展廳宣傳物料管理制度

展廳宣傳物料管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司展廳宣傳物料的管理，規(guī)范物料的采購(gòu)、使用、存儲(chǔ)及核銷等流程，確保宣傳物料的有效利用，提升展廳宣傳效果，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司展廳內(nèi)所有宣傳物料的管理，包括但不限于宣傳冊(cè)、海報(bào)、展架、模型、電子宣傳資料等。3.職責(zé)分工市場(chǎng)部負(fù)責(zé)展廳宣傳物料需求的規(guī)劃與提報(bào)，根據(jù)展廳展示內(nèi)容及推廣活動(dòng)制定物料需求計(jì)劃。負(fù)責(zé)宣傳物料的設(shè)計(jì)、制作委托及相關(guān)合同的簽訂與執(zhí)行跟蹤。負(fù)責(zé)宣傳物料的驗(yàn)收工作，確保物料符合設(shè)計(jì)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。行政部負(fù)責(zé)宣傳物料的采購(gòu)工作，根據(jù)市場(chǎng)部提報(bào)的需求計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。負(fù)責(zé)宣傳物料的存儲(chǔ)管理，建立物料倉(cāng)庫(kù)，確保物料的安全存儲(chǔ)和妥善保管。負(fù)責(zé)宣傳物料的發(fā)放與回收工作，根據(jù)使用部門(mén)的申請(qǐng)進(jìn)行物料發(fā)放，并在使用完畢后及時(shí)回收。使用部門(mén)負(fù)責(zé)根據(jù)實(shí)際工作需要，提前向市場(chǎng)部提交宣傳物料使用申請(qǐng)。負(fù)責(zé)宣傳物料的現(xiàn)場(chǎng)使用、擺放及維護(hù)，確保物料的正常展示和使用效果。負(fù)責(zé)宣傳物料使用后的及時(shí)歸還或核銷工作，配合行政部做好物料的盤(pán)點(diǎn)工作。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)宣傳物料采購(gòu)費(fèi)用的審核與報(bào)銷工作，確保費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)制度。參與宣傳物料的盤(pán)點(diǎn)工作，對(duì)物料的價(jià)值核算進(jìn)行監(jiān)督。宣傳物料的規(guī)劃與需求提報(bào)1.規(guī)劃原則緊密?chē)@公司展廳的主題和定位，結(jié)合不同時(shí)期的宣傳重點(diǎn)和推廣活動(dòng)，制定合理的物料規(guī)劃。充分考慮物料的實(shí)用性、美觀性和創(chuàng)新性，確保物料能夠有效吸引觀眾注意力，傳遞公司品牌形象和產(chǎn)品信息。注重物料的成本效益，在保證宣傳效果的前提下，合理控制物料采購(gòu)成本。2.需求提報(bào)流程各使用部門(mén)應(yīng)在開(kāi)展相關(guān)展廳活動(dòng)或宣傳任務(wù)前[X]個(gè)工作日，填寫(xiě)《展廳宣傳物料需求申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱“申請(qǐng)表”），詳細(xì)說(shuō)明所需物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交至市場(chǎng)部。市場(chǎng)部收到申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行審核和匯總，結(jié)合展廳整體宣傳計(jì)劃和物料庫(kù)存情況，對(duì)需求進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整。如遇特殊情況需要緊急增加物料需求，應(yīng)在申請(qǐng)表上注明原因，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交市場(chǎng)部。市場(chǎng)部根據(jù)審核后的需求計(jì)劃，制定詳細(xì)的宣傳物料設(shè)計(jì)制作方案，明確物料的設(shè)計(jì)風(fēng)格、內(nèi)容要求、制作工藝等，并與使用部門(mén)進(jìn)行溝通確認(rèn)。如使用部門(mén)對(duì)設(shè)計(jì)制作方案有異議，應(yīng)及時(shí)提出修改意見(jiàn)，市場(chǎng)部根據(jù)意見(jiàn)進(jìn)行調(diào)整，直至雙方達(dá)成一致。宣傳物料的設(shè)計(jì)與制作1.設(shè)計(jì)要求宣傳物料的設(shè)計(jì)應(yīng)符合公司品牌形象和視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)（VIS）的要求，保持風(fēng)格統(tǒng)一、色彩協(xié)調(diào)。設(shè)計(jì)內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確傳達(dá)公司產(chǎn)品信息、服務(wù)理念和宣傳重點(diǎn)，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、語(yǔ)病或歧義性表述。注重設(shè)計(jì)的創(chuàng)新性和吸引力，結(jié)合展廳的展示環(huán)境和目標(biāo)受眾特點(diǎn)，采用新穎的設(shè)計(jì)手法和表現(xiàn)形式，提高物料的視覺(jué)沖擊力和可讀性。2.制作委托市場(chǎng)部根據(jù)設(shè)計(jì)制作方案，選擇具有相應(yīng)資質(zhì)和經(jīng)驗(yàn)的供應(yīng)商進(jìn)行宣傳物料的制作委托。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和比較，確保供應(yīng)商能夠提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，并具備良好的信譽(yù)和口碑。市場(chǎng)部與選定的供應(yīng)商簽訂《宣傳物料制作合同》（以下簡(jiǎn)稱“合同”），明確雙方的權(quán)利義務(wù)、制作要求、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、付款方式等內(nèi)容。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本提交至行政部和財(cái)務(wù)部備案。市場(chǎng)部負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通制作進(jìn)度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決制作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。如因供應(yīng)商原因?qū)е挛锪辖桓堆舆t或質(zhì)量不符合要求，市場(chǎng)部應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任，并要求其采取補(bǔ)救措施。3.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)宣傳物料制作完成后，供應(yīng)商應(yīng)提前通知市場(chǎng)部進(jìn)行驗(yàn)收。市場(chǎng)部組織相關(guān)人員（包括使用部門(mén)代表）按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計(jì)要求對(duì)物料進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物料的外觀質(zhì)量、尺寸規(guī)格、印刷效果、材質(zhì)選用、內(nèi)容準(zhǔn)確性等方面。如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問(wèn)題或不符合設(shè)計(jì)要求，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商進(jìn)行整改或重新制作，直至驗(yàn)收合格為止。驗(yàn)收合格后，市場(chǎng)部應(yīng)填寫(xiě)《宣傳物料驗(yàn)收單》，經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，作為物料交付和付款的依據(jù)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)在驗(yàn)收單上注明不合格原因，并要求供應(yīng)商限期整改，整改完成后重新進(jìn)行驗(yàn)收。宣傳物料的采購(gòu)1.采購(gòu)流程行政部根據(jù)市場(chǎng)部提報(bào)的宣傳物料需求計(jì)劃和驗(yàn)收合格的物料清單，進(jìn)行采購(gòu)工作。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)遵循“貨比三家、擇優(yōu)采購(gòu)”的原則，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)。行政部與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。采購(gòu)合同應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定和法律法規(guī)要求，并確保合同條款清晰、明確、無(wú)歧義。行政部負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通交貨進(jìn)度，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t或貨物短缺，行政部應(yīng)及時(shí)采取措施督促供應(yīng)商履行合同義務(wù)，并向市場(chǎng)部反饋相關(guān)情況。物料到貨后，行政部應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫(xiě)《宣傳物料入庫(kù)單》。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其更換貨物或采取其他補(bǔ)救措施。2.采購(gòu)預(yù)算控制財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)宣傳物料采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算控制，根據(jù)公司年度預(yù)算計(jì)劃和實(shí)際需求，合理安排采購(gòu)資金。行政部在采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)成本，確保采購(gòu)價(jià)格合理、公正。如因特殊原因需要超出預(yù)算采購(gòu)，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明原因和預(yù)計(jì)增加的費(fèi)用金額，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。財(cái)務(wù)部定期對(duì)宣傳物料采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正采購(gòu)過(guò)程中存在的問(wèn)題，確保采購(gòu)費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。宣傳物料的存儲(chǔ)與保管1.倉(cāng)庫(kù)管理行政部應(yīng)設(shè)立專門(mén)的宣傳物料倉(cāng)庫(kù)，用于存放各類宣傳物料。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，具備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。宣傳物料應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并建立詳細(xì)的物料臺(tái)賬。臺(tái)賬應(yīng)記錄物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、存放位置、領(lǐng)用情況等信息，確保物料賬目清晰、準(zhǔn)確。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)宣傳物料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)物料短缺、損壞或變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并報(bào)告行政部負(fù)責(zé)人進(jìn)行處理。2.物料保管要求不同類型的宣傳物料應(yīng)根據(jù)其特性采取相應(yīng)的保管措施。例如，紙質(zhì)宣傳資料應(yīng)避免受潮、暴曬，防止發(fā)霉、變色；電子宣傳資料應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失；展架、模型等應(yīng)妥善存放，避免碰撞、損壞。易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物品類的宣傳物料應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取嚴(yán)格的安全防護(hù)措施，確保存儲(chǔ)安全。對(duì)于有保質(zhì)期要求的宣傳物料，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期檢查物料的保質(zhì)期，及時(shí)清理過(guò)期物料，避免造成浪費(fèi)和損失。宣傳物料的發(fā)放與使用1.發(fā)放流程使用部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《展廳宣傳物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明所需物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交至行政部。行政部收到申請(qǐng)表后，應(yīng)核對(duì)物料庫(kù)存情況，如庫(kù)存充足，按照申請(qǐng)表的要求進(jìn)行物料發(fā)放，并填寫(xiě)《宣傳物料發(fā)放登記表》，由領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)。如庫(kù)存不足，應(yīng)及時(shí)通知市場(chǎng)部，并說(shuō)明情況。對(duì)于貴重或限量使用的宣傳物料，行政部應(yīng)實(shí)行限量領(lǐng)用制度，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量和使用范圍，并要求領(lǐng)用人員在使用完畢后及時(shí)歸還。2.使用規(guī)范使用部門(mén)在領(lǐng)取宣傳物料后，應(yīng)按照規(guī)定的用途和要求進(jìn)行使用，不得擅自更改物料的內(nèi)容、形式或用途。在展廳內(nèi)擺放宣傳物料時(shí)，應(yīng)確保物料的擺放位置合理、整齊、美觀，符合展廳整體布局和展示效果的要求。同時(shí)，要注意物料的安全，避免因擺放不當(dāng)導(dǎo)致物料損壞或發(fā)生安全事故。使用部門(mén)應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)宣傳物料的日常維護(hù)和管理，定期檢查物料的使用情況，如發(fā)現(xiàn)物料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。對(duì)于電子宣傳資料，使用部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的操作流程進(jìn)行播放和展示，確保設(shè)備正常運(yùn)行，資料內(nèi)容完整、清晰。同時(shí)，要注意保護(hù)電子資料的版權(quán)，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他非公司指定的用途。宣傳物料的回收與核銷1.回收要求宣傳物料使用完畢后，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)將物料歸還至行政部倉(cāng)庫(kù)。如因特殊原因無(wú)法及時(shí)歸還，應(yīng)提前向行政部說(shuō)明情況，并辦理延期歸還手續(xù)。行政部在接收歸還的宣傳物料時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查物料的完整性和使用情況。如發(fā)現(xiàn)物料有損壞、丟失等情況，應(yīng)要求使用部門(mén)按照規(guī)定進(jìn)行賠償。2.核銷流程行政部定期對(duì)宣傳物料的出入庫(kù)情況進(jìn)行核對(duì)和統(tǒng)計(jì)，填寫(xiě)《展廳宣傳物料核銷表》，并提交至財(cái)務(wù)部進(jìn)行核銷。財(cái)務(wù)部根據(jù)行政部提交的核銷表，對(duì)宣傳物料的采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行賬務(wù)處理，確保費(fèi)用核算準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí)，財(cái)務(wù)部應(yīng)定期與行政部、市場(chǎng)部進(jìn)行溝通，核對(duì)物料庫(kù)存和使用情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于已核銷的宣傳物料，行政部應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管，保存期限為[X]年。保存期滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司設(shè)立專門(mén)的監(jiān)督小組，定期對(duì)展廳宣傳物料的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由市場(chǎng)部、行政部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門(mén)人員組成，負(fù)責(zé)檢查宣傳物料的采購(gòu)、使用、存儲(chǔ)、回收等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃和檢查表，對(duì)各部門(mén)的工作進(jìn)行全面、細(xì)致的檢查。檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄，并要求相關(guān)部門(mén)限期整改。整改完成后，監(jiān)督小組應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。2.考核機(jī)制建立宣傳物料管理工作考核機(jī)制，將各部門(mén)的宣傳物料管理工作納入績(jī)效考核體系?？己藘?nèi)容包括物料需求規(guī)劃的合理性、采購(gòu)成本控制、物料使用效果、庫(kù)