烘培原料采購(gòu)管理制度

烘培原料采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司烘焙原料采購(gòu)工作，確保采購(gòu)的原料質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、供應(yīng)及時(shí)，滿(mǎn)足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有烘焙原料的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于面粉、糖、油脂、奶粉、添加劑、包裝材料等。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和公司要求的原料供應(yīng)商，確保產(chǎn)品質(zhì)量安全。2.成本控制原則：在保證原料質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本。3.供應(yīng)商管理原則：建立穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商隊(duì)伍，加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作與溝通，共同提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。4.合規(guī)合法原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)過(guò)程合法合規(guī)。二、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和庫(kù)存情況，定期填寫(xiě)《烘焙原料采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需原料的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，確認(rèn)申請(qǐng)的合理性和必要性。2.對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部門(mén)需提交至采購(gòu)經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理進(jìn)行審批。審批通過(guò)后方可進(jìn)行采購(gòu)操作。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.供應(yīng)商篩選采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。根據(jù)公司對(duì)供應(yīng)商的基本要求，如資質(zhì)證書(shū)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、服務(wù)能力等，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。2.供應(yīng)商實(shí)地考察對(duì)于篩選出的重點(diǎn)供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備等。實(shí)地考察結(jié)束后，考察人員填寫(xiě)《供應(yīng)商實(shí)地考察報(bào)告》，對(duì)供應(yīng)商的綜合情況進(jìn)行評(píng)估，并提出是否合作的建議。3.供應(yīng)商評(píng)估與選擇采購(gòu)部門(mén)根據(jù)供應(yīng)商的實(shí)地考察報(bào)告、樣品檢測(cè)結(jié)果以及以往合作情況等，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。建立供應(yīng)商評(píng)估檔案，記錄供應(yīng)商的各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)和評(píng)估結(jié)果。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立合作關(guān)系，并簽訂《采購(gòu)合同》。（四）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)表和選定的供應(yīng)商，下達(dá)《采購(gòu)訂單》。訂單內(nèi)容應(yīng)明確原料的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。2.《采購(gòu)訂單》經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，加蓋公司公章或合同專(zhuān)用章，發(fā)送給供應(yīng)商。（五）采購(gòu)跟蹤與催貨1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解原料的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按時(shí)交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的催貨措施，確保原料按時(shí)、按質(zhì)供應(yīng)。（六）到貨驗(yàn)收1.原料到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提前通知質(zhì)量控制部門(mén)和倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.質(zhì)量控制部門(mén)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，對(duì)到貨原料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀(guān)、色澤、氣味、口感、理化指標(biāo)、微生物指標(biāo)等。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)到貨原料的數(shù)量、規(guī)格、包裝等進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符、規(guī)格錯(cuò)誤、包裝破損等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.驗(yàn)收合格的原料，質(zhì)量控制部門(mén)出具《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的原料，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商退貨、換貨或補(bǔ)貨等事宜。（七）付款結(jié)算1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)《采購(gòu)合同》和《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》、《入庫(kù)單》等相關(guān)憑證，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后按照公司財(cái)務(wù)制度和合同約定辦理付款手續(xù)。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商檔案建立1.采購(gòu)部門(mén)為每個(gè)合作供應(yīng)商建立獨(dú)立的檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證副本復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本復(fù)印件、生產(chǎn)許可證復(fù)印件、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、合作歷史記錄、評(píng)估報(bào)告等。2.供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）供應(yīng)商考核與評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核與評(píng)估，評(píng)估周期為每季度一次。評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、服務(wù)質(zhì)量、合作配合度等方面。2.考核方式采用定量與定性相結(jié)合的方法，通過(guò)對(duì)各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)進(jìn)行打分，計(jì)算供應(yīng)商的綜合得分。根據(jù)綜合得分對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行排名，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。3.對(duì)于考核評(píng)估結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于考核評(píng)估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作關(guān)系。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰1.供應(yīng)商激勵(lì)建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)包括現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)、采購(gòu)量增加、優(yōu)先付款等；精神獎(jiǎng)勵(lì)包括頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)、公開(kāi)表?yè)P(yáng)等。與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同開(kāi)展技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量改進(jìn)等活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)互利共贏(yíng)。2.供應(yīng)商淘汰對(duì)于出現(xiàn)以下情況之一的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)淘汰：連續(xù)兩次考核評(píng)估結(jié)果為不合格的；提供的產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題，給公司造成重大損失的；違反法律法規(guī)或公司規(guī)定，存在商業(yè)欺詐行為的；因自身原因無(wú)法按時(shí)交貨，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的。供應(yīng)商淘汰后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)尋找新的替代供應(yīng)商，并按照采購(gòu)流程進(jìn)行相關(guān)操作。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.關(guān)注烘焙原料市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況。通過(guò)與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。2.建立市場(chǎng)信息收集與分析機(jī)制，定期收集行業(yè)資訊、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等信息，為采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。（二）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格審核供應(yīng)商的資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量。要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告，并定期進(jìn)行抽檢。2.與質(zhì)量控制部門(mén)密切配合，加強(qiáng)到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理。對(duì)驗(yàn)收不合格的原料，堅(jiān)決予以退貨或換貨，確保入庫(kù)原料質(zhì)量合格。（三）供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)1.建立供應(yīng)商備份機(jī)制，對(duì)于關(guān)鍵原料的供應(yīng)商，選擇至少兩家以上的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商作為備份。在主供應(yīng)商出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能夠及時(shí)切換到備份供應(yīng)商，確保原料供應(yīng)的連續(xù)性。2.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況和可能影響供應(yīng)的因素。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)，提前采取應(yīng)對(duì)措施，如增加庫(kù)存、調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃等。（四）合同風(fēng)險(xiǎn)1.簽訂采購(gòu)合同前，由法務(wù)部門(mén)對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)利義務(wù)明確、風(fēng)險(xiǎn)防范措施有效。2.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同執(zhí)行情況的跟蹤與監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。如出現(xiàn)合同糾紛，應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)，及時(shí)采取法律措施維護(hù)公司合法權(quán)益。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、采購(gòu)成本是否合理等。2.審計(jì)部門(mén)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改建議，并跟蹤整改落