房屋合同續(xù)約管理制度

房屋合同續(xù)約管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司房屋合同續(xù)約管理工作，保障公司合法權(quán)益，確保房屋使用的穩(wěn)定性和連續(xù)性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及房屋租賃、使用等合同的續(xù)約管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保合同續(xù)約行為合法有效。2.公平公正原則：在續(xù)約過程中，遵循公平公正的原則，維護公司與合同相對方的合法權(quán)益。3.風(fēng)險防控原則：充分評估續(xù)約可能帶來的風(fēng)險，采取有效措施加以防范和控制。4.效益優(yōu)先原則：在保障公司權(quán)益的前提下，追求續(xù)約行為的經(jīng)濟效益和社會效益最大化。二、職責分工（一）行政部門1.負責房屋合同續(xù)約的日常管理工作，包括合同到期提醒、續(xù)約意向溝通、資料收集等。2.組織相關(guān)部門對續(xù)約合同條款進行審核，提出審核意見。3.代表公司與合同相對方進行續(xù)約談判，起草續(xù)約合同文本。4.跟蹤續(xù)約合同的簽訂、履行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（二）法務(wù)部門1.對房屋合同續(xù)約的合法性進行審查，提供法律意見和建議。2.協(xié)助行政部門審核續(xù)約合同條款，防范法律風(fēng)險。3.參與續(xù)約談判，從法律角度保障公司權(quán)益。（三）財務(wù)部門1.負責對續(xù)約合同涉及的費用進行核算和審核，確保費用合理、合規(guī)。2.提供續(xù)約合同財務(wù)方面的風(fēng)險評估和建議。3.監(jiān)督續(xù)約合同款項的收付情況，確保資金安全。（四）使用部門1.配合行政部門做好房屋合同續(xù)約相關(guān)工作，提供房屋使用情況反饋。2.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出續(xù)約合同條款的修改意見和建議。3.參與續(xù)約談判，就房屋使用需求和特殊要求進行溝通。三、續(xù)約流程（一）到期提醒1.行政部門應(yīng)在房屋合同到期前[X]個月，向合同相對方發(fā)送到期提醒函，告知合同即將到期，并詢問對方續(xù)約意向。2.同時，行政部門應(yīng)將合同到期信息通知公司內(nèi)部相關(guān)部門，包括使用部門、財務(wù)部門等，以便各部門提前做好準備。（二）意向溝通1.根據(jù)合同相對方的回復(fù)，行政部門及時與對方進行續(xù)約意向溝通。2.溝通內(nèi)容包括續(xù)約期限、租金價格、房屋使用要求、合同條款變更等方面，了解對方的續(xù)約條件和期望。3.行政部門應(yīng)將溝通情況整理記錄，并及時反饋給公司內(nèi)部相關(guān)部門。（三）資料收集1.行政部門負責收集與續(xù)約相關(guān)的資料，包括原合同文本、房屋使用情況報告、市場租金價格信息等。2.對收集到的資料進行整理和分析，為續(xù)約談判提供參考依據(jù)。3.要求合同相對方提供相關(guān)資料，如營業(yè)執(zhí)照副本、法人身份證明等，確保對方具備續(xù)約資格。（四）條款審核1.行政部門起草續(xù)約合同文本后，組織法務(wù)部門、財務(wù)部門、使用部門等相關(guān)人員進行審核。2.法務(wù)部門重點審核合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險；財務(wù)部門審核費用條款的合理性和經(jīng)濟性；使用部門從房屋使用需求角度提出意見和建議。3.各部門應(yīng)認真審核合同條款，提出明確的審核意見，并在規(guī)定時間內(nèi)反饋給行政部門。（五）續(xù)約談判1.根據(jù)審核意見，行政部門代表公司與合同相對方進行續(xù)約談判。2.談判過程中，應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，就續(xù)約期限、租金價格、租金調(diào)整方式、房屋維修責任、違約責任等條款進行協(xié)商。3.充分考慮公司利益和市場情況，爭取有利的續(xù)約條件。如談判過程中涉及重大問題或分歧，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。（六）合同簽訂1.經(jīng)談判達成一致意見后，行政部門根據(jù)雙方協(xié)商結(jié)果修改續(xù)約合同文本。2.修改后的合同文本經(jīng)各部門審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，行政部門與合同相對方簽訂續(xù)約合同。簽訂合同前，應(yīng)確保合同相對方已加蓋公章或簽字確認，合同文本一式多份，分別由公司行政部門、財務(wù)部門、使用部門等留存歸檔。（七）備案管理1.續(xù)約合同簽訂后，行政部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理合同備案手續(xù)。2.將續(xù)約合同副本報送當?shù)胤康禺a(chǎn)管理部門或相關(guān)主管部門備案，確保合同的合法性和有效性。3.同時，對續(xù)約合同的備案情況進行記錄，建立合同備案檔案。四、續(xù)約合同條款（一）續(xù)約期限1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實際情況，合理確定續(xù)約期限。續(xù)約期限一般為[X]年，但最長不超過法律法規(guī)規(guī)定的期限。2.在續(xù)約期限內(nèi)，雙方應(yīng)嚴格按照合同約定履行各自的義務(wù)。如因特殊情況需要提前終止合同，應(yīng)按照合同約定的程序辦理。（二）租金價格及調(diào)整1.租金價格應(yīng)根據(jù)市場行情、房屋使用情況等因素綜合確定。在續(xù)約談判過程中，應(yīng)參考周邊類似房屋的租金水平，確保租金價格合理公正。2.明確租金調(diào)整方式和調(diào)整周期。租金調(diào)整可根據(jù)市場物價指數(shù)、房屋使用年限、周邊租金變化等因素進行，調(diào)整周期一般為[X]年。租金調(diào)整幅度應(yīng)在合同中明確規(guī)定，確保雙方權(quán)益得到保障。（三）房屋使用要求1.明確房屋的使用用途，不得擅自改變房屋用途。如因業(yè)務(wù)需要確需改變房屋用途，應(yīng)提前征得公司同意，并按照相關(guān)規(guī)定辦理變更手續(xù)。2.規(guī)定房屋使用過程中的相關(guān)要求，如房屋裝修、設(shè)備設(shè)施維護、環(huán)境衛(wèi)生等方面的要求。合同相對方應(yīng)按照要求使用房屋，確保房屋安全、整潔、完好。（四）房屋維修責任1.明確房屋維修責任的劃分。一般情況下，房屋主體結(jié)構(gòu)的維修責任由公司承擔，房屋內(nèi)部設(shè)施設(shè)備的維修責任由合同相對方承擔。2.對于日常維修和重大維修的界定、維修費用的承擔方式等應(yīng)在合同中明確規(guī)定。合同相對方應(yīng)及時通知公司房屋維修情況，公司應(yīng)及時安排維修工作，確保房屋正常使用。（五）違約責任1.明確雙方在合同履行過程中的違約責任，如逾期支付租金、擅自改變房屋用途、損壞房屋設(shè)施設(shè)備等情況下應(yīng)承擔的責任。2.違約責任的承擔方式可包括支付違約金、賠償損失、恢復(fù)原狀等。違約金的金額應(yīng)根據(jù)違約行為的性質(zhì)和造成的損失合理確定，確保對違約行為起到有效的約束作用。（六）其他條款1.包括合同的解除條件、爭議解決方式、通知與送達等條款。合同的解除條件應(yīng)明確具體，確保在符合條件時雙方能夠及時解除合同。2.爭議解決方式可選擇協(xié)商、仲裁或訴訟等方式，應(yīng)在合同中明確約定。通知與送達條款應(yīng)規(guī)定雙方的聯(lián)系方式和通知送達的方式，確保合同履行過程中的信息傳遞準確及時。五、續(xù)約風(fēng)險評估與防控（一）風(fēng)險評估1.行政部門在續(xù)約管理過程中，應(yīng)定期對續(xù)約風(fēng)險進行評估。評估內(nèi)容包括合同相對方的經(jīng)營狀況、信用狀況、市場環(huán)境變化、法律法規(guī)政策調(diào)整等方面。2.通過收集相關(guān)信息、分析數(shù)據(jù)等方式，識別可能存在的風(fēng)險因素，并對風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進行評估。（二）風(fēng)險防控措施1.針對評估出的風(fēng)險因素，制定相應(yīng)的風(fēng)險防控措施。如對于合同相對方經(jīng)營狀況不佳的風(fēng)險，可要求對方提供擔?；蛟黾幼饨鹬Ц斗绞降撵`活性；對于市場環(huán)境變化導(dǎo)致租金價格波動的風(fēng)險，可在合同中約定租金調(diào)整條款或增加價格調(diào)整的靈活性。2.加強對合同相對方的信用管理，建立信用檔案，定期對其信用狀況進行評估。對于信用狀況不佳的合同相對方，應(yīng)謹慎考慮續(xù)約事宜，并采取相應(yīng)的防范措施。3.關(guān)注法律法規(guī)政策的變化，及時調(diào)整續(xù)約合同條款，確保合同的合法性和合規(guī)性。如遇重大法律法規(guī)政策調(diào)整，應(yīng)組織相關(guān)部門進行專題研究，評估對公司房屋合同續(xù)約管理工作的影響，并采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對房屋合同續(xù)約管理工作進行審計監(jiān)督，檢查續(xù)約流程是否合規(guī)、合同條款是否合理、費用支付是否準確等方面。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保續(xù)約管理工作規(guī)范有序進行。（二