招商禮品采購(gòu)管理制度VIP

招商禮品采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司招商禮品采購(gòu)工作，確保禮品采購(gòu)活動(dòng)的合理性、合規(guī)性與高效性，充分發(fā)揮招商禮品在業(yè)務(wù)拓展中的積極作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有招商禮品的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于各類(lèi)商務(wù)會(huì)議、展會(huì)、拜訪客戶(hù)等招商場(chǎng)景中使用的禮品。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.實(shí)用性原則：禮品應(yīng)具有一定的實(shí)用價(jià)值，能夠滿足目標(biāo)客戶(hù)的實(shí)際需求，提高禮品的使用效率和客戶(hù)滿意度。3.針對(duì)性原則：根據(jù)不同的招商對(duì)象、招商場(chǎng)景和業(yè)務(wù)需求，選擇合適的禮品，體現(xiàn)公司對(duì)客戶(hù)的關(guān)注和尊重。4.預(yù)算控制原則：嚴(yán)格控制禮品采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)成本在預(yù)算范圍內(nèi)，避免浪費(fèi)和超支。5.廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，杜絕收受供應(yīng)商賄賂等不正當(dāng)行為，確保采購(gòu)過(guò)程公正、透明。二、管理職責(zé)（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定禮品采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)招商需求和預(yù)算安排，選擇合適的禮品供應(yīng)商。2.組織實(shí)施禮品采購(gòu)工作，與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)洽談、簽訂采購(gòu)合同，并跟進(jìn)禮品的到貨、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。3.定期對(duì)禮品采購(gòu)市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)研，收集禮品信息，為公司禮品采購(gòu)提供參考。4.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)禮品采購(gòu)檔案，包括采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。（二）招商部門(mén)1.根據(jù)招商活動(dòng)的具體需求，提出禮品采購(gòu)申請(qǐng)，明確禮品的種類(lèi)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等要求。2.協(xié)助采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行禮品供應(yīng)商的篩選和評(píng)估，提供相關(guān)市場(chǎng)信息和客戶(hù)反饋。3.參與禮品的驗(yàn)收工作，對(duì)禮品的質(zhì)量、適用性等進(jìn)行確認(rèn)。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核禮品采購(gòu)預(yù)算，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)禮品采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行核算和報(bào)銷(xiāo)，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)審批流程，確保資金使用合規(guī)。3.定期對(duì)禮品采購(gòu)成本進(jìn)行分析和監(jiān)控，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和建議。（四）審計(jì)部門(mén)1.對(duì)禮品采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)行為是否公正透明、采購(gòu)成本是否合理等。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保禮品采購(gòu)活動(dòng)規(guī)范運(yùn)行。三、禮品采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.招商部門(mén)根據(jù)招商活動(dòng)計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，提前填寫(xiě)《招商禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明禮品的用途、種類(lèi)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息，并提交至采購(gòu)部門(mén)。2.《招商禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)招商部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，申請(qǐng)表原件交采購(gòu)部門(mén)作為采購(gòu)依據(jù)，復(fù)印件留存招商部門(mén)備案。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門(mén)收到經(jīng)審批的《招商禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》后，結(jié)合公司禮品采購(gòu)預(yù)算和市場(chǎng)供應(yīng)情況，制定禮品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確禮品的具體名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)預(yù)算等內(nèi)容，并報(bào)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)禮品采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)多種渠道收集禮品供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，建立供應(yīng)商名錄。篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的信譽(yù)度、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、供貨能力、售后服務(wù)等方面。3.采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)人員（如招商部門(mén)代表、財(cái)務(wù)人員等）對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評(píng)估?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、倉(cāng)儲(chǔ)物流情況等。4.根據(jù)考察評(píng)估結(jié)果，確定最終的禮品供應(yīng)商，并與其簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、禮品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。（四）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同要求，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)禮品的具體要求和交貨時(shí)間。2.采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保禮品按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如遇供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題等異常情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)。3.供應(yīng)商交貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知招商部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。（五）驗(yàn)收1.禮品到貨后，采購(gòu)部門(mén)組織招商部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員按照采購(gòu)合同和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。2.驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)《招商禮品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員應(yīng)簽字確認(rèn)；如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告中注明問(wèn)題詳情和處理意見(jiàn)。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的禮品，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行更換或補(bǔ)貨，直至驗(yàn)收合格為止。因供應(yīng)商原因?qū)е碌尿?yàn)收不合格，由此產(chǎn)生的費(fèi)用和損失由供應(yīng)商承擔(dān)。（六）入庫(kù)與領(lǐng)用1.驗(yàn)收合格的禮品應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，由倉(cāng)庫(kù)管理人員按照禮品類(lèi)別、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立禮品庫(kù)存臺(tái)賬。2.招商部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要，填寫(xiě)《招商禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用禮品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)招商部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，到倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用手續(xù)。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《招商禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》發(fā)放禮品，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄禮品的領(lǐng)用情況。（七）報(bào)銷(xiāo)與結(jié)算1.采購(gòu)人員憑采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度辦理禮品采購(gòu)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，且與采購(gòu)合同和驗(yàn)收情況相符。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后予以報(bào)銷(xiāo)付款。付款方式應(yīng)按照采購(gòu)合同約定執(zhí)行，如支票、轉(zhuǎn)賬、電匯等。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬結(jié)算，確保雙方賬目清晰。如發(fā)現(xiàn)賬目差異，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商核對(duì)原因，協(xié)商解決。四、禮品采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.公司每年年初根據(jù)上一年度招商禮品采購(gòu)情況和本年度招商計(jì)劃，由財(cái)務(wù)部門(mén)牽頭，會(huì)同采購(gòu)部門(mén)、招商部門(mén)等相關(guān)部門(mén)編制招商禮品采購(gòu)預(yù)算。2.招商禮品采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)禮品采購(gòu)的預(yù)計(jì)金額、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)用途等內(nèi)容，并按照不同的招商項(xiàng)目和活動(dòng)進(jìn)行分類(lèi)編制。3.預(yù)算編制過(guò)程中，應(yīng)充分考慮市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、業(yè)務(wù)需求變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。預(yù)算編制完成后，報(bào)公司管理層審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照經(jīng)審批的招商禮品采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)禮品采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對(duì)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行分析和通報(bào)。對(duì)于預(yù)算執(zhí)行偏差較大的項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)查找原因，采取有效措施加以糾正。（三）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如遇市場(chǎng)價(jià)格大幅波動(dòng)、招商活動(dòng)計(jì)劃變更等原因?qū)е略A(yù)算無(wú)法滿足實(shí)際需求時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等內(nèi)容，并附相關(guān)證明材料。預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審核，再報(bào)公司管理層審批。3.經(jīng)審批后的預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)作為預(yù)算執(zhí)行和費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的依據(jù)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)。五、禮品管理與使用（一）禮品庫(kù)存管理1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)禮品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、存放位置等方面。2.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)編制《招商禮品庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)情況。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理和實(shí)物調(diào)整。3.禮品庫(kù)存應(yīng)按照先進(jìn)先出的原則進(jìn)行管理，避免禮品積壓過(guò)期。對(duì)于長(zhǎng)期積壓或不再使用的禮品，應(yīng)及時(shí)清理并報(bào)公司相關(guān)部門(mén)審批處理。（二）禮品使用登記1.招商部門(mén)在領(lǐng)用禮品時(shí)，應(yīng)詳細(xì)登記禮品的領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人員、禮品用途、領(lǐng)用數(shù)量等信息。禮品使用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)。2.招商人員在使用禮品過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的用途使用禮品，不得擅自挪作他用。如因業(yè)務(wù)需要調(diào)整禮品用途，應(yīng)提前向招商部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。（三）禮品使用效果跟蹤1.招商部門(mén)應(yīng)定期對(duì)禮品的使用效果進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，了解客戶(hù)對(duì)禮品的滿意度和反饋意見(jiàn)。跟蹤評(píng)估方式可包括問(wèn)卷調(diào)查、客戶(hù)回訪、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析等。2.根據(jù)禮品使用效果跟蹤評(píng)估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的禮品采購(gòu)和使用提供參考依據(jù)。對(duì)于效果較好的禮品，可考慮繼續(xù)采購(gòu)使用；對(duì)于效果不佳的禮品，應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.審計(jì)部門(mén)定期對(duì)招商禮品采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)行為是否公正透明、采購(gòu)成本是否合理、禮品管理與使用是否規(guī)范等方面。2.審計(jì)部門(mén)在審計(jì)過(guò)程中，有權(quán)查閱相關(guān)文件資料、詢(xún)問(wèn)相關(guān)人員、實(shí)地查看禮品庫(kù)存等。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到有效解決。（二）采購(gòu)部門(mén)自查1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立健全禮品采購(gòu)內(nèi)部自查機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行自查自糾。自查內(nèi)容包括采購(gòu)流程執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購(gòu)合同履行情況、禮品驗(yàn)收情況等方面。2.采購(gòu)部門(mén)在自查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施加以整改，并將自查情況和整改結(jié)果報(bào)公司相關(guān)部門(mén)備案。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的采購(gòu)行為和相關(guān)人員，公司將視情