公司打印傳真管理制度

公司打印傳真管理制度總則1.目的為了規(guī)范公司打印、傳真設(shè)備的使用，提高辦公效率，節(jié)約辦公成本，確保公司文件資料的安全與保密，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.職責(zé)分工行政部門負(fù)責(zé)公司打印、傳真設(shè)備的日常維護(hù)、保養(yǎng)及耗材管理。制定打印、傳真設(shè)備的采購計劃，根據(jù)實際需求進(jìn)行設(shè)備的選型與配置。定期檢查打印、傳真設(shè)備的使用情況，對違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門打印、傳真設(shè)備的合理使用與監(jiān)督管理。教育引導(dǎo)本部門員工遵守公司打印、傳真管理制度，對違規(guī)行為及時制止并上報。員工嚴(yán)格遵守本制度，正確、規(guī)范地使用打印、傳真設(shè)備。節(jié)約使用紙張、油墨、硒鼓等耗材，避免浪費。妥善保管個人使用的打印、傳真設(shè)備及相關(guān)文件資料，確保安全與保密。打印管理1.打印申請員工因工作需要打印文件資料，應(yīng)先填寫《打印申請表》，注明打印內(nèi)容、份數(shù)、用途等信息?！洞蛴∩暾埍怼房赏ㄟ^公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)提交，也可到行政部門領(lǐng)取紙質(zhì)表格填寫后交至行政部門。緊急文件資料可先電話告知行政部門，事后及時補(bǔ)辦申請手續(xù)。2.審批流程普通文件資料打印申請由部門負(fù)責(zé)人審批。重要文件資料、涉及公司機(jī)密的文件資料打印申請需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。行政部門收到已審批的《打印申請表》后，按照申請內(nèi)容進(jìn)行打印。3.打印規(guī)范員工應(yīng)確保打印內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，避免因內(nèi)容錯誤而造成紙張浪費。打印文件資料時，應(yīng)根據(jù)實際需求選擇合適的紙張規(guī)格和打印格式，盡量雙面打印，以節(jié)約紙張。對于多頁文件資料，應(yīng)進(jìn)行頁碼標(biāo)注，確保頁面順序正確。打印完成后，員工應(yīng)及時到打印機(jī)處取走文件資料，不得長時間占用打印機(jī)。4.打印機(jī)使用注意事項嚴(yán)禁在打印機(jī)上打印與工作無關(guān)的文件資料，如私人信件、圖片等。不得隨意更改打印機(jī)的設(shè)置，如紙張規(guī)格、打印質(zhì)量等。發(fā)現(xiàn)打印機(jī)出現(xiàn)故障或異常情況時，應(yīng)及時通知行政部門，不得擅自拆卸或維修打印機(jī)。在使用打印機(jī)過程中，如遇卡紙等問題，應(yīng)按照打印機(jī)操作指南進(jìn)行正確處理，不得強(qiáng)行拉扯紙張，以免損壞打印機(jī)。傳真管理1.傳真申請員工因工作需要發(fā)送傳真，應(yīng)先填寫《傳真申請表》，注明傳真號碼、接收方、傳真內(nèi)容、用途等信息?！秱髡嫔暾埍怼房赏ㄟ^公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)提交，也可到行政部門領(lǐng)取紙質(zhì)表格填寫后交至行政部門。緊急傳真可先電話告知行政部門，事后及時補(bǔ)辦申請手續(xù)。2.審批流程普通傳真發(fā)送申請由部門負(fù)責(zé)人審批。重要傳真、涉及公司機(jī)密的傳真發(fā)送申請需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。行政部門收到已審批的《傳真申請表》后，按照申請內(nèi)容進(jìn)行傳真發(fā)送。3.傳真規(guī)范員工應(yīng)確保傳真內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，避免因內(nèi)容錯誤而造成重復(fù)發(fā)送或其他問題。發(fā)送傳真前，應(yīng)檢查傳真號碼是否正確，確認(rèn)接收方能夠正常接收傳真。對于多頁傳真文件資料，應(yīng)進(jìn)行頁碼標(biāo)注，確保頁面順序正確。傳真發(fā)送完成后，員工應(yīng)及時到傳真機(jī)處取走傳真報告，確認(rèn)傳真發(fā)送成功。4.傳真機(jī)使用注意事項嚴(yán)禁在傳真機(jī)上發(fā)送與工作無關(guān)的傳真文件資料，如私人信件、圖片等。不得隨意更改傳真機(jī)的設(shè)置，如傳真號碼、發(fā)送時間等。發(fā)現(xiàn)傳真機(jī)出現(xiàn)故障或異常情況時，應(yīng)及時通知行政部門，不得擅自拆卸或維修傳真機(jī)。在使用傳真機(jī)過程中，如遇卡紙等問題，應(yīng)按照傳真機(jī)操作指南進(jìn)行正確處理，不得強(qiáng)行拉扯紙張，以免損壞傳真機(jī)。耗材管理1.耗材采購行政部門根據(jù)公司打印、傳真設(shè)備的使用情況，定期統(tǒng)計耗材的使用量，制定耗材采購計劃。耗材采購應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，確保耗材的品質(zhì)符合公司要求。采購的耗材應(yīng)及時入庫，并做好入庫登記，記錄耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購日期、供應(yīng)商等信息。2.耗材發(fā)放員工因工作需要領(lǐng)取耗材時，應(yīng)填寫《耗材領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。《耗材領(lǐng)用申請表》可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)提交，也可到行政部門領(lǐng)取紙質(zhì)表格填寫后交至行政部門。行政部門根據(jù)審批后的《耗材領(lǐng)用申請表》發(fā)放耗材，并做好發(fā)放記錄，記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人員、耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.耗材使用監(jiān)督各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)監(jiān)督本部門員工合理使用耗材，避免浪費。行政部門定期檢查各部門耗材的使用情況，對浪費現(xiàn)象進(jìn)行通報批評，并責(zé)令相關(guān)部門進(jìn)行整改。4.廢舊耗材回收對于廢舊的打印、傳真耗材，如硒鼓、墨盒、紙張等，應(yīng)進(jìn)行分類回收。行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系專業(yè)的回收公司，對廢舊耗材進(jìn)行統(tǒng)一回收處理，確保環(huán)保安全。廢舊耗材回收后，應(yīng)做好回收記錄，記錄回收日期、回收公司、回收耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。安全與保密1.文件資料安全員工在使用打印、傳真設(shè)備過程中，應(yīng)妥善保管好自己的文件資料，防止丟失、被盜或損壞。打印、傳真完成后，應(yīng)及時將文件資料整理歸檔，按照公司檔案管理制度進(jìn)行妥善保管。對于涉及公司機(jī)密的文件資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行處理，不得隨意泄露。2.設(shè)備安全員工應(yīng)愛護(hù)打印、傳真設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞設(shè)備。在使用設(shè)備過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時停止使用，并通知行政部門進(jìn)行維修。下班前，應(yīng)關(guān)閉打印、傳真設(shè)備的電源，確保設(shè)備安全。3.信息安全嚴(yán)禁在公司打印、傳真設(shè)備上存儲、傳輸涉及國家機(jī)密、公司商業(yè)秘密及個人隱私的信息。員工在使用打印、傳真設(shè)備時，應(yīng)注意保護(hù)個人信息安全，避免因操作不當(dāng)而導(dǎo)致信息泄露。對于通過打印、傳真設(shè)備傳輸?shù)闹匾畔ⅲ瑧?yīng)進(jìn)行加密處理，確保信息傳輸?shù)陌踩?。違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未經(jīng)審批擅自使用打印、傳真設(shè)備。打印、傳真與工作無關(guān)的文件資料。浪費紙張、油墨、硒鼓等耗材。故意損壞打印、傳真設(shè)備。泄露公司機(jī)密文件資料。違反本制度其他相關(guān)規(guī)定的行為。2.處理措施對于首次違規(guī)的員工，行政部門將給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，行政部門將視情節(jié)輕重給予書面警告、罰款、降職、辭退等處理措施，并追究