學(xué)校備品使用管理制度

學(xué)校備品使用管理制度一、總則1.目的為了加強學(xué)校備品的管理，規(guī)范備品的使用行為，確保備品的合理配置、有效使用和妥善保管，提高學(xué)校資產(chǎn)的使用效益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于學(xué)校內(nèi)所有教學(xué)、辦公、生活等各類備品的使用管理。3.基本原則統(tǒng)一管理原則：學(xué)校設(shè)立專門的管理部門或崗位，對備品進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、采購、調(diào)配和監(jiān)督。合理配置原則：根據(jù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作的實際需要，合理確定備品的種類、數(shù)量和規(guī)格，避免資源浪費。高效使用原則：鼓勵師生員工合理使用備品，提高備品的使用效率，充分發(fā)揮其功能。規(guī)范操作原則：明確備品的使用流程和操作規(guī)范，確保師生員工正確使用備品，延長其使用壽命。責(zé)任追究原則：對因管理不善、使用不當(dāng)?shù)仍蛟斐蓚淦窊p壞、丟失的，追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、管理職責(zé)1.學(xué)校管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校備品使用管理制度，并組織實施。統(tǒng)籌規(guī)劃學(xué)校備品的配置，根據(jù)學(xué)校發(fā)展需求和實際情況，編制備品采購計劃。負(fù)責(zé)備品的采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放、調(diào)配、報廢等日常管理工作。定期對學(xué)校備品的使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。協(xié)調(diào)處理備品管理過程中的各類問題，對違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。2.使用部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門備品的日常使用管理，指定專人負(fù)責(zé)備品的保管和維護(hù)。根據(jù)工作需要，向?qū)W校管理部門提出備品的領(lǐng)用申請，并合理使用領(lǐng)用的備品。教育本部門師生員工愛護(hù)備品，遵守備品使用管理制度，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。配合學(xué)校管理部門做好備品的清查盤點工作，如實提供相關(guān)信息。3.使用人員職責(zé)嚴(yán)格按照備品的使用說明和操作規(guī)程使用備品，確保安全、正確使用。妥善保管領(lǐng)用的備品，不得轉(zhuǎn)借他人或挪作他用，發(fā)現(xiàn)備品損壞或丟失及時報告。定期對使用的備品進(jìn)行清潔、保養(yǎng)和維護(hù)，延長其使用壽命。在備品使用完畢后，及時歸還學(xué)校管理部門或辦理相關(guān)交接手續(xù)。三、備品采購與驗收1.采購計劃學(xué)校管理部門應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)科研任務(wù)、師生員工需求等因素，每年定期編制備品采購計劃。采購計劃應(yīng)明確備品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容。各使用部門根據(jù)本部門實際工作需要，提前向?qū)W校管理部門提交備品采購申請，經(jīng)學(xué)校管理部門審核后納入采購計劃。2.采購實施學(xué)校管理部門按照采購計劃組織實施采購工作。采購方式包括招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判采購等，應(yīng)根據(jù)備品的性質(zhì)、金額等因素選擇合適的采購方式，確保采購過程公開、公平、公正。在采購過程中，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括備品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。3.驗收備品到貨后，學(xué)校管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括備品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否與采購合同一致。對于重要備品或批量較大的備品，應(yīng)邀請專業(yè)技術(shù)人員或相關(guān)專家參與驗收。驗收合格后，填寫驗收報告，辦理入庫手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)備品存在質(zhì)量問題或與采購合同不符，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。如因供應(yīng)商原因造成的損失，由供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、備品入庫與保管1.入庫驗收合格的備品應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)驗收報告，核對備品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保準(zhǔn)確無誤后填寫入庫單。入庫單應(yīng)一式三聯(lián)，分別由倉庫管理人員、使用部門和財務(wù)部門留存。倉庫管理人員應(yīng)按照入庫單上的信息，將備品分類存放，并建立備品臺賬。2.保管倉庫應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，對備品進(jìn)行分類存放，確保備品存放整齊、有序，便于查找和管理。對于貴重備品、易燃易爆備品、危險化學(xué)品等特殊備品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。倉庫管理人員應(yīng)定期對備品進(jìn)行盤點，檢查備品的數(shù)量、質(zhì)量等情況，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并報告處理。倉庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保備品的安全。五、備品發(fā)放與領(lǐng)用1.發(fā)放原則備品發(fā)放應(yīng)遵循按需發(fā)放、合理控制的原則，確保備品能夠及時滿足師生員工的工作和學(xué)習(xí)需要。對于貴重備品、限量發(fā)放的備品等，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行發(fā)放。2.領(lǐng)用流程使用部門或個人需要領(lǐng)用備品時，應(yīng)填寫備品領(lǐng)用申請表，注明備品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核。學(xué)校管理部門根據(jù)領(lǐng)用申請表進(jìn)行審核，對于符合規(guī)定的申請予以批準(zhǔn)，并通知倉庫管理人員發(fā)放備品。倉庫管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的領(lǐng)用申請表，發(fā)放備品，并填寫出庫單。出庫單應(yīng)一式三聯(lián)，分別由倉庫管理人員、使用部門和財務(wù)部門留存。3.領(lǐng)用記錄倉庫管理人員應(yīng)建立備品領(lǐng)用臺賬，詳細(xì)記錄備品的領(lǐng)用時間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、備品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門備品的領(lǐng)用登記工作，定期與倉庫管理人員核對領(lǐng)用情況，確保賬實相符。六、備品調(diào)配與借用1.調(diào)配學(xué)校管理部門根據(jù)工作需要，有權(quán)對備品進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配。調(diào)配時，應(yīng)填寫備品調(diào)配申請表，注明調(diào)配原因、調(diào)配備品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意。調(diào)出部門應(yīng)按照調(diào)配申請表的要求，及時將備品移交調(diào)入部門，并辦理交接手續(xù)。調(diào)入部門應(yīng)認(rèn)真核對備品的數(shù)量、質(zhì)量等情況，如有問題及時反饋。2.借用因工作需要臨時借用備品的，應(yīng)填寫備品借用申請表，注明借用原因、借用備品名稱、規(guī)格、數(shù)量、借用期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核。學(xué)校管理部門根據(jù)借用申請表進(jìn)行審核，對于符合規(guī)定的申請予以批準(zhǔn)，并通知倉庫管理人員辦理借用手續(xù)。借用人應(yīng)在借用期限內(nèi)歸還借用的備品，如需延長借用期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)說明原因并申請延期。倉庫管理人員應(yīng)定期對借用的備品進(jìn)行清查，督促借用人及時歸還。如發(fā)現(xiàn)借用人丟失或損壞借用的備品，應(yīng)按照規(guī)定要求其賠償。七、備品維修與報廢1.維修備品在使用過程中發(fā)生損壞或故障，使用部門應(yīng)及時報告學(xué)校管理部門。學(xué)校管理部門根據(jù)損壞情況，確定維修方式，包括自行維修、委托專業(yè)維修機構(gòu)維修等。對于需要委托專業(yè)維修機構(gòu)維修的備品，學(xué)校管理部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)或詢價，選擇合適的維修機構(gòu)，并簽訂維修合同。維修完成后，使用部門應(yīng)組織驗收，確保維修質(zhì)量。驗收合格后，填寫維修報告，并將維修費用報財務(wù)部門審核報銷。2.報廢備品因使用年限已久、損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)、技術(shù)更新等原因不再使用時，使用部門應(yīng)填寫備品報廢申請表，注明報廢原因、備品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交相關(guān)證明材料。學(xué)校管理部門組織相關(guān)人員對報廢申請進(jìn)行審核，對于符合報廢條件的備品，予以批準(zhǔn)報廢。報廢的備品應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如變賣、捐贈、回收等。處理過程中應(yīng)做好記錄，并將處理結(jié)果報財務(wù)部門備案。八、監(jiān)督檢查與考核1.監(jiān)督檢查學(xué)校管理部門應(yīng)定期對學(xué)校備品的使用管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括備品的采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放、調(diào)配、借用、維修、報廢等環(huán)節(jié)。監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進(jìn)行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門或人員限期整改。2.考核學(xué)校將備