《國(guó)際貨運(yùn)代理業(yè)務(wù)操作》課件 任務(wù)八 預(yù)配艙與預(yù)訂艙操作

任務(wù)八預(yù)配艙與預(yù)訂艙操作CATALOGUE目錄02預(yù)配艙操作實(shí)務(wù)流程01預(yù)配艙與預(yù)訂艙基礎(chǔ)認(rèn)知03預(yù)訂艙執(zhí)行與跟蹤管理04綜合實(shí)訓(xùn)與案例解析01PART預(yù)配艙與預(yù)訂艙基礎(chǔ)認(rèn)知預(yù)配艙/預(yù)訂艙的定義與核心作用預(yù)配艙定義指貨代公司根據(jù)客戶訂艙信息，提前規(guī)劃貨物在運(yùn)輸工具（如飛機(jī)/船舶）中的空間分配方案，包括貨物配載位置、集裝箱類(lèi)型選擇等，需符合承運(yùn)方對(duì)重量、尺寸的限制要求。核心作用在于優(yōu)化艙位利用率，避免超載或空間浪費(fèi)。預(yù)訂艙定義協(xié)同作用貨代向承運(yùn)人（航空公司/船公司）申請(qǐng)固定艙位的行為，需提交貨物明細(xì)、運(yùn)輸時(shí)間等數(shù)據(jù)。核心作用是鎖定運(yùn)輸資源，確保貨物按時(shí)出運(yùn)，尤其在旺季艙位緊張時(shí)尤為重要。預(yù)配艙為技術(shù)方案，預(yù)訂艙為執(zhí)行動(dòng)作，兩者結(jié)合可降低甩貨風(fēng)險(xiǎn)。例如空運(yùn)中需根據(jù)機(jī)型板箱限制預(yù)配，再通過(guò)訂艙確認(rèn)實(shí)際承運(yùn)能力。123貨代業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)分析需嚴(yán)格核對(duì)托運(yùn)書(shū)、裝箱單等文件的貨物重量、體積、危險(xiǎn)品標(biāo)識(shí)，錯(cuò)誤數(shù)據(jù)會(huì)導(dǎo)致預(yù)配方案失效（如空運(yùn)超限需重新分票）。信息審核環(huán)節(jié)動(dòng)態(tài)協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)控制環(huán)節(jié)預(yù)配后若客戶臨時(shí)增減貨量，需同步調(diào)整艙位分配并重新訂艙，涉及與承運(yùn)人、倉(cāng)庫(kù)的多方溝通，時(shí)效性要求極高。需關(guān)注截單日（CYcutoff）等節(jié)點(diǎn)，延遲提交可能導(dǎo)致預(yù)配艙單作廢。例如海運(yùn)需在船舶到港前48小時(shí)完成預(yù)配艙單申報(bào)。行業(yè)術(shù)語(yǔ)及操作規(guī)范解讀（如截單日、艙位類(lèi)型）截單日（Cut-offTime）操作規(guī)范艙位類(lèi)型承運(yùn)人接收艙位確認(rèn)的最后期限，分電子截單（如空運(yùn)的FWB提交時(shí)限）和物理截單（海運(yùn)重箱進(jìn)港截止）。超時(shí)將產(chǎn)生改配費(fèi)或延誤風(fēng)險(xiǎn)。包括長(zhǎng)期協(xié)議艙（合約客戶固定配額）、臨時(shí)現(xiàn)艙（高價(jià)搶購(gòu)艙位）、拼箱艙（LCL共享艙位）。選擇時(shí)需權(quán)衡成本與穩(wěn)定性，如跨境電商旺季需提前鎖定長(zhǎng)期協(xié)議艙。國(guó)際航空運(yùn)輸協(xié)會(huì)（IATA）要求預(yù)配艙單包含主分運(yùn)單號(hào)、ULD編號(hào)；海運(yùn)需按IMO代碼申報(bào)危險(xiǎn)品，且預(yù)配數(shù)據(jù)必須與后續(xù)清潔艙單完全一致，否則影響清關(guān)。02PART預(yù)配艙操作實(shí)務(wù)流程需嚴(yán)格審核客戶提供的貨物信息（毛重、體積、件數(shù)、包裝類(lèi)型），確保與報(bào)關(guān)單證一致。危險(xiǎn)品需額外核查UN編號(hào)、危險(xiǎn)等級(jí)及應(yīng)急措施代碼，避免因數(shù)據(jù)不符導(dǎo)致退艙或罰款。貨物信息核查與艙位需求計(jì)算數(shù)據(jù)完整性核驗(yàn)根據(jù)航線船期表計(jì)算最優(yōu)艙位配比，考慮貨物特性（如超尺寸貨需匹配開(kāi)頂柜）、目的港限重要求（如美國(guó)內(nèi)陸點(diǎn)鐵路運(yùn)輸限重21.5噸/40HQ），并預(yù)留10%冗余空間應(yīng)對(duì)突發(fā)調(diào)整。艙位動(dòng)態(tài)匹配運(yùn)用CUBIC系數(shù)（海運(yùn)）或體積重量比（空運(yùn)）判斷輕重貨配載方案，例如海運(yùn)集裝箱裝載率需達(dá)85%以上，空運(yùn)需計(jì)算墊板面積（貨物重量/飛機(jī)地板承受力限額）防止貨艙結(jié)構(gòu)損傷。運(yùn)力優(yōu)化算法海運(yùn)系統(tǒng)預(yù)配艙操作演示（含EDI/平臺(tái)實(shí)操）通過(guò)EDIFACT標(biāo)準(zhǔn)報(bào)文（如IFTMBF訂艙指令）自動(dòng)傳輸數(shù)據(jù)至船司系統(tǒng)，演示如何填寫(xiě)關(guān)鍵字段：POL/POD代碼（如CNXMN代表廈門(mén)港）、VGM申報(bào)重量、SOC/COC箱型標(biāo)識(shí)。異常情況需手動(dòng)在CargoSmart平臺(tái)補(bǔ)錄冷藏箱溫度設(shè)定值。EDI標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)接在INTTRA平臺(tái)演示實(shí)時(shí)艙位監(jiān)控功能，包括：截關(guān)時(shí)間提醒（CYcutoff）、特種柜動(dòng)態(tài)（如框架箱可用倉(cāng)位高亮顯示）、歷史裝載率分析圖表輔助決策。同步演示如何通過(guò)CMACGMeBusiness系統(tǒng)提交危險(xiǎn)品DGFORM在線申報(bào)?？梢暬撐还芾砟M突發(fā)撤艙場(chǎng)景，展示如何通過(guò)MSCIRIS-2系統(tǒng)發(fā)起艙位置換申請(qǐng)，并調(diào)用應(yīng)急備用航線數(shù)據(jù)庫(kù)（如東南亞航線可快速切換至CNHKG-USLAX替代原CNYNT-USSEA方案）。異常處理機(jī)制重點(diǎn)校驗(yàn)SHIPPER/CONSIGNEE字段是否符合信用證條款（如中間商貿(mào)易需顯示NOTIFYPARTY），貨物描述遵循HSCODE前6位歸類(lèi)原則。演示如何用OCR工具自動(dòng)識(shí)別裝箱清單中的SKU差異，避免出現(xiàn)"machineparts"等模糊品名。預(yù)配艙單證制作要點(diǎn)（托書(shū)/裝箱清單核對(duì)）托書(shū)合規(guī)性審查制作IMDG申報(bào)文件時(shí)，需確保MSDS第14項(xiàng)運(yùn)輸信息與危包證檢驗(yàn)日期有效銜接，演示創(chuàng)建多語(yǔ)言危險(xiǎn)品標(biāo)識(shí)（如腐蝕性物質(zhì)需同時(shí)標(biāo)注中文"腐蝕性"和英文"CORROSIVE"）。集裝箱裝載圖必須體現(xiàn)UN編號(hào)隔離要求（如5.1類(lèi)氧化劑與8類(lèi)酸類(lèi)貨物最小水平距離3米）。危險(xiǎn)品文件閉環(huán)管理通過(guò)區(qū)塊鏈平臺(tái)比對(duì)托書(shū)、AMS/ENS預(yù)艙單、產(chǎn)地證中的貨物價(jià)值（FOB/CIF計(jì)價(jià)方式轉(zhuǎn)換），自動(dòng)觸發(fā)預(yù)警機(jī)制。針對(duì)鋰電池貨物，需額外核查UN38.3測(cè)試報(bào)告與空運(yùn)IATADGR第63版特殊條款A(yù)88的符合性?？缇硵?shù)據(jù)一致性校驗(yàn)03PART預(yù)訂艙執(zhí)行與跟蹤管理123船期查詢與承運(yùn)人溝通策略多渠道實(shí)時(shí)查詢通過(guò)船公司官網(wǎng)、第三方航運(yùn)平臺(tái)（如INTTRA、CargoSmart）或貨代內(nèi)部系統(tǒng)獲取最新船期表，重點(diǎn)關(guān)注截關(guān)日（CYCut-off）、ETD（預(yù)計(jì)離港時(shí)間）及中轉(zhuǎn)港時(shí)效。每周至少兩次與承運(yùn)人業(yè)務(wù)代表電話確認(rèn)動(dòng)態(tài)，避免因臨時(shí)跳港或航次取消導(dǎo)致延誤。優(yōu)先級(jí)排序溝通針對(duì)高價(jià)值/緊急貨物，直接聯(lián)系承運(yùn)人銷(xiāo)售經(jīng)理申請(qǐng)優(yōu)先配艙，提供貨物明細(xì)及出貨計(jì)劃書(shū)；普通貨物采用郵件群發(fā)多家船公司比價(jià)，并在郵件標(biāo)題注明"UrgentBookingRequest+POL/POD"提升響應(yīng)效率。備用航線預(yù)案提前查詢替代航線（如臨近港口或不同船東的平行航線），當(dāng)主力航線艙位緊張時(shí)，立即啟動(dòng)備選方案并向客戶說(shuō)明運(yùn)費(fèi)/時(shí)效差異。訂艙系統(tǒng)填報(bào)規(guī)范及注意事項(xiàng)關(guān)鍵字段零誤差特殊條款顯性化SHIPPER/CONSIGNEE信息需與提單草稿逐字核對(duì)，貨物描述嚴(yán)格遵循IMO品名規(guī)則（如化工品填寫(xiě)UN編號(hào)及正確運(yùn)輸名稱），集裝箱類(lèi)型標(biāo)注20GP/40HQ等完整代碼。系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)功能關(guān)閉時(shí)需人工二次復(fù)核。在備注欄強(qiáng)制標(biāo)注"溫度控制要求（如-18℃±2℃）"、"超限尺寸（OOG貨物長(zhǎng)寬高）"、"危險(xiǎn)品等級(jí)（Class8腐蝕性物質(zhì)）"等，避免承運(yùn)人漏審導(dǎo)致退單。四步確認(rèn)法①優(yōu)先協(xié)調(diào)原承運(yùn)人升級(jí)艙位（如支付溢價(jià)費(fèi)用或改用更高等級(jí)服務(wù)）；②橫向調(diào)用合作貨代的控艙資源（適用長(zhǎng)期協(xié)議客戶）；③啟動(dòng)"預(yù)裝清單優(yōu)先權(quán)"，向碼頭提交提前集港的裝箱證明以鎖定物理艙位。爆艙應(yīng)急三步走甩柜索賠證據(jù)鏈保存船公司甩柜通知郵件（需含"VesselOverbooked"等責(zé)任認(rèn)定表述）、滯港費(fèi)發(fā)票、客戶損失證明（如信用證罰金單據(jù)），依據(jù)《海運(yùn)條例》第40條主張運(yùn)費(fèi)差額及直接損失賠償，重大案件需在7個(gè)工作日內(nèi)提交海事仲裁申請(qǐng)。收到SO后1小時(shí)內(nèi)核對(duì)船名/航次、提單號(hào)、截單時(shí)間、免費(fèi)箱使期（免柜租天數(shù)）；通過(guò)承運(yùn)人官網(wǎng)"集裝箱追蹤"功能驗(yàn)證提箱地點(diǎn)GPS坐標(biāo)與實(shí)際堆場(chǎng)一致。發(fā)現(xiàn)差異立即發(fā)起修改申請(qǐng)（需留存書(shū)面記錄）。訂艙確認(rèn)跟進(jìn)與異常處理（爆艙/甩柜應(yīng)對(duì)）04PART綜合實(shí)訓(xùn)與案例解析典型業(yè)務(wù)場(chǎng)景模擬（整柜/拼箱操作差異）整柜操作流程整柜業(yè)務(wù)中，客戶通常已明確箱型及數(shù)量要求（如20GP/40HQ），貨代需直接按委托書(shū)錄入系統(tǒng)，核對(duì)貨物體積與重量是否匹配集裝箱限重，避免超載或虧艙。例如，電子產(chǎn)品需注意箱內(nèi)防震填充對(duì)實(shí)際裝載量的影響。拼箱貨核算邏輯拼箱需根據(jù)貨物重泡比（如1:3）計(jì)算分?jǐn)偝杀?，?yōu)先選擇輕泡貨與重貨搭配裝載。例如，服裝（泡貨）與機(jī)械零件（重貨）拼箱時(shí)，需分別核算體積重量（CBM）與實(shí)際毛重，確保總費(fèi)用合理分?jǐn)傊粮骺蛻?。單證差異處理整柜貨代直接簽發(fā)提單（MBL），而拼箱需拆分HB/L（分提單），需在預(yù)配時(shí)標(biāo)注分票信息，如不同收貨人的貨物需隔離裝箱并貼標(biāo)，避免混貨風(fēng)險(xiǎn)。臨時(shí)增補(bǔ)貨物若客戶在截單前追加貨物，需快速評(píng)估剩余艙位（如集裝箱未滿或航班剩余載量），重新核算費(fèi)用并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。例如，空運(yùn)中需協(xié)調(diào)航空公司調(diào)整配載平衡，海運(yùn)則需檢查集裝箱鉛封是否可重開(kāi)。客戶突發(fā)需求調(diào)整處理方案目的港變更如客戶要求改港，需立即核查航線可行性及附加費(fèi)（如海運(yùn)的轉(zhuǎn)船費(fèi)、空運(yùn)的改簽費(fèi)），同步更新艙單（Manifest）并向船司/航司提交改港申請(qǐng)，避免滯箱或退運(yùn)。緊急報(bào)關(guān)調(diào)整當(dāng)貨物因海關(guān)查驗(yàn)需臨時(shí)更換品名或HS編碼時(shí)，需聯(lián)動(dòng)報(bào)關(guān)行修改預(yù)配艙數(shù)據(jù)，確保艙單與報(bào)關(guān)單一致，否則可能導(dǎo)致甩貨或罰款。錯(cuò)誤操作案例復(fù)盤(pán)與風(fēng)險(xiǎn)警示超配導(dǎo)致甩貨航班銜接失誤箱型誤選引發(fā)虧艙某次拼箱因未預(yù)留海關(guān)查驗(yàn)空間，實(shí)際裝箱超體積被甩貨3托，需賠