非招標(biāo)采購管理制度VIP

非招標(biāo)采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司非招標(biāo)采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)除依法必須進(jìn)行招標(biāo)采購以外的各類物資、服務(wù)的采購活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.效益性原則：追求采購效益最大化，在保證質(zhì)量的前提下降低采購成本。3.公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，維護(hù)公司利益和供應(yīng)商合法權(quán)益。4.誠信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行采購合同。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司成立采購決策委員會，負(fù)責(zé)對重大非招標(biāo)采購項目進(jìn)行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購項目的采購方式、預(yù)算等。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門采購部門作為公司非招標(biāo)采購的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購工作的實施。其職責(zé)如下：1.根據(jù)公司需求編制采購計劃。2.選擇供應(yīng)商，進(jìn)行詢價、比價、議價等采購活動。3.簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。5.收集、整理采購相關(guān)信息，定期匯報采購工作情況。（三）需求部門需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，配合采購部門進(jìn)行采購工作。其職責(zé)包括：1.準(zhǔn)確、及時地提交采購申請，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與供應(yīng)商選擇、采購合同評審等工作。3.協(xié)助采購部門驗收采購物資或服務(wù)。（四）財務(wù)部門財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、支付貨款等工作。其職責(zé)如下：1.審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理使用。2.按照采購合同和公司財務(wù)制度支付貨款。3.對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財務(wù)建議。（五）審計部門審計部門負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督。其職責(zé)包括：1.制定采購審計計劃，對采購項目進(jìn)行定期或不定期審計。2.檢查采購活動是否符合法律法規(guī)和公司制度。3.監(jiān)督采購流程的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等信息。2.《采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購計劃編制采購部門收到采購申請后，結(jié)合公司庫存情況、采購周期等因素，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。（三）供應(yīng)商選擇與確定1.采購部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如供應(yīng)商推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽(yù)狀況等。3.向通過資格審查的供應(yīng)商發(fā)放詢價單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價。4.采購部門對供應(yīng)商的報價進(jìn)行整理、分析，選擇至少三家供應(yīng)商進(jìn)行比價。比價時應(yīng)綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素。5.根據(jù)比價結(jié)果，采購部門組織相關(guān)人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行議價，爭取更優(yōu)惠的采購價格和條件。6.確定最終供應(yīng)商后，采購部門填寫《供應(yīng)商選定審批表》，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，與供應(yīng)商簽訂采購合同。（四）采購合同簽訂1.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。采購部門應(yīng)將采購合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門按照采購合同要求，及時與供應(yīng)商溝通，跟蹤采購進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.供應(yīng)商交貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備。（六）驗收1.需求部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面。2.驗收合格后，需求部門填寫《驗收單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。如驗收不合格，需求部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，協(xié)商不成的，按照合同約定處理。（七）付款1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和《驗收單》，審核無誤后辦理付款手續(xù)。2.付款方式應(yīng)按照采購合同約定執(zhí)行，一般包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。四、采購方式（一）詢價采購1.適用范圍：適用于采購金額較小、市場供應(yīng)充足、價格比較透明的物資或服務(wù)。2.操作流程：采購部門向至少三家供應(yīng)商發(fā)放詢價單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價，然后進(jìn)行比價，選擇價格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商簽訂采購合同。（二）競爭性談判1.適用范圍：適用于采購項目技術(shù)復(fù)雜、有特殊要求或者受自然環(huán)境限制，只有少量潛在供應(yīng)商可供選擇的情況。2.操作流程：采購部門發(fā)布競爭性談判公告，邀請不少于三家符合條件的供應(yīng)商參加談判。談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，談判內(nèi)容包括技術(shù)規(guī)格、價格、服務(wù)承諾等。談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行最后報價，采購部門根據(jù)最后報價確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。（三）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購、必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的情況。2.操作流程：采購部門填寫《單一來源采購申請表》，說明采用單一來源采購的理由?！秵我粊碓床少徤暾埍怼方?jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、采購決策委員會審批后，與唯一供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂采購合同。（四）框架協(xié)議采購1.適用范圍：適用于公司對一定時期內(nèi)重復(fù)發(fā)生的同類物資或服務(wù)采購項目。2.操作流程：采購部門通過招標(biāo)、競爭性談判等方式確定框架協(xié)議供應(yīng)商，并簽訂框架協(xié)議。需求部門根據(jù)實際需要，在框架協(xié)議范圍內(nèi)向框架協(xié)議供應(yīng)商發(fā)出訂單，采購部門按照訂單要求組織采購和供應(yīng)。五、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門會同財務(wù)部門等相關(guān)部門，根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和采購需求，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容。2.采購預(yù)算經(jīng)公司管理層審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期向公司管理層匯報預(yù)算執(zhí)行情況。（三）預(yù)算調(diào)整1.當(dāng)出現(xiàn)下列情況時，可對采購預(yù)算進(jìn)行調(diào)整：市場價格波動較大，導(dǎo)致原采購預(yù)算無法滿足采購需求。公司經(jīng)營計劃調(diào)整，采購需求發(fā)生變化。其他不可抗力因素影響采購預(yù)算執(zhí)行。2.采購部門填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明預(yù)算調(diào)整的原因、調(diào)整金額等內(nèi)容。3.《采購預(yù)算調(diào)整申請表》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報公司管理層批準(zhǔn)。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如供應(yīng)商推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步調(diào)查，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)狀況等。3.向潛在供應(yīng)商發(fā)放《供應(yīng)商調(diào)查表》，要求其填寫相關(guān)信息，并提供營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、資質(zhì)證書、業(yè)績證明等資料。4.采購部門對供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，對符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，考察內(nèi)容包括生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等方面。5.經(jīng)考察合格的供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估與考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，采用定量與定性相結(jié)合的方式對供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估指標(biāo)體系應(yīng)根據(jù)公司實際情況和采購項目特點進(jìn)行設(shè)定。3.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對優(yōu)秀供應(yīng)商給予適當(dāng)獎勵，對不合格供應(yīng)商采取警告、限期整改、暫停合作、取消合作等措施。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，定期走訪供應(yīng)商，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況和需求，及時解決合作中出現(xiàn)的問題。2.建立供應(yīng)商投訴處理機(jī)制，及時處理供應(yīng)商的投訴和建議，維護(hù)供應(yīng)商的合法權(quán)益。3.與供應(yīng)商開展合作培訓(xùn)、技術(shù)交流等活動，促進(jìn)雙方共同發(fā)展。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門會同相關(guān)部門對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，風(fēng)險識別應(yīng)涵蓋采購計劃、供應(yīng)商選擇、采購合同、驗收付款等環(huán)節(jié)。2.對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同類型的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。例如：對于采購計劃風(fēng)險，加強(qiáng)市場調(diào)研，提高采購計劃的準(zhǔn)確性和前瞻性。對于供應(yīng)商選擇風(fēng)險，嚴(yán)格供應(yīng)商資格審查，增加供應(yīng)商選擇數(shù)量，降低供應(yīng)商依賴度。對于采購合同風(fēng)險，加強(qiáng)合同評審，明確雙方權(quán)利義務(wù)，嚴(yán)格合同執(zhí)行。對于驗收付款風(fēng)險，加強(qiáng)驗收管理，嚴(yán)格按照合同約定付款。2.定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時調(diào)整和完善風(fēng)險應(yīng)對措施。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報采購工作情況，接受公司內(nèi)部的監(jiān)督和檢查。（二）外部監(jiān)督1.公司