內(nèi)控管理印章管理制度

內(nèi)控管理印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的安全性、合法性和嚴(yán)肅性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等。（三）基本原則1.印章管理遵循“誰使用、誰負(fù)責(zé)”的原則，使用人應(yīng)對印章使用的真實(shí)性、合法性和有效性負(fù)責(zé)。2.嚴(yán)格執(zhí)行印章使用審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門和個(gè)人不得擅自使用印章。3.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，防止印章被盜用、遺失或損壞。二、印章的種類及用途（一）公章1.代表公司對外行使權(quán)力，具有最高法律效力。2.用于公司各類文件、報(bào)告、證明、合同等的簽署。（二）合同專用章1.專門用于公司對外簽訂合同。2.確保合同簽訂的合法性和有效性。（三）財(cái)務(wù)專用章1.用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)活動(dòng)。2.是公司財(cái)務(wù)工作的重要印鑒。（四）法定代表人章1.代表公司法定代表人行使職權(quán)。2.常用于特定的財(cái)務(wù)文件、授權(quán)書等簽署。（五）部門章1.由各部門根據(jù)工作需要自行保管和使用。2.用于部門內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的蓋章確認(rèn)。三、印章的刻制與啟用（一）刻制1.公司印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司實(shí)際需要提出刻章申請。2.申請刻章時(shí)，需填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.行政部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)的正規(guī)刻章單位進(jìn)行印章刻制，確保印章質(zhì)量和安全性。（二）啟用1.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印章取回，并進(jìn)行登記備案。2.印章啟用前，行政部門應(yīng)在《印章啟用登記表》上注明啟用日期、使用范圍等信息，并由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。3.印章啟用后，原印章同時(shí)廢止。四、印章的保管（一）保管責(zé)任1.公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章由行政部門指定專人保管。2.部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。3.印章保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)等條件，并簽訂《印章保管責(zé)任書》。（二）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章保管制度，不得擅自將印章交予他人保管或帶出公司。3.印章保管人員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。五、印章的使用（一）使用流程1.填寫《印章使用申請表》：使用人需詳細(xì)填寫申請表，注明使用印章的文件名稱、編號(hào)、用途、使用日期、份數(shù)等信息，并簽字確認(rèn)。2.審批：根據(jù)印章的使用范圍和審批權(quán)限，將申請表提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，申請表上應(yīng)加蓋批準(zhǔn)人的印章或簽字。3.用?。河≌卤９苋藛T根據(jù)審批后的申請表，對印章進(jìn)行使用，并在《印章使用登記表》上記錄使用情況，包括使用日期、文件名稱、編號(hào)、用途、使用人等信息。4.登記備案：印章使用完畢后，印章保管人員應(yīng)將申請表和《印章使用登記表》進(jìn)行整理歸檔，以備查閱。（二）審批權(quán)限1.公章：涉及公司重大事項(xiàng)、對外簽訂合同等重要文件的蓋章，需經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表審批。2.合同專用章：簽訂合同的蓋章，需經(jīng)合同主辦部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、法定代表人或其授權(quán)代表審批。3.財(cái)務(wù)專用章：用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)活動(dòng)的蓋章，需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。4.法定代表人章：用于特定財(cái)務(wù)文件、授權(quán)書等簽署的蓋章，需經(jīng)法定代表人審批。5.部門章：用于部門內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等蓋章，由各部門負(fù)責(zé)人審批。（三）使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。2.如因工作需要必須在空白紙張上加蓋印章，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在蓋章后對空白紙張進(jìn)行編號(hào)、登記，嚴(yán)格控制使用范圍。3.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非法目的。六、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時(shí)，由行政部門提出申請，并填寫《印章停用申請表》。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政部門應(yīng)及時(shí)通知印章保管人員停止使用印章，并將印章收回。3.印章停用后，行政部門應(yīng)在《印章啟用登記表》上注明停用日期，并將印章妥善保管。（二）銷毀1.對于已停用的印章，行政部門應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、停用原因、銷毀方式等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.印章銷毀應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、熔化等，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程中，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀情況，包括印章名稱、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。4.銷毀后的《印章銷毀申請表》和《印章銷毀登記表》應(yīng)歸檔保存，以備查閱。七、印章的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對印章管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章是否存放在安全可靠的地方，保管人員是否嚴(yán)格遵守保管制度。2.印章使用情況：檢查印章使用是否符合規(guī)定的流程和審批權(quán)限，是否存在擅自使用印章的情況。3.印章登記備案情況：檢查印章刻制、啟用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)的登記備案是否完整、準(zhǔn)確。（三）檢查頻率行政部門應(yīng)定期對印章管理和使用情況進(jìn)行檢查，每月至少檢查一次，并形成檢查報(bào)告。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用印章。2.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。3.擅自擴(kuò)大印章使用范圍或用于其他非法目的。4.印章保管不善，導(dǎo)致印章被盜用、遺失或損壞。5.未按規(guī)定進(jìn)行印章登記備案或銷毀。（二）處理措施1.對于違規(guī)使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪的，將