學(xué)校檔案閉關(guān)管理制度

學(xué)校檔案閉關(guān)管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案的安全與完整，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門及全體教職員工在檔案管理工作中的行為。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄學(xué)校的歷史和現(xiàn)狀，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)學(xué)校各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)學(xué)校各部門的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與學(xué)校重大活動(dòng)和重要工作的文件材料收集、整理和歸檔工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全與完整。6.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門形成的文件材料進(jìn)行分類整理，定期移交學(xué)校檔案管理部門。3.各部門在工作中應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全與完整，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍學(xué)校檔案的收集范圍包括以下幾類：1.黨群工作類：學(xué)校黨組織、工會(huì)、共青團(tuán)等組織形成的文件材料。2.行政管理類：學(xué)校行政機(jī)構(gòu)形成的文件材料，包括學(xué)校規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、人事檔案等。3.教學(xué)工作類：學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)研究、教學(xué)實(shí)踐等方面形成的文件材料，如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、試卷、學(xué)生成績等。4.科學(xué)研究類：學(xué)校科研項(xiàng)目申報(bào)、研究過程、成果鑒定等方面形成的文件材料。5.學(xué)生工作類：學(xué)生招生、學(xué)籍管理、獎(jiǎng)懲、就業(yè)等方面形成的文件材料。6.財(cái)務(wù)管理類：學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等文件材料。7.后勤管理類：學(xué)校后勤保障、物資采購、校園建設(shè)等方面形成的文件材料。8.外事工作類：學(xué)校對(duì)外交流與合作、外事活動(dòng)等方面形成的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、紙張完好、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具書寫。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于保密和安全管理。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別和保管期限，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查找。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.嚴(yán)格遵守檔案庫房的管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.確保檔案鑒定工作的公正性和客觀性。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其價(jià)值。2.分析檔案內(nèi)容與形成背景，綜合考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值。（四）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映學(xué)校一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，編制銷毀清冊(cè)。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀情況報(bào)告學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告檔案工作情況。3.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向同級(jí)國家綜合檔案館移交檔案。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，辦理交接手續(xù)。3.對(duì)移交的檔案，應(yīng)確保其質(zhì)量符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度。2.服務(wù)學(xué)校中心工作原則：檔案利用應(yīng)圍繞學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等中心工作，為學(xué)校發(fā)展提供支持。3.方便利用原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，方便師生員工查閱利用檔案。（二）利用方式1.查閱：師生員工因工作需要，可以到檔案管理部門查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱登記表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可以提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和復(fù)制。2.重要檔案的利用應(yīng)經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的學(xué)校檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)學(xué)?，F(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合學(xué)校檔案管理的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程查詢和利用。4.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，確保檔案信息的安全。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段：制定學(xué)校檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和步驟。2.實(shí)施階段：按照規(guī)劃要求，組織開展檔案數(shù)字化、系統(tǒng)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和安全保障體系建設(shè)等工作。3.驗(yàn)收階段：對(duì)檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，確保建設(shè)成果符合要求。（四）管理與維護(hù)1.建立檔案信息化管理制