制定公司文件管理制度

制定公司文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的有效控制，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)文件管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位涉及的各類文件管理。（三）文件分類1.公司制度類文件：包括公司章程、基本管理制度、一般管理制度等，是公司運(yùn)營管理的基本準(zhǔn)則和規(guī)范。2.行政公文類文件：如通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)等，用于公司內(nèi)部及與外部單位之間的行政事務(wù)溝通與處理。3.業(yè)務(wù)文檔類文件：涵蓋各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表等，與公司具體業(yè)務(wù)活動緊密相關(guān)。4.人事檔案類文件：包含員工個人檔案、人事任免文件、績效考核記錄、培訓(xùn)資料等，用于員工管理和人力資源開發(fā)。5.財(cái)務(wù)文件類：如財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算報(bào)告、審計(jì)文件等，涉及公司財(cái)務(wù)狀況和資金運(yùn)作。6.其他文件：如會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、宣傳資料等，不屬于上述分類的其他各類文件。（四）管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)公司文件管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃與組織實(shí)施。制定和完善文件管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、編號、歸檔、保管和查閱等日常管理工作。定期對文件進(jìn)行清理、鑒定和銷毀，確保文件的完整性和有效性。2.各部門負(fù)責(zé)本部門文件的起草、審核、修訂和整理工作，并及時提交行政部門歸檔。嚴(yán)格執(zhí)行公司文件管理制度，妥善保管本部門的文件資料，確保文件的安全與保密。根據(jù)工作需要，按規(guī)定程序查閱、借閱公司文件，并做好登記和歸還工作。3.文件起草人負(fù)責(zé)文件的具體起草工作，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、符合公司實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求。對文件的修訂和更新負(fù)責(zé)，及時根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理要求進(jìn)行修改完善。二、文件的起草與審核（一）起草要求1.文件起草應(yīng)主題明確、邏輯清晰、語言規(guī)范、格式統(tǒng)一。2.涉及公司重要事項(xiàng)、重大決策或?qū)居休^大影響的文件，起草前應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)研和論證，廣泛征求相關(guān)部門和人員的意見。3.文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映公司的方針政策、工作要求和實(shí)際情況，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或相互矛盾的表述。（二）審核流程1.部門初審：文件起草完成后，起草部門負(fù)責(zé)人應(yīng)首先對文件內(nèi)容進(jìn)行審核，確保文件符合本部門工作實(shí)際和相關(guān)業(yè)務(wù)要求，審核通過后簽字確認(rèn)。2.會簽審核：對于涉及多個部門的文件，需進(jìn)行會簽審核。起草部門應(yīng)將文件發(fā)送至相關(guān)部門會簽，各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出審核意見，如無異議則簽字確認(rèn)。會簽過程中如有分歧，起草部門應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)溝通，達(dá)成一致意見后對文件進(jìn)行修改完善。3.法務(wù)審核：重要文件或涉及法律事務(wù)的文件，應(yīng)提交公司法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險。4.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)部門初審、會簽審核和法務(wù)審核通過的文件，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和工作要求，對文件進(jìn)行全面審查，做出批準(zhǔn)、修改或駁回的決定。三、文件的編號與格式（一）編號規(guī)則1.公司制度類文件編號：采用“公司簡稱+制度類別+年份+序號”的格式。例如：[公司簡稱]GL20XX0X，其中“GL”表示管理制度類別，“20XX”為年份，“0X”為序號。2.行政公文類文件編號：按照公司規(guī)定的公文編號規(guī)則執(zhí)行，一般由發(fā)文部門代字、年份、序號組成。例如：[發(fā)文部門代字][年份][序號]。3.業(yè)務(wù)文檔類文件編號：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求自行設(shè)定編號規(guī)則，但應(yīng)保證編號的唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的識別和管理。4.人事檔案類文件編號：采用員工工號或其他特定標(biāo)識進(jìn)行編號，確保每份檔案編號的唯一性。5.財(cái)務(wù)文件類編號：按照財(cái)務(wù)部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般結(jié)合年份、文件類別和序號進(jìn)行編號。6.其他文件編號：根據(jù)文件性質(zhì)和管理需要，由行政部門統(tǒng)一制定編號規(guī)則。（二）格式規(guī)范1.頁面設(shè)置：文件頁面一般采用A4紙，頁邊距上下左右各設(shè)置為2.5cm。2.字體字號：標(biāo)題一般采用二號黑體字，正文采用三號仿宋體字，一級標(biāo)題采用四號黑體字，二級標(biāo)題采用小四號黑體字，三級標(biāo)題采用五號黑體字。3.段落格式：正文段落首行縮進(jìn)2個字符，行距一般為固定值28磅。4.頁眉頁腳：頁眉一般設(shè)置為公司名稱，頁腳設(shè)置頁碼，頁碼居中顯示。5.文件排版：文件內(nèi)容應(yīng)層次分明、條理清晰，不同級別的標(biāo)題應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行排版，確保文件的規(guī)范性和美觀性。四、文件的收發(fā)與登記（一）收文管理1.行政部門負(fù)責(zé)公司各類文件的簽收工作，對收到的文件應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.收文后，行政部門應(yīng)及時在《文件收文登記表》上進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄文件的編號、來文單位、文件標(biāo)題、文號、收文日期、份數(shù)等信息。3.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，行政部門對收文進(jìn)行分類處理：屬于一般性通知、通報(bào)等文件，直接分發(fā)給相關(guān)部門閱知。涉及重要事項(xiàng)、需要公司領(lǐng)導(dǎo)批示或各部門辦理的文件，及時呈送公司領(lǐng)導(dǎo)，并按照領(lǐng)導(dǎo)批示意見轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門辦理。對于需存檔的文件，在登記后及時進(jìn)行歸檔處理。（二）發(fā)文管理1.文件起草部門完成文件起草、審核、領(lǐng)導(dǎo)審批等流程后，將文件提交至行政部門進(jìn)行發(fā)文登記。2.行政部門在《文件發(fā)文登記表》上詳細(xì)記錄文件的編號、發(fā)文部門、文件標(biāo)題、文號、發(fā)文日期、主送單位、抄送單位、份數(shù)等信息。3.根據(jù)文件的發(fā)送范圍，行政部門通過郵件、公文系統(tǒng)、專人送達(dá)等方式進(jìn)行發(fā)文，并確保文件準(zhǔn)確無誤地送達(dá)收件單位或個人。4.對于重要文件或需要回執(zhí)的文件，行政部門應(yīng)要求收件單位或個人在規(guī)定時間內(nèi)反饋簽收情況或辦理結(jié)果。五、文件的傳閱與借閱（一）傳閱管理1.行政部門收到需要傳閱的文件后，應(yīng)按照文件規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱。2.傳閱文件時，行政部門應(yīng)填寫《文件傳閱登記表》，記錄文件的傳閱時間、傳閱人姓名、傳閱意見等信息。3.傳閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成文件傳閱，并在《文件傳閱登記表》上簽字確認(rèn)。如對文件有意見或建議，應(yīng)在傳閱意見欄中注明。4.行政部門應(yīng)及時跟蹤文件的傳閱情況，對于傳閱過程中出現(xiàn)的問題或延誤，及時進(jìn)行協(xié)調(diào)解決，確保文件傳閱的順暢和高效。（二）借閱管理1.因工作需要借閱公司文件的部門或個人，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，借閱人將《文件借閱申請表》提交至行政部門，行政部門根據(jù)申請表內(nèi)容進(jìn)行文件借閱登記，并將文件提供給借閱人。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借、涂改或丟失文件。如需復(fù)印文件，應(yīng)提前向行政部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時歸還所借文件，行政部門在核對文件無誤后，在《文件借閱登記表》上注明歸還日期，并辦理借閱注銷手續(xù)。如借閱人因特殊原因需要延長借閱期限，應(yīng)提前向行政部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。六、文件的歸檔與保管（一）歸檔要求1.文件形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，按照公司文件管理制度的規(guī)定，及時將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、真實(shí)有效，符合文件形成的實(shí)際過程和歷史面貌。2.歸檔文件應(yīng)按照文件分類和編號規(guī)則進(jìn)行分類整理，編制《文件歸檔目錄》，詳細(xì)記錄文件的編號、名稱、日期、來源等信息，便于查找和利用。3.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂、編目、裝盒等處理；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并按照公司電子文件管理規(guī)定進(jìn)行存儲和管理，確保電子文件的可讀性和可利用性。（二）保管期限1.公司制度類文件、重要業(yè)務(wù)文檔類文件等具有長期保存價值的文件，保管期限為永久。2.行政公文類文件、一般性業(yè)務(wù)文檔類文件等，保管期限為[X]年。3.人事檔案類文件、財(cái)務(wù)文件類文件等，按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管。（三）保管措施1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保文件的安全保管。2.文件檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.對歸檔文件應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)文件損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入文件檔案室，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機(jī)密，確保檔案信息的安全。七、文件的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱文件應(yīng)遵循以下權(quán)限規(guī)定：公司領(lǐng)導(dǎo)可查閱公司所有文件。部門負(fù)責(zé)人可查閱與本部門工作相關(guān)的文件。其他人員因工作需要查閱文件，應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在行政部門的監(jiān)督下查閱。2.涉及公司機(jī)密的文件，查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱原因等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，查閱人將《文件查閱申請表》提交至行政部門。行政部門根據(jù)申請表內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中查詢文件存放位置，并安排查閱場所。3.查閱人在行政部門指定的場所查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。如需復(fù)印文件，應(yīng)按照文件借閱管理規(guī)定辦理復(fù)印申請手續(xù)。4.查閱人查閱文件完畢后，應(yīng)在《文件查閱登記表》上簽字確認(rèn)，行政部門對查閱情況進(jìn)行記錄。（三）文件使用1.文件使用人應(yīng)按照文件規(guī)定的用途和范圍使用文件，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或改變文件內(nèi)容。2.如需引用文件內(nèi)容，應(yīng)注明文件的名稱、編號、出處等信息，確保引用的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.文件使用過程中如發(fā)現(xiàn)文件存在錯誤或需要進(jìn)一步解釋的地方，應(yīng)及時與文件起草部門或行政部門聯(lián)系，不得擅自修改或處理文件。八、文件的修訂與廢止（一）修訂原則1.文件修訂應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)變化、管理要求調(diào)整等實(shí)際情況，及時對文件進(jìn)行修訂和完善，確保文件的有效性和適應(yīng)性。2.文件修訂應(yīng)遵循“誰起草、誰修訂”的原則，原文件起草部門負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行修訂。如因人員變動等原因，原起草部門無法承擔(dān)修訂工作的，由行政部門指定相關(guān)部門進(jìn)行修訂。（二）修訂流程1.文件起草部門或行政部門根據(jù)文件修訂需求，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂的原因、內(nèi)容、范圍等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，將《文件修訂申請表》提交至行政部門。行政部門按照文件起草與審核流程，組織相關(guān)部門對修訂后的文件進(jìn)行審核、會簽、法務(wù)審核和領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批通過的修訂文件，行政部門應(yīng)及時更新文件內(nèi)容，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的記錄。同時，將修訂后的文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，確保文件的有效傳達(dá)和執(zhí)行。（三）廢止管理1.因文件修訂、公司業(yè)務(wù)調(diào)整、法律法規(guī)變更等原因，導(dǎo)致文件不再適用或失去效力的，應(yīng)及時予以廢止