聲像檔案項目管理制度VIP

聲像檔案項目管理制度一、總則（一）目的為加強公司聲像檔案項目的規(guī)范化管理，確保聲像檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有聲像檔案項目的管理，包括但不限于照片、錄音、錄像等檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和利用。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：聲像檔案由公司指定的部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：聲像檔案應真實反映公司各項活動的實際情況，不得篡改或偽造。3.完整性原則：全面收集與公司活動相關的聲像資料，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范對聲像檔案進行整理、歸檔和保管。5.便于利用原則：建立科學合理的檢索體系，方便公司內(nèi)部人員對聲像檔案的查閱和利用。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善聲像檔案項目管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各部門聲像檔案的收集、整理和歸檔工作。3.負責聲像檔案的集中統(tǒng)一保管，建立聲像檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全和完整。4.對聲像檔案進行分類、編號、編目等整理工作，編制檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.根據(jù)公司需求，提供聲像檔案的查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理。6.定期對聲像檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質量和時效性。（二）項目部門職責1.負責本部門聲像檔案的收集、整理和初步分類工作，并及時移交檔案管理部門。2.在項目實施過程中，明確專人負責聲像資料的拍攝、錄制等工作，確保資料的真實性和完整性。3.配合檔案管理部門做好聲像檔案的整理、歸檔和利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）拍攝人員職責1.按照項目要求和拍攝標準，及時、準確地拍攝聲像資料，確保資料的質量。2.對拍攝的聲像資料進行初步整理，標注拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并妥善保管。3.配合檔案管理部門做好聲像資料的移交和歸檔工作，提供相關拍攝說明和背景資料。三、聲像檔案的收集（一）收集范圍1.公司重要會議、活動的照片、錄音、錄像資料，包括股東大會、董事會、年度總結大會、各類慶典活動、培訓會議等。2.公司重大項目的建設過程、驗收情況的聲像資料，如工程項目、研發(fā)項目等。3.公司領導及員工參加重要活動、外事交往的聲像資料。4.反映公司企業(yè)文化、團隊建設、員工風采的聲像資料。5.其他具有保存價值的聲像資料。（二）收集要求1.拍攝內(nèi)容應主題明確、圖像清晰、聲音清楚，能夠真實反映活動或事件的全貌。2.照片應具有代表性，能夠準確記錄活動的關鍵環(huán)節(jié)和重要場景，照片應標注拍攝時間、地點、人物、事由等信息。3.錄音、錄像資料應保證原始性和完整性，不得進行剪輯、拼接等處理。4.對于重要活動或項目，應進行多角度、全方位的拍攝，確保資料的全面性。（三）收集時間1.對于即時性的活動，拍攝人員應在活動結束后及時整理拍攝資料，并在[X]個工作日內(nèi)移交項目部門。2.對于持續(xù)性的項目，應按照項目進度定期收集聲像資料，如每月或每季度收集一次，并及時移交項目部門。3.項目部門應在收到聲像資料后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的資料移交檔案管理部門。四、聲像檔案的整理（一）分類標準1.按照年度類別保管期限進行分類。年度按照公元紀年劃分；類別分為會議類、活動類、項目類、領導活動類、員工風采類等；保管期限分為永久、長期、短期。2.會議類：包括公司各類會議的聲像資料，按照會議名稱、時間順序排列。3.活動類：如慶典、培訓、團建等活動的聲像資料，按照活動主題、時間順序排列。4.項目類：根據(jù)項目名稱、階段進行分類，每個項目下的聲像資料按照時間先后順序排列。5.領導活動類：記錄公司領導參加重要活動、外事交往等的聲像資料，按照領導姓名、活動時間順序排列。6.員工風采類：展示公司員工工作、生活等方面的聲像資料，按照員工姓名或部門進行分類，再按照時間順序排列。（二）編號規(guī)則1.聲像檔案編號采用“年度+類別代碼+順序號”的形式。例如，2023HD001，表示2023年會議類的第1份聲像檔案。2.類別代碼：會議類（HD）、活動類（HD）、項目類（XM）、領導活動類（LD）、員工風采類（YG）等。（三）編目要求1.編制聲像檔案目錄，目錄內(nèi)容包括編號、題名、日期、拍攝者、保管期限、密級等。2.題名應準確概括聲像檔案的主要內(nèi)容，能夠反映活動或事件的主題。3.日期填寫拍攝時間，精確到年、月、日。4.拍攝者填寫拍攝人員姓名。5.保管期限和密級按照公司相關規(guī)定填寫。（四）整理流程1.檔案管理部門接收項目部門移交的聲像資料后，對資料進行初步審核，檢查資料的完整性和準確性。2.根據(jù)分類標準對聲像資料進行分類，確定保管期限和密級。3.按照編號規(guī)則為每份聲像檔案編號，并填寫編目信息。4.將整理好的聲像檔案裝入專用的檔案盒或存儲設備中，在檔案盒或存儲設備上標注編號、題名、保管期限等信息。5.將聲像檔案目錄錄入電子數(shù)據(jù)庫，建立檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。五、聲像檔案的歸檔（一）歸檔時間聲像檔案應在整理工作完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔方式1.紙質檔案：將整理好的聲像檔案目錄打印成冊，與聲像檔案的存儲介質（如光盤、硬盤等）一同歸檔。存儲介質應標注編號、題名、保管期限等信息，并確保存儲內(nèi)容的完整性和可讀性。2.電子檔案：將聲像檔案的電子文件按照分類目錄進行存儲，建立電子檔案庫。電子檔案應進行備份，備份存儲介質應與原始存儲介質分開保管，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）歸檔要求1.歸檔的聲像檔案應齊全完整，符合整理和編目要求。2.存儲介質應質量良好，無損壞、無病毒，能夠長期保存數(shù)據(jù)。3.歸檔時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認，確保檔案交接的準確性和可追溯性。六、聲像檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的聲像檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房溫度應保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應保持在[X]%[X]%之間。3.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等設施。（二）保管方式1.聲像檔案應按照類別、保管期限進行分類存放，便于查找和管理。2.對于紙質檔案目錄，應存放在檔案柜中，按照編號順序排列。3.對于電子檔案，應采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備進行存儲，并定期進行數(shù)據(jù)備份和維護。4.對于存儲聲像檔案的光盤、硬盤等存儲介質，應裝入專用的檔案盒中，在檔案盒上標注相關信息，并整齊排列在檔案架上。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的聲像檔案，應永久保管。2.長期保管：保存期限為[X]年至[X]年的聲像檔案，主要是反映公司一定時期內(nèi)的重要活動和工作情況的資料。3.短期保管：保存期限為[X]年以下的聲像檔案，主要是一般性活動或臨時性工作的記錄。（四）定期檢查1.檔案管理部門應定期對聲像檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、存儲介質的質量、庫房環(huán)境等。2.每月進行一次一般性檢查，查看檔案是否有損壞、丟失等情況；每季度進行一次全面檢查，對檔案的保管狀況進行詳細評估。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，如修復損壞的存儲介質、調整庫房環(huán)境等，并做好記錄。七、聲像檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守公司檔案管理的相關規(guī)定，確保聲像檔案的安全和保密。2.遵循審批制度，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、借閱聲像檔案。3.以服務公司工作為目的，合理利用聲像檔案，為公司的決策、宣傳、教育等工作提供支持。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱聲像檔案時，應填寫《聲像檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱時應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱：因特殊情況需要借閱聲像檔案的，應填寫《聲像檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人和公司分管領導簽字批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、復印、涂改、污損檔案，按時歸還檔案。（三）利用登記檔案管理部門應對聲像檔案的利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）目的、檔案編號、歸還日期等。利用登記應長期保存，以備查詢。八、聲像檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立聲像檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和公司分管領導組成。鑒定小組負責對聲像檔案的保管期限進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)聲像檔案的內(nèi)容、價值、歷史意義等因素，結合公司的實際情況，確定檔案的保管期限。2.對于已超過保管期限且無保存價值的聲像檔案，可考慮進行銷毀。3.對于涉及公司機密、商業(yè)秘密的聲像檔案，應按照公司保密制度的規(guī)定進行保管和處理，不得擅自銷毀。（三）銷毀程序1.鑒定小組對聲像檔案進行全面鑒定，提出銷毀檔案清單，清單內(nèi)容包括檔案編號、題名、保管期限、鑒定意見等。2