公司文書權(quán)限管理制度

公司文書權(quán)限管理制度一、總則（一）目的為加強公司文書管理，規(guī)范文書權(quán)限，確保公司各類文書的起草、審批、發(fā)布、存檔等工作有序進行，提高工作效率，保障公司信息安全與正常運營，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括各部門、分支機構(gòu)及子公司。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：文書管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.分級負(fù)責(zé)原則：根據(jù)文書的重要性、涉及范圍及審批權(quán)限，實行分級管理，明確各級人員職責(zé)。3.高效準(zhǔn)確原則：以提高工作效率為目標(biāo)，確保文書內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范，避免延誤和差錯。4.安全保密原則：嚴(yán)格保護公司文書的機密性，防止信息泄露。二、文書分類及定義（一）行政公文1.公司正式對外發(fā)布的各類公文，如通知、通報、報告、請示、批復(fù)等，用于傳達公司決策、部署工作、溝通信息等。2.行政公文具有嚴(yán)格的格式和行文規(guī)范，由公司行政部門統(tǒng)一歸口管理。（二）業(yè)務(wù)文書1.各業(yè)務(wù)部門在日常工作中產(chǎn)生的各類文書，如合同、協(xié)議、訂單、業(yè)務(wù)報告、技術(shù)文檔等，用于業(yè)務(wù)往來、項目管理、技術(shù)交流等。2.業(yè)務(wù)文書應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點和流程進行起草、審批和管理，確保符合業(yè)務(wù)要求和法律法規(guī)。（三）內(nèi)部文件1.公司內(nèi)部發(fā)布的各類規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作安排、工作計劃、工作總結(jié)等文件，用于規(guī)范公司內(nèi)部管理、指導(dǎo)工作開展。2.內(nèi)部文件由公司各部門負(fù)責(zé)起草和審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布實施。（四）其他文書1.包括員工個人提交的各類申請、報告、請假條等，以及公司與外部單位往來的信函、傳真等。2.其他文書應(yīng)按照相應(yīng)的流程進行處理和管理。三、文書起草（一）職責(zé)分工1.行政公文：由行政部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示或工作需要負(fù)責(zé)起草，涉及多個部門的由相關(guān)部門共同參與起草。2.業(yè)務(wù)文書：由各業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求負(fù)責(zé)起草，專業(yè)性較強的可由專業(yè)人員協(xié)助起草。3.內(nèi)部文件：由各部門根據(jù)工作安排負(fù)責(zé)起草，涉及公司整體管理的由行政部門牽頭起草。（二）起草要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，符合公司政策和法律法規(guī)要求，語言簡潔明了，避免歧義。2.格式規(guī)范，按照公司統(tǒng)一規(guī)定的公文格式或業(yè)務(wù)文書模板進行起草，包括標(biāo)題、文號、主送單位、正文、附件、落款等。3.引用的數(shù)據(jù)、事例等應(yīng)真實可靠，注明出處。4.涉及重要事項、敏感信息或與外部單位合作的文書，應(yīng)進行充分調(diào)研和論證。四、文書審批（一）審批流程1.行政公文：一般行政公文由行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要行政公文需經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司總經(jīng)理審批。2.業(yè)務(wù)文書：一般業(yè)務(wù)文書由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大業(yè)務(wù)文書（如合同金額較大、涉及重要項目等）需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司總經(jīng)理審批。3.內(nèi)部文件：部門內(nèi)部文件由部門負(fù)責(zé)人審批。涉及多個部門或公司整體管理的內(nèi)部文件，由相關(guān)部門會簽后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重要的報公司總經(jīng)理審批。（二）審批要點1.審批人應(yīng)認(rèn)真審核文書內(nèi)容，確保符合公司政策、法律法規(guī)及工作要求，對文書的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性負(fù)責(zé)。2.對于不符合要求的文書，審批人應(yīng)提出修改意見，退回起草部門重新起草。3.審批人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審批，不得拖延。五、文書發(fā)布（一）發(fā)布方式1.行政公文：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布，必要時可印發(fā)紙質(zhì)文件。2.業(yè)務(wù)文書：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)文件等方式發(fā)布。3.內(nèi)部文件：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布，供員工查閱和下載。（二）發(fā)布范圍1.行政公文根據(jù)內(nèi)容確定主送單位和抄送單位，確保相關(guān)人員及時了解。2.業(yè)務(wù)文書按照業(yè)務(wù)流程和涉及范圍確定發(fā)送對象。3.內(nèi)部文件根據(jù)文件性質(zhì)和適用范圍確定發(fā)布范圍，確保員工能夠獲取所需信息。（三）發(fā)布記錄對文書的發(fā)布時間、發(fā)布方式、發(fā)布范圍等進行記錄，以便查詢和追溯。六、文書存檔（一）存檔要求1.各類文書應(yīng)及時進行存檔，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.存檔文件應(yīng)按照分類和編號順序進行整理，便于查找和管理。3.電子文檔應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上。（二）存檔期限1.行政公文、重要業(yè)務(wù)文書和內(nèi)部文件的存檔期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[具體年限]年。2.一般性業(yè)務(wù)文書和其他文書的存檔期限根據(jù)實際情況確定，但不得少于[最低年限]年。（三）查閱與借閱1.公司員工因工作需要查閱存檔文書，應(yīng)填寫《文書查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱公司存檔文書，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.因特殊情況需要借閱存檔文書的，應(yīng)填寫《文書借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天。七、文書保密（一）保密措施1.對涉及公司機密的文書，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，明確保密級別和知悉范圍。2.文書起草、審批、發(fā)布、存檔等環(huán)節(jié)應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.存儲機密文書的電子設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼保護，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管。（二）人員管理1.接觸機密文書的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.加強對員工的保密教育，提高保密意識，防止因疏忽或違規(guī)導(dǎo)致信息泄露。八、文書修訂與廢止（一）修訂1.當(dāng)文書所依據(jù)的法律法規(guī)、政策發(fā)生變化，或公司業(yè)務(wù)調(diào)整、實際工作需要時，應(yīng)對文書進行修訂。2.文書修訂由原起草部門負(fù)責(zé)，按照文書起草、審批、發(fā)布的流程進行。3.修訂后的文書應(yīng)及時更新存檔，并通知相關(guān)人員。（二）廢止1.當(dāng)文書已不再適用或失去效力時，應(yīng)及時廢止。2.文書廢止由原審批部門負(fù)責(zé)審批，審批通過后在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布廢止通知，并從存檔文件中移除。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司行政部門負(fù)責(zé)對文書管理工作進行定期監(jiān)督檢查，確保制度執(zhí)行到位。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文書起草的規(guī)范性、審批流程的執(zhí)行情況、發(fā)布的及時性、存檔的完整性等。（二）考核機制1.將文書管理工作納入員工績效考核體系，對在文書管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個