采購及應(yīng)付管理制度VIP

采購及應(yīng)付管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司采購及應(yīng)付賬款管理流程，確保采購活動的合規(guī)性、高效性，合理控制采購成本，保障公司利益，維護供應(yīng)商關(guān)系，促進公司業(yè)務(wù)的穩(wěn)定發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動及應(yīng)付賬款的管理，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，優(yōu)化采購流程，降低采購成本。公平公正原則：對待所有供應(yīng)商應(yīng)公平公正，通過公開、公平、公正的采購程序選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保采購活動的透明度。職責(zé)分離原則：采購、審批、驗收、付款等環(huán)節(jié)應(yīng)相互分離、相互制約，避免權(quán)力集中和舞弊行為。二、采購流程1.采購需求提出使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫《采購申請單》，詳細注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求日期、預(yù)算金額等信息，并提交部門負責(zé)人審核。部門負責(zé)人審核申請的合理性和必要性，如符合業(yè)務(wù)需求，簽字批準(zhǔn)后提交至采購部門。2.采購計劃制定采購部門收到《采購申請單》后，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)狀況等因素，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的具體內(nèi)容、預(yù)計采購時間、采購方式等。對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，評估不同采購方案的可行性和成本效益，形成采購調(diào)研報告，供管理層決策參考。3.供應(yīng)商選擇與管理采購部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。建立供應(yīng)商信息庫，記錄供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等情況。對潛在供應(yīng)商進行資格預(yù)審，審查其營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)資質(zhì)文件，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、信譽狀況等。對于重要物資或服務(wù)的供應(yīng)商，必要時可進行實地考察。根據(jù)資格預(yù)審結(jié)果，選擇若干家合格供應(yīng)商作為候選對象。對于常規(guī)采購項目，可采用招標(biāo)、詢價、競爭性談判等方式確定最終供應(yīng)商；對于特殊采購項目，可根據(jù)實際情況采用單一來源采購等方式，但需履行相應(yīng)的審批手續(xù)。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同應(yīng)經(jīng)公司法律顧問審核，確保合同的合法性和有效性。4.采購訂單下達采購部門根據(jù)采購合同，填寫《采購訂單》，發(fā)送給供應(yīng)商?！恫少徲唵巍窇?yīng)包含采購合同的主要條款，確保與合同內(nèi)容一致。采購訂單下達后，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如遇訂單變更或異常情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。5.貨物驗收采購物品到貨前，采購部門應(yīng)通知使用部門或驗收部門做好驗收準(zhǔn)備工作。貨物到貨時，驗收部門應(yīng)按照采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行驗收。驗收合格后，填寫《驗收報告》，簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，辦理退換貨等手續(xù)。對于重要物資或金額較大的采購項目，可邀請專業(yè)機構(gòu)或?qū)＜疫M行驗收，確保驗收結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。6.采購付款采購部門在收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)與采購合同、驗收報告、采購訂單等進行核對，確保發(fā)票信息與采購業(yè)務(wù)一致。核對無誤后，填寫《付款申請單》，附上相關(guān)憑證，提交至財務(wù)部門審核。財務(wù)部門對《付款申請單》及相關(guān)憑證進行審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、有效性，采購業(yè)務(wù)的合規(guī)性，付款金額的準(zhǔn)確性等。審核通過后，報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限對付款申請進行審批。審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間安排付款。對于采用銀行轉(zhuǎn)賬等方式付款的，應(yīng)確保付款信息準(zhǔn)確無誤；對于采用支票等方式付款的，應(yīng)嚴(yán)格按照支票管理規(guī)定辦理。三、應(yīng)付賬款管理1.應(yīng)付賬款核算財務(wù)部門應(yīng)按照會計準(zhǔn)則和公司財務(wù)制度，對應(yīng)付賬款進行準(zhǔn)確的核算和記錄。設(shè)立應(yīng)付賬款明細賬，詳細記錄每筆應(yīng)付賬款的供應(yīng)商名稱、金額、入賬日期、付款日期等信息。定期對應(yīng)付賬款進行核對，與供應(yīng)商進行對賬，確保雙方賬目一致。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時查明原因，進行調(diào)整。2.賬齡分析財務(wù)部門每月末對應(yīng)付賬款進行賬齡分析，編制應(yīng)付賬款賬齡分析表，清晰反映應(yīng)付賬款的賬齡結(jié)構(gòu)和分布情況。根據(jù)賬齡分析結(jié)果，及時提醒相關(guān)部門和人員關(guān)注即將到期的應(yīng)付賬款，合理安排資金，確保按時付款，維護公司信譽。對于賬齡較長的應(yīng)付賬款，應(yīng)分析原因，采取相應(yīng)措施進行處理，如與供應(yīng)商協(xié)商延長付款期限、加快資金周轉(zhuǎn)等。3.付款審批應(yīng)付賬款的付款審批應(yīng)嚴(yán)格按照公司審批流程執(zhí)行。財務(wù)部門在收到采購部門提交的《付款申請單》后，應(yīng)進行初審，確保申請內(nèi)容完整、憑證齊全、金額準(zhǔn)確。初審?fù)ㄟ^后，報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司資金狀況、采購合同約定等因素，對付款申請進行審批。對于金額較大的付款申請，應(yīng)提交公司管理層會議討論決定。審批通過后，財務(wù)部門方可辦理付款手續(xù)。4.逾期賬款管理如因特殊原因?qū)е聭?yīng)付賬款逾期，財務(wù)部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解釋，爭取供應(yīng)商的理解和支持。同時，應(yīng)分析逾期原因，采取相應(yīng)措施盡快解決逾期問題，避免對公司信譽造成不良影響。對于長期逾期且經(jīng)多次溝通仍未解決的應(yīng)付賬款，公司應(yīng)考慮采取法律手段維護自身權(quán)益。財務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，配合法務(wù)部門進行訴訟或仲裁等法律程序。四、采購風(fēng)險管理1.市場風(fēng)險采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動、供應(yīng)狀況變化等信息，合理安排采購計劃，避免因市場價格大幅上漲或供應(yīng)短缺導(dǎo)致采購成本增加或影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營。建立市場價格預(yù)警機制，設(shè)定價格波動閾值。當(dāng)市場價格波動超過閾值時，采購部門應(yīng)及時調(diào)整采購策略，如與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整價格、提前采購、尋找替代供應(yīng)商等。2.供應(yīng)商風(fēng)險加強對供應(yīng)商的管理和評估，定期對供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等進行評價。對于評價結(jié)果不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施，如減少采購量、暫停合作、更換供應(yīng)商等，降低供應(yīng)商風(fēng)險。與供應(yīng)商簽訂風(fēng)險分擔(dān)條款，在采購合同中明確雙方在質(zhì)量、交貨、價格等方面的責(zé)任和義務(wù)，以及風(fēng)險分擔(dān)方式。如因供應(yīng)商原因?qū)е鹿驹馐軗p失，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.合同風(fēng)險采購合同應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)和公司規(guī)定簽訂，確保合同條款明確、具體、合法有效。合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法律顧問審核，避免合同漏洞和法律風(fēng)險。加強對采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，確保雙方嚴(yán)格履行合同約定。如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題或糾紛，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，必要時通過法律途徑維護公司權(quán)益。4.內(nèi)部管理風(fēng)險明確采購各環(huán)節(jié)的職責(zé)和權(quán)限，避免因職責(zé)不清、權(quán)限不明導(dǎo)致采購活動混亂或出現(xiàn)舞弊行為。加強對采購人員的培訓(xùn)和監(jiān)督，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平。建立健全采購內(nèi)部控制制度，加強對采購計劃、供應(yīng)商選擇、采購訂單下達、貨物驗收、采購付款等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，確保采購活動的合規(guī)性和有效性。定期對采購內(nèi)部控制制度進行評估和完善，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。五、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購及應(yīng)付賬款管理情況進行審計，檢查采購活動是否符合公司制度和相關(guān)法律法規(guī)要求，采購流程是否規(guī)范，應(yīng)付賬款核算是否準(zhǔn)確，付款審批是否嚴(yán)格執(zhí)行等。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況。被審計部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計工作，認(rèn)真落實整改措施，確保采購及應(yīng)付賬款管理工作規(guī)范有序。2.績效考核建立采購及應(yīng)付賬款管理績效考核制度，對采購部門和相關(guān)人員的工作績效進行考核評價。考核指標(biāo)應(yīng)包括采購成本控制、采購質(zhì)量、采購效率、供應(yīng)商管理、應(yīng)付賬款管理等方面。定期對采購及應(yīng)付