公司正版軟件管理制度VIP

公司正版軟件管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司軟件使用行為，確保公司使用的軟件均為正版，保護(hù)軟件知識(shí)產(chǎn)權(quán)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工、各部門及子公司。3.定義正版軟件：指經(jīng)過軟件著作權(quán)人合法授權(quán)，具有合法來源的軟件產(chǎn)品。包括購買的正版商業(yè)軟件、通過合法授權(quán)渠道獲取的開源軟件等。二、軟件采購管理1.采購流程需求提出：各部門根據(jù)工作需要，填寫軟件采購申請表，詳細(xì)說明所需軟件的名稱、版本、功能要求、預(yù)計(jì)使用人數(shù)等信息，并提交至部門負(fù)責(zé)人審核。部門審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)軟件采購申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核申請的必要性、預(yù)算合理性等。審核通過后，將申請表提交至公司采購部門。采購評(píng)估：采購部門收到軟件采購申請表后，對(duì)市場上可供選擇的軟件產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)研和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括軟件功能、性能、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合適的軟件供應(yīng)商，并與其進(jìn)行商務(wù)談判。合同簽訂：采購部門與選定的軟件供應(yīng)商簽訂軟件采購合同，明確軟件的名稱、版本、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等條款。合同簽訂后，將合同副本提交至公司財(cái)務(wù)部門備案。軟件驗(yàn)收：軟件到貨后，由采購部門、使用部門和信息部門共同對(duì)軟件進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括軟件的功能、性能、數(shù)量、版本等是否與合同約定一致。驗(yàn)收合格后，填寫軟件驗(yàn)收報(bào)告，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。付款結(jié)算：財(cái)務(wù)部門根據(jù)軟件驗(yàn)收報(bào)告和采購合同，辦理軟件付款結(jié)算手續(xù)。2.采購原則合法性原則：采購的軟件必須具有合法的來源，確保軟件的版權(quán)歸屬清晰，不存在侵權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。適用性原則：根據(jù)公司的實(shí)際業(yè)務(wù)需求，選擇功能適用、性能穩(wěn)定、易于操作的軟件產(chǎn)品。性價(jià)比原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，綜合考慮軟件的價(jià)格、售后服務(wù)等因素，選擇性價(jià)比高的軟件產(chǎn)品。安全性原則：優(yōu)先選擇具有良好安全性能的軟件產(chǎn)品，確保公司信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。三、軟件使用管理1.安裝使用正版軟件安裝：員工只能安裝和使用公司采購的正版軟件或經(jīng)過公司授權(quán)的開源軟件。未經(jīng)授權(quán)，不得私自安裝和使用其他軟件。安裝流程：員工如需安裝軟件，應(yīng)向信息部門提交軟件安裝申請。信息部門根據(jù)公司軟件使用規(guī)定和實(shí)際情況，對(duì)安裝申請進(jìn)行審核。審核通過后，由信息部門負(fù)責(zé)軟件的安裝和配置工作。使用規(guī)范：員工在使用軟件過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照軟件的使用說明書和操作手冊進(jìn)行操作，不得擅自更改軟件的設(shè)置和功能。同時(shí)，應(yīng)妥善保管軟件的許可證、序列號(hào)等相關(guān)信息，不得泄露給他人。2.授權(quán)管理軟件授權(quán)范圍：公司采購的軟件，其授權(quán)范圍僅限于公司內(nèi)部使用，不得用于公司外部的任何目的。未經(jīng)軟件著作權(quán)人書面授權(quán)，不得將軟件轉(zhuǎn)讓、出租、出借或提供給第三方使用。授權(quán)申請：如因工作需要，員工需超出軟件授權(quán)范圍使用軟件，應(yīng)向信息部門提交軟件授權(quán)申請。申請內(nèi)容包括使用目的、使用期限、使用范圍等信息。信息部門對(duì)申請進(jìn)行審核，并報(bào)公司管理層審批。審批通過后，由信息部門負(fù)責(zé)辦理軟件授權(quán)手續(xù)。3.軟件更新更新計(jì)劃：信息部門應(yīng)根據(jù)軟件供應(yīng)商提供的軟件更新信息，制定軟件更新計(jì)劃。更新計(jì)劃應(yīng)包括更新內(nèi)容、更新時(shí)間、更新方式等信息。更新通知：信息部門應(yīng)在軟件更新前，向全體員工發(fā)布軟件更新通知，告知員工更新的內(nèi)容、時(shí)間和注意事項(xiàng)。更新實(shí)施：軟件更新應(yīng)在非工作時(shí)間進(jìn)行，以避免影響員工的正常工作。更新過程中，信息部門應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)控，確保更新順利完成。更新完成后，信息部門應(yīng)及時(shí)對(duì)更新后的軟件進(jìn)行測試，確保軟件功能正常。四、軟件維護(hù)管理1.維護(hù)責(zé)任供應(yīng)商維護(hù)：對(duì)于公司采購的商業(yè)軟件，軟件供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定提供軟件維護(hù)服務(wù)。維護(hù)服務(wù)內(nèi)容包括軟件故障排除、軟件升級(jí)、技術(shù)支持等方面。公司內(nèi)部維護(hù)：信息部門負(fù)責(zé)對(duì)公司內(nèi)部使用的軟件進(jìn)行日常維護(hù)和管理。維護(hù)內(nèi)容包括軟件安裝、配置、故障排除、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等方面。同時(shí)，信息部門應(yīng)定期對(duì)軟件進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決軟件存在的問題。2.維護(hù)流程故障報(bào)告：員工在使用軟件過程中發(fā)現(xiàn)軟件故障，應(yīng)及時(shí)向信息部門報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容包括故障現(xiàn)象、故障發(fā)生時(shí)間、故障影響范圍等信息。故障診斷：信息部門收到軟件故障報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)對(duì)故障進(jìn)行診斷和分析，確定故障原因和解決方案。故障排除：信息部門根據(jù)故障診斷結(jié)果，及時(shí)對(duì)軟件故障進(jìn)行排除。如遇到復(fù)雜故障，信息部門應(yīng)及時(shí)與軟件供應(yīng)商聯(lián)系，尋求技術(shù)支持。維護(hù)記錄：信息部門應(yīng)對(duì)軟件維護(hù)過程進(jìn)行記錄，包括故障報(bào)告時(shí)間、故障診斷結(jié)果、故障排除方法、維護(hù)人員等信息。維護(hù)記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。五、軟件資產(chǎn)管理1.資產(chǎn)登記采購登記：采購部門在軟件采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將軟件的相關(guān)信息錄入公司軟件資產(chǎn)管理系統(tǒng)，包括軟件名稱、版本、數(shù)量、價(jià)格、購買時(shí)間、供應(yīng)商等信息。使用登記：員工在安裝軟件后，應(yīng)在軟件資產(chǎn)管理系統(tǒng)中登記軟件的使用情況，包括使用部門、使用人員、使用時(shí)間等信息。變更登記：如軟件的使用部門、使用人員、使用期限等信息發(fā)生變更，員工應(yīng)及時(shí)在軟件資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進(jìn)行變更登記。2.資產(chǎn)清查定期清查：信息部門應(yīng)定期對(duì)公司軟件資產(chǎn)進(jìn)行清查，清查周期為每年一次。清查內(nèi)容包括軟件的數(shù)量、版本、使用情況、資產(chǎn)狀態(tài)等方面。不定期清查：根據(jù)公司實(shí)際情況，信息部門可對(duì)軟件資產(chǎn)進(jìn)行不定期清查。如在公司內(nèi)部審計(jì)、財(cái)務(wù)檢查等情況下，對(duì)軟件資產(chǎn)進(jìn)行清查。清查報(bào)告：信息部門在軟件資產(chǎn)清查結(jié)束后，應(yīng)編制軟件資產(chǎn)清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查情況、存在問題、整改建議等方面。清查報(bào)告應(yīng)提交至公司管理層和財(cái)務(wù)部門。3.資產(chǎn)處置報(bào)廢處置：對(duì)于已不再使用或已過使用期限的軟件資產(chǎn)，信息部門應(yīng)填寫軟件資產(chǎn)報(bào)廢申請表，提交至公司管理層審批。審批通過后，由信息部門負(fù)責(zé)對(duì)軟件資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)廢處置。轉(zhuǎn)讓處置：如公司因業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，需要將軟件資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人，信息部門應(yīng)填寫軟件資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓申請表，提交至公司管理層審批。審批通過后，由信息部門負(fù)責(zé)辦理軟件資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓手續(xù)。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督信息部門監(jiān)督：信息部門負(fù)責(zé)對(duì)公司軟件使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督和檢查。檢查內(nèi)容包括軟件安裝使用情況、軟件授權(quán)情況、軟件更新情況、軟件維護(hù)情況等方面。審計(jì)部門監(jiān)督：審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)公司軟件采購、使用、維護(hù)等情況進(jìn)行定期審計(jì)和檢查。審計(jì)內(nèi)容包括軟件采購流程的合規(guī)性、軟件使用的合法性、軟件維護(hù)費(fèi)用的合理性等方面。2.外部監(jiān)督版權(quán)管理部門監(jiān)督：公司應(yīng)積極配合國家版權(quán)管理部門的監(jiān)督檢查工作，及時(shí)提供相關(guān)資料和信息。如發(fā)現(xiàn)公司存在軟件侵權(quán)行為，應(yīng)積極采取措施進(jìn)行整改，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。軟件供應(yīng)商監(jiān)督：公司應(yīng)與軟件供應(yīng)商保持密切溝通，定期對(duì)軟件供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估和監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)軟件供應(yīng)商存在服務(wù)不到位等問題，應(yīng)及時(shí)與軟件供應(yīng)商協(xié)商解決。七、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未經(jīng)授權(quán)安裝使用軟件：員工未經(jīng)公司授權(quán)，私自安裝和使用其他軟件。超出軟件授權(quán)范圍使用軟件：員工超出軟件授權(quán)范圍使用軟件，如將軟件轉(zhuǎn)讓、出租、出借或提供給第三方使用。使用盜版軟件：員工使用未經(jīng)授權(quán)的盜版軟件。泄露軟件許可證、序列號(hào)等信息：員工將軟件的許可證、序列號(hào)等相關(guān)信息泄露給他人。其他違反軟件使用規(guī)定的行為：員工在軟件使用過程中，違反本制度其他相關(guān)規(guī)定的行為。2.違規(guī)處理措施警告：對(duì)于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為的員工，公司將給予警告處分，并責(zé)令其立即整改。罰款：對(duì)于多次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或違規(guī)行為情節(jié)嚴(yán)重的員工，公司將給予罰款處分，罰款金額根據(jù)違規(guī)行為的嚴(yán)重程度確定。解除勞動(dòng)合同：對(duì)于違規(guī)行為情節(jié)特別嚴(yán)重，給公司造成重大損失的員工，公司將依法解除勞動(dòng)合同，并追究其法律責(zé)任。3.責(zé)任追究直接責(zé)任人員：對(duì)于違規(guī)行為的直接責(zé)任人