工作電話使用管理制度

工作電話使用管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司工作電話的使用，確保通訊暢通，提高工作效率，保障公司信息安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.工作電話僅供公司業(yè)務(wù)使用，嚴禁用于私人事務(wù)。2.員工應(yīng)妥善保管工作電話，保持電話暢通，及時接聽和處理工作相關(guān)來電。3.嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)定，不得利用工作電話從事違法違規(guī)活動。二、工作電話的配備與管理（一）電話配備1.根據(jù)工作需要，為員工配備相應(yīng)的工作電話，包括固定電話和移動電話。2.新員工入職時，由行政部門負責(zé)發(fā)放工作電話，并辦理相關(guān)領(lǐng)用手續(xù)。（二）電話管理1.行政部門負責(zé)工作電話的日常管理，包括電話的安裝、調(diào)試、維護、維修等。2.定期對工作電話進行檢查和維護，確保電話正常使用。如發(fā)現(xiàn)電話故障，應(yīng)及時報修，并做好記錄。3.工作電話的費用由公司統(tǒng)一支付，員工應(yīng)按照公司規(guī)定的費用標準使用電話，不得超出限額。如有特殊情況需要增加費用，應(yīng)提前向行政部門申請，經(jīng)批準后方可辦理。三、使用規(guī)范（一）接聽規(guī)范1.員工應(yīng)在電話鈴響三聲內(nèi)接聽工作電話，禮貌問候并自報家門，如“您好，[部門名稱][姓名]”。2.認真傾聽對方講話，記錄重要信息，如有需要，應(yīng)重復(fù)確認信息內(nèi)容，確保準確無誤。3.對于來電咨詢的問題，應(yīng)耐心解答；對于無法當(dāng)場解決的問題，應(yīng)告知對方會及時回復(fù)，并在掛斷電話后盡快處理，及時給予答復(fù)。4.如遇重要來電或緊急事項，應(yīng)立即向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并按照領(lǐng)導(dǎo)指示進行處理。（二）撥打規(guī)范1.撥打工作電話前，應(yīng)明確通話目的，整理好思路，準備好相關(guān)資料。2.撥號后，如遇占線情況，應(yīng)耐心等待，不得頻繁重撥。3.通話過程中，語言表達應(yīng)清晰、簡潔、準確，避免使用模糊、歧義或不文明的語言。4.如需轉(zhuǎn)接電話，應(yīng)先向?qū)Ψ秸f明轉(zhuǎn)接原因，并征得對方同意后，再進行轉(zhuǎn)接操作。轉(zhuǎn)接后，應(yīng)告知被轉(zhuǎn)接人來電者的姓名、部門和事由。（三）信息保密1.員工應(yīng)嚴格遵守公司信息保密制度，不得在工作電話中談?wù)撋婕肮緳C密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息。2.如需在電話中傳遞重要信息，應(yīng)確保信息的安全性，可采用加密、傳真等方式進行傳遞，并要求對方簽收確認。3.不得將工作電話轉(zhuǎn)接給無關(guān)人員或用于非工作目的的通話。（四）特殊情況處理1.如工作電話丟失或被盜，應(yīng)立即向行政部門報告，并采取必要的措施防止信息泄露。同時，配合行政部門進行掛失、補辦等手續(xù)。2.如因工作需要更換工作電話，應(yīng)提前向行政部門申請，經(jīng)批準后辦理相關(guān)更換手續(xù)。在新電話啟用前，應(yīng)確保原電話中的重要信息已妥善備份或處理。四、費用管理（一）費用標準1.公司根據(jù)不同崗位和業(yè)務(wù)需求，制定工作電話費用標準，包括固定電話月租費、通話費、短信費、移動電話套餐費等。2.費用標準將根據(jù)公司實際情況和市場變化適時進行調(diào)整，并及時通知員工。（二）費用報銷1.員工應(yīng)按照公司規(guī)定的費用標準使用工作電話，超出部分由個人承擔(dān)。2.每月末，員工應(yīng)將當(dāng)月工作電話費用明細整理好，提交給行政部門審核。行政部門審核無誤后，統(tǒng)一提交給財務(wù)部門進行報銷。3.費用報銷應(yīng)嚴格按照公司財務(wù)制度執(zhí)行，提供真實、有效的發(fā)票和相關(guān)憑證。如有虛假報銷行為，將按照公司規(guī)定嚴肅處理。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負責(zé)對工作電話的使用情況進行定期監(jiān)督檢查，包括接聽情況、撥打情況、費用使用情況等。2.監(jiān)督檢查可采用電話抽查、查看通話記錄、費用統(tǒng)計分析等方式進行。（二）考核辦法1.將工作電話使用情況納入員工績效考核體系，作為員工績效評估的重要依據(jù)之一。2.對于違反本制度規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的考核扣分，具體考核標準如下：未在電話鈴響三聲內(nèi)接聽工作電話，每次扣0.5分。接聽電話時態(tài)度不禮貌、語言不文明，每次扣1分。因個人原因?qū)е轮匾娫捨醇皶r接聽或處理，影響工作正常開展的，每次扣25分。利用工作電話從事私人事務(wù)，每次扣3分。在電話中談?wù)撋婕肮緳C密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息，每次扣510分。未按照公司規(guī)定的費用標準使用工作電話，超出部分經(jīng)核實后由個人承擔(dān)，并根據(jù)超出金額大小給予相應(yīng)的考核扣分。超出金額在100元以下的，扣3分；超出金額在100500元之間的，扣5分；超出金額在500元以上的，扣10分。工作電話丟失或被盜后未及時報告，導(dǎo)致信息泄露或產(chǎn)生其他不良后果的，每次扣510分。（三）結(jié)果應(yīng)用1.績效考核結(jié)果將與員工的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤。對于工作電話使用表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，將給予適當(dāng)?shù)莫剟詈捅碚谩?.對于違反本制度規(guī)定且考核扣分累計達到一定分值的員工，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行警告、誡勉談話、降職、辭退等處理。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.行政部門定期組織員工進行工作電話使用培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括接聽規(guī)范、撥打規(guī)范、信息保密、費用管理等方面的知識和技能。2.新員工入職時，應(yīng)參加工作電話使用專項培訓(xùn)，確保其熟悉并掌握本制度規(guī)定的各項要求。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部公告、郵件、微信群等渠道，廣泛宣傳工作電話使用管理制度，提高員工對制度的知曉度和遵守意識。2.定期對制度執(zhí)行情況進行總結(jié)和通報，對遵守制度的優(yōu)秀案例進行宣傳推廣，對違反制度的行為進行曝光，起到