公司部門用紙管理制度

公司部門用紙管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司部門用紙管理，規(guī)范用紙行為，節(jié)約用紙資源，降低辦公成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門。（三）管理原則1.節(jié)約原則：倡導(dǎo)全體員工樹立節(jié)約意識(shí)，合理使用紙張，避免浪費(fèi)。2.規(guī)范原則：明確用紙流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保用紙行為規(guī)范、有序。3.高效原則：在滿足工作需求的前提下，提高用紙效率，減少不必要的紙張消耗。二、用紙分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公用紙1.定義：用于日常辦公文件打印、復(fù)印、書寫等用途的紙張，如A4、A3紙等。2.標(biāo)準(zhǔn)：優(yōu)先選用80克及以上的優(yōu)質(zhì)紙張，以保證打印和書寫效果。對(duì)于非重要文件，可雙面打印或使用紙張的空白背面進(jìn)行書寫。（二）便簽紙1.定義：用于臨時(shí)記錄、留言等簡(jiǎn)短信息的小型紙張。2.標(biāo)準(zhǔn)：統(tǒng)一使用公司指定規(guī)格的便簽紙，避免隨意使用其他紙張代替。（三）復(fù)印紙1.定義：專門用于復(fù)印機(jī)復(fù)印文件的紙張。2.標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)復(fù)印機(jī)型號(hào)和復(fù)印需求，選擇合適規(guī)格的復(fù)印紙，確保復(fù)印效果清晰。（四）傳真紙1.定義：用于傳真機(jī)收發(fā)傳真的紙張。2.標(biāo)準(zhǔn)：使用專用的傳真紙，確保傳真內(nèi)容清晰、完整，不易褪色。三、用紙申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.各部門員工因工作需要用紙時(shí)，應(yīng)填寫《用紙申請(qǐng)表》，注明用紙種類、數(shù)量、用途等信息。2.將《用紙申請(qǐng)表》提交給部門負(fù)責(zé)人審批。（二）審批權(quán)限1.部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批本部門員工的用紙申請(qǐng)，對(duì)于常規(guī)用紙申請(qǐng)，應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)完成審批。2.對(duì)于涉及重要項(xiàng)目或大量用紙的申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)完成審批。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要臨時(shí)用紙，可先口頭向部門負(fù)責(zé)人說(shuō)明情況，事后及時(shí)補(bǔ)辦《用紙申請(qǐng)表》。2.對(duì)于因工作需要臨時(shí)增加用紙數(shù)量的申請(qǐng)，應(yīng)按照上述審批流程進(jìn)行補(bǔ)充審批。四、用紙采購(gòu)與發(fā)放（一）采購(gòu)計(jì)劃1.行政部門根據(jù)各部門的用紙申請(qǐng)情況，每月定期統(tǒng)計(jì)用紙需求，制定用紙采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括用紙種類、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，并提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購(gòu)實(shí)施1.行政部門根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的采購(gòu)流程進(jìn)行操作，確保采購(gòu)的紙張質(zhì)量符合要求，價(jià)格合理。（三）發(fā)放管理1.行政部門收到采購(gòu)的紙張后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)紙張的種類、數(shù)量、質(zhì)量等信息。2.驗(yàn)收合格后，按照各部門的用紙申請(qǐng)數(shù)量進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括用紙部門、用紙種類、數(shù)量、發(fā)放時(shí)間等信息。五、用紙使用規(guī)范（一）打印規(guī)范1.打印文件前，應(yīng)仔細(xì)校對(duì)文件內(nèi)容，確保無(wú)誤后再進(jìn)行打印，避免因錯(cuò)誤而重復(fù)打印。2.合理設(shè)置打印格式，如字體、字號(hào)、行距等，在滿足閱讀要求的前提下，盡量縮小文件篇幅，減少紙張使用量。3.提倡雙面打印，對(duì)于篇幅較長(zhǎng)的文件，應(yīng)優(yōu)先選擇雙面打印。對(duì)于單面打印的文件，應(yīng)盡量使用紙張的空白背面進(jìn)行草稿書寫或記錄其他信息。（二）復(fù)印規(guī)范1.復(fù)印文件時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和使用需求，合理選擇復(fù)印份數(shù)，避免過(guò)度復(fù)印。2.對(duì)于需要雙面復(fù)印的文件，應(yīng)確保兩面內(nèi)容完整、清晰，避免出現(xiàn)漏印、重印等情況。3.復(fù)印文件后，應(yīng)及時(shí)整理好復(fù)印件，將不需要的復(fù)印件進(jìn)行銷毀或妥善保存，避免浪費(fèi)。（三）書寫規(guī)范1.使用便簽紙或筆記本進(jìn)行書寫時(shí)，應(yīng)盡量充分利用紙張空間，避免隨意撕頁(yè)或丟棄。2.對(duì)于重要的書寫記錄，應(yīng)妥善保存，以便日后查閱。對(duì)于不再使用的書寫記錄，應(yīng)按照公司的文件銷毀規(guī)定進(jìn)行處理。（四）傳真規(guī)范1.發(fā)送傳真前，應(yīng)確認(rèn)傳真內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，并將傳真文件整理好，避免出現(xiàn)褶皺、破損等情況。2.接收傳真后，應(yīng)及時(shí)將傳真文件進(jìn)行整理和歸檔，對(duì)于不需要的傳真文件，應(yīng)按照公司的文件銷毀規(guī)定進(jìn)行處理。六、用紙回收與再利用（一）回收范圍1.各部門應(yīng)將使用過(guò)的單面打印、復(fù)印紙張，以及空白的便簽紙、筆記本等進(jìn)行回收。2.對(duì)于廢棄的傳真紙、復(fù)寫紙等特殊紙張，也應(yīng)進(jìn)行分類回收。（二）回收方式1.各部門應(yīng)設(shè)置專門的紙張回收箱，將回收的紙張分類存放。2.行政部門定期對(duì)各部門的紙張回收箱進(jìn)行清理，將回收的紙張統(tǒng)一收集到公司指定的地點(diǎn)。（三）再利用處理1.對(duì)于回收的紙張，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行整理和篩選，將可再利用的紙張進(jìn)行分類存放。2.對(duì)于可再利用的紙張，可用于內(nèi)部文件的草稿打印、便簽記錄等用途，以實(shí)現(xiàn)紙張的循環(huán)利用。3.對(duì)于無(wú)法再利用的紙張，應(yīng)按照公司的文件銷毀規(guī)定進(jìn)行處理，確保信息安全。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門的用紙情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括用紙申請(qǐng)、審批、使用、回收等環(huán)節(jié)。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工用紙行為的監(jiān)督管理，確保本部門員工遵守公司的用紙管理制度。（二）檢查方式1.行政部門可通過(guò)查閱《用紙申請(qǐng)表》、發(fā)放記錄、回收記錄等文件資料，以及實(shí)地查看各部門的紙張使用和回收情況等方式進(jìn)行檢查。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門和人員發(fā)出整改通知，要求其限期整改。（三）考核與獎(jiǎng)懲1.將各部門的用紙管理情況納入公司的績(jī)效考核體系，對(duì)于用紙管理規(guī)范、節(jié)約用紙效果顯著的部門和個(gè)人，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于違反公司用紙管理制度，浪費(fèi)紙張的部門和個(gè)人，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，處罰方式包括警告、罰款、績(jī)效扣