學(xué)校培訓(xùn)采購(gòu)管理制度VIP

學(xué)校培訓(xùn)采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范學(xué)校培訓(xùn)采購(gòu)管理工作，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性、規(guī)范性、科學(xué)性和效益性，保障培訓(xùn)教學(xué)及相關(guān)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各類培訓(xùn)項(xiàng)目所需的物資、服務(wù)等采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于教材教具采購(gòu)、培訓(xùn)場(chǎng)地租賃、師資聘請(qǐng)、設(shè)備購(gòu)置等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：遵循公平競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等參與機(jī)會(huì)，不偏袒任何一方。3.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)學(xué)校成立采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)為：1.審議采購(gòu)管理制度、采購(gòu)計(jì)劃和重大采購(gòu)項(xiàng)目。2.對(duì)采購(gòu)過程中的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)工作中的爭(zhēng)議和問題。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門學(xué)校設(shè)立采購(gòu)管理部門，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)工作的組織實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購(gòu)工作流程和操作規(guī)范。2.編制采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)需求和預(yù)算。3.組織采購(gòu)活動(dòng)，包括供應(yīng)商選擇、采購(gòu)談判、合同簽訂等。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，確保采購(gòu)物品和服務(wù)符合要求。5.建立采購(gòu)檔案，保存采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)資料。（三）需求部門各培訓(xùn)項(xiàng)目相關(guān)部門為采購(gòu)需求部門，負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，配合采購(gòu)管理部門開展采購(gòu)工作。其職責(zé)如下：1.根據(jù)培訓(xùn)教學(xué)及工作實(shí)際需要，準(zhǔn)確詳細(xì)地填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，明確采購(gòu)物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購(gòu)過程中的技術(shù)交流、評(píng)標(biāo)等活動(dòng)，提供專業(yè)意見和建議。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)物品或服務(wù)的使用和驗(yàn)收工作，及時(shí)反饋使用過程中出現(xiàn)的問題。三、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)管理部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門及需求部門，根據(jù)學(xué)校培訓(xùn)發(fā)展規(guī)劃、年度培訓(xùn)計(jì)劃和實(shí)際工作需要，編制年度采購(gòu)預(yù)算。2.采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、金額、資金來源等內(nèi)容，并按照學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算管理要求進(jìn)行審核和審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申報(bào)和審批。2.采購(gòu)管理部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。（三）預(yù)算調(diào)整1.當(dāng)出現(xiàn)下列情況時(shí)，可申請(qǐng)調(diào)整采購(gòu)預(yù)算：因培訓(xùn)計(jì)劃變更、政策調(diào)整等原因?qū)е虏少?gòu)需求發(fā)生重大變化。市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大，原預(yù)算已無法滿足采購(gòu)需求。其他不可預(yù)見的因素影響采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行。2.采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)需求部門、采購(gòu)管理部門和財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。四、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)培訓(xùn)教學(xué)及工作需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并簽字蓋章。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交采購(gòu)管理部門。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)管理部門收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核。2.對(duì)于金額較小的采購(gòu)項(xiàng)目，由采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大或重大采購(gòu)項(xiàng)目，報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（三）采購(gòu)實(shí)施1.制定采購(gòu)方案：采購(gòu)管理部門根據(jù)采購(gòu)審批結(jié)果，制定具體的采購(gòu)方案，包括采購(gòu)方式選擇、采購(gòu)文件編制、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等。2.選擇采購(gòu)方式：公開招標(biāo)：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的項(xiàng)目。通過發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商投標(biāo)，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)供應(yīng)商。邀請(qǐng)招標(biāo)：對(duì)于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目，或采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購(gòu)項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大的項(xiàng)目，可采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式。由采購(gòu)管理部門向不少于三家具備承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目能力、資信良好的特定供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。競(jìng)爭(zhēng)性談判：當(dāng)招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的，采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的，可采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式。與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，從中確定成交供應(yīng)商。單一來源采購(gòu)：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的，發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的，必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過原合同采購(gòu)金額百分之十的，可采用單一來源采購(gòu)方式。與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購(gòu)合同。詢價(jià)：采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用詢價(jià)方式。向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，確定成交供應(yīng)商。3.編制采購(gòu)文件：根據(jù)采購(gòu)方式，編制相應(yīng)的采購(gòu)文件，如招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件等。采購(gòu)文件應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。4.發(fā)布采購(gòu)信息：采用公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)方式的，應(yīng)在規(guī)定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請(qǐng)書。采用競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)方式的，應(yīng)向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)邀請(qǐng)。5.供應(yīng)商選擇與評(píng)審：采購(gòu)管理部門接收供應(yīng)商的響應(yīng)文件，并組織相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審人員應(yīng)包括需求部門代表、技術(shù)專家、財(cái)務(wù)人員等。按照采購(gòu)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)或談判、詢價(jià)要求，對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、服務(wù)承諾、信譽(yù)等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，確定成交供應(yīng)商。6.采購(gòu)談判與合同簽訂：采購(gòu)管理部門與成交供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，就采購(gòu)合同的條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。雙方簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購(gòu)合同應(yīng)報(bào)學(xué)校法律事務(wù)部門或相關(guān)專業(yè)人員審核后生效。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)物品到貨前，采購(gòu)管理部門應(yīng)通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.需求部門應(yīng)按照采購(gòu)合同要求，對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面。3.驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)填寫《采購(gòu)驗(yàn)收單》，并簽字蓋章。如驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)管理部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，直至達(dá)到合同要求。（五）采購(gòu)付款1.采購(gòu)管理部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)表》，附上采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)資料，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門按照學(xué)校財(cái)務(wù)管理制度和采購(gòu)合同約定，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核無誤后報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。3.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)，將款項(xiàng)支付給供應(yīng)商。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購(gòu)管理部門建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)情況、聯(lián)系方式等資料。2.制定供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等資質(zhì)證書，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、信譽(yù)狀況、財(cái)務(wù)狀況，產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)水平、售后服務(wù)能力等方面。3.對(duì)申請(qǐng)進(jìn)入供應(yīng)商信息庫(kù)的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商方可進(jìn)入信息庫(kù)。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核1.采購(gòu)管理部門定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核。評(píng)價(jià)方式可包括問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等。2.建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，包括產(chǎn)品質(zhì)量合格率、交貨及時(shí)率、售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間、客戶投訴率等指標(biāo)。3.根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限制合作甚至淘汰。（三）供應(yīng)商淘汰1.當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)下列情況之一時(shí)，采購(gòu)管理部門應(yīng)將其從供應(yīng)商信息庫(kù)中淘汰：提供虛假資質(zhì)證明或產(chǎn)品質(zhì)量嚴(yán)重不合格。多次不能按時(shí)交貨，影響學(xué)校培訓(xùn)工作正常開展。售后服務(wù)不到位，客戶投訴較多且拒不整改。有商業(yè)賄賂等違法違規(guī)行為。2.被淘汰的供應(yīng)商在一定期限內(nèi)不得再次進(jìn)入學(xué)校供應(yīng)商信息庫(kù)。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)管理部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)不同的采購(gòu)項(xiàng)目和采購(gòu)環(huán)節(jié)，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)：建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的物資，可采用套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同等方式鎖定價(jià)格。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：在采購(gòu)合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任和賠償條款。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，定期評(píng)估供應(yīng)商的履約能力。要求供應(yīng)商提供履約保證金或銀行保函。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款。加強(qiáng)采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。定期對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行質(zhì)量抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.法律風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保采購(gòu)合同的合法性和有效性。重大采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)咨詢學(xué)校法律事務(wù)部門或聘請(qǐng)法律顧問，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。七、采購(gòu)檔案管理（一）檔案內(nèi)容采購(gòu)檔案應(yīng)包括采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)審批文件、采購(gòu)文件（招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件等）、供應(yīng)商響應(yīng)文件、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的資料。（二）檔案整理與保管1.采購(gòu)管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的整理和保管工作，按照檔案管理要求對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂。2.采購(gòu)檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照學(xué)校檔案管理規(guī)定執(zhí)行。電子檔案應(yīng)做好備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱采購(gòu)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。2.如需借閱采購(gòu)檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)人和學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或涂改檔案內(nèi)容。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督