《涉外秘書導(dǎo)論》課件 - 副本

第

五

章

涉外秘書的職業(yè)道德

第一節(jié)涉外秘書職業(yè)道德的立足點

一、愛國是立足點

1、客觀環(huán)境所決定

2、愛國是敬業(yè)的基礎(chǔ)3、愛國是中華民族的優(yōu)良傳統(tǒng)

二、涉外秘書愛國主義的體現(xiàn)1、維護國格、人格2、維護國家利益3、保守秘密4、以良好素質(zhì)贏得外方人員尊重

第二節(jié)

涉外秘書職業(yè)道德的內(nèi)涵

一、忠誠二、恪守信用三、勤奮進取四、認真負責(zé)五、具有團隊精神六、廉潔奉公

第三節(jié)

保密是涉外秘書職業(yè)道德的底線

一、秘書和保密（一）保密是秘書的天職（二）秘書保密的范圍二、保守國家秘密（一）什么是國家秘密（二）保守國家秘密的基本要求三、保守公司或單位秘密四、秘書如何保密

（一）言論保密（二）文件保密（三）會議保密

（四）計算機保密（五）通信保密（六）宣傳報道保密（七）涉外交往保密【思考題】1、為何說愛國是涉外秘書職業(yè)道德的立足點？2、涉外秘書如何體現(xiàn)愛國主義？3、涉外秘書職業(yè)道德的內(nèi)涵是什么？4、涉外秘書的忠誠包含哪些含義？5、為何說保密是涉外秘書職業(yè)道德的底線？

第六章

涉外秘書的任職資格

第一節(jié)

從社會要求看涉外秘書的任職資格

一、招聘實例舉偶（一）小型公司的招聘要求（二）中型公司的招聘要求（三）大型公司的招聘要求

二、對招聘要求的歸納分析三、從國外的經(jīng)驗來看涉外秘書的任職資格

第二節(jié)

涉外秘書的知識結(jié)構(gòu)

一、基礎(chǔ)知識

二、秘書學(xué)知識三、行業(yè)知識

四、了解中外文化差異（一）從海派文化說起（二）了解中外思維方式、價值觀的差異（三）了解中外風(fēng)俗禮儀的不同（四）要有中外文化知識

第三節(jié)

涉外秘書的技能要求一、熟練地掌握外語準確地聽懂，流利地說清，快速地閱讀，熟練地書寫和翻譯。

二、嫻熟地操作辦公自動化設(shè)備

三、快捷地打字和速記速錄四、掌握寫作技能和書法藝術(shù)

五、涉外秘書應(yīng)該是通才

通才型的秘書是指以秘書業(yè)務(wù)為專長，具備多種技能、多方面知識、適應(yīng)面廣、應(yīng)變型強，發(fā)展?jié)摿Υ蟮母咚刭|(zhì)復(fù)合型人才?！舅伎碱}】1。試從招聘要求歸納分析涉外秘書的任職資格。2?！?lt;全美秘書協(xié)會章程>>中對秘書任職資格提出的９項要求是什么？3。涉外秘書應(yīng)具備哪些知識？4。涉外秘書需具備哪些主要技能？5。為什么涉外秘書需要是通才？

第七章涉外秘書的心理素質(zhì)

第一節(jié)涉外秘書智力的培養(yǎng)一、觀察力的培養(yǎng)

二、注意力的培養(yǎng)

三、記憶力的培養(yǎng)

四、思維力的培養(yǎng)

第二節(jié)涉外秘書的個性心理特征

一、興趣二、性格

三、情緒

四、意志五、氣質(zhì)

第三節(jié)涉外秘書的心理調(diào)節(jié)

一、克服緊張心理二、消除委屈心理【思考題】1。涉外秘書應(yīng)有怎樣的興趣特征？2。涉外秘書應(yīng)有怎樣健全的性格？3。涉外秘書應(yīng)有怎樣的意志？4。涉外秘書應(yīng)有怎樣的氣質(zhì)？5。涉外秘書怎樣克服各種不良心理？

第八章

涉外秘書的自身形象

第一節(jié)

涉外秘書的服飾

一、涉外秘書服飾的基本要求基本要求：整潔、大方、和諧、雅致（一）與環(huán)境、身份相協(xié)調(diào)（二）與體形相協(xié)調(diào)（三）涉外秘書穿著注意事項

二、女涉外秘書的服裝

1、女涉外秘書的辦公室著裝2、女涉外秘書的禮服3、女涉外秘書的飾物三、男涉外秘書的服裝

1、男涉外秘書的禮服2、西裝禮服的穿著

第二節(jié)

涉外秘書的儀容和舉止

一、涉外秘書的儀容

二、涉外秘書的舉止（一）涉外秘書的日常姿勢（二）涉外秘書的工作手勢（三）涉外秘書的表情

第三節(jié)

涉外秘書的語言特點

一、多用禮貌語二、多用贊美語三、運用鼓勵語

四、語言要幽默

五、委婉含蓄六、運用體態(tài)語【思考題】1。涉外秘書服飾的基本要求是什么？2。涉外秘書的語言有何特點？3。涉外秘書的舉止該是怎樣的？4。涉外秘書的自身形象該是怎樣的？

第九章涉外秘書的人際關(guān)系

第一節(jié)

秘書人際關(guān)系概述一。

秘書處理好人際關(guān)系的必要性1．有利于開展工作、提高效率2．有利于信息的收集和傳遞

3．有利于心理健康二、涉外秘書人際關(guān)系的特點第一，公務(wù)性。第二，代表性。第三，多向性。第四，涉外性。第二節(jié)涉外秘書與上司的關(guān)系

一、了解上司

（一）了解上司的思路（二）了解上司的工作方法（三）了解上司的個性（四）了解上司的志趣愛好二,正確領(lǐng)會，貫徹上司意圖（一）上司意圖的含義（二）正確對待上司意圖（三）秘書傳達貫徹上司意圖時應(yīng)注意的問題三。注意與上司的思想溝通（一）選擇合適的時機（二）選擇合適的地點（三）適應(yīng)上司的個性

四、維護上司權(quán)威（一）尊重上司（二）及時匯報、請示（三）進言藝術(shù)

１、適事

２、適時

３、適地

４、適度

五、體諒上司的苦衷

六、保持距離

七、學(xué)習(xí)上司（一）珍惜遇到好上司的機遇（二）學(xué)習(xí)上司

1、學(xué)習(xí)上司把握政策的能力

2、學(xué)習(xí)上司總攬全局的觀念3、學(xué)習(xí)上司的決策能力

4、學(xué)習(xí)上司的組織指揮能力5、學(xué)習(xí)上司處理問題的能力6、學(xué)習(xí)上司善于團結(jié)人的器量和能力

第三節(jié)

涉外秘書與同事的關(guān)系

一、影響同事關(guān)系的因素和規(guī)則（一）影響同事關(guān)系的因素（二）同事關(guān)系的規(guī)則

二、同事關(guān)系的類型

（一）按同事間的心理行為劃分

第一，感情型關(guān)系。

第二，志趣型關(guān)系。

第三，利益型關(guān)系。（二）按照同事間的配合狀況劃分

第一，合作關(guān)系。

第二，競爭關(guān)系。

三、處理好同事關(guān)系的方法

（一）尊重同事

（二）寬容隨和（三）樂于助人

（四）一視同仁（五）善待同事親屬

四。處理好與外部公眾的關(guān)系（一）尊重和禮貌（二）平等待人（三）誠實守信【思考題】1。涉外秘書處理好人際關(guān)系的必要性是什么？2。涉外秘書應(yīng)該了解上司的哪些方面？3。涉外秘書應(yīng)該學(xué)習(xí)上司的哪些方面？4。涉外秘書如何處理好與上司的關(guān)系？5。涉外秘書如何處理好與同事的關(guān)系？

第十章

涉外秘書的公關(guān)意識

第一節(jié)

涉外秘書工作中包含著公關(guān)工作

一、從兩者的性質(zhì)、職責(zé)來分析1、兩者性質(zhì)上存在共性2、兩者的諸多職責(zé)是重合的二、從兩者的作用來分析

1、兩者作用上的共性

2、兩者作用上的個性三、從現(xiàn)狀來分析

涉外秘書客觀上已在承擔(dān)公關(guān)工作1、未設(shè)立公共關(guān)系部2、已設(shè)立公共關(guān)系部的合資企業(yè)3、設(shè)有職責(zé)比較全面的公共關(guān)系部的外商獨資企業(yè)

“全員PR"、“人人都是公關(guān)大使”四。涉外秘書公關(guān)的基本功能和主

要職責(zé)一是溝通功能二是塑形功能三是效益功能四是化解危機功能

主要職責(zé)：

(一)

溝通協(xié)調(diào)(二)

提供信息(三)

預(yù)測應(yīng)變

五、涉外秘書公共關(guān)系工作的基本特點（一）服務(wù)性和塑形性的統(tǒng)一（二）真實性和真誠性的統(tǒng)一

第二節(jié)

涉外秘書必須具有公關(guān)意識

一、樹立組織良好形象的意識

組織形象，是指內(nèi)、外公眾對一個組織的總體評價和綜合印象，它是公眾在交往過程中對這一組織形成的認識。（一）組織良好形象的標準所謂組織的良好形象，有兩個標準：

第一，對外部公眾而言，要使他們對組織留下長期可以信賴的印象，讓他們感到組織對公眾、社會是可靠的、負責(zé)的，是可親、可近的。

第一，使內(nèi)部公眾也對組織有好感，使他們具有主人翁的態(tài)度，人人關(guān)心組織，珍視組織信譽，榮辱與共，為組織努力工作。（二）良好形象對組織的重要作用

是組織的無價之寶、巨大的無形資產(chǎn)，它能使組織獲得公眾廣泛的信任、支持、愛戴。二、雙向溝通的意識

（一）雙向溝通的含義也稱雙向信息輸出或雙向信息流通，指組織既要將自己的信息傳播給公眾，又要收集公眾的信息和反饋，使雙方相互了解、適應(yīng)、協(xié)調(diào)，保持和諧關(guān)系。

（二）雙向溝通的內(nèi)容

三、廣結(jié)良緣的意識

（一）廣結(jié)良緣的含義

是組織在樹立良好形象的基礎(chǔ)上，主動處理與好各類公眾的關(guān)系，使相互適應(yīng)、合作，和睦相處，使組織廣交朋友，形成廣泛的社會關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，能在一個良好的社會人際環(huán)境中生存、發(fā)展。（二）廣結(jié)良緣的意義

四、雙方得益的意識

（一）雙方得益的含義

指組織在與各類公眾的交往中，既要維護自身利益，也要維護公眾利益，兩者不可偏廢其一。

公共關(guān)系的實質(zhì)是一種利益關(guān)系，一種組織與公眾互利互惠的關(guān)系。（二）雙方得益的基礎(chǔ)

雙方得益的基礎(chǔ)是組織必須

為消費者提供合格、優(yōu)質(zhì)的

產(chǎn)品和服務(wù)。五、內(nèi)求團結(jié)、外求發(fā)展的意識

涉外秘書的職責(zé)偏重于對內(nèi)辦文辦會辦事，協(xié)調(diào)關(guān)系，被視為組織的“內(nèi)當(dāng)家”。秘書應(yīng)當(dāng)關(guān)注內(nèi)部公眾，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，將員工、員工家屬、股東緊緊團結(jié)起來，為組織外求發(fā)展打好基礎(chǔ)。第三節(jié)

分辨公關(guān)和庸俗關(guān)系一、起因不同

公共關(guān)系是在商品經(jīng)濟高度發(fā)展，信息傳播量急劇增加，經(jīng)濟活動空前復(fù)雜的情況下產(chǎn)生的。

庸俗關(guān)系是封閉、落后的封建經(jīng)濟的產(chǎn)物，由于合格的或優(yōu)質(zhì)的商品、服務(wù)、公共資源供不應(yīng)求，人們不得已找門路，托關(guān)系，請客送禮塞紅包才能獲得它們，一些人趁機以權(quán)謀私、損公肥私，索取賄賂，導(dǎo)致庸俗關(guān)系。二、目的不同

公共關(guān)系的目的是雙方得益，既使組織得益，也使公眾、社會、國家都得益。因此，它要求組織的利益與社會整體利益保持基本一致，組織的政策、行為要符合社會的需要，對社會負責(zé)。

庸俗關(guān)系的目的則是損公肥私、損人利己，使個別人中飽私囊。三、工作對象不同

公共關(guān)系是一個組織與各類公眾協(xié)調(diào)好關(guān)系，因此，它是以組織為主體，以公眾為客體和工作對象，也就是我們通稱的“公對公”。

庸俗關(guān)系則是以私人為主體，與私人打交道，將個別人作為工作對象。四、地位不同

公共關(guān)系是一門科學(xué)，一門行政管理和經(jīng)營管理中行之有效的管理科學(xué)，它有理論，有原則，具有科學(xué)性；它又是一種社會職業(yè)，一種受從尊重、被不少人向往的職業(yè)。

庸俗關(guān)系既無理論，也無科學(xué)性可言，也不是一種社會職業(yè)，它既不合法，也不合道德規(guī)范，受到社會、公眾的譴責(zé)，只能在暗中偷偷摸摸地進行。

五、工作手段不同

公共關(guān)系的工作手段可劃分物理和人情兩種。

庸俗關(guān)系的主要工作手段則是對私人暗中拉攏，進行權(quán)錢交易、權(quán)權(quán)交易、行賄受賄，買通對方，以售其奸。

六、社會效果不同

公共關(guān)系

在組織與公眾之間創(chuàng)造一種友善、合作的氣氛，它能給社會帶來一種以誠相見的風(fēng)氣，有助于形成和諧、正常的人際關(guān)系，從而提高社會文明程度，對社會進步起促進作用。

庸俗關(guān)系著眼于獲取不義這財、不義之利、不惜損公肥私、損人利己，它造成人與人之間相互利用，爾虞我詐，相互戒備，即使暫時獲利，也是以利相交，利盡則散，不講情義，不擇手段。它使社會失去公理，污染了社會風(fēng)氣，破壞了正常的人際關(guān)系、使社會文明程度下降，對社會進步起阻礙作用。【思考題】1。為什么涉外秘書工作中包含著公關(guān)工作？2。涉外秘書公共關(guān)系工作的基本功能和主要職責(zé)是什么？3。涉外秘書必須具有哪些公關(guān)意識？4。公共關(guān)系和庸俗關(guān)系有哪些區(qū)別？

第

十一

章

涉外秘書的涉外意識

第一節(jié)

外國人的稱呼和姓名

一、外國人的稱呼1、對外國人的一般稱呼2、對有地位人士的稱呼3、對官方人士的稱呼4、對社會主義國家和兄弟黨人士的稱呼二、外國人的姓名（一）先姓后名1、日本的姓名沿襲父姓，世代相傳，妻從夫姓，不得隨意更改。80%來源于地名。用數(shù)字作姓的，如如山本五十六、姿三四郎、二葉亭四迷。姓與名之間空一格寫，如：田中角榮。豬、熊、虎、雄表示勇武；良、喜、吉、慶、嘉表示吉慶；龜、鶴、松、千代表示長壽。女子名字常用“子”、“江”、“枝”、“美”等，表示秀麗優(yōu)雅，如：福田知美、和合節(jié)子、藤井枝、石澤江等。按出生順序稱為“太子”（長女）、“中子”等。2、韓國的姓名

與我國漢族最相似，姓一般是一個字，且以金、李、樸、崔、鄭、康、許、尹、韓、孫、梁為多見；名大多為兩個字，故其姓名常見為三個字，如金日城、李希賢、樸正熙、崔庸健、鄭在彥等，也有為一個字的單名，如許哲、康煥等。

韓國女子的名常以順、玉、姬、子、貞等字結(jié)尾，如許美玉、樸吉順、崔裕子等。

3、匈亞利人的姓名

匈亞利人的姓名在歐洲與眾不同，而和漢族相似，由兩節(jié)組成，姓在前，名在后，姓以兩個字為多，簡稱時稱姓而不稱名，如納吉·山多爾，簡稱納吉，庫恩·貝拉，簡稱庫恩。

女子結(jié)婚后有保留原先姓名的，也有改用丈夫姓名的，只在丈夫姓名后加上“妮”（ne，夫人），姓名全用時加在名字后面，只用姓時加在姓后面，如瓦什·伊斯特萬的夫人，用全名時稱瓦什·伊斯特萬妮，只用姓時稱瓦什妮。一、先名后姓1、英語國家人的姓名JohnWilsonEdwardAdamDavisJohnWilsonJunior譯成小約翰·威爾遜GeorgeSmith譯為喬治·史密斯第三MarieWhite譯為瑪麗·懷特，與JohnDavis結(jié)婚后則改稱為MarieDavis（瑪麗·戴維斯）。2、法國人的姓名HenriReneAlbertGuydeMaupassant，譯為亨利·勒內(nèi)·阿貝爾·居伊·德·莫伯桑，簡稱GuydeMaupassant（居伊·德·莫伯桑）。Le、La，de，LaFantaine（拉方丹），LeGoft（勒戈夫），deGaulle（戴高樂）等。女子婚后以自己的名加丈夫的姓，如JacquelineBourgeois（雅克琳·布爾熱瓦小姐），她如與弗朗索尼·馬丹結(jié)婚后，就改稱jacquelineMartin（雅克琳·馬丹）。3、西班牙、葡萄牙人的姓名弗朗西斯科·保利諾·埃梅內(nèi)西爾多·特奧杜洛·佛朗哥·巴蒙德如弗朗西斯科·佛朗哥葡萄牙男子姓名多以“o”結(jié)尾，女子多以“a”結(jié)尾，冠詞、介詞與姓連譯。4、俄羅斯人的姓名本名、父名、姓。如：伊萬·伊萬諾維奇·伊萬諾夫?！巴蕖?、“婭”、“娜”、“莎”。尼娜·伊萬諾夫·伊萬諾娃。尼娜·伊萬諾夫·羅果娃。伊萬·伊萬諾維奇，尼娜·伊萬諾夫。符拉基米爾·伊里奇·列寧尊稱為伊里奇。5、阿拉伯人的姓名本名-父名-祖父名-姓。費薩爾·伊本·阿卜杜勒·阿奇茲·伊本·阿卜杜勒·拉赫曼·沙特?！耙帘尽薄ⅰ氨尽?、“烏爾德”，意為“某人之子”、“某人之孫”?！鞍⒉肌被颉盀跄贰蹦潞蹦隆ぐ⒇惖隆ぐⅣ敺颉ぐ⒗ㄌ?，簡稱阿拉法特?！百惲x德”（表示先生、老爺）“謝赫”（表示長老、酋長、族長、村長）“伊瑪姆”（指清真寺領(lǐng)拜之人）“蘇丹”（表示是國王、君主）“埃米爾”（表示是王子、親王）?！澳潞蹦隆?、“阿卜杜勒”，“拉赫蔓”，“克里姆”，“哈?！?，“阿明”，“薩利赫”，“艾哈曼德”。6、泰國人的姓名巴頌·乍倫篷巴頌·乍倫篷為坤巴頌。平民的冠稱有：成年男子為“乃”（先生），如：乃威猜·沙旺素西?！澳铩保ㄅ浚?，如：娘頌西·沙旺素西?！澳锷佟保ㄐ〗悖?，“德猜”（男童），“德英”（女童）等。貴族的冠稱:“昭披耶”、“披耶”、“帕”、“鑾”、“昆”。貴族女子的冠稱為“坤仁”（夫人、太太之意），如：坤仁瑪尼·乍倫篷。王族的冠稱按他們與國王血緣關(guān)系的親疏，分為十二等：“娘”（王后）、“昭華”（王子、公主）、“公摩耶”、“公摩”、“公摩鑾”、“公摩昆”、“公摩蒙”、“翁昭”、“蒙昭”、“蒙察翁”、“蒙鑾”、“蒙”（平民出身的妃子）。泰國規(guī)定，蒙昭已上的王族才算嫡族，即親王。蒙察翁以下都算是王族后裔。宗教的冠稱有：佛教僧侶用“拍摩哈”、“拍”，伊斯蘭教僧侶用“哈吉”。三、有名無姓1、緬甸人的姓名“吳”(先生)、吳剛?！案纭薄珠L“貌”——“弟弟”，也常用作男子表示謙虛的自稱?！叭薄蠋??！暗肋_”——博士?！暗職J”——主人?！安ā薄姽??！耙薄??！岸拧薄?。“瑪”——姐妹。“巴”，“貌巴”，“哥巴”，“吳巴”，“波巴”。“丹”，“杜丹”，“瑪?shù)ぁ薄?、印度尼西亞爪哇族人的姓名蘇哈托，穆罕默德·沙列。蘇山多·賓·阿卜杜，中間的“賓”意為“某人之子”，“賓地”

第二節(jié)

外國重要習(xí)俗

一、美國人的習(xí)俗

二、英國的習(xí)俗

三、法國習(xí)俗四、德國習(xí)俗五、俄國習(xí)俗六、法澳大利亞習(xí)俗七、日本習(xí)俗

第三節(jié)

國外重要節(jié)日

一、歐美重要節(jié)日

1、圣誕節(jié)2、復(fù)活節(jié)3、感恩節(jié)4、狂歡節(jié)5、啤酒節(jié)二、亞洲的重要節(jié)日

1、元旦2、水燈節(jié)3、開齋節(jié)4、宰牲節(jié)5、潑水節(jié)

三、外國人的忌諱

（一）數(shù)字的忌諱1、忌諱“13”2、“星期五”的忌諱3、“3”的忌諱4、日本人忌諱“4”和“9”（二）動物圖案的忌諱（三）花的禁忌

【思考題】1。應(yīng)該怎樣稱呼外國人？2。外國人的姓名組成有哪幾種情況？3。簡述歐美習(xí)俗。4。歐美有哪些重要節(jié)日？5。國外有些什么重要禁忌？

第十二章

涉外秘書的應(yīng)聘和晉升

第一節(jié)求職途徑

一、借助于學(xué)校和人才市場二、留意招聘啟事三、網(wǎng)上招聘信息四、親朋校友幫助

第二節(jié)寫好應(yīng)聘信和簡歷

一、寫好應(yīng)聘信

二、寫好簡歷（一）簡歷內(nèi)容（二）簡歷注意事項1、內(nèi)容必須真實2、求職目標明確3、精簡而厚實4、有針對性第三節(jié)從容接受面試

一、面試前的準備（一）了解招聘單位的情況（二）梳理自己的情況（三）修飾儀表儀容

二、面試技巧1、面試注意事項2、面試中常見的對答

三、表現(xiàn)出自己的綜合能力

四,面試實例五。面試后的查詢六。錄用后的復(fù)信

第四節(jié)涉外秘書的晉升一、為晉升積極準備1、盡快勝任工作，制定發(fā)展目標2、主動開拓業(yè)務(wù)范圍3、不斷充實自己二、認真對待考評【思考題】1。怎樣寫應(yīng)聘信？2。怎樣寫簡歷？3。怎樣接受面試？4。什么是情景模擬測試？5。涉外秘書如何應(yīng)對考評？

第十三章

秘書職