單位文件保存管理制度

單位文件保存管理制度一、總則（一）目的為加強單位文件保存管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于文件的查閱、使用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)所形成的各類文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：單位文件由專門的部門或人員進行集中統(tǒng)一管理，避免文件分散保存導(dǎo)致的管理混亂。2.分類分級原則：按照文件的來源、內(nèi)容、性質(zhì)等進行分類分級管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：確保文件的安全，防止文件泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生，對涉及機密的文件要嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：在保證文件安全保密的前提下，要充分考慮文件的利用需求，提供便捷的查閱和使用服務(wù)。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括單位發(fā)布的各類通知、決定、通報、報告、請示等行政公文。2.業(yè)務(wù)文件：與單位業(yè)務(wù)工作相關(guān)的文件，如合同協(xié)議、項目計劃、業(yè)務(wù)報表等。3.人事文件：涉及員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等人事管理方面的文件。4.財務(wù)文件：財務(wù)預(yù)算、決算、審計報告、財務(wù)憑證等財務(wù)相關(guān)文件。5.技術(shù)文件：單位的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、技術(shù)圖紙、研究報告等技術(shù)類文件。6.其他文件：不屬于上述分類的其他文件，如會議紀(jì)要、宣傳資料等。（二）文件編號1.為便于文件的識別和管理，對每類文件進行編號。編號規(guī)則如下：編號由字母和數(shù)字組成，字母表示文件類別，數(shù)字為順序號。例如：行政文件編號為XZ[順序號]，業(yè)務(wù)文件編號為YW[順序號]等。2.編號應(yīng)具有唯一性，不得重復(fù)使用。新形成的文件應(yīng)按照編號規(guī)則及時進行編號。三、文件形成與收集（一）文件形成1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的起草、審核和簽發(fā)工作。文件起草應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范，符合國家法律法規(guī)和單位相關(guān)規(guī)定。2.文件審核應(yīng)重點審查文件的內(nèi)容是否合法合規(guī)、表述是否準(zhǔn)確清晰、格式是否符合要求等。審核通過后，由相關(guān)負(fù)責(zé)人進行簽發(fā)。3.文件簽發(fā)后，起草部門應(yīng)及時將文件定稿交付文件管理部門進行登記和保存。（二）文件收集1.文件管理部門應(yīng)定期對各部門形成的文件進行收集，確保文件及時歸檔。收集方式可采用定期催交、上門收取等方式。2.各部門應(yīng)積極配合文件管理部門的收集工作，按時將本部門形成的文件整理好并移交文件管理部門。3.對于外來文件，如上級部門下發(fā)的文件、合作單位提供的文件等，由文件接收部門及時將文件原件或復(fù)印件送交文件管理部門進行登記和保存。四、文件整理與歸檔（一）文件整理1.文件管理部門收到文件后，應(yīng)按照分類分級原則對文件進行整理。對于紙質(zhì)文件，應(yīng)去除文件上的金屬物，進行折疊或裝訂，使其規(guī)格統(tǒng)一。2.電子文件應(yīng)按照文件類別和年度進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并對文件進行命名，命名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，便于識別和查找。3.對于同一事項的系列文件，應(yīng)按照時間順序進行排列，確保文件的連貫性和完整性。（二）文件歸檔1.文件整理完成后，應(yīng)及時進行歸檔。歸檔文件應(yīng)填寫歸檔登記表，注明文件名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。2.歸檔文件應(yīng)按照年度、類別分別裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度等信息。3.電子文件應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)可采用光盤、移動硬盤等，并定期進行檢查和更新，確保電子文件的安全性和完整性。五、文件保管（一）保管場所1.單位應(yīng)設(shè)立專門的文件保管場所，如檔案室、文件柜等，確保文件有安全、適宜的存放環(huán)境。2.保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案室應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。（二）保管期限1.文件的保管期限根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度分為永久、長期和短期。永久保管的文件：具有重要歷史價值、法律依據(jù)或?qū)挝话l(fā)展有重大影響的文件，如單位章程、重要合同協(xié)議、歷史檔案等。長期保管的文件：在較長時間內(nèi)具有查考利用價值的文件，保管期限一般為15年至50年。短期保管的文件：在較短時間內(nèi)需要查考利用的文件，保管期限一般為5年以下。2.文件保管期限的確定由文件形成部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出建議，經(jīng)文件管理部門審核后報單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）文件清查1.文件管理部門應(yīng)定期對保管的文件進行清查，每年至少進行一次全面清查，平時可根據(jù)需要進行局部清查。2.清查內(nèi)容包括文件的數(shù)量、完整性、保管狀況等。清查過程中如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫文件清查登記表，對清查結(jié)果進行記錄，并將清查情況報告單位領(lǐng)導(dǎo)。六、文件查閱與借閱（一）查閱1.單位內(nèi)部人員因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫文件查閱申請表，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到文件管理部門查閱。2.文件管理部門應(yīng)對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱場所進行查閱，不得擅自將文件帶出查閱場所。查閱過程中應(yīng)愛護文件，不得在文件上涂改、圈劃、污損等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將查閱的文件歸還文件管理部門，并在文件查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.單位內(nèi)部人員因工作需要借閱文件，應(yīng)填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和文件管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.文件管理部門應(yīng)對借閱申請進行嚴(yán)格審核，對于涉及機密的文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進行審批。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對借閱的文件妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、傳播文件內(nèi)容。如因保管不善導(dǎo)致文件丟失、損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、文件保密（一）保密措施1.對涉及機密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理。文件管理部門應(yīng)設(shè)立專門的保密文件柜，對保密文件進行單獨存放。2.接觸保密文件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.在文件的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、保管、查閱、借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件泄露。如對保密文件進行加密存儲、限制查閱范圍、實行專人專管等。（二）保密監(jiān)督1.單位應(yīng)建立保密監(jiān)督檢查制度，定期對文件保密工作進行檢查。檢查內(nèi)容包括保密制度的執(zhí)行情況、保密措施的落實情況、保密文件的管理情況等。2.對于違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時進行糾正，并按照單位相關(guān)規(guī)定進行處理。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。八、文件銷毀（一）銷毀條件1.文件保管期限屆滿或已失去保存價值的，應(yīng)及時進行銷毀。2.因單位機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致部分文件不再需要的，也應(yīng)進行銷毀。（二）銷毀程序1.文件管理部門應(yīng)定期對擬銷毀的文件進行清理和登記，填寫文件銷毀申請表，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.文件銷毀申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和文件管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的文件銷毀申請表交文件管理部門組織實施銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件信息無法恢復(fù)。4.文件銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀結(jié)束后，監(jiān)督人員應(yīng)在文件銷毀登記表上簽字確認(rèn)。（三）銷毀記錄1.文件管理部門應(yīng)對文件銷毀情況進行詳細記錄，記錄