某公司企業(yè)檔案管理辦法VIP

第一章總則第一條

為加強公司企業(yè)檔案工作，服務(wù)于企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營活動和管理工作，根據(jù)《集團有限公司企業(yè)檔案工作規(guī)定》和檔案相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際，制定本辦法。第二條

企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團工作等方面檔案。第三條

知識產(chǎn)權(quán)檔案是指在知識產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造、運用、保護和管理工作活動中形成的，具有保存價值、應(yīng)當(dāng)歸檔的各種載體的檔案文件。第四條

重大活動檔案是指在重大活動中直接形成的具有長久保存價值的文字、圖表、聲像、電子、標(biāo)志性實物等不同形式的歷史記錄。第五條

企業(yè)檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。第六條

公司各單位包括全資子公司應(yīng)設(shè)置專職或兼職資料員或文書員，負責(zé)本單位文件材料的管理工作，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。并在業(yè)務(wù)上接受公司檔案館指導(dǎo)。第七條

境外企業(yè)檔案管理參照《集團有限公司境外企業(yè)檔案工作指導(dǎo)意見》執(zhí)行。第二章

工作職責(zé)第八條

檔案館職責(zé)（一）學(xué)習(xí)貫徹并執(zhí)行上級檔案主管部門及國家檔案局的檔案精神及法律法規(guī)。（二）按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”原則，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查公司各職能部門及項目的檔案前期的資料整理工作。（三）制定年度檔案工作計劃，并組織實施。（四）明確各門類檔案歸屬與流向。（五）督促公司各職能部門對重大固定資產(chǎn)投資專項資料的前期的收集、整理，對達到歸檔要求的資料予以接收，并配合上級單位完成對公司檔案專項檢查與驗收工作。（六）對公司達到歸檔要求的文件材料予以接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。（七）指導(dǎo)各職能部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。第九條

公司及子公司各職能部門職責(zé)（一）各職能部門應(yīng)按照“誰形成，誰歸檔”原則，收集、整理、歸檔本部門（項目）文件，并定期向檔案館移交，對歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負責(zé)。（二）各職能部門負責(zé)人，應(yīng)對本部門歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性負責(zé)。第十條

加強企業(yè)重大活動檔案管理工作，應(yīng)依照有關(guān)規(guī)定，進行重大活動檔案的立卷歸檔。應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理的原則，確保重大活動檔案的系統(tǒng)、完整、安全。第三章

業(yè)務(wù)工作第十一條

企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動（一）檔案工作應(yīng)納入公司領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、企業(yè)規(guī)章制度及工作流程、部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟或崗位責(zé)任制。（二）檔案館或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設(shè)備開箱驗收等活動。（三）公司在下達項目計劃任務(wù)、檢查項目計劃進度、驗收或鑒定項目成果、進行項目總結(jié)時，應(yīng)同時對項目文件提出歸檔要求、檢查積累情況、驗收或鑒定歸檔情況、做好歸檔交接。第十二條

文件的形成與積累（一）文件形成時應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式；（二）文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價值的文件及時交部門、項目或?qū)ｍ椯Y料員保管。第十三條

文件整理與歸檔（一）文件整理1.文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間的有機聯(lián)系。2.文書、科技、會計、聲像、實物檔案等門類文件的整理，應(yīng)分別符合《文書檔案管理辦法》《科技檔案管理辦法》《會計檔案管理辦法》《聲檔案管理辦法》《實物檔案管理辦法》等標(biāo)準(zhǔn)、文件的要求。3.固定資產(chǎn)投資項目文件整理，應(yīng)按《集團有限公司固定資產(chǎn)投資項目檔案管理辦法》執(zhí)行。（二）文件歸檔范圍1.

公司在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。（1）企業(yè)資產(chǎn):包括各種物業(yè)(如樓宇、房產(chǎn)、土地)的產(chǎn)權(quán)證、使用證，資產(chǎn)的注入、劃撥、劃轉(zhuǎn)、無形資產(chǎn)買入的請示、批復(fù)、權(quán)屬證明及產(chǎn)權(quán)變動證明材料，清產(chǎn)核資工作中形成的各種文件材料；（2）注冊登記:包括企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及與各方簽訂的合同)；（3）行政管理:包括董事會、監(jiān)事會形成的會議記錄、紀(jì)要、決議等材料及文秘工作、勞動工資、人事管理、法律事務(wù)、外事公關(guān)、安全保衛(wèi)等工作形成的文件材料；（4）經(jīng)營管理:包括經(jīng)營決策、計劃統(tǒng)計、財務(wù)管理、稽核審計等工作形成的文件材料，各種合同、協(xié)議及公證書，企業(yè)內(nèi)部管理與整頓形成的文件材料；（5）生產(chǎn)技術(shù)管理:包括生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、勞動管理、能源管理、科技管理、計量工作、標(biāo)準(zhǔn)化工作等形成的文件材料及企業(yè)各種資質(zhì)證書及相關(guān)材料；（6）社團工作:包括黨、團組織、工會、協(xié)會、紀(jì)檢監(jiān)察、宣傳教育等方面形成的文件材料；（7）投資開發(fā):包括境內(nèi)外投資項目中的項目建議(申請)書、意向書，可行性研究報告、項目評估、項目批準(zhǔn)文件，合同、章程、協(xié)議等及其審批文件、批準(zhǔn)證書，項目勘察設(shè)計、施工、竣工驗收等活動形成的文件材料，承包工程、設(shè)計咨詢項目中的招投標(biāo)、中標(biāo)、簽訂合同、施工準(zhǔn)備、施工、竣工驗收、工程移交等活動形成的文件材料，科技經(jīng)貿(mào)合作項目中的合同、協(xié)議，及實施合作過程中形成的主要文件材料，勞務(wù)合作項目中的合同、協(xié)議、人事管理、財務(wù)管理等活動形成的文件材料；（8）基本建設(shè):包括本企業(yè)各種基建工程形成的依據(jù)性、基礎(chǔ)性材料，設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件和竣工文件材料；（9）設(shè)備儀器:包括各種自制、外購設(shè)備及安裝調(diào)試文件材料；（10）產(chǎn)品生產(chǎn):包括每種產(chǎn)品從開發(fā)、設(shè)計到工藝、工程安裝、加工制造、檢驗、包裝、商標(biāo)、廣告等方面形成的文件材料；（11）科學(xué)研究:包括從開題到實驗、總結(jié)報告、技術(shù)鑒定、成果推廣應(yīng)用及轉(zhuǎn)讓等系列活動中形成的文件材料；（12）聲像實物:包括各種活動形成的照片、錄音、錄像、磁盤、光盤、證書、獎狀、獎?wù)?、獎杯、獎牌、錦旗、書畫等；2.歸檔文件的主要來源有：公司形成的文件；公司引進項目、外購設(shè)備等接收的文件；所屬單位及參股企業(yè)向公司提交的文件；公司參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向公司提交的文件；公司執(zhí)行、辦理的外來文件。3.管理類和會計、科技、聲像、實物等門類文件歸檔范圍和保管期限，應(yīng)符合文書檔案管理辦法》《科技檔案管理辦法》《會計檔案管理辦法》《聲檔案管理辦法》《實物檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定的要求。（三）文件歸檔時間1.經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。2.科研開發(fā)、項目建設(shè)文件應(yīng)在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。3.產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進項目的文件應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。4.會計核算專業(yè)材料應(yīng)在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管1年后的第一季度向檔案館移交。5.磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。6.更新、補充的文件，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和干部職工調(diào)動、離崗時應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。7.涉密檔案文件歸檔時間，應(yīng)按國家和企業(yè)保密規(guī)定執(zhí)行。（四）文件歸檔要求1.各部門、項目及專項工作專兼職資料員應(yīng)按規(guī)定將文件整理后歸檔。2.歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機、復(fù)印機、掃描儀等)標(biāo)稱的質(zhì)量要求。歸檔文件模糊不清或破損的，應(yīng)予以修復(fù)。3.歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔，復(fù)制件需加蓋歸檔單位公章。4.非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。5.歸檔文件一般一式一份。重要、利用頻繁和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。6.兩個以上單位合作完成的項目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。7.文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫“檔案交接登記表”（附件1）。重要項目文件歸檔時，應(yīng)由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負責(zé)人審核簽字。8.文件形成部門應(yīng)按期將“檔案交接登記表”隨同已整理的文件向檔案館移交；檔案館接收時應(yīng)認真核對，并檢查檔案質(zhì)量；雙方在“檔案交接登記表”簽字后各保留一份，履行交接手續(xù)、形成歸檔記錄。9.具有永久、長期保存價值的電子文件，應(yīng)形成一份紙質(zhì)文件歸檔。電子檔案實行“雙套制”管理，應(yīng)與其他載體檔案區(qū)分，單獨整理存放，并通過互見號與其他載體檔案建立對應(yīng)關(guān)系。10.因公出國考察帶回的技術(shù)材料、影像資料，應(yīng)及時整理、立卷、移交檔案館。第十四條

檔案與資料的收集（一）接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動后屬本企業(yè)所有檔案。（二）根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案。（三）根據(jù)需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。（四）根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料。第十五條

檔案整理工作（一）檔案館應(yīng)區(qū)分全宗進行檔案的分類、排列與編目。（二）分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點制定，并應(yīng)附有分類說明。（三）類別號可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的1種或2種混合方法設(shè)定。（四）全宗內(nèi)檔案按類別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目順序排列編號。（五）根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號，檔號編制方法見《檔號編制規(guī)則》（DA/T13-1994）。（六）檔案全宗、分類編號，應(yīng)按《中國中車集團有限公司檔案分類編號辦法》執(zhí)行。（七）紙質(zhì)檔案應(yīng)與對應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號?；ヒ娞柺欠从惩粌?nèi)容其它載體檔案保管單位的檔號。（八）按全宗、類目、保管期限編制檔案目錄。第十六條

檔案保管工作（一）檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架、底圖不宜折疊，磁性載體應(yīng)配備防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)實行異地異質(zhì)備份、確保檔案安全。（二）檔案入庫前一般應(yīng)去污、消毒，受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補救，易損的制成材料和字跡、應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護。（三）庫房管理1.庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能。2.庫房溫、濕度應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25-2010）《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）和《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T15-1995）對各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記。3.庫房設(shè)備運轉(zhuǎn)和檔案害蟲及霉菌防治情況應(yīng)定期檢查，并及時排除隱患。4.庫藏檔案應(yīng)定期清理核對、做到賬物相符，數(shù)量發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。（四）館藏檔案應(yīng)保持其歷史的真實面目，可采用縮微技術(shù)進行檔案的搶救和保管，受損檔案、珍貴檔案或檔案孤本應(yīng)進行縮微拍攝，原件和縮微品并存。第十七條

檔案鑒定工作（一）成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（組），負責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。（二）根據(jù)文件對企業(yè)、國家和社會所具有的現(xiàn)實和今后工作查考、憑證作用以及歷史研究價值確定檔案保管期限。（三）檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。（四）凡是反映本企業(yè)主要職能活動和歷史面貌，對本企業(yè)、國家和社會有長遠利用價值的文件，應(yīng)為永久保管檔案。（五）凡是反映本企業(yè)一般工作活動，在一定時期對本企業(yè)各項工作有參考利用價值的文件，應(yīng)為定期保管檔案，可根據(jù)其參考價值分為30年和10年。（六）定期對已到保管期限的檔案進行鑒定：經(jīng)檔案鑒定委員會（或小組）鑒定，需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊、填寫銷毀清冊，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進行監(jiān)督銷毀，銷毀清冊永久保存；涉密檔案還須經(jīng)企業(yè)保密委員會批準(zhǔn)后進行監(jiān)督銷毀。第十八條

檔案統(tǒng)計工作（一）檔案館應(yīng)及時、準(zhǔn)確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關(guān)統(tǒng)計報表。（二）建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，主要內(nèi)容包括：檔案館（室）藏情況、年度出入庫情況、檔案利用情況、檔案專兼職人員情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、檔案銷毀情況等。（三）檔案統(tǒng)計工作應(yīng)保持連續(xù)性，按國家檔案局有關(guān)規(guī)定填報企業(yè)檔案室基本情況年報表。第十九條

檔案利用工作（一）檔案館應(yīng)加強檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時有效地提供檔案利用服務(wù)。（二）根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定檔案利用權(quán)限，越權(quán)利用須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）檔案利用應(yīng)按規(guī)定審批、登記，填寫借閱登記表，涉密文件還須填寫涉密檔案調(diào)卷審批單；利用效果突出的宜進行登記，填寫利用效果登記表，收集、積累利用效果事例，申報開發(fā)利用檔案信息資源成果。（四）可采用直接查閱、電話調(diào)閱等方式，提供利用原件、復(fù)制件，復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)制專用章”。（五）借閱檔案的人員，應(yīng)保持案卷的完整與安全，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換、損壞、丟失和泄密。（六）借閱檔案在歸還時，檔案管理人員應(yīng)嚴格檢查驗收，確認沒有問題后，雙方辦理交接手續(xù)。（七）公司宜對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編等。（八）公司宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡介、工程項目簡介、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場的變化等。（九）公司宜對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。第四章

檔案的保密工作第二十條

檔案資料是企業(yè)的寶貴財富，檔案人員和檔案利用人員應(yīng)有高度的保密意識，遵守保密制度。第二十一條

檔案只限歸檔人員利用，其他人員需填寫“借（查）閱申請表”（見附件4），并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審核后方可借閱?？萍紮n案、聲像實物檔案須經(jīng)總工程師批準(zhǔn)；