家政公司賬款管理制度

家政公司賬款管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范家政公司賬款管理流程，確保公司資金的安全、準確、及時流轉(zhuǎn)，提高資金使用效率，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，維護公司與客戶、員工之間的良好合作關(guān)系。2.適用范圍本制度適用于家政公司所有涉及賬款收支的業(yè)務(wù)活動，包括但不限于家政服務(wù)項目收費、員工工資及福利支付、供應(yīng)商貨款結(jié)算等。3.基本原則合法性原則：賬款管理活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)財務(wù)制度的規(guī)定。準確性原則：確保賬款記錄準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠，避免出現(xiàn)賬目混亂和錯誤。及時性原則：及時處理賬款收支業(yè)務(wù)，不得拖延，保證資金的及時回籠和支付，維護公司信譽。安全性原則：加強賬款安全管理，防范資金風(fēng)險，確保公司資金安全。二、賬款管理職責(zé)分工1.財務(wù)部門負責(zé)制定和完善賬款管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。負責(zé)公司賬款的核算、記賬、報表編制等財務(wù)工作，確保賬款數(shù)據(jù)的準確反映。負責(zé)審核各類賬款收支憑證，確保其合法性、合規(guī)性和準確性。定期與客戶、供應(yīng)商進行賬款核對，及時發(fā)現(xiàn)和解決賬款差異問題。負責(zé)資金的收付管理，合理安排資金，確保公司資金的正常周轉(zhuǎn)。2.業(yè)務(wù)部門負責(zé)家政服務(wù)項目的洽談、簽約，明確服務(wù)內(nèi)容、價格、付款方式等條款，并及時將相關(guān)信息傳遞給財務(wù)部門。負責(zé)客戶訂單的執(zhí)行和跟蹤，確保服務(wù)質(zhì)量，按時完成服務(wù)任務(wù)，為賬款回收創(chuàng)造條件。負責(zé)與客戶溝通賬款支付事宜，及時催收賬款，對逾期未付的客戶進行跟進和催款工作，并將賬款回收情況反饋給財務(wù)部門。負責(zé)供應(yīng)商的選擇、評估和合作洽談，簽訂采購合同，明確付款方式和期限，并及時將合同副本提交給財務(wù)部門。負責(zé)審核供應(yīng)商提供的服務(wù)或產(chǎn)品，確認無誤后提交付款申請給財務(wù)部門。3.管理層負責(zé)審批重大賬款收支事項，如大額資金支付、特殊客戶的賬款處理等。監(jiān)督賬款管理制度的執(zhí)行情況，對賬款管理中出現(xiàn)的問題及時進行決策和協(xié)調(diào)解決。根據(jù)公司經(jīng)營目標和財務(wù)狀況，合理規(guī)劃資金使用，確保公司賬款管理工作符合公司整體戰(zhàn)略要求。三、收入賬款管理1.收費標準制定業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)不同的家政服務(wù)項目、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)時長、服務(wù)難度等因素，制定合理的收費標準，并報管理層審批后執(zhí)行。收費標準應(yīng)明確、透明，便于客戶理解和接受。如有價格調(diào)整，應(yīng)及時通知客戶，并做好相關(guān)解釋工作。2.收費方式公司應(yīng)提供多種收費方式供客戶選擇，如現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬、電子支付等。鼓勵客戶采用電子支付方式，以提高收款效率和資金安全性。對于長期合作的客戶或批量訂單客戶，可根據(jù)雙方協(xié)商確定的付款方式和期限進行收費。3.收款流程業(yè)務(wù)人員在與客戶簽訂服務(wù)合同或訂單時，應(yīng)明確告知客戶收費標準、付款方式和付款期限等信息。服務(wù)完成后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時與客戶進行結(jié)算，向客戶提供服務(wù)費用明細清單，并開具合法有效的發(fā)票?？蛻舸_認無誤后，按照約定的付款方式進行付款。業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時跟進收款情況，對于現(xiàn)金收款，應(yīng)及時繳存公司指定賬戶；對于銀行轉(zhuǎn)賬或電子支付，應(yīng)關(guān)注款項到賬情況，并在到賬后及時與財務(wù)部門核對。財務(wù)部門收到款項后，應(yīng)及時進行賬務(wù)處理，核對收款信息與業(yè)務(wù)記錄是否一致。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通核實，并進行相應(yīng)調(diào)整。4.賬款催收對于逾期未付款的客戶，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時進行催收。催收方式可包括電話催收、短信催收、上門催收等。在催收過程中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)保持禮貌、專業(yè)，向客戶說明逾期付款的后果，并要求客戶盡快支付款項。對于多次催收仍未付款的客戶，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將情況反饋給財務(wù)部門和管理層，并共同商討解決方案。如必要，可通過法律途徑維護公司權(quán)益。四、支出賬款管理1.費用預(yù)算各部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)需求，編制本部門的費用預(yù)算，包括但不限于員工工資、福利、辦公用品、差旅費、業(yè)務(wù)招待費等。費用預(yù)算應(yīng)詳細列出各項費用的名稱、金額、用途、預(yù)算期間等信息，并報管理層審批后執(zhí)行。財務(wù)部門應(yīng)匯總各部門費用預(yù)算，編制公司年度費用預(yù)算總表，并對預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析。2.付款審批流程業(yè)務(wù)部門或相關(guān)人員根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求填寫付款申請單，注明付款事由、付款金額、收款單位、付款方式等信息。付款申請單應(yīng)附上相關(guān)的合同、發(fā)票、驗收報告等證明文件，確保付款依據(jù)充分、合法。付款申請單經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門對付款申請進行審核，重點審核付款金額是否準確、付款依據(jù)是否齊全、付款方式是否符合規(guī)定等。財務(wù)部門審核通過后，將付款申請單提交給管理層審批。管理層根據(jù)公司財務(wù)狀況和資金安排，對付款申請進行審批。付款申請經(jīng)管理層審批通過后，財務(wù)部門按照審批意見進行付款操作。對于大額資金支付，應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行。3.供應(yīng)商管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、合作歷史、信用狀況等進行記錄和管理。定期對供應(yīng)商進行評估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、產(chǎn)品價格、交貨期等因素，確定供應(yīng)商的合作等級，并及時調(diào)整合作策略。與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括服務(wù)或產(chǎn)品規(guī)格、價格、付款方式、交貨期、質(zhì)量保證等條款。采購部門應(yīng)及時跟蹤供應(yīng)商的交貨情況，確保服務(wù)或產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量交付。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并做好記錄。4.費用報銷管理員工因工作需要發(fā)生的費用支出，如差旅費、業(yè)務(wù)招待費、辦公用品費等，應(yīng)按照公司規(guī)定的報銷流程進行報銷。員工填寫費用報銷單，注明費用發(fā)生日期、事由、金額等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)、行程單等報銷憑證。費用報銷單經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核，對報銷金額進行核對。財務(wù)部門審核通過后，將費用報銷單提交給管理層審批。管理層根據(jù)公司財務(wù)制度和費用標準，對報銷申請進行審批。費用報銷經(jīng)管理層審批通過后，財務(wù)部門按照審批意見進行報銷付款。對于不符合報銷規(guī)定的費用，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。五、賬款核對與清理1.內(nèi)部核對財務(wù)部門應(yīng)定期（每月至少一次）與業(yè)務(wù)部門進行賬款核對，核對內(nèi)容包括客戶應(yīng)收款、供應(yīng)商應(yīng)付款、員工借款等。核對過程中，雙方應(yīng)認真核對每一筆賬款的明細，包括業(yè)務(wù)發(fā)生時間、金額、付款方式、收款情況等，確保賬款記錄一致。如發(fā)現(xiàn)賬款差異，雙方應(yīng)及時溝通查找原因，并進行相應(yīng)的調(diào)整。對于因業(yè)務(wù)操作失誤或其他原因?qū)е碌馁~款差異，應(yīng)明確責(zé)任人和整改措施，避免類似問題再次發(fā)生。2.外部核對財務(wù)部門應(yīng)定期（每季度至少一次）與客戶、供應(yīng)商進行賬款核對，向客戶發(fā)送應(yīng)收賬款對賬單，向供應(yīng)商發(fā)送應(yīng)付賬款對賬單，核對雙方賬目是否一致?？蛻?、供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)回復(fù)對賬單，如確認無誤應(yīng)簽字蓋章返回；如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時與公司溝通說明情況。對于客戶提出的異議，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時進行核實和處理，并將處理結(jié)果反饋給財務(wù)部門。對于供應(yīng)商提出的異議，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并將處理結(jié)果通知財務(wù)部門。3.賬款清理財務(wù)部門應(yīng)定期對長期掛賬的賬款進行清理，分析賬款形成的原因，采取相應(yīng)的措施進行處理。對于確實無法收回的應(yīng)收賬款，應(yīng)按照公司規(guī)定的壞賬處理程序進行核銷。核銷前，應(yīng)取得充分的證據(jù)證明該賬款已無法收回，并報管理層審批。對于長期未支付的應(yīng)付賬款，應(yīng)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，了解原因，并根據(jù)實際情況制定解決方案。如因供應(yīng)商原因?qū)е聼o法支付的賬款，應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并做好記錄。六、賬款風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估財務(wù)部門應(yīng)定期對公司賬款管理過程中可能存在的風(fēng)險進行識別和評估，如客戶信用風(fēng)險、賬款回收風(fēng)險、資金流動性風(fēng)險等。建立風(fēng)險評估指標體系，對風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進行量化評估，確定風(fēng)險等級。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略，優(yōu)先處理高風(fēng)險事項。2.風(fēng)險應(yīng)對措施客戶信用管理：業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂合同前，應(yīng)對客戶的信用狀況進行調(diào)查和評估，建立客戶信用檔案。對于信用狀況不佳的客戶，應(yīng)采取謹慎的合作策略，如要求提供擔(dān)保、縮短付款期限等。賬款催收管理：加強賬款催收工作，制定合理的催收計劃和措施，明確催收責(zé)任人和時間節(jié)點。對于逾期未付款的客戶，及時采取有效的催收手段，確保賬款及時回收。資金預(yù)算管理：財務(wù)部門應(yīng)加強資金預(yù)算管理，合理安排資金，確保公司資金的流動性。根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和資金狀況，提前做好資金籌集和調(diào)配工作，避免因資金短缺導(dǎo)致的經(jīng)營風(fēng)險。內(nèi)部控制制度：完善公司內(nèi)部控制制度，加強對賬款管理各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督和制約，防止出現(xiàn)賬款管理漏洞和違規(guī)行為。定期對內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以改進。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對賬款管理制度的執(zhí)行情況進行審計，檢查賬款管理流程是否合規(guī)、賬款記錄是否準確、內(nèi)部控制是否有效等。審計過程中，應(yīng)查閱相關(guān)的憑證、報表、合同等資料，與相關(guān)人員進行訪談，核實賬款管理情況。內(nèi)部審計部門應(yīng)出具審計報告，對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。2.管理層監(jiān)督管理層應(yīng)定期聽取財務(wù)部門關(guān)于賬款管理工作的匯報，了解公司賬款收支情況、賬款回收進度、資金使用效益等信息。對賬款管理工作