學校電子資料管理制度VIP

學校電子資料管理制度一、總則（一）目的為加強學校電子資料的管理，確保電子資料的完整性、準確性、安全性和可利用性，提高學校教學、科研、管理等工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各單位以及全體教職員工和學生在工作、學習過程中所涉及的電子資料的管理。（三）定義本制度所稱電子資料，是指以電子形式存在的各種文件、數(shù)據(jù)、圖表、圖像、音頻、視頻等資料，包括但不限于教學課件、科研報告、行政公文、學生成績數(shù)據(jù)、圖書資料電子版等。（四）管理原則1.集中管理與分散管理相結合原則學校設立專門的電子資料管理部門或崗位，負責全校電子資料的統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)和指導；同時，各部門、各單位根據(jù)自身工作需要，負責本部門電子資料的日常管理。2.分類管理原則按照電子資料的內(nèi)容、性質(zhì)、用途等進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則采取有效的安全保密措施，確保電子資料的安全，防止資料泄露、篡改和丟失。4.方便利用原則在確保安全保密的前提下，充分考慮電子資料的利用需求，提供便捷的查詢、借閱和使用服務。二、電子資料的收集與整理（一）收集范圍1.學校各部門、各單位在工作中產(chǎn)生的各類電子文件，包括發(fā)文、收文、會議紀要、工作計劃、總結等。2.教師的教學課件、教案、教學案例、科研成果、學術論文等。3.學生的畢業(yè)論文、課程作業(yè)、實習報告、成績單等。4.學校圖書館的電子圖書、期刊、數(shù)據(jù)庫等資料。5.其他與學校工作、學習相關的電子資料。（二）收集要求1.各部門、各單位應明確專人負責電子資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.電子資料應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理，確保資料的規(guī)范性和可讀性。3.對于重要的電子資料，應進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.分類整理根據(jù)電子資料的內(nèi)容和性質(zhì)，將其分為教學資料、科研資料、行政資料、學生資料、圖書資料等類別，再在每個類別下進一步細分。2.編號管理為每一份電子資料賦予唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應遵循一定的規(guī)則，如按照資料的類別、年份、順序等進行編制。3.建立索引建立電子資料索引，記錄資料的編號、名稱、作者、日期、存放位置等信息，方便快速查找。三、電子資料的存儲與保管（一）存儲方式1.學校應建立專門的電子資料存儲服務器或存儲設備，用于集中存儲電子資料。2.根據(jù)電子資料的重要性和使用頻率，可采用不同的存儲介質(zhì)，如硬盤、磁帶、光盤等，并定期進行數(shù)據(jù)備份。3.鼓勵采用云存儲等先進的存儲技術，提高存儲的可靠性和安全性。（二）存儲位置1.電子資料應按照分類存儲在相應的文件夾或目錄中，便于查找和管理。2.重要的電子資料應存儲在安全可靠的位置，并設置訪問權限，防止未經(jīng)授權的訪問。（三）保管要求1.定期對電子資料進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。2.做好存儲設備的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，防止存儲設備損壞或數(shù)據(jù)丟失。3.對于存儲在服務器上的電子資料，應設置定期備份策略，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止服務器故障導致數(shù)據(jù)丟失。四、電子資料的訪問與使用（一）訪問權限1.根據(jù)工作需要，為不同人員設置不同的電子資料訪問權限。訪問權限分為只讀、可編輯、可刪除等級別。2.學校管理人員、教師、學生等應根據(jù)各自的工作職責和權限訪問相應的電子資料。3.對于涉及學校機密的電子資料，應嚴格限制訪問權限，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問。（二）使用規(guī)定1.使用電子資料時應遵守國家法律法規(guī)和學校的相關規(guī)定，不得擅自修改、傳播、泄露電子資料的內(nèi)容。2.如需對電子資料進行修改或編輯，應在備份的基礎上進行，并確保修改后的資料符合規(guī)范要求。3.因工作需要借閱電子資料的，應辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。借閱期間應妥善保管電子資料，不得轉借他人或用于非工作目的。（三）共享與協(xié)作1.學校鼓勵各部門、各單位之間進行電子資料的共享與協(xié)作，提高工作效率。2.共享電子資料時，應確保資料的安全性和合法性，并明確共享的范圍和權限。3.在電子資料共享與協(xié)作過程中，涉及到知識產(chǎn)權等問題的，應按照相關法律法規(guī)進行處理。五、電子資料的安全與保密（一）安全措施1.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護軟件，防止網(wǎng)絡攻擊和病毒感染。2.定期對電子資料存儲設備進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.建立數(shù)據(jù)備份與恢復機制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復。（二）保密制度1.對涉及學校機密的電子資料，應嚴格保密，采取加密存儲、訪問控制等措施，防止資料泄露。2.接觸和使用機密電子資料的人員，應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.對于不再使用或已過期的機密電子資料，應按照規(guī)定進行銷毀或妥善保管。（三）應急處理1.制定電子資料安全應急預案，明確在發(fā)生安全事故或數(shù)據(jù)泄露事件時的應急處理流程和責任分工。2.定期組織應急演練，提高應對突發(fā)事件的能力。3.一旦發(fā)生安全事故或數(shù)據(jù)泄露事件，應立即采取措施進行處理，并及時向上級主管部門報告。六、電子資料的備份與恢復（一）備份策略1.根據(jù)電子資料的重要性和變化頻率，制定不同的備份策略，如全量備份、增量備份、差異備份等。2.重要的電子資料應每天進行備份，一般的電子資料可每周或每月進行備份。3.備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，如異地存儲或云存儲，以防止本地存儲設備故障導致數(shù)據(jù)丟失。（二）備份執(zhí)行1.安排專人負責電子資料的備份工作，確保備份任務按時執(zhí)行。2.備份過程中應進行詳細記錄，包括備份時間、備份內(nèi)容、備份存儲位置等信息。3.定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和驗證，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）恢復測試1.定期進行電子資料恢復測試，確保在需要時能夠快速、準確地恢復數(shù)據(jù)。2.恢復測試應模擬實際的災難場景，檢驗備份數(shù)據(jù)的恢復能力和恢復流程的有效性。3.根據(jù)恢復測試結果，及時調(diào)整備份策略和恢復流程，確保數(shù)據(jù)恢復的可靠性。七、電子資料的清理與銷毀（一）清理原則1.定期對電子資料進行清理，刪除過期、無用的資料，釋放存儲空間。2.清理電子資料時應遵循謹慎原則，確保重要資料不被誤刪。（二）清理流程1.制定電子資料清理計劃，明確清理的范圍、時間、責任人等。2.各部門、各單位按照清理計劃對本部門的電子資料進行自查和清理。3.電子資料管理部門對全校的電子資料清理情況進行檢查和監(jiān)督，確保清理工作的徹底性。（三）銷毀規(guī)定1.對于需要銷毀的電子資料，應采用安全可靠的方式進行銷毀，如數(shù)據(jù)擦除、物理粉碎等，確保資料無法恢復。2.銷毀電子資料時應進行詳細記錄，包括銷毀時間、銷毀內(nèi)容、銷毀方式等信息。3.涉及學校機密的電子資料銷毀，應按照保密規(guī)定進行處理，確保資料的安全銷毀。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.學校設立電子資料管理監(jiān)督小組，負責對全校電子資料管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對各部門、各單位的電子資料管理情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.電子資料的收集、整理、存儲、保管、訪問、使用等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.電子資料的安全保密措施是否落實到位，是否存在安全隱患。3.電子資料的備份與恢復工作是否正常進行，備份數(shù)據(jù)是否完整可用。4.電子資料的清理與銷毀工作是否符合要求，是否存在資料丟失或泄露的風險。（三）考核與獎懲1.將電子資料管理工作納入學校各部門、各單位的績效考核體系，對電子資料管理工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵。2.對違反本制度規(guī)定，導致電子資料丟失、泄露、損壞等事故的部