單位內(nèi)部呈文管理制度

單位內(nèi)部呈文管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范單位內(nèi)部呈文管理，提高工作效率，確保信息傳遞準(zhǔn)確、及時、有效，促進各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門之間、部門與上級領(lǐng)導(dǎo)之間呈文的起草、審核、審批、流轉(zhuǎn)、存檔等管理活動。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：呈文內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)、政策要求及單位相關(guān)規(guī)定，表述準(zhǔn)確、語言規(guī)范、格式統(tǒng)一。2.及時高效原則：呈文應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成起草、審核、審批等流程，確保信息及時傳遞，不影響工作推進。3.分級負責(zé)原則：根據(jù)呈文的性質(zhì)、內(nèi)容和重要程度，明確各級人員的審核、審批職責(zé)，確保責(zé)任落實。4.存檔備查原則：所有呈文應(yīng)進行分類存檔，以便日后查閱和參考，作為工作記錄和決策依據(jù)。二、呈文的分類與格式（一）分類1.請示：適用于向上級請求指示、批準(zhǔn)的事項。2.報告：用于向上級匯報工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級詢問等。3.通知：傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。4.函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。5.其他：根據(jù)工作需要設(shè)立的其他呈文類別，如會議紀(jì)要、工作簡報等。（二）格式1.標(biāo)題：一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成，應(yīng)準(zhǔn)確概括呈文的主要內(nèi)容。2.主送機關(guān)：指接受呈文的上級機關(guān)或相關(guān)部門，應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。3.正文：是呈文的核心部分，應(yīng)條理清晰、邏輯嚴(yán)密、語言簡潔。根據(jù)不同的呈文類別，正文內(nèi)容應(yīng)包含相應(yīng)的要素，如請示應(yīng)寫明請示事項、理由和要求；報告應(yīng)詳細闡述工作情況、存在問題及建議等。4.附件：如有需要，可在正文后附上相關(guān)的圖表、數(shù)據(jù)、文件等資料，附件應(yīng)注明名稱和順序號。5.發(fā)文機關(guān)署名：寫上呈文的起草部門名稱，并加蓋部門印章。6.成文日期：以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文時，以最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。三、呈文的起草（一）起草責(zé)任呈文一般由承辦部門負責(zé)起草。承辦部門應(yīng)指定熟悉業(yè)務(wù)、具備較強文字表達能力的人員擔(dān)任起草工作。（二）起草要求1.深入調(diào)查研究，全面準(zhǔn)確掌握有關(guān)情況和數(shù)據(jù)，確保呈文內(nèi)容真實、可靠。2.明確呈文的目的和主題，內(nèi)容應(yīng)重點突出、針對性強，避免冗長繁瑣、無關(guān)緊要的表述。3.嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和要求進行起草，語言表達應(yīng)準(zhǔn)確、簡潔、通順，標(biāo)點符號使用規(guī)范。4.涉及多個部門的事項，起草部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，征求意見，確保呈文內(nèi)容全面、協(xié)調(diào)一致。（三）起草流程1.承辦人員根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)要求，確定呈文的主題和大致內(nèi)容框架。2.收集、整理相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，進行分析研究，形成初步的起草思路。3.按照格式要求撰寫呈文初稿，內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確地表達意圖。4.初稿完成后，起草人員應(yīng)進行自我審核，檢查內(nèi)容是否準(zhǔn)確、邏輯是否清晰、語言是否通順等，對存在的問題及時進行修改完善。四、呈文的審核（一）審核責(zé)任1.部門負責(zé)人審核：呈文起草完成后，先由承辦部門負責(zé)人進行審核。部門負責(zé)人應(yīng)對呈文的內(nèi)容、格式、準(zhǔn)確性、必要性等進行全面審查，確保呈文符合工作實際和單位要求。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審核：經(jīng)部門負責(zé)人審核通過的呈文，提交分管領(lǐng)導(dǎo)進行審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從宏觀角度對呈文進行把關(guān)，重點審核呈文與單位整體工作的關(guān)聯(lián)性、政策依據(jù)的準(zhǔn)確性、對相關(guān)工作的影響等，提出審核意見。3.其他相關(guān)審核：對于涉及重要事項、專業(yè)性較強或可能對單位產(chǎn)生較大影響的呈文，根據(jù)需要可組織相關(guān)部門或?qū)I(yè)人員進行聯(lián)合審核或?qū)ｍ棇徍?。（二）審核?nèi)容1.合法性審核：檢查呈文內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、政策規(guī)定以及單位內(nèi)部規(guī)章制度。2.準(zhǔn)確性審核：核實呈文所涉及的數(shù)據(jù)、事實、引用文件等是否準(zhǔn)確無誤。3.完整性審核：查看呈文的格式是否規(guī)范，內(nèi)容是否完整，各項要素是否齊全。4.邏輯性審核：審查呈文的邏輯結(jié)構(gòu)是否清晰，推理是否合理，觀點是否明確。5.必要性審核：判斷呈文所反映的事項是否確有必要行文，是否符合精簡高效的原則。（三）審核流程1.部門負責(zé)人審核時，應(yīng)認(rèn)真閱讀呈文初稿，對存在的問題提出修改意見，并在呈文上簽署審核意見和姓名、日期。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審核時，應(yīng)對部門負責(zé)人的審核意見進行復(fù)核，根據(jù)需要與起草人員溝通了解情況，對呈文進行全面審查，提出最終審核意見并簽署姓名、日期。3.對于需要聯(lián)合審核或?qū)ｍ棇徍说某饰?，由組織審核的部門或人員負責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)人員進行審核，并匯總審核意見。五、呈文的審批（一）審批權(quán)限1.一般性呈文，經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后即可印發(fā)。2.重要事項的呈文，需經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批。主要領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)實際情況，授權(quán)其他領(lǐng)導(dǎo)代為審批，但應(yīng)明確授權(quán)范圍和責(zé)任。3.涉及多個部門或全局性工作的呈文，應(yīng)先經(jīng)相關(guān)部門會簽后，再按審批權(quán)限進行審批。（二）審批流程1.呈文經(jīng)審核通過后，承辦部門將呈文連同審核意見一并提交給具有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)。2.審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真閱讀呈文及審核意見，對呈文內(nèi)容進行全面審查，根據(jù)實際情況簽署審批意見，如同意、不同意、修改后再報等，并簽署姓名、日期。3.對于不同意的呈文，審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確指出原因，承辦部門應(yīng)根據(jù)審批意見進行修改完善后重新履行審核、審批程序。六、呈文的流轉(zhuǎn)與傳遞（一）流轉(zhuǎn)方式1.紙質(zhì)呈文：對于需要紙質(zhì)存檔或?qū)徟某饰?，承辦部門應(yīng)按照規(guī)定格式打印，并加蓋部門印章，通過專人送達、機要交換、文件傳遞等方式進行流轉(zhuǎn)。2.電子呈文：利用單位內(nèi)部辦公系統(tǒng)等電子平臺進行呈文的起草、審核、審批和流轉(zhuǎn)。承辦部門應(yīng)將呈文的電子文檔上傳至辦公系統(tǒng)，并按照設(shè)定的流程進行流轉(zhuǎn)，相關(guān)人員在辦公系統(tǒng)中進行審核、審批操作，并簽署電子意見。（二）傳遞要求1.專人負責(zé)：指定專人負責(zé)呈文的流轉(zhuǎn)與傳遞工作，確保呈文能夠及時、準(zhǔn)確地送達相關(guān)人員手中。2.明確路徑：根據(jù)呈文的審批流程和流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，明確呈文的傳遞路徑和時間節(jié)點，避免出現(xiàn)延誤或丟失。3.記錄跟蹤：對呈文的流轉(zhuǎn)過程進行詳細記錄，包括呈文的名稱、文號、流轉(zhuǎn)時間、經(jīng)手人等信息，以便跟蹤查詢和追溯。七、呈文的存檔（一）存檔范圍1.已完成審核、審批流程的各類呈文原件及相關(guān)附件。2.呈文在流轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的修改稿、審核意見、審批意見等相關(guān)資料。（二）存檔方式1.紙質(zhì)存檔：將紙質(zhì)呈文按照年度、類別進行分類整理，裝入檔案盒或文件夾中，存放在專門的檔案柜內(nèi)，并建立紙質(zhì)檔案目錄，便于查找和查閱。2.電子存檔：將電子呈文及其相關(guān)資料按照一定的命名規(guī)則進行存儲，建立電子檔案庫，并做好備份工作，確保數(shù)據(jù)安全。同時，建立電子檔案索引目錄，方便快速檢索。（三）存檔期限根據(jù)國家檔案管理規(guī)定和單位實際情況，確定呈文的存檔期限。一般重要呈文存檔期限為[X]年，一般性呈文存檔期限為[X]年。存檔期限屆滿后，按照檔案管理規(guī)定進行銷毀或移交。八、呈文的保密管理（一）保密責(zé)任1.所有接觸呈文的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守單位的保密制度，對呈文中涉及的機密信息、敏感數(shù)據(jù)等予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.呈文起草、審核、審批、流轉(zhuǎn)、存檔等各環(huán)節(jié)的工作人員，應(yīng)妥善保管呈文，防止丟失、被盜或未經(jīng)授權(quán)的查閱、使用。（二）保密措施1.紙質(zhì)呈文應(yīng)存放在安全保密的場所，限制無關(guān)人員進入。2.電子呈文應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限和密碼保護，確保只有授權(quán)人員能夠訪問。3.在呈文流轉(zhuǎn)過程中，盡量減少紙質(zhì)文件的傳遞，如需傳遞紙質(zhì)文件，應(yīng)采取密封、加密等措施。4.對涉及保密內(nèi)容的呈文，應(yīng)在文件上標(biāo)注保密標(biāo)識，并按照保密規(guī)定進行處理。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.單位辦公室負責(zé)對呈文管理制度的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查，重點檢查呈文的起草質(zhì)量、審核審批程序、流轉(zhuǎn)傳遞及時性、存檔規(guī)范性等方面。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時向相關(guān)部門和人員提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將呈文管理工作納入部門和個人的績效考核體系，對在呈文起草、審核、審批等工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對違反呈文管理制度，如呈文起草質(zhì)量不高、審核審批把關(guān)不嚴(yán)、流轉(zhuǎn)傳遞延