銀行辦公室管理制度VIP

銀行辦公室管理制度總則目的為加強銀行辦公室管理，提高工作效率，確保各項工作有序開展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于銀行辦公室全體工作人員。基本原則1.規(guī)范化原則：各項工作流程和標準明確，確保工作的一致性和規(guī)范性。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率。3.協(xié)作性原則：強調(diào)團隊合作，各崗位之間密切配合，共同完成工作任務。4.服務性原則：以服務銀行整體運營和員工為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務。組織架構(gòu)與職責辦公室組織架構(gòu)銀行辦公室設主任一名，副主任若干名，下設行政、文秘、后勤等崗位。職責分工1.辦公室主任職責全面負責辦公室工作，制定辦公室工作計劃和目標，并組織實施。協(xié)調(diào)辦公室與其他部門之間的工作關系，確保各項工作順利進行。審核重要文件和報告，對辦公室工作中的重大事項進行決策。負責與外部相關單位的溝通與協(xié)調(diào)。2.辦公室副主任職責協(xié)助主任開展工作，負責分管領域的工作安排和指導。具體組織實施辦公室的各項工作計劃，監(jiān)督工作執(zhí)行情況。處理辦公室日常事務，及時向主任匯報工作進展和存在的問題。負責與其他部門的業(yè)務對接和溝通協(xié)調(diào)。3.行政崗位職責負責銀行行政事務管理，包括辦公用品采購、固定資產(chǎn)管理、車輛調(diào)度等。制定行政管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。組織安排各類會議和活動，做好會議記錄和活動組織工作。負責銀行辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理。4.文秘崗位職責負責文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作，確保文件流轉(zhuǎn)的準確性和及時性。處理各類公文，包括收文登記、傳閱、催辦和發(fā)文編號、排版、校對等。負責銀行重要資料的整理和保管，建立檔案管理制度。協(xié)助領導做好各類文稿的撰寫工作，提供文字支持。5.后勤崗位職責負責銀行后勤保障工作，包括食堂管理、宿舍管理、水電維修等。制定后勤保障工作計劃和預算，并組織實施。確保銀行辦公設施設備的正常運行，及時處理設施設備故障。負責銀行安全保衛(wèi)工作，制定安全保衛(wèi)制度，加強安全防范措施。工作流程與規(guī)范文件管理1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應符合國家法律法規(guī)和銀行相關規(guī)定。起草文件應主題明確、邏輯清晰、語言簡潔，確保文件的準確性和可操作性。2.文件審核文件起草完成后，由起草部門負責人進行初審，重點審核文件內(nèi)容的準確性、完整性和合規(guī)性。初審通過后，將文件提交辦公室文秘崗位進行審核，文秘人員主要審核文件格式、文字表述等方面的問題。涉及重要事項或多部門聯(lián)合發(fā)文的文件，需提交辦公室主任審核，必要時呈銀行領導審批。3.文件印發(fā)審核通過的文件，由文秘人員進行編號、排版、校對，確保文件格式規(guī)范。文件排版完成后，交由辦公室主任簽字批準，然后送文印室印發(fā)。文印室應嚴格按照文件審批后的格式和份數(shù)進行印刷，確保文件質(zhì)量。4.文件分發(fā)與傳閱文件印發(fā)后，文秘人員按照文件規(guī)定的發(fā)送范圍進行分發(fā)，確保文件及時送達相關部門和人員。對于需要傳閱的文件，文秘人員應做好登記，按照規(guī)定的傳閱順序進行傳閱，并及時跟蹤文件傳閱情況，確保文件傳閱的時效性。5.文件歸檔文件辦理完畢后，文秘人員應及時將文件整理歸檔，按照檔案管理的要求進行分類、編號、裝訂。歸檔文件應確保齊全、完整，便于查閱和保管。會議管理1.會議計劃辦公室根據(jù)銀行工作安排，制定年度會議計劃，明確會議名稱、時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容等。各部門如需召開會議，應提前向辦公室提交會議申請，說明會議的必要性、時間、地點、參會人員、會議議程等，經(jīng)辦公室審核后報銀行領導批準。2.會議籌備辦公室根據(jù)會議批準情況，負責會議的籌備工作，包括會議通知的發(fā)送、會議資料的準備、會議場地的布置、會議設備的調(diào)試等。會議資料應包括會議議程、匯報材料、討論稿等，確保參會人員提前了解會議內(nèi)容。會議場地應整潔、舒適，會議設備應正常運行，為會議的順利進行提供保障。3.會議組織會議組織人員應提前到達會議場地，做好會議簽到、資料發(fā)放等準備工作。會議期間，組織人員應維持會議秩序，確保會議按照議程進行，做好會議記錄。會議記錄應詳細記錄會議討論內(nèi)容、決議事項、責任人及完成時間等，確保會議精神得到有效傳達和落實。4.會議紀要會議結(jié)束后，辦公室文秘人員應及時整理會議紀要，經(jīng)辦公室主任審核后發(fā)送給參會人員和相關部門。會議紀要應準確概括會議主要內(nèi)容和決議事項，明確責任人和完成時間，便于跟蹤落實。5.會議跟蹤與反饋相關部門應按照會議決議事項及時開展工作，并將工作進展情況反饋給辦公室。辦公室負責對會議決議事項的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，確保會議精神得到有效貫徹落實。辦公用品與固定資產(chǎn)管理1.辦公用品管理行政崗位負責制定辦公用品采購計劃，根據(jù)銀行實際需求，定期采購辦公用品。辦公用品采購應選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應商，建立供應商檔案，對供應商進行評估和管理。辦公用品入庫時，行政人員應進行驗收，確保數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等符合要求，并做好入庫登記。各部門根據(jù)工作需要到行政崗位領取辦公用品，行政人員應做好領用登記，嚴格控制辦公用品的領用數(shù)量。定期對辦公用品的使用情況進行統(tǒng)計分析，合理調(diào)整采購計劃，避免浪費。2.固定資產(chǎn)管理行政崗位負責建立固定資產(chǎn)臺賬，對銀行的固定資產(chǎn)進行全面登記，包括資產(chǎn)名稱、型號、購置時間、使用部門等信息。固定資產(chǎn)購置應按照銀行相關規(guī)定進行審批，確保資產(chǎn)購置的必要性和合規(guī)性。固定資產(chǎn)入庫時，行政人員應會同使用部門進行驗收，確保資產(chǎn)完好無損，并做好入庫登記。固定資產(chǎn)使用部門負責資產(chǎn)的日常管理和維護，定期對資產(chǎn)進行檢查和保養(yǎng)，確保資產(chǎn)正常運行。固定資產(chǎn)的調(diào)撥、報廢等處置應按照規(guī)定的程序進行審批，行政人員根據(jù)審批結(jié)果及時調(diào)整固定資產(chǎn)臺賬。定期對固定資產(chǎn)進行清查盤點，確保賬實相符，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并進行處理。車輛管理1.車輛調(diào)度行政崗位負責銀行車輛的調(diào)度管理，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。各部門如需使用車輛，應提前向行政崗位提交用車申請，說明用車時間、地點、事由等，行政人員根據(jù)車輛使用情況進行調(diào)度安排。車輛調(diào)度應優(yōu)先保障重要業(yè)務和緊急工作的用車需求，提高車輛使用效率。2.車輛使用駕駛員應嚴格遵守交通法規(guī)，安全駕駛車輛，確保行車安全。駕駛員應按照用車申請的時間和地點準時出車，不得擅自改變行車路線或延長用車時間。車輛使用過程中，駕駛員應保持車輛整潔，定期對車輛進行檢查和保養(yǎng)，確保車輛性能良好。駕駛員應做好車輛使用記錄，包括出車時間、地點、里程、油耗等信息，每月底將車輛使用記錄提交給行政崗位。3.車輛維修與保養(yǎng)駕駛員發(fā)現(xiàn)車輛故障或需要保養(yǎng)時，應及時向行政崗位報告，行政人員根據(jù)車輛情況安排維修或保養(yǎng)。車輛維修和保養(yǎng)應選擇正規(guī)的維修廠，確保維修質(zhì)量和配件質(zhì)量。維修廠維修車輛時，行政人員應派人監(jiān)督，維修費用經(jīng)行政人員審核后報辦公室主任審批。定期對車輛進行全面保養(yǎng)，確保車輛性能符合安全行駛要求。4.車輛費用管理車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、維修保養(yǎng)費等，行政崗位應建立車輛費用臺賬，對車輛費用進行詳細記錄。燃油費實行定額管理，根據(jù)車輛型號和使用情況確定每月燃油定額，駕駛員憑加油發(fā)票報銷燃油費。過路費、停車費等實報實銷，駕駛員應提供有效票據(jù)。車輛維修保養(yǎng)費經(jīng)審批后按照實際發(fā)生額報銷。定期對車輛費用進行統(tǒng)計分析，控制車輛費用支出，降低運營成本。后勤保障管理1.食堂管理后勤崗位負責銀行食堂的管理工作，制定食堂管理制度和食譜，確保食堂飯菜質(zhì)量和食品安全。食堂工作人員應持健康證上崗，嚴格遵守食品加工操作規(guī)范，保證食品衛(wèi)生安全。定期采購新鮮食材，確保食材的質(zhì)量和供應，合理搭配飯菜，滿足員工不同口味需求。加強食堂環(huán)境衛(wèi)生管理，定期對食堂進行清潔消毒，保持食堂整潔衛(wèi)生。收集員工對食堂飯菜的意見和建議，不斷改進食堂管理工作，提高員工滿意度。2.宿舍管理后勤崗位負責銀行員工宿舍的管理工作，制定宿舍管理制度，為員工提供安全、舒適的住宿環(huán)境。辦理員工宿舍入住和退房手續(xù)，做好宿舍人員登記工作。定期對宿舍進行檢查，確保宿舍設施設備完好，發(fā)現(xiàn)問題及時維修。加強宿舍環(huán)境衛(wèi)生管理，督促員工保持宿舍整潔，維護宿舍公共秩序。協(xié)調(diào)解決員工宿舍存在的問題和糾紛，營造良好的宿舍氛圍。3.水電維修管理后勤崗位負責銀行辦公區(qū)域的水電維修工作，建立水電維修值班制度，及時處理水電故障。接到水電維修申請后，維修人員應在規(guī)定時間內(nèi)到達現(xiàn)場進行維修，確保水電供應正常。定期對辦公區(qū)域的水電設施設備進行檢查和維護，做好預防性維修工作，延長設施設備使用壽命。節(jié)約水電資源，加強對員工的水電節(jié)約宣傳教育，杜絕浪費現(xiàn)象。4.安全保衛(wèi)管理后勤崗位負責銀行安全保衛(wèi)工作，制定安全保衛(wèi)制度和應急預案，確保銀行辦公區(qū)域的安全。配備必要的安全保衛(wèi)設施設備，如監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、報警裝置等，并確保其正常運行。加強對銀行辦公區(qū)域的巡邏檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，防范各類安全事故的發(fā)生。對進出銀行的人員和車輛進行登記和檢查，嚴格執(zhí)行門禁制度，防止無關人員和車輛進入。組織開展安全保衛(wèi)培訓和演練，提高員工的安全意識和應急處置能力。人事考核考核原則1.客觀公正原則：考核過程和結(jié)果應客觀、公正，避免主觀偏見。2.全面考核原則：從工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面進行全面考核。3.激勵與約束并重原則：通過考核激勵員工積極工作，同時對不稱職的員工進行約束?？己藘?nèi)容1.工作業(yè)績：主要考核員工完成工作任務的數(shù)量、質(zhì)量、效率以及對銀行的貢獻等。2.工作能力：包括專業(yè)知識、業(yè)務技能、溝通協(xié)調(diào)能力、團隊合作能力等方面。3.工作態(tài)度：考核員工的責任心、敬業(yè)精神、工作積極性、紀律性等?？己朔绞?.定期考核：每季度進行一次定期考核，由辦公室組織實施，各崗位員工填寫考核自評表，部門負責人進行初評，辦公室匯總審核后確定考核結(jié)果。2.不定期考核：根據(jù)工作需要，辦