗收流程物資核對：驗收人員在收到采購物資后，應首先核對物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號等信息是否與采購訂單一致。外觀檢查：對物資的外觀進行檢查，查看是否有損壞、變形、污漬等情況。質(zhì)量檢驗：根據(jù)物資的質(zhì)量標準，對物資進行質(zhì)量檢驗。對于需要進行理化檢驗的物資，應送相關(guān)檢驗機構(gòu)進行檢驗。驗收記錄：驗收人員應如實記錄驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況等內(nèi)容。驗收記錄應簽字確認，并妥善保存。3.驗收結(jié)果處理合格處理：如果驗收結(jié)果為合格，驗收人員應在驗收記錄上簽字，并將物資辦理入庫手續(xù)。不合格處理：如果驗收結(jié)果為不合格，驗收人員應及時通知采購部門和供應商，并填寫不合格報告。采購部門應與供應商協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補貨等。對于因質(zhì)量問題造成的損失，采購部門應根據(jù)合同約定向供應商索賠。四、儲存環(huán)節(jié)管理1.倉庫規(guī)劃與布局倉庫分區(qū)：倉儲部門應根據(jù)存貨的類別、特性、用途等因素，對倉庫進行合理分區(qū)，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、退貨區(qū)等。貨位規(guī)劃：在每個倉庫分區(qū)內(nèi)，應進一步規(guī)劃貨位，明確每個貨位的編號、存放物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。貨位規(guī)劃應遵循便于物資出入庫、便于盤點、便于管理的原則。2.存貨入庫入庫通知：倉儲部門在收到采購部門的入庫通知后，應做好入庫準備工作，包括安排貨位、清理貨位等。物資搬運：采購部門負責將采購物資搬運至倉庫指定地點。在搬運過程中，應注意保護物資，避免損壞。入庫手續(xù)辦理：物資搬運至倉庫后，倉儲人員應根據(jù)驗收記錄，對物資進行核對和清點，并辦理入庫手續(xù)。入庫手續(xù)包括填寫入庫單、登記庫存臺賬等。3.存貨保管日常巡查：倉儲人員應定期對倉庫進行巡查，檢查存貨的儲存狀況、保管條件等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理。溫濕度控制：對于一些對溫濕度有特殊要求的存貨，倉儲部門應采取相應的措施進行溫濕度控制，如安裝空調(diào)、除濕機等設(shè)備。防蟲防鼠：倉儲部門應采取有效的防蟲防鼠措施，如放置防蟲藥品、設(shè)置鼠夾鼠籠等，防止存貨受到蟲害和鼠害。安全防范：加強倉庫的安全防范工作，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止存貨被盜。4.存貨出庫出庫申請：各部門因生產(chǎn)、銷售等需要領(lǐng)用存貨時，應填寫出庫申請表，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交給倉儲部門。出庫審批：倉儲部門收到出庫申請表后，應進行審核。審核內(nèi)容包括申請的合理性、庫存狀況等方面。審核通過后的出庫申請表方可作為出庫依據(jù)。物資發(fā)放：倉儲人員根據(jù)出庫申請表，對存貨進行核對和清點，并辦理出庫手續(xù)。出庫手續(xù)包括填寫出庫單、登記庫存臺賬等。物資發(fā)放后，應及時通知領(lǐng)用部門。5.庫存盤點盤點計劃制定：倉儲部門應定期制定庫存盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、人員、方法等內(nèi)容。盤點計劃應提前通知各相關(guān)部門。盤點實施：按照盤點計劃，組織盤點人員對存貨進行實地盤點。盤點人員應認真核對存貨的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，并如實記錄盤點結(jié)果。盤點結(jié)果處理：盤點結(jié)束后，應編制盤點報告，對盤點結(jié)果進行分析和總結(jié)。對于盤盈、盤虧的存貨，應查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。如屬于正常損耗，應按照規(guī)定程序進行核銷；如屬于人為原因造成的損失，應追究相關(guān)人員的責任。五、領(lǐng)用環(huán)節(jié)管理1.領(lǐng)用流程領(lǐng)用申請：各部門根據(jù)生產(chǎn)、銷售等需要，填寫領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交給部門負責人審批。部門審批：部門負責人對領(lǐng)用申請進行審核，審核通過后簽字確認。倉庫領(lǐng)用：領(lǐng)用部門持經(jīng)部門負責人審批后的領(lǐng)用申請表到倉庫領(lǐng)取存貨。倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請表，對存貨進行核對和發(fā)放，并填寫出庫單。2.領(lǐng)用限額控制制定領(lǐng)用限額標準：根據(jù)各部門的生產(chǎn)、銷售情況和歷史領(lǐng)用數(shù)據(jù)，制定合理的領(lǐng)用限額標準。領(lǐng)用限額標準應定期進行評估和調(diào)整。領(lǐng)用限額執(zhí)行：各部門領(lǐng)用存貨時，不得超過規(guī)定的領(lǐng)用限額。如因特殊原因需要超限額領(lǐng)用，應提交書面申請，說明原因，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審批。3.領(lǐng)用記錄與統(tǒng)計領(lǐng)用記錄：倉庫管理人員應及時記錄存貨的領(lǐng)用情況，包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。領(lǐng)用記錄應妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計。領(lǐng)用統(tǒng)計分析：定期對存貨領(lǐng)用情況進行統(tǒng)計分析，了解各部門的領(lǐng)用規(guī)律和需求變化，為采購計劃的制定和庫存管理提供參考依據(jù)。六、核算與報告環(huán)節(jié)管理1.存貨核算核算方法選擇：公司應根據(jù)實際情況，選擇合適的存貨核算方法，如先進先出法、加權(quán)平均法等。存貨核算方法一經(jīng)確定，不得隨意變更。如需變更，應經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導審批，并在財務報表附注中說明變更原因和影響。賬務處理：財務部門應按照存貨核算方法，對存貨的采購、入庫、領(lǐng)用、盤盈、盤虧等業(yè)務進行賬務處理，確保存貨賬目準確無誤。賬實核對：定期進行賬實核對，將存貨的賬面余額與實際庫存數(shù)量進行核對。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并進行調(diào)整。2.存貨報告定期報告：倉儲部門應定期編制存貨報告，向相關(guān)部門和領(lǐng)導匯報存貨的庫存狀況、出入庫情況、積壓情況等信息。存貨報告應包括存貨明細表、庫存周轉(zhuǎn)率分析表、積壓存貨明細表等內(nèi)容。臨時報告：在發(fā)生重大存貨變動事項時，如存貨被盜、毀損、變質(zhì)等，倉儲部門應及時編制臨時報告，向相關(guān)部門和領(lǐng)導匯報情況，并提出處理建議。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門應定期對采購中存貨管理制度的執(zhí)行情況進行審計，檢查采購、驗收、儲存、領(lǐng)用、盤點等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范，存貨賬目是否準確，庫存管理是否有效等。日常監(jiān)督：采購部門、倉儲部門等相關(guān)部門應加強對本部門存貨管理工作的日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.考核評價考核指標設(shè)定：制定科學合理的存貨管理考核指標，如存貨周轉(zhuǎn)率、庫存準確率、存貨損耗率等?？己酥笜藨c各部門和人員的職責相匹配?？己酥芷冢憾ㄆ趯Ω鞑块T和人員的存貨管理工作進行考核評價，考核周期可根據(jù)實際情況確定，如月度、季度、年度等?？己私Y(jié)果應用：將考核結(jié)果與各部