小區(qū)物業(yè)合同管理制度

小區(qū)物業(yè)合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)小區(qū)物業(yè)管理，規(guī)范物業(yè)合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，維護(hù)公司及業(yè)主的合法權(quán)益，提高物業(yè)管理服務(wù)水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與小區(qū)業(yè)主委員會(huì)或相關(guān)委托方簽訂的物業(yè)合同管理活動(dòng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則物業(yè)合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.公平公正原則合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益，不得損害任何一方的利益。3.誠實(shí)守信原則雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。4.效益優(yōu)先原則在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制成本，提高公司的經(jīng)濟(jì)效益。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.市場拓展部負(fù)責(zé)收集小區(qū)物業(yè)管理項(xiàng)目信息，進(jìn)行初步調(diào)研和分析，判斷項(xiàng)目的可行性。2.若項(xiàng)目可行，市場拓展部應(yīng)與業(yè)主委員會(huì)或相關(guān)委托方進(jìn)行溝通洽談，了解其需求和期望。3.根據(jù)溝通結(jié)果，市場拓展部起草物業(yè)合同初稿，明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、雙方權(quán)利義務(wù)等條款。4.物業(yè)合同初稿提交給法務(wù)部門審核，法務(wù)部門對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出修改意見。5.根據(jù)法務(wù)部門的意見，市場拓展部對(duì)合同初稿進(jìn)行修改完善，形成合同送審稿。6.合同送審稿提交給公司管理層審批，管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略、項(xiàng)目情況等進(jìn)行審批決策。7.若合同獲得批準(zhǔn)，市場拓展部負(fù)責(zé)與業(yè)主委員會(huì)或相關(guān)委托方簽訂正式物業(yè)合同，并加蓋公司公章。（二）合同條款要求1.服務(wù)內(nèi)容條款應(yīng)明確具體的物業(yè)管理服務(wù)項(xiàng)目，如房屋及共用設(shè)施設(shè)備維修養(yǎng)護(hù)、環(huán)境衛(wèi)生保潔、綠化養(yǎng)護(hù)、秩序維護(hù)等。2.服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條款制定詳細(xì)的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，包括服務(wù)質(zhì)量要求、服務(wù)頻率、響應(yīng)時(shí)間等，以便于雙方監(jiān)督和考核。3.收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)條款明確物業(yè)服務(wù)費(fèi)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)費(fèi)方式、繳費(fèi)時(shí)間等，確保收費(fèi)合理、透明。4.雙方權(quán)利義務(wù)條款清晰界定雙方的權(quán)利和義務(wù)，如公司的管理權(quán)、業(yè)主的配合義務(wù)、費(fèi)用支付義務(wù)等。5.合同期限條款明確合同的起止時(shí)間，一般為[X]年，并約定合同期滿后的續(xù)約條件。6.違約責(zé)任條款規(guī)定雙方在合同履行過程中如出現(xiàn)違約行為應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，以保障合同的順利履行。7.爭議解決條款約定雙方在合同履行過程中發(fā)生爭議時(shí)的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟。（三）合同簽訂注意事項(xiàng)1.確保合同雙方主體資格合法有效，業(yè)主委員會(huì)應(yīng)具備相應(yīng)的成立手續(xù)和資質(zhì)。2.合同條款應(yīng)具體明確，避免模糊不清或歧義性表述，防止后續(xù)糾紛。3.合同簽訂前，應(yīng)仔細(xì)審查對(duì)方提供的相關(guān)文件和資料，確保其真實(shí)性和完整性。4.合同簽訂過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的授權(quán)流程進(jìn)行，確保簽訂行為合法有效。三、合同履行管理（一）服務(wù)計(jì)劃制定1.根據(jù)物業(yè)合同約定的服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，各業(yè)務(wù)部門制定詳細(xì)的年度、季度、月度服務(wù)計(jì)劃。2.服務(wù)計(jì)劃應(yīng)明確工作任務(wù)、責(zé)任人、完成時(shí)間、質(zhì)量要求等，確保服務(wù)工作有序開展。（二）服務(wù)執(zhí)行與監(jiān)督1.各業(yè)務(wù)部門按照服務(wù)計(jì)劃組織實(shí)施物業(yè)管理服務(wù)工作，確保服務(wù)質(zhì)量達(dá)到合同要求。2.品質(zhì)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)服務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.建立服務(wù)質(zhì)量反饋機(jī)制，業(yè)主可通過多種渠道反饋服務(wù)意見和建議，公司應(yīng)及時(shí)處理并回復(fù)。（三）費(fèi)用收繳管理1.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)物業(yè)服務(wù)費(fèi)的收繳工作，按照合同約定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和繳費(fèi)時(shí)間，向業(yè)主發(fā)送繳費(fèi)通知。2.對(duì)于逾期未繳費(fèi)的業(yè)主，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催繳，并記錄催繳情況。3.建立欠費(fèi)業(yè)主檔案，分析欠費(fèi)原因，采取相應(yīng)的催繳措施，如上門催繳、法律訴訟等。（四）合同變更管理1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款，應(yīng)由合同執(zhí)行部門提出書面申請(qǐng)。2.申請(qǐng)部門應(yīng)詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)雙方權(quán)益的影響，并提交相關(guān)證明材料。3.合同變更申請(qǐng)經(jīng)法務(wù)部門審核、公司管理層審批后，與對(duì)方協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。（五）合同終止管理1.合同期滿或雙方協(xié)商一致提前終止合同的，應(yīng)按照合同約定辦理終止手續(xù)。2.公司應(yīng)在合同終止前[X]天向業(yè)主委員會(huì)或相關(guān)委托方發(fā)出書面通知，并做好資產(chǎn)清理、資料交接等工作。3.合同終止后，對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，分析經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的合同管理提供參考。四、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂過程中形成的各類文件、資料，包括合同初稿、審核意見、審批文件、合同文本等，均應(yīng)及時(shí)收集整理。2.合同履行過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件，如服務(wù)計(jì)劃、檢查記錄、費(fèi)用收繳憑證、業(yè)主反饋意見等，也應(yīng)納入檔案管理范圍。（二）檔案整理1.按照合同類別、時(shí)間順序等對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，建立檔案索引，便于查詢和利用。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案資料的安全存放。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，防止檔案丟失、損壞或泄密。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。3.涉及公司商業(yè)秘密或業(yè)主隱私的合同檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍。五、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.定期對(duì)物業(yè)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，識(shí)別可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如政策法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、服務(wù)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等。2.關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和法律法規(guī)變化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)隱患。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如加強(qiáng)政策法規(guī)學(xué)習(xí)、優(yōu)化服務(wù)流程、加強(qiáng)信用管理、建立應(yīng)急預(yù)案等。2.定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整和完善應(yīng)對(duì)策略。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對(duì)合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)，應(yīng)迅速啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)預(yù)案，采取有效措施降低風(fēng)險(xiǎn)損失，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)糾紛。2.定期與業(yè)主委員會(huì)或相關(guān)委托方進(jìn)行溝通交流，及時(shí)了解其需求和意見，妥善處理矛盾和問題。（二）糾紛處理流程1.當(dāng)發(fā)生合同糾紛時(shí)，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告，并提供相關(guān)情況說明。2.公司成立糾紛處理小組，負(fù)責(zé)對(duì)糾紛進(jìn)行調(diào)查、分析，制定處理方案。3.糾紛處理小組與對(duì)方進(jìn)行溝通協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。4.若協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，申請(qǐng)仲裁或提起訴訟。5.在糾紛處理過程中，應(yīng)及時(shí)收集、整理相關(guān)證據(jù)材料，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（三）糾紛案例分析1.定期對(duì)合同糾紛案例進(jìn)行收集、整理和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為