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公司行管人員管理制度一、總則(一)目的為規(guī)范公司行政管理工作,提高行政管理人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量,確保公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展,特制定本管理制度。(二)適用范圍本制度適用于公司全體行政管理人員,包括但不限于行政部門(mén)、綜合管理部門(mén)、后勤保障部門(mén)等相關(guān)崗位人員。(三)基本原則1.合法性原則:管理制度的制定應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.規(guī)范性原則:明確各項(xiàng)行政管理工作的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求,確保工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.公正性原則:制度面前人人平等,對(duì)所有行政管理人員一視同仁,公平公正地進(jìn)行管理和考核。4.激勵(lì)性原則:通過(guò)合理的制度設(shè)計(jì),激勵(lì)行政管理人員積極工作,提高工作績(jī)效。5.適應(yīng)性原則:根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際情況,適時(shí)調(diào)整和完善管理制度,以適應(yīng)公司發(fā)展的需要。二、崗位職責(zé)(一)行政經(jīng)理1.全面負(fù)責(zé)行政部門(mén)的日常管理工作,制定行政工作計(jì)劃并組織實(shí)施。2.組織制定和完善公司行政管理規(guī)章制度,并監(jiān)督執(zhí)行情況。3.負(fù)責(zé)公司文件、檔案、印章等的管理工作,確保文件資料的安全和完整。4.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門(mén)之間的工作關(guān)系,組織跨部門(mén)會(huì)議,促進(jìn)信息溝通與協(xié)作。5.負(fù)責(zé)公司辦公環(huán)境的管理,包括辦公場(chǎng)地的規(guī)劃、設(shè)施設(shè)備的維護(hù)等。6.負(fù)責(zé)公司車(chē)輛、食堂、宿舍等后勤保障工作的管理和監(jiān)督。7.組織開(kāi)展公司行政費(fèi)用的預(yù)算編制、控制和核算工作,合理降低行政成本。8.負(fù)責(zé)公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)與公共關(guān)系維護(hù),接待來(lái)訪(fǎng)客人,處理相關(guān)事務(wù)。9.組織行政人員的培訓(xùn)與考核,提高行政團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。10.完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。(二)行政專(zhuān)員1.協(xié)助行政經(jīng)理制定行政工作計(jì)劃,并負(fù)責(zé)具體工作的執(zhí)行和落實(shí)。2.負(fù)責(zé)公司文件的起草、印發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作,確保文件流轉(zhuǎn)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.管理公司檔案資料,按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、整理、保管和查閱,為公司提供檔案利用服務(wù)。4.負(fù)責(zé)公司印章的保管和使用,嚴(yán)格按照印章管理制度進(jìn)行蓋章登記,確保印章使用的安全性和規(guī)范性。5.協(xié)助組織公司會(huì)議、活動(dòng)等,負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、通知、記錄、紀(jì)要整理等工作,保障會(huì)議和活動(dòng)的順利進(jìn)行。6.負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理,定期組織清潔和檢查,營(yíng)造良好的辦公環(huán)境。7.負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放和管理工作,建立辦公用品臺(tái)賬,合理控制辦公用品費(fèi)用。8.協(xié)助做好公司車(chē)輛的調(diào)度、使用登記等工作,確保車(chē)輛使用的合規(guī)性和安全性。9.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)證照的辦理、年檢及相關(guān)資質(zhì)申報(bào)工作,維護(hù)公司資質(zhì)的有效性。10.完成行政經(jīng)理交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。(三)前臺(tái)接待1.負(fù)責(zé)公司前臺(tái)的日常接待工作,熱情、禮貌地迎接來(lái)訪(fǎng)客人,及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)信息。2.接聽(tīng)公司電話(huà),做好電話(huà)記錄,及時(shí)轉(zhuǎn)接相關(guān)人員,確保電話(huà)溝通的順暢。3.負(fù)責(zé)公司訪(fǎng)客的登記、引導(dǎo)和接待工作,維護(hù)前臺(tái)秩序,展示公司良好形象。4.負(fù)責(zé)公司郵件、快遞的收發(fā)和登記工作,及時(shí)通知收件人領(lǐng)取郵件和快遞。5.協(xié)助行政專(zhuān)員做好辦公用品的發(fā)放工作,根據(jù)需求提供必要的支持。6.負(fù)責(zé)前臺(tái)區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù),保持前臺(tái)整潔、有序。7.完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。(四)后勤保障人員1.負(fù)責(zé)公司食堂的日常管理工作,包括食材采購(gòu)、烹飪、餐具清潔等,確保員工飲食的安全和衛(wèi)生。2.制定食堂菜譜,合理搭配膳食,滿(mǎn)足員工不同口味需求,提高員工滿(mǎn)意度。3.負(fù)責(zé)公司宿舍的管理,辦理員工入住、退房手續(xù),維護(hù)宿舍設(shè)施設(shè)備,保障員工住宿安全和舒適。4.定期對(duì)宿舍進(jìn)行檢查和清潔,督促員工遵守宿舍管理制度,營(yíng)造良好的宿舍環(huán)境。5.負(fù)責(zé)公司水電、空調(diào)、電梯等設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作,及時(shí)處理設(shè)施設(shè)備故障,確保公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)。6.建立設(shè)施設(shè)備維護(hù)檔案,記錄維護(hù)情況和維修歷史,為后續(xù)維護(hù)工作提供參考。7.協(xié)助行政專(zhuān)員做好公司辦公環(huán)境的布置和調(diào)整工作,根據(jù)公司需求進(jìn)行場(chǎng)地規(guī)劃和物品擺放。8.完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。三、工作流程與規(guī)范(一)文件管理流程1.文件起草:由相關(guān)部門(mén)或人員根據(jù)工作需要起草文件,確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整。2.文件審核:起草完成的文件需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核,重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和可行性。3.文件審批:審核通過(guò)的文件按照公司審批流程提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度進(jìn)行審批簽字。4.文件印發(fā):審批通過(guò)的文件由行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)印發(fā),按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行打印、裝訂,并做好文件發(fā)放登記工作。5.文件傳閱:行政專(zhuān)員將印發(fā)后的文件按照傳閱范圍進(jìn)行傳閱,相關(guān)人員在文件傳閱單上簽字確認(rèn),確保文件及時(shí)傳達(dá)到位。6.文件歸檔:文件傳閱完畢后,行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)將文件進(jìn)行整理歸檔,按照檔案管理規(guī)定分類(lèi)存放,便于日后查閱和使用。(二)會(huì)議組織流程1.會(huì)議籌備:根據(jù)會(huì)議主題和要求,確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息,并提前通知相關(guān)人員。行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議所需的資料、設(shè)備等,如投影儀、音響、會(huì)議資料等。2.會(huì)議通知:提前[X]天向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知,明確會(huì)議的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容,確保參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。3.會(huì)議簽到:會(huì)議開(kāi)始前,行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)在會(huì)議入口處進(jìn)行簽到登記,統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員出勤情況。4.會(huì)議記錄:安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄,記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等,確保記錄準(zhǔn)確、完整。5.會(huì)議紀(jì)要整理:會(huì)議結(jié)束后,行政專(zhuān)員及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要,經(jīng)會(huì)議主持人審核后,發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議的主要結(jié)論和工作安排,便于后續(xù)跟蹤落實(shí)。6.會(huì)議跟蹤:對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤,定期檢查工作進(jìn)展情況,及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并督促責(zé)任部門(mén)按時(shí)完成工作任務(wù)。(三)辦公用品管理流程1.需求申請(qǐng):各部門(mén)根據(jù)工作需要填寫(xiě)辦公用品需求申請(qǐng)表,詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息,提交給行政專(zhuān)員。2.需求審核:行政專(zhuān)員對(duì)各部門(mén)提交的辦公用品需求申請(qǐng)表進(jìn)行審核,結(jié)合庫(kù)存情況,合理確定是否批準(zhǔn)申請(qǐng)。對(duì)于超出預(yù)算或不必要的需求,與申請(qǐng)部門(mén)溝通協(xié)商,進(jìn)行調(diào)整。3.采購(gòu)計(jì)劃制定:根據(jù)審核通過(guò)的需求申請(qǐng)表,行政專(zhuān)員制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃,明確采購(gòu)的物品、數(shù)量、預(yù)算等信息,并提交給行政經(jīng)理審批。4.采購(gòu)實(shí)施:行政經(jīng)理審批通過(guò)后,行政專(zhuān)員按照采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)。選擇合適的供應(yīng)商,通過(guò)招標(biāo)、詢(xún)價(jià)、比價(jià)等方式確定采購(gòu)價(jià)格和采購(gòu)渠道,確保采購(gòu)的辦公用品質(zhì)量合格、價(jià)格合理。5.驗(yàn)收入庫(kù):辦公用品采購(gòu)回來(lái)后,行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收。對(duì)照采購(gòu)清單檢查物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求,驗(yàn)收合格后辦理入庫(kù)手續(xù),填寫(xiě)入庫(kù)單,并更新辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬。6.發(fā)放領(lǐng)用:各部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要,到行政部門(mén)領(lǐng)取辦公用品。行政專(zhuān)員按照辦公用品領(lǐng)用制度進(jìn)行發(fā)放,要求領(lǐng)用人在領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn),確保辦公用品發(fā)放的準(zhǔn)確性和可追溯性。7.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn):定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn),確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)查明原因,并進(jìn)行相應(yīng)的處理,如調(diào)整庫(kù)存、補(bǔ)充采購(gòu)等。(四)車(chē)輛使用管理流程1.用車(chē)申請(qǐng):公司員工因工作需要使用車(chē)輛,需提前填寫(xiě)用車(chē)申請(qǐng)表,注明用車(chē)時(shí)間、地點(diǎn)、事由、乘車(chē)人數(shù)等信息,提交給行政部門(mén)。2.申請(qǐng)審批:行政專(zhuān)員對(duì)用車(chē)申請(qǐng)表進(jìn)行初步審核,根據(jù)車(chē)輛使用情況和工作緊急程度,報(bào)行政經(jīng)理審批。行政經(jīng)理審批通過(guò)后,安排車(chē)輛調(diào)度。3.車(chē)輛調(diào)度:行政專(zhuān)員根據(jù)審批通過(guò)的用車(chē)申請(qǐng)表,合理安排車(chē)輛和駕駛員。如遇車(chē)輛緊張情況,優(yōu)先保障重要工作和緊急任務(wù)的用車(chē)需求。4.出車(chē)前檢查:駕駛員在出車(chē)前對(duì)車(chē)輛進(jìn)行全面檢查,包括車(chē)輛外觀(guān)、輪胎、剎車(chē)、機(jī)油、水箱等,確保車(chē)輛性能良好,安全設(shè)施齊全有效。5.車(chē)輛使用:駕駛員按照用車(chē)申請(qǐng)表上的時(shí)間、地點(diǎn)和路線(xiàn)行駛,確保安全、準(zhǔn)時(shí)送達(dá)目的地。在車(chē)輛使用過(guò)程中,嚴(yán)格遵守交通規(guī)則,不得擅自改變行車(chē)路線(xiàn)或從事與工作無(wú)關(guān)的事情。6.車(chē)輛歸還:用車(chē)結(jié)束后,駕駛員及時(shí)將車(chē)輛歸還公司,并將車(chē)輛清洗干凈,停放在指定位置。同時(shí),填寫(xiě)車(chē)輛使用登記表,記錄車(chē)輛行駛里程、油耗等信息。7.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo):駕駛員根據(jù)車(chē)輛使用情況,填寫(xiě)車(chē)輛費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單,附上相關(guān)發(fā)票和憑證,經(jīng)行政專(zhuān)員審核后,報(bào)行政經(jīng)理審批。審批通過(guò)后,按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。四、考核與激勵(lì)(一)考核原則1.客觀(guān)公正原則:考核過(guò)程中應(yīng)依據(jù)明確的考核標(biāo)準(zhǔn)和事實(shí)依據(jù),確??己私Y(jié)果客觀(guān)、公正,不受主觀(guān)因素影響。2.全面考核原則:從工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、工作能力等多個(gè)維度對(duì)行政管理人員進(jìn)行全面考核,避免片面評(píng)價(jià)。3.溝通反饋原則:考核過(guò)程中加強(qiáng)與被考核人員的溝通,及時(shí)反饋考核結(jié)果,幫助其了解自身工作表現(xiàn),促進(jìn)個(gè)人成長(zhǎng)。4.激勵(lì)改進(jìn)原則:考核結(jié)果與激勵(lì)措施相結(jié)合,通過(guò)合理的激勵(lì)機(jī)制,激發(fā)行政管理人員的工作積極性和主動(dòng)性,促進(jìn)工作績(jī)效的提升。(二)考核內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)1.工作業(yè)績(jī)([X]%)目標(biāo)完成情況([X]%):根據(jù)行政管理人員的崗位職責(zé)和工作任務(wù),設(shè)定明確的工作目標(biāo),考核其目標(biāo)完成的程度和質(zhì)量。工作效率([X]%):考核其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作任務(wù)的速度和效果,是否能夠高效地處理各項(xiàng)工作事務(wù)。工作創(chuàng)新([X]%):鼓勵(lì)行政管理人員在工作中提出創(chuàng)新性的想法和建議,對(duì)公司行政管理工作的改進(jìn)和優(yōu)化做出貢獻(xiàn)。根據(jù)其創(chuàng)新成果的實(shí)際應(yīng)用和效果進(jìn)行考核。2.工作態(tài)度([X]%)責(zé)任心([X]%):考察其對(duì)工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)程度,是否積極主動(dòng)地承擔(dān)工作任務(wù),對(duì)待工作中的問(wèn)題是否能夠及時(shí)解決。敬業(yè)精神([X]%):評(píng)估其對(duì)工作的敬業(yè)程度,是否全身心投入工作,有無(wú)敷衍了事、消極怠工等情況。團(tuán)隊(duì)合作([X]%):考核其與同事之間的協(xié)作配合能力,是否能夠積極參與團(tuán)隊(duì)工作,為團(tuán)隊(duì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)貢獻(xiàn)力量。3.工作能力([X]%)專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能([X]%):根據(jù)行政管理人員的崗位要求,考核其掌握的行政管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能水平,以及在實(shí)際工作中的應(yīng)用能力。溝通協(xié)調(diào)能力([X]%):考察其與公司內(nèi)部各部門(mén)、外部合作伙伴之間的溝通協(xié)調(diào)能力,是否能夠有效地傳達(dá)信息、協(xié)調(diào)關(guān)系,解決工作中的矛盾和問(wèn)題。問(wèn)題解決能力([X]%):評(píng)估其在面對(duì)工作中的突發(fā)問(wèn)題和困難時(shí),能否迅速分析問(wèn)題原因,提出有效的解決方案,并推動(dòng)問(wèn)題的解決。(三)考核方式1.定期考核:每季度進(jìn)行一次定期考核,考核時(shí)間為季度末的最后一周。行政管理人員需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交個(gè)人季度工作總結(jié)報(bào)告,包括工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、工作能力等方面的情況??己诵〗M根據(jù)提交的報(bào)告、日常工作表現(xiàn)記錄以及相關(guān)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行綜合評(píng)價(jià),確定考核結(jié)果。2.不定期考核:公司將不定期對(duì)行政管理人員的工作進(jìn)行抽查和評(píng)估,重點(diǎn)考察其工作任務(wù)的執(zhí)行情況、工作態(tài)度和工作能力等方面。不定期考核結(jié)果將作為年度考核的參考依據(jù)之一。3.上級(jí)評(píng)價(jià):行政管理人員的直接上級(jí)根據(jù)其日常工作表現(xiàn),對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)打分,評(píng)價(jià)內(nèi)容包括工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、工作能力等方面。上級(jí)評(píng)價(jià)占考核總成績(jī)的[X]%。4.同事評(píng)價(jià):組織行政管理人員所在部門(mén)的同事對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià),評(píng)價(jià)內(nèi)容主要包括團(tuán)隊(duì)合作、溝通協(xié)調(diào)等方面。同事評(píng)價(jià)占考核總成績(jī)的[X]%。5.自我評(píng)價(jià):行政管理人員本人對(duì)自己本季度的工作進(jìn)行自我評(píng)價(jià),總結(jié)工作成績(jī)和不足之處,提出改進(jìn)措施和未來(lái)工作計(jì)劃。自我評(píng)價(jià)占考核總成績(jī)的[X]%。(四)考核結(jié)果應(yīng)用1.績(jī)效獎(jiǎng)金發(fā)放:根據(jù)考核結(jié)果,確定行政管理人員的績(jī)效獎(jiǎng)金發(fā)放額度。考核結(jié)果為優(yōu)秀的,績(jī)效獎(jiǎng)金按照[X]%的比例發(fā)放;良好的,按照[X]%的比例發(fā)放;合格的,按照[X]%的比例發(fā)放;不合格的,不發(fā)放績(jī)效獎(jiǎng)金。2.職位晉升與調(diào)整:考核結(jié)果作為行政管理人員職位晉升、崗位調(diào)整的重要依據(jù)之一。連續(xù)兩個(gè)季度考核結(jié)果為優(yōu)秀的,在職位晉升、培訓(xùn)發(fā)展等方面給予優(yōu)先考慮;考核結(jié)果不合格的,視情況進(jìn)行崗位調(diào)整或降職處理。3.培訓(xùn)與發(fā)展:根據(jù)考核結(jié)果,針對(duì)行政管理人員存在的不足之處,制定個(gè)性化的培訓(xùn)計(jì)劃,幫助其提升工作能力和業(yè)務(wù)水平。對(duì)于工作能力較強(qiáng)、有發(fā)展?jié)摿Φ男姓芾砣藛T,提供更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)和職業(yè)發(fā)展通道。4.激勵(lì)表彰:對(duì)考核結(jié)果優(yōu)秀的行政管理人員進(jìn)行公開(kāi)表彰和獎(jiǎng)勵(lì),樹(shù)立工作榜樣,激發(fā)全體行政管理人員的工作積極性和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。五、培訓(xùn)與發(fā)展(一)培訓(xùn)目標(biāo)1.提升行政管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能水平,使其能夠更好地勝任本職工作。2.培養(yǎng)行政管理人員的溝通協(xié)調(diào)能力、團(tuán)隊(duì)合作能力和問(wèn)題解決能力,提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。3.增強(qiáng)行政管理人員的創(chuàng)新意識(shí)和職業(yè)素養(yǎng),為公司的發(fā)展提供有力的行政支持。(二)培訓(xùn)內(nèi)容1.行政管理專(zhuān)業(yè)知識(shí):包括公司行政管理規(guī)章制度、文件管理、會(huì)議組織、辦公用品管理、車(chē)輛管理等方面的知識(shí)和技能。2.溝通技巧與人際關(guān)系:如有效的溝通方法、傾聽(tīng)技巧、沖突管理、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等內(nèi)容,幫助行政管理人員更好地與同事、上級(jí)和外部合作伙伴進(jìn)行溝通和協(xié)作。3.辦公軟件應(yīng)用:培訓(xùn)行政管理人員熟練掌握常用辦公軟件,如Word、Excel、PowerPoint等的高級(jí)功能和應(yīng)用技巧,提高工作效率。4.領(lǐng)導(dǎo)力與執(zhí)行力:培養(yǎng)行政管理人員的領(lǐng)導(dǎo)能力和執(zhí)行能力,使其能夠帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)高效完成工作任務(wù),確保公司決策的有效執(zhí)行。5.職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)道德:加強(qiáng)行政管理人員的職業(yè)素養(yǎng)教育,培養(yǎng)其敬業(yè)精神、責(zé)任心、服務(wù)意識(shí)和保密意識(shí)等職業(yè)道德品質(zhì)。(三)培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn):定期組織內(nèi)部培訓(xùn)課程,邀請(qǐng)公司內(nèi)部經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員或?qū)I(yè)人士擔(dān)任培訓(xùn)講師,分享工作經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)。內(nèi)部培訓(xùn)具有針對(duì)性強(qiáng)、實(shí)用性高的特點(diǎn),能夠緊密結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行培訓(xùn)。2.外部培訓(xùn):根據(jù)公司發(fā)展需求和行政管理

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