公司費用發(fā)票管理制度

公司費用發(fā)票管理制度一、總則（一）目的為了加強公司費用發(fā)票管理，規(guī)范費用報銷流程，確保公司財務(wù)支出的真實性、合法性和合理性，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在日常工作中發(fā)生的各類費用報銷所涉及的發(fā)票管理。（三）基本原則1.真實性原則：費用發(fā)票必須真實反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，不得虛假開具或篡改。2.合法性原則：取得的發(fā)票必須符合國家法律法規(guī)及稅務(wù)部門的相關(guān)規(guī)定。3.合理性原則：費用支出應(yīng)與公司業(yè)務(wù)相關(guān)，符合公司財務(wù)預(yù)算和成本控制要求。4.及時性原則：員工應(yīng)在費用發(fā)生后及時取得發(fā)票并辦理報銷手續(xù)，避免逾期。二、發(fā)票種類及要求（一）增值稅發(fā)票1.增值稅專用發(fā)票用于一般納稅人之間的商品交易、勞務(wù)供應(yīng)等業(yè)務(wù)。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)包括公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息，且必須字跡清楚，不得壓線、錯格。發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章，發(fā)票專用章應(yīng)清晰可辨，與銷售方名稱一致。2.增值稅普通發(fā)票適用于小規(guī)模納稅人以及一般納稅人向消費者個人銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)等情況。發(fā)票基本內(nèi)容與增值稅專用發(fā)票類似，但購買方信息只需填寫公司名稱和納稅人識別號（如為個人消費者，則只需填寫姓名）。發(fā)票聯(lián)應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章。（二）其他發(fā)票1.通用機打發(fā)票：根據(jù)不同行業(yè)和業(yè)務(wù)類型，由稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的機打發(fā)票，如餐飲、住宿等行業(yè)使用的發(fā)票。發(fā)票應(yīng)包含開票日期、付款方名稱、收款方名稱、項目名稱、金額等信息，且加蓋收款方發(fā)票專用章。2.定額發(fā)票：如停車費、出租車費等使用的定額發(fā)票。發(fā)票應(yīng)真實有效，無涂改、偽造痕跡，發(fā)票上的監(jiān)制章、發(fā)票號碼等信息清晰可辨。三、發(fā)票取得（一）業(yè)務(wù)經(jīng)辦要求1.員工在辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時，應(yīng)主動向?qū)Ψ剿魅“l(fā)票。對于涉及增值稅應(yīng)稅項目的業(yè)務(wù)，應(yīng)向銷售方明確要求開具增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票，并提供準(zhǔn)確的公司開票信息。2.在簽訂經(jīng)濟(jì)合同或協(xié)議時，應(yīng)明確發(fā)票開具的類型、內(nèi)容、時間等要求，確保與實際業(yè)務(wù)相符。（二）發(fā)票內(nèi)容審核1.取得發(fā)票后，員工應(yīng)仔細(xì)審核發(fā)票內(nèi)容，確保發(fā)票信息與實際業(yè)務(wù)一致。包括公司名稱、納稅人識別號、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等信息準(zhǔn)確無誤。2.對于發(fā)票內(nèi)容不完整、字跡模糊、有涂改痕跡或未加蓋發(fā)票專用章等不符合要求的發(fā)票，應(yīng)及時退回銷售方，要求其重新開具。（三）發(fā)票開具時間要求1.發(fā)票應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時及時開具，不得提前或滯后開具。2.對于跨月的費用報銷，發(fā)票開具日期應(yīng)符合費用所屬期間的規(guī)定，不得使用過期發(fā)票報銷。四、發(fā)票傳遞與保管（一）發(fā)票傳遞1.員工取得發(fā)票后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將發(fā)票及相關(guān)報銷憑證提交給部門負(fù)責(zé)人審核。審核通過后，再依次傳遞給財務(wù)部門。2.傳遞過程中，應(yīng)確保發(fā)票的完整性和安全性，避免發(fā)票丟失、損壞或污損。（二）發(fā)票保管1.財務(wù)部門收到發(fā)票后，應(yīng)按照發(fā)票種類、月份、年度等進(jìn)行分類整理，并妥善保管。2.對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)建立專用發(fā)票抵扣聯(lián)臺賬，詳細(xì)記錄發(fā)票號碼、開票日期、購貨方信息、金額、稅額、認(rèn)證情況等內(nèi)容，確保發(fā)票抵扣聯(lián)的安全和可追溯性。3.發(fā)票保管期限按照國家法律法規(guī)及公司財務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。五、費用報銷流程（一）費用報銷申請1.員工發(fā)生費用支出后，應(yīng)填寫《費用報銷申請表》，詳細(xì)注明費用發(fā)生的日期、事由、金額、發(fā)票號碼等信息，并附上相關(guān)發(fā)票及其他證明材料。2.部門負(fù)責(zé)人對本部門員工的費用報銷申請進(jìn)行審核，重點審核費用的真實性、合理性、與業(yè)務(wù)的相關(guān)性等，簽署審核意見并簽字確認(rèn)。（二）財務(wù)審核1.財務(wù)部門收到員工提交的費用報銷申請及相關(guān)憑證后，對發(fā)票的真實性、合法性、完整性以及費用報銷的合規(guī)性進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括發(fā)票開具是否符合規(guī)定、費用是否在預(yù)算范圍內(nèi)、報銷標(biāo)準(zhǔn)是否符合公司規(guī)定等。對于不符合要求的報銷申請，財務(wù)部門應(yīng)及時通知員工補充或更正相關(guān)材料。（三）審批流程1.根據(jù)公司審批權(quán)限規(guī)定，費用報銷申請需按照相應(yīng)流程提交各級領(lǐng)導(dǎo)審批。2.一般費用報銷由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大費用報銷或涉及金額較大的報銷，還需經(jīng)過總經(jīng)理審批。3.各級審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審核報銷申請，簽署審批意見并簽字確認(rèn)。如不同意報銷，應(yīng)說明理由。（四）報銷支付1.經(jīng)審批通過的費用報銷申請，財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報銷支付。2.對于通過銀行轉(zhuǎn)賬支付的報銷款項，應(yīng)準(zhǔn)確填寫收款人信息，確?？铐椉皶r、準(zhǔn)確到賬。對于以現(xiàn)金形式支付的報銷款項，應(yīng)按照公司現(xiàn)金管理規(guī)定辦理支付手續(xù)。六、特殊情況處理（一）發(fā)票丟失1.如果發(fā)票不慎丟失，員工應(yīng)及時向銷售方取得該發(fā)票記賬聯(lián)復(fù)印件，并加蓋銷售方發(fā)票專用章。2.同時，員工應(yīng)填寫《發(fā)票丟失情況說明》，詳細(xì)說明發(fā)票丟失的原因、發(fā)票號碼、開票日期、金額等信息，并由部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門審核確認(rèn)。3.對于增值稅專用發(fā)票丟失的情況，除上述要求外，還需按照稅務(wù)部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，如登報聲明作廢等，以確保發(fā)票的抵扣聯(lián)和記賬聯(lián)復(fù)印件能夠作為合法有效的報銷憑證。（二）發(fā)票錯誤1.若取得的發(fā)票存在錯誤信息，如公司名稱、納稅人識別號等填寫錯誤，員工應(yīng)及時將發(fā)票退回銷售方，要求其重新開具正確的發(fā)票。2.在重新取得發(fā)票前，原錯誤發(fā)票不得作為報銷憑證。（三）無發(fā)票情況1.在某些特殊情況下，如確實無法取得發(fā)票的，員工應(yīng)填寫《無發(fā)票情況說明》，詳細(xì)說明原因、涉及金額等信息，并提供其他能夠證明業(yè)務(wù)真實性的有效憑證，如收據(jù)、合同、協(xié)議等。2.無發(fā)票情況說明需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門審核，并按照公司審批權(quán)限規(guī)定提交各級領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意后，方可按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行費用報銷，但報銷金額應(yīng)按照公司稅務(wù)管理要求進(jìn)行相應(yīng)的稅務(wù)處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對費用發(fā)票管理及費用報銷情況進(jìn)行審計檢查，重點檢查發(fā)票的真實性、合法性、報銷流程的合規(guī)性等。2.對于審計檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。（二）財務(wù)監(jiān)督1.財務(wù)部門在日常工作中加強對費用發(fā)票和報銷業(yè)務(wù)的審核監(jiān)督，對不符合規(guī)定的發(fā)票和報銷申請及時進(jìn)行糾正。2.定期對費用發(fā)票管理情況進(jìn)行總結(jié)分析，發(fā)現(xiàn)存在的問題并提出改進(jìn)措施，不斷完善公司費用發(fā)票管理制度。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，虛開發(fā)票、偽造發(fā)票、違規(guī)報銷等行為，公司將視情節(jié)輕重給