采購計劃與管理制度

采購計劃與管理制度總則目的為加強公司采購工作的管理，規(guī)范采購流程，提高采購效率，降低采購成本，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等的采購?；驹瓌t1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，合理安排采購，避免盲目采購和庫存積壓。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的物資和服務符合質(zhì)量要求，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。4.公平公正原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益。采購計劃管理采購計劃的制定1.年度采購計劃：各部門應于每年年底根據(jù)公司下一年度的生產(chǎn)經(jīng)營計劃和預算，編制本部門的年度采購計劃，報采購部門匯總。2.月度采購計劃：各部門應于每月[具體日期]前，根據(jù)當月生產(chǎn)經(jīng)營計劃和庫存情況，編制本部門的月度采購計劃，報采購部門匯總。3.緊急采購計劃：因生產(chǎn)經(jīng)營急需物資，相關部門可填寫《緊急采購申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后，報采購部門審核，總經(jīng)理批準后實施緊急采購。采購計劃的審核與調(diào)整1.采購部門審核：采購部門收到各部門的采購計劃后，應及時進行審核，檢查采購計劃的合理性、準確性和完整性。2.相關部門會審：對于重大采購項目，采購部門應組織相關部門進行會審，共同評估采購計劃的必要性和可行性。3.計劃調(diào)整：如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整等原因，需要對采購計劃進行調(diào)整，相關部門應及時填寫《采購計劃調(diào)整申請表》，報采購部門審核，總經(jīng)理批準后實施調(diào)整。采購流程管理采購申請1.需求部門填寫：各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.部門負責人審批：《采購申請表》經(jīng)部門負責人簽字審批后，報采購部門。采購詢價1.采購部門詢價：采購部門收到《采購申請表》后，應根據(jù)采購物資的特點和市場情況，向至少[X]家供應商發(fā)出詢價函，獲取報價信息。2.供應商報價：供應商應在規(guī)定時間內(nèi)將報價單回復給采購部門，報價單應包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式等內(nèi)容。采購比價1.采購部門比價：采購部門對各供應商的報價進行整理和分析，綜合考慮物資質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等因素，選擇至少[X]家性價比高的供應商進行進一步談判。2.談判記錄：采購部門應做好談判記錄，記錄談判過程中的重要信息和達成的共識。采購合同簽訂1.擬定合同：采購部門根據(jù)談判結(jié)果，擬定采購合同草本，報法務部門審核。2.合同審批：法務部門審核通過后，采購合同草本報總經(jīng)理審批。3.簽訂合同：總經(jīng)理批準后，采購部門與供應商簽訂正式采購合同。采購訂單下達1.采購訂單生成：采購部門根據(jù)采購合同，生成采購訂單，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等信息。2.訂單審批：采購訂單經(jīng)采購部門負責人簽字后，報總經(jīng)理審批。3.訂單下達：總經(jīng)理批準后，采購部門將采購訂單發(fā)送給供應商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。采購驗收1.到貨通知：供應商發(fā)貨前，應提前通知采購部門預計到貨時間。采購部門根據(jù)到貨時間，通知相關部門做好驗收準備。2.驗收標準：采購部門應會同質(zhì)量部門、使用部門等根據(jù)采購合同和相關標準，制定驗收標準。3.驗收流程：物資到貨后，由采購部門組織質(zhì)量部門、使用部門等進行驗收。驗收合格后，填寫《驗收報告》；驗收不合格的，采購部門應及時與供應商溝通，要求其更換或處理。采購付款1.發(fā)票審核：采購部門收到供應商開具的發(fā)票后，應及時審核發(fā)票的真實性、合法性和準確性。2.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《付款申請表》，報財務部門審核。3.付款審批：財務部門審核通過后，《付款申請表》報總經(jīng)理審批。4.付款執(zhí)行：總經(jīng)理批準后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。供應商管理供應商選擇1.供應商篩選：采購部門應建立供應商信息庫，收集供應商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況等資料。根據(jù)采購需求，從供應商信息庫中篩選出潛在供應商。2.實地考察：對于重要物資的供應商，采購部門應組織相關部門進行實地考察，了解供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務等情況。3.供應商評估：采購部門會同質(zhì)量部門、使用部門等對潛在供應商進行綜合評估，評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等方面。4.合格供應商確定：根據(jù)評估結(jié)果，確定合格供應商名單，并報總經(jīng)理批準。供應商考核1.考核指標設定：采購部門應會同質(zhì)量部門、使用部門等根據(jù)采購合同和實際采購情況，設定供應商考核指標，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.考核周期：對供應商的考核周期為每[考核周期時長]一次。3.考核方式：采購部門通過收集相關部門的反饋意見、查閱采購記錄、實地考察等方式，對供應商進行考核。4.考核結(jié)果處理：根據(jù)考核結(jié)果，對供應商進行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應商，給予一定的獎勵；對于考核不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其整改。如整改后仍不合格，應取消其合格供應商資格。供應商關系維護1.定期溝通：采購部門應定期與供應商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、價格波動情況等，及時協(xié)調(diào)解決合作中出現(xiàn)的問題。2.供應商培訓：對于重要物資的供應商，采購部門應組織相關培訓，提高供應商的質(zhì)量意識、服務意識和管理水平。3.合作項目推進：采購部門應積極與供應商推進合作項目，共同開發(fā)新產(chǎn)品、優(yōu)化生產(chǎn)流程、降低成本等，實現(xiàn)互利共贏。采購風險管理市場風險1.市場價格波動：采購部門應密切關注市場價格動態(tài)，建立價格預警機制。當市場價格出現(xiàn)大幅波動時，及時調(diào)整采購計劃和策略，降低價格風險。2.市場供應短缺：采購部門應與主要供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，拓寬采購渠道。同時，應關注市場動態(tài)，提前做好物資儲備，應對市場供應短缺風險。質(zhì)量風險1.供應商質(zhì)量問題：采購部門應加強對供應商的質(zhì)量管理，嚴格按照驗收標準進行驗收。對于出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應商，應及時采取措施，如退貨、換貨、索賠等，降低質(zhì)量風險。2.驗收環(huán)節(jié)漏洞：采購部門應完善驗收流程，加強驗收人員的培訓和管理，提高驗收水平。同時，應建立驗收記錄和檔案，便于追溯和查詢。合同風險1.合同條款風險：采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務、物資質(zhì)量標準、價格條款、交貨期條款、付款方式條款、違約責任條款等內(nèi)容。法務部門應加強對采購合同的審核，防范合同條款風險。2.合同執(zhí)行風險：采購部門應跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。對于供應商違反合同約定的行為，應及時采取措施，追究其違約責任。監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門自查：采購部門應定期對采購工作進行自查，檢查采購流程是否規(guī)范、采購行為是否合規(guī)、采購結(jié)果是否符合公司利益等。2.內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門應定期對采購工作進行審計，檢查采購管理制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購成本的控制情況等。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，督促相關部門進行整改。外部監(jiān)