《秘書(shū)信息工作》課件

思考：一位優(yōu)秀的秘書(shū)應(yīng)該是怎樣的？

穿山甲一天到晚躲在地底下，埋頭打洞穿山，對(duì)外面的事它一概不管；而狐貍則整夜蹲在山頂上，望著天上的月亮，想著怎么才能啃一塊月亮。

如果一個(gè)秘書(shū)像只穿山甲一樣，一天到晚只知道干活，既不動(dòng)腦子去想問(wèn)題，也不會(huì)想問(wèn)題，沒(méi)有一點(diǎn)靈氣，領(lǐng)導(dǎo)肯定不怎么會(huì)喜歡，這種秘書(shū)即使不被炒魷魚(yú)，也永遠(yuǎn)只能給同事充當(dāng)辦公室里的“菲傭”。相反，一個(gè)秘書(shū)像只狐貍，不踏踏實(shí)實(shí)干活，一天到晚盡打別人的主意，腦子里只是想著如何把秘書(shū)當(dāng)作跳板，兩只眼睛整天盯著公司的其他肥缺，這種秘書(shū)雖然聰明乖巧，但老板也不一定欣賞。一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)既要像只穿山甲，立足現(xiàn)實(shí)，有埋頭苦干的精神；又要像只狐貍，胸懷全局，有勤于思考的習(xí)慣。只有這樣，才有可能成為一個(gè)優(yōu)秀的職業(yè)秘書(shū)?！兑粋€(gè)外企女秘書(shū)的日記》

一、秘書(shū)工作1.性質(zhì)：服務(wù)性的工作。2.特殊性：鮮明強(qiáng)烈的政治機(jī)要性、突出的綜合性和從屬性。3.重要性：秘書(shū)工作要當(dāng)好綠葉，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)者的智囊和外腦作用，輔佐領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)有效地處理紛繁復(fù)雜、緊張多變的工作。所以，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，是秘書(shū)工作的天職。

二、現(xiàn)代秘書(shū)與傳統(tǒng)秘書(shū)工作比較1.傳統(tǒng)秘書(shū)工作：辦文、辦事、辦會(huì)。

辦文：辦文中的文種主要講黨政機(jī)關(guān)的文種。

辦會(huì)：傳統(tǒng)的“辦會(huì)”是接站、安全、保衛(wèi)之類的會(huì)務(wù)工作。

辦事：都強(qiáng)調(diào)能力與態(tài)度。討論：傳統(tǒng)秘書(shū)觀念已過(guò)時(shí)，現(xiàn)代秘書(shū)應(yīng)該具備什么能力素養(yǎng)？

三、期刊《秘書(shū)工作》1.期刊介紹：由中共中央辦公廳秘書(shū)局主管的全國(guó)性刊物，雜志創(chuàng)辦于1985年7月，1991年改為月刊，2016年月發(fā)行量為35萬(wàn)份?！睹貢?shū)工作》堅(jiān)持為全國(guó)黨政軍群機(jī)關(guān)以及企事業(yè)單位服務(wù)的辦刊宗旨，始終堅(jiān)持權(quán)威性與思想性、指導(dǎo)性與可讀性的有機(jī)統(tǒng)一，成為國(guó)內(nèi)發(fā)行量最大、影響力最強(qiáng)的辦公廳（室）工作類期刊。2.讀者范圍：全國(guó)黨政軍群機(jī)關(guān)以及企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)、秘書(shū)長(zhǎng)、辦公廳（室）主任及其他工作人員。

很多黨政機(jī)關(guān)辦公廳（室）以《秘書(shū)工作》刊發(fā)文章作為培訓(xùn)及學(xué)習(xí)的重要材料。3.期刊欄目：有“專題”、“觀點(diǎn)”、“綜論”、“理論研究”、“業(yè)務(wù)”、“寫(xiě)作講堂”、“案例”等。2019年第04期卷首

01/本刊編輯部實(shí)打?qū)嵉貫榛鶎铀山墱p負(fù)報(bào)道

04

中央層面整治形式主義為基層減負(fù)專項(xiàng)工作機(jī)制啟動(dòng)“學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想”專欄

05/陸國(guó)強(qiáng)指導(dǎo)做好新時(shí)代督查工作的強(qiáng)大思想武器

08/王金濤勤學(xué)深思篤行徹悟?qū)ｎ}

·科學(xué)選擇督查方式·

10/石邦林把握督查規(guī)律提升落實(shí)成效

12/湖南省委督查室統(tǒng)籌規(guī)范督查考核著力減輕基層負(fù)擔(dān)

14/江蘇南京市委督查室督為本查為先幫為要

15/翟國(guó)梁姜興國(guó)讓微信公眾號(hào)助力政務(wù)督查

16/李曉宇督查引入第三方評(píng)估的思考理論研究

24/段柄仁試論專職秘書(shū)工作的性質(zhì)和特點(diǎn)業(yè)務(wù)

26/楊沈陽(yáng)案釋請(qǐng)示報(bào)告制度

31/黃健“四個(gè)下功夫”提升上報(bào)信息質(zhì)效

33/奚愛(ài)斌辦文工作的“方向盤(pán)、安全帶、導(dǎo)航儀”

35/江傳力做好值班工作當(dāng)有全局觀

37/田珍都寫(xiě)好調(diào)研報(bào)告得把“真話”說(shuō)到位

39/劉廣陽(yáng)機(jī)關(guān)事務(wù)管理新模式的探索與實(shí)踐寫(xiě)作講堂

41/胡森林沒(méi)有問(wèn)題，是公文寫(xiě)作最大的問(wèn)題

44/黨文俊文稿如何出亮點(diǎn)案例

46/李珣“兵荒馬亂”的一天

47/楊涿時(shí)間都去哪兒了職場(chǎng)驛站

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Q6：如何保持工作激情？

50/王有河Q7：如何面對(duì)機(jī)構(gòu)改革后實(shí)職變虛職的心理落差？秘書(shū)初體驗(yàn)

52

前方星辰大海唯有步履不息基層連線

55/王朝俊大山里走過(guò)的“秘書(shū)路”講述

57/成正榮回憶轉(zhuǎn)戰(zhàn)陜北時(shí)的任弼時(shí)同志燈下漫筆

59/田永清漫談“主官如筷”雜談

61/郭光文整治花拳繡腿必須真槍實(shí)彈古代公文賞析

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留下畫(huà)龍點(diǎn)睛處，做好前后分內(nèi)事第一章秘書(shū)與信息工作

任務(wù)：一個(gè)產(chǎn)品生產(chǎn)公司招聘市場(chǎng)部商務(wù)秘書(shū)，崗位職責(zé)：1、負(fù)責(zé)公司市場(chǎng)業(yè)務(wù)信息的收集，開(kāi)拓與維護(hù)新老客戶；2、負(fù)責(zé)公司概況及公司產(chǎn)品服務(wù)等方面的演示與講解，并組織市場(chǎng)宣傳推廣活動(dòng)（包括廣告宣傳、專題會(huì)籌備）等工作；3、負(fù)責(zé)有效客戶信息的管理工作；4、負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)跟蹤記錄表的統(tǒng)計(jì)和管理以及項(xiàng)目信息的采集、匯總和定期匯報(bào)工作；5、負(fù)責(zé)下列市場(chǎng)業(yè)務(wù)日常工作：包括外來(lái)電話的接聽(tīng)記錄，宣傳資料的準(zhǔn)備和郵寄，資料及文件（包括培訓(xùn)記錄、會(huì)議記錄、經(jīng)濟(jì)合同、出差計(jì)劃與總結(jié)報(bào)告等）的整理歸檔，項(xiàng)目評(píng)審移交等工作。第一節(jié)信息概述一、信息概述

信息：信息是指客觀存在的一切事物通過(guò)物質(zhì)載體所發(fā)生的消息、情報(bào)、指令、數(shù)據(jù)、信號(hào)中所包含的一切可傳遞和交換的知識(shí)內(nèi)容，是表現(xiàn)事物存在方式、運(yùn)動(dòng)狀態(tài)、相互聯(lián)系的特征的一種表達(dá)和陳述。簡(jiǎn)言之，信息是指具有新內(nèi)容、新知識(shí)的消息。二、與信息相關(guān)的幾個(gè)概念1．知識(shí)：人類通過(guò)信息對(duì)自然界、人類社會(huì)及思維方式與運(yùn)動(dòng)規(guī)律的認(rèn)識(shí)，是人的大腦通過(guò)思維重新組合的系統(tǒng)化的信息的集合。2．情報(bào)：情報(bào)和社會(huì)信息相通。3．文獻(xiàn)：記錄有知識(shí)的一切載體，即用文字、圖形、符號(hào)、聲頻、視頻等技術(shù)手段記錄人類知識(shí)的一切載體。4．信號(hào)：信號(hào)可以用來(lái)傳遞某種約定的聲音、光線和標(biāo)志等，最大的特點(diǎn)是約定性，它只是信息的一種表現(xiàn)形式，信息是信號(hào)的內(nèi)容。5．消息是指?jìng)鞑ツ骋皇挛锏囊粲嵑托侣?，主要特征是傳播性，容易發(fā)生失真現(xiàn)象，消息只是信息的外殼，信息才是消息的內(nèi)核。

注意：平常說(shuō)到的語(yǔ)言、文字、圖形和符號(hào)本身也不是信息，它們只是信息的載體而已。三、信息的主要特征

信息的主要特性普遍性客觀性時(shí)效性傳遞性無(wú)限性共享性開(kāi)發(fā)性存儲(chǔ)性四、信息的類型1．按信息的性質(zhì)劃分：自然信息和社會(huì)信息2．按信息資源的開(kāi)發(fā)程度劃分：零次、一次、二次、三次和高次信息。3．按信息的載體劃分：文獻(xiàn)信息源、實(shí)物信息源、人腦信息資源、口頭信息資源。

4.按信息的表現(xiàn)形態(tài)劃分：潛在信息資源和現(xiàn)實(shí)信息資源。5.按信息的傳遞范圍劃分：公開(kāi)信息、內(nèi)部信息、保密信息。6．按信息的應(yīng)用范圍劃分：政治信息、經(jīng)濟(jì)信息、軍事信息、科技信息、社會(huì)生活信息等。7．按信息的穩(wěn)定狀態(tài)劃分：固定信息和流動(dòng)信息。

五、信息的作用與意義1．人類生存與發(fā)展的重要資源。信息與物質(zhì)、能量是人類生存和發(fā)展的三大資源。2．科學(xué)管理的前提。3．進(jìn)行科學(xué)研究的指導(dǎo)和保障。

第二節(jié)

秘書(shū)信息工作一、信息工作的概念

信息工作人員有組織、有目的、有計(jì)劃地對(duì)各種信息進(jìn)行系統(tǒng)處理的工作，包括收集、整理、傳遞、反饋、開(kāi)發(fā)、利用和儲(chǔ)存等一系列工作程序。二、秘書(shū)信息工作秘書(shū)信息工作：秘書(shū)部門(mén)或是秘書(shū)個(gè)人采集、處理信息的一切活動(dòng)。政務(wù)信息工作

各級(jí)行政機(jī)關(guān)日常工作運(yùn)作的重要環(huán)節(jié)，是行政機(jī)關(guān)在履行職責(zé)過(guò)程中制作或獲取的，以一定形式記錄、保存的信息。

企業(yè)秘書(shū)信息工作

一是企業(yè)秘書(shū)部門(mén)的信息收集與處理.二是市場(chǎng)信息的調(diào)查與處理。三、秘書(shū)信息工作的主要內(nèi)容1．日常事務(wù)中的信息工作辦公室日常事務(wù)中的信息工作，如值班：2．會(huì)務(wù)工作中的信息工作會(huì)前：確定議題、制定議程、編制會(huì)務(wù)籌備計(jì)劃、發(fā)出會(huì)議通知3．文書(shū)處理中的信息工作4．信訪咨詢中的信息工作四、秘書(shū)信息工作的特點(diǎn)

秘書(shū)信息工作特點(diǎn)服務(wù)性

針對(duì)性

緊迫性

綜合性

開(kāi)發(fā)性

廣泛性

五、秘書(shū)信息工作的基本要求

序號(hào)基本要求1準(zhǔn)確完整準(zhǔn)確，真實(shí)地反映客觀事物的本來(lái)情況，以高度負(fù)責(zé)的精神，堅(jiān)持實(shí)事求是的態(tài)度，如實(shí)收集、提供準(zhǔn)確的信息。

完整，就是提供的信息能夠全面、系統(tǒng)地反映事物各方面的情況。

2及時(shí)高效

及時(shí)，有強(qiáng)烈的時(shí)間觀念，以最快的速度收集新的動(dòng)態(tài)信息，并且將其中有價(jià)值的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)。

高效指信息的加工整理、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)要講求效率，要做到用最少的時(shí)間，花最少的精力、通過(guò)最快的途徑傳遞出高質(zhì)量、大容量的信息。3適用適量適用就是信息要有針對(duì)性、選擇性。適量就是秘書(shū)機(jī)構(gòu)提供的信息量既要滿足領(lǐng)導(dǎo)和單位工作的需要，又不宜過(guò)多過(guò)濫。

六、秘書(shū)信息工作的功能

1．參謀輔助的作用2．事務(wù)輔助功能3．指導(dǎo)協(xié)調(diào)作用七、秘書(shū)信息工作的程序1．信息收集積累：分辨力要強(qiáng)，判斷準(zhǔn)確，收集的信息含金量才會(huì)大大提高。2．信息整理（信息的篩選和校正、分類、深度加工），信息整理是信息工作的核心。3．信息傳遞與反饋（信息傳輸?shù)姆较颉⒖刂啤⑤敵龅姆绞?、信息的發(fā)布、利用及反饋）4．信息開(kāi)發(fā)與利用。5．信息存儲(chǔ)。八、樹(shù)立秘書(shū)的信息意識(shí)1．信息意識(shí)概念人們利用信息系統(tǒng)獲取所需信息的內(nèi)在動(dòng)因，具體表現(xiàn)為對(duì)信息的敏感性、洞察力、選擇能力和消化吸收能力。2．信息意識(shí)的表現(xiàn)3．秘書(shū)信息意識(shí)的內(nèi)容4．秘書(shū)信息意識(shí)的培養(yǎng)。第二章

信息收集第一節(jié)信息收集的目的、范圍與特點(diǎn)

秘書(shū)信息收集：秘書(shū)根據(jù)一定的目的，通過(guò)不同的方式收集、獲得領(lǐng)導(dǎo)工作所需要的信息的過(guò)程。信息收集是信息工作的第一步，也是信息工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。

現(xiàn)代社會(huì)信息呈現(xiàn)出的超前性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性等特點(diǎn)對(duì)秘書(shū)部門(mén)的信息收集工作產(chǎn)生的深刻的影響。

第一節(jié)信息收集的目的、范圍與特點(diǎn)

一、信息收集的目的秘書(shū)部門(mén)不是決策機(jī)關(guān)，不參與決策，但必須為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、有參考價(jià)值的信息。某種意義上說(shuō)，所有的進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)，確定決策目標(biāo)，擬定決策方案，確定決策方略，整個(gè)過(guò)程實(shí)際上也是一個(gè)收集信息和處理信息的過(guò)程。

二、信息收集的范圍

1．上級(jí)信息：黨的方針、政策和國(guó)家法律、法令等，是所有領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)辦事的依據(jù)；主管部門(mén)和有關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)的命令、指示、計(jì)劃、規(guī)定等。2．歷史信息。過(guò)去各時(shí)期黨、國(guó)家、上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)布的政策、規(guī)定、決議，以及本單位歷史發(fā)展過(guò)程中的資料，都要系統(tǒng)積累，提供利用。歷史信息對(duì)于秘書(shū)部門(mén)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、撰寫(xiě)大事記等都是必需的。

3．本單位及下屬單位的有關(guān)情況、資料。4．業(yè)務(wù)信息。所在系統(tǒng)的業(yè)務(wù)資料或政策信息：弱勢(shì)群體的就業(yè)和司法援助工作、退役士兵接收安置工作等。5．社會(huì)信息。6．平行地區(qū)、部門(mén)的有關(guān)信息。7．國(guó)際信息。8．科技信息。9．問(wèn)題信息。第二節(jié)信息收集的原則、渠道和方法

案例：宏達(dá)公司為了開(kāi)拓新的市場(chǎng)，擬開(kāi)發(fā)一種節(jié)能環(huán)保型凈水設(shè)備生產(chǎn)項(xiàng)目。公司為此專門(mén)召開(kāi)辦公會(huì)議，討論開(kāi)發(fā)節(jié)能環(huán)保型凈水設(shè)備的優(yōu)勢(shì)及可行性。從節(jié)省能源和環(huán)保的角度看，這種凈水設(shè)備是很有優(yōu)勢(shì)的，但產(chǎn)品應(yīng)用的可行性和市場(chǎng)前景如何，還須根據(jù)有效的市場(chǎng)信息進(jìn)行綜合分析和科學(xué)預(yù)測(cè)，才能做出正確決策。于是，秘書(shū)馬上收手收集相關(guān)信息。任務(wù)：圍繞節(jié)能環(huán)保型凈水設(shè)備開(kāi)發(fā)的可行性收集有關(guān)信息。一、信息收集的原則1．價(jià)值原則2．時(shí)效性原則3．層次性原則4．針對(duì)性原則5．全面系統(tǒng)原則二、信息收集的渠道1．文書(shū)檔案渠道：權(quán)威性、針對(duì)性、嚴(yán)謹(jǐn)性2．會(huì)議渠道：內(nèi)容做好取舍和留存、使用的形式，防止曲解和泄密。3．調(diào)查和信訪渠道4．書(shū)籍期刊渠道：經(jīng)典的、權(quán)威的、學(xué)術(shù)價(jià)值高的書(shū)籍，引用信息的完整性和規(guī)范性。5．新聞傳播媒介渠道：報(bào)紙、廣播、電視、互聯(lián)網(wǎng)等。報(bào)紙的傳統(tǒng)性，在各高校的過(guò)刊資料室；互聯(lián)網(wǎng)上資料的不安全性、不準(zhǔn)確性。6．信息網(wǎng)絡(luò)渠道比如班級(jí)信息員、校友聯(lián)絡(luò)人員等。三、信息收集的方法1．觀察法收集、獲取信息的最基本方法。優(yōu)點(diǎn)：獲得較為真切的第一手信息材料；缺點(diǎn)：不易收集到深層次信息，受時(shí)間和空間的限制，獲得信息量有限。

2.閱讀法瀏覽、泛讀、精讀。優(yōu)點(diǎn)：獲取信息方便、量大、適用性強(qiáng)；缺點(diǎn)：信息多而雜甚至相互矛盾。

3.訪問(wèn)法

一對(duì)一和集體訪問(wèn)優(yōu)點(diǎn)：互動(dòng)性強(qiáng)，靈活性強(qiáng)，能深入探討各類問(wèn)題；缺點(diǎn)：費(fèi)人力、財(cái)力、時(shí)間，效率較低，有一定主觀性。4.電話訪問(wèn)傳統(tǒng)電話訪問(wèn)法、計(jì)算機(jī)輔助電話訪問(wèn)等優(yōu)點(diǎn)：信息反饋快，費(fèi)用低，輻射范圍廣；缺點(diǎn)：調(diào)查深度受限。5.網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法

借助互聯(lián)網(wǎng)及其調(diào)查軟件系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的調(diào)查分析方法在線化、智能化、集成化的新模式，其構(gòu)成包括客戶、調(diào)查系統(tǒng)、參與人群三個(gè)部分。優(yōu)點(diǎn)：不受時(shí)間、地域的限制，及時(shí)產(chǎn)生分析結(jié)果，低成本和高效率性；缺點(diǎn)：有一定局限性。6.問(wèn)卷法運(yùn)用統(tǒng)一設(shè)計(jì)的問(wèn)卷向被選取的調(diào)查對(duì)象了解情況或征詢意見(jiàn)的調(diào)查方法。步驟：第一步：設(shè)計(jì)問(wèn)卷。問(wèn)卷長(zhǎng)度要適宜；同類性質(zhì)編排一起；先易后難，由淺入深；語(yǔ)義清晰，簡(jiǎn)明易懂；備選答案的窮盡性、互斥性、現(xiàn)實(shí)性。第二步：試用和修改第三步：選取問(wèn)卷調(diào)查方式。報(bào)刊問(wèn)卷、郵政問(wèn)卷、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查問(wèn)卷、代填式問(wèn)卷。優(yōu)點(diǎn)：效率高，所得資料便于定量處理和分析，避免主觀偏見(jiàn)，具有很好的匿名性。缺點(diǎn)：設(shè)計(jì)難，調(diào)查結(jié)果廣而不深，調(diào)查結(jié)果無(wú)法控制，回收率不高。7.交換法將本單位擁有的信息材料與其他單位的信息材料進(jìn)行交換，互通有無(wú)，實(shí)現(xiàn)共享。優(yōu)點(diǎn)：拓寬信息渠道，實(shí)現(xiàn)信息共享。缺點(diǎn)：要求比較嚴(yán)格，經(jīng)過(guò)協(xié)商同意才能實(shí)現(xiàn)。8.購(gòu)置法有償索取信息的方法。優(yōu)點(diǎn)：針對(duì)性強(qiáng)，信息集中，工作效率高，獲取快，省時(shí)間，省精力。缺點(diǎn)：成本與經(jīng)濟(jì)效益，存在一定風(fēng)險(xiǎn)。第三節(jié)信息檢索工具和途徑廣義上：將信息按一定的方式組織和存儲(chǔ)起來(lái)，并根據(jù)信息用戶的需要找出有關(guān)信息的過(guò)程，具體來(lái)說(shuō)，包括存儲(chǔ)和獲取兩個(gè)過(guò)程。狹義：廣義信息檢索的后一個(gè)過(guò)程，即獲取信息的過(guò)程。通過(guò)一定的方法，從已存儲(chǔ)的信息中檢索出于用戶提問(wèn)相關(guān)的文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)和事實(shí)的過(guò)程，即根據(jù)用戶的特定要求查找出所需信息的過(guò)程。信息檢索：確定檢索詞——選取檢索工具——確定檢索信息途徑。一、確定合適的檢索詞檢索詞：表達(dá)用戶需求和檢索內(nèi)容的基本元素。外部特征查找所用的檢索詞：題名、著者、引文等。內(nèi)容信息所用檢索詞：主題、關(guān)鍵詞等。二、選擇合適的檢索工具

1.檢索手段手工檢索：早期紙質(zhì)書(shū)刊文獻(xiàn)、早期檔案等。計(jì)算機(jī)檢索：數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及通信系統(tǒng)。

中國(guó)圖書(shū)館圖書(shū)分類法：

按照?qǐng)D書(shū)的內(nèi)容、形式、體裁和讀者用途等，在一定的哲學(xué)思想指導(dǎo)下，運(yùn)用知識(shí)分類的原理，采用邏輯方法，將所有學(xué)科的圖書(shū)按其學(xué)科內(nèi)容分成幾大類，每一大類下分許多小類，每一小類下再分子小類。最后，每一種書(shū)都可以分到某一個(gè)類目下，每一個(gè)類目都有一個(gè)類號(hào)。

《中圖法》包括馬列主義、毛澤東思想，哲學(xué)，社會(huì)科學(xué)，自然科學(xué)，綜合性圖書(shū)五大部類，22個(gè)基本大類，具體如下：A馬克思主義、列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論B哲學(xué)、宗教C社會(huì)科學(xué)總論D政治、法律E軍事F經(jīng)濟(jì)G文化、科學(xué)、教育、體育H語(yǔ)言、文字I文學(xué)J藝術(shù)K歷史、地理N自然科學(xué)總論O數(shù)理科學(xué)和化學(xué)P天文學(xué)、地球科學(xué)Q生物科學(xué)R醫(yī)藥、衛(wèi)生S農(nóng)業(yè)科學(xué)T工業(yè)技術(shù)U交通運(yùn)輸V航空、航天X環(huán)境科學(xué)、勞動(dòng)保護(hù)科學(xué)（安全科學(xué)）Z綜合性圖書(shū)

I文學(xué)I0文學(xué)理論

I1世界文學(xué)I2中國(guó)文學(xué)I3亞洲文學(xué)I4非洲文學(xué)I5歐洲文學(xué)I6大洋洲文學(xué)I7美洲文學(xué)

I01文藝美學(xué)I02文學(xué)理論的基本問(wèn)題I03文藝工作者I04文學(xué)創(chuàng)作論I05各體文學(xué)理論和創(chuàng)作方法I06文學(xué)評(píng)論、文學(xué)欣賞

2.檢索的對(duì)象或檢索結(jié)果文獻(xiàn)檢索（目錄型、題錄型、文摘型、索引型）事實(shí)和數(shù)據(jù)檢索。三、確定信息檢索途徑信息檢索途徑與信息檢索工具的組織編排方法相對(duì)應(yīng)，并受其制約。1.以文獻(xiàn)的外部特征為檢索途徑題目、責(zé)任者、號(hào)碼。2.以文獻(xiàn)內(nèi)容特征為檢索途徑分類途徑、主題途徑四、信息檢索方法常規(guī)法（順查法、逆查法、抽查法）追蹤法循環(huán)法

案例：

小王大學(xué)畢業(yè)后到某廠任辦公室秘書(shū)，之前總是聽(tīng)說(shuō)信息是資源，是財(cái)富，但對(duì)它的價(jià)值究竟有多大，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策起多大作用，總感覺(jué)說(shuō)不清。在一次領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)上，小王做會(huì)議記錄，才有了切身的理解。

會(huì)上，管設(shè)備的副廠長(zhǎng)提出技術(shù)改造方案，以提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，要求把剛剛收回的一大筆資金，重點(diǎn)投放到購(gòu)買(mǎi)機(jī)械設(shè)備上。管財(cái)務(wù)、管生產(chǎn)的

副廠長(zhǎng)都表示支持。當(dāng)廠長(zhǎng)正要拍板決斷時(shí)，工廠主任說(shuō)他想向各位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)一個(gè)新情況，供領(lǐng)導(dǎo)們參考?！跋日f(shuō)幾條信息供領(lǐng)導(dǎo)們參考：一是我國(guó)糧食進(jìn)入市場(chǎng)后，糧價(jià)上調(diào)的趨勢(shì)十分明顯；二是國(guó)際上幾個(gè)主要糧食進(jìn)口量大的國(guó)家今年均遭自然災(zāi)害，國(guó)際性糧食歉收趨勢(shì)已定；三是供應(yīng)我廠工業(yè)糧食原料產(chǎn)量區(qū)今年都遭到嚴(yán)重的水災(zāi)；第四，今年又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)發(fā)展很快的一年，這些鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)不少是利用其資源優(yōu)勢(shì)從事投資少見(jiàn)效快

的食品和釀酒業(yè)，都將以糧食為原料。根據(jù)以上情況，預(yù)計(jì)近期糧價(jià)必然上漲，且上漲幅度較大，可能每千克原料用糧上漲0.2至0.5元之間；我廠每年工業(yè)原料用糧10萬(wàn)噸，按每千克漲價(jià)0.3元算，將節(jié)省……

第三章信息整理第一節(jié)信息分類一、信息分類及分類程序

信息分類：把具有某種共同屬性或特征的信息歸并在一起。目的是使信息條理化和系統(tǒng)化，以方便查找使用，提高信息利用的效率。1.信息內(nèi)容

（1）系統(tǒng)內(nèi)的信息；

（2）上級(jí)單位或不相隸屬機(jī)關(guān)的信息；（3）歷史信息；（4）交際活動(dòng)信息；

（5）法律政策信息；

（6）社會(huì)信息；

（7）國(guó)際信息。2.分類程序

（1）熟悉信息內(nèi)容。了解自己工作的范圍，接手的信息，對(duì)信息資料的大體構(gòu)成形成明確管理思路。（2）確定信息分類的標(biāo)準(zhǔn)。

以所含的知識(shí)內(nèi)容為主要標(biāo)準(zhǔn)，以其非本質(zhì)的屬性為輔助標(biāo)準(zhǔn)。（3）信息的辨類和歸類。

多種分類方法的共同使用。

二、信息分類的具體方法

《中國(guó)圖書(shū)資料分類法》、《全國(guó)報(bào)刊資料分類法》、《中國(guó)檔案分類法》。1.字母分類法

2.數(shù)字分類法

3.主題分類法

4.地區(qū)分類法

5.綜合分類法三、信息分類的原則及注意事項(xiàng)原則：1.適用性原則：唯一標(biāo)準(zhǔn)即是否實(shí)用。

2.綜合性原則

3.漸進(jìn)性原則

4.相斥性原則

5.并置性原則注意事項(xiàng)：

1.科學(xué)性、系統(tǒng)性、邏輯性。

2.利用顏色、標(biāo)簽區(qū)分類別。

3.建立交叉參照卡。

4.信息分類要及時(shí)。

5.保存信息原文（與財(cái)務(wù)、文件相關(guān)的。）第二節(jié)信息篩選一、信息篩選

在初步歸納分類的基礎(chǔ)上進(jìn)行鑒別和選擇，去粗取精，去偽存真，摒棄虛假和無(wú)效信息，提取真實(shí)、有價(jià)值的信息。二、鑒定和選留1.辨析真?zhèn)?、鑒別程度。

案例:作為一名應(yīng)屆畢業(yè)生要找工作，有來(lái)自大街小巷的廣告，QQ、微信群發(fā)布，正規(guī)報(bào)紙，學(xué)校招生就業(yè)處，四川人事考試網(wǎng)等發(fā)布的招聘信息，哪一個(gè)更讓人信服？除此之外，你還知道哪些權(quán)威發(fā)布工作信息的網(wǎng)站嗎？2.信息選留。

實(shí)用選留：根據(jù)當(dāng)前的需要選留信息；

入藏選留：日常的信息工作而進(jìn)行的一般意義的選留。

挑選內(nèi)容：（1）與本組織發(fā)展需求相關(guān)的一般性的信息；反映本組織實(shí)際需求的內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的信息；或結(jié)合中心工作、解決特定問(wèn)題的需要的信息。（2）帶有傾向性、動(dòng)態(tài)性或突發(fā)性的重要信息。（3）新信息，如新情況、新發(fā)現(xiàn)等。（4）能預(yù)見(jiàn)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，為決策提供超前服務(wù)的信息。三、信息篩選的程序1.看來(lái)源。

2.看標(biāo)題。

3.看正文：根據(jù)輕重緩急進(jìn)行加工處理。

4.決定取舍。四、信息篩選的方法第三節(jié)校核信息信息校核：對(duì)經(jīng)過(guò)初步甄別的信息作進(jìn)一步的校驗(yàn)核實(shí)，分析信息的可靠性和準(zhǔn)確性，對(duì)信息的真實(shí)性進(jìn)行認(rèn)定。一、校核范圍信息中的事實(shí)、觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)、圖表、符號(hào)以及時(shí)間、地點(diǎn)、人物等；政策、法規(guī)、重要計(jì)劃、典型事例等；內(nèi)容有無(wú)虛構(gòu)、夸大、弄虛作假。二、校核程序確定內(nèi)容——校核方法——核實(shí)分析信息——作出判斷三、信息校核注意事項(xiàng)

1.以原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)。

2.透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)。

3.排除主觀因素干擾。第四章信息傳遞與反饋第一節(jié)信息傳遞一、信息傳遞的概念

由信息的發(fā)送源，通過(guò)傳遞信號(hào)的通道，將信息傳遞給信息接收者的過(guò)程。二、秘書(shū)信息傳遞

信息工作人員（包括秘書(shū)）在收集、整理信息后，按領(lǐng)導(dǎo)需要將信息提交領(lǐng)導(dǎo)采用，或者根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示將信息轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)部門(mén)或予以公開(kāi)。三、信息傳遞的方向

內(nèi)向傳遞：?jiǎn)挝粌?nèi)部傳輸，形式有信件、備忘錄、通知或者告示、傳閱單、企業(yè)內(nèi)部刊物等。

外向傳遞：向單位外部傳輸，形式主要有信件、新聞稿、新聞發(fā)布會(huì)、報(bào)刊簡(jiǎn)短聲明、直接郵件等方式。第二節(jié)信息傳遞的載體類型與途徑一、信息傳遞的載體類型

根據(jù)信息的不同種類，以及信息的輕重緩急，選擇使用不同的載體。1.文字載體：加工周期長(zhǎng)，容量大，精密度高且便于儲(chǔ)存。

2.聲波、電波載體：使用時(shí)間短，或只有一次使用價(jià)值。

3.圖像載體：形象具體、真實(shí)，如網(wǎng)絡(luò)視頻課程、超星視頻等。

4.實(shí)物載體。

注意：對(duì)載體的靈活選取。二、信息傳遞的途徑

1.口頭傳遞2.書(shū)面?zhèn)鬟f

3.電訊傳遞

4.網(wǎng)絡(luò)傳遞：電子郵件、傳真、可視化傳遞等。案例：華東華中區(qū)王總經(jīng)理來(lái)到了公司給管理人員做了一個(gè)團(tuán)隊(duì)信息傳遞的小游戲。

王總告訴張總?cè)湓挘八季S決定態(tài)度、態(tài)度決定執(zhí)行力、執(zhí)行力決定結(jié)果”。要求從高層管理者到基層管理者口對(duì)耳傳遞，結(jié)果，在傳遞過(guò)程中丟失了最一句話，只留下了“思維決定態(tài)度、態(tài)度決定執(zhí)行力”，甚至在中間過(guò)程中被誤傳為“執(zhí)行力決定態(tài)度”……。

第三節(jié)信息傳遞的原則與程序原則：及時(shí)、經(jīng)濟(jì)、準(zhǔn)確、數(shù)量、保密原則?；境绦颍捍_定內(nèi)容確定載體確定信息方法進(jìn)行信息傳遞確認(rèn)信息傳遞質(zhì)量。

第四節(jié)信息傳遞的管理與有效控制一、信息的輸入管理

1.保證收文制度的有序進(jìn)行：簽收、拆封、登記、分發(fā)、傳閱、擬辦、承辦、催辦、注辦、清退、歸卷等內(nèi)容。

2.搞好原始信息的收集與處理工作：專業(yè)實(shí)踐、有償征集、定點(diǎn)收集、采訪閱讀、信息追蹤、解剖分析、捕捉機(jī)遇、推理加工等。二、信息的輸出管理三、有效信息傳遞的要求：傳遞對(duì)象上的針對(duì)性，傳遞內(nèi)容上的多樣性，傳遞時(shí)間上的適時(shí)性，傳遞方式上的保密性。四、信息傳遞的控制

1.貫徹“多、快、好、省”的原則；

2.區(qū)分不同的對(duì)象，選擇信息傳遞的目標(biāo)，確保效用。

3.適當(dāng)控制信息傳遞數(shù)量。

4.控制越級(jí)和非正式傳遞。五、信息傳遞的主要障礙策劃、接收、理解、接收障礙。六、處理信息傳遞障礙的技巧

1.精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，減少信息傳遞的中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。

2.積極開(kāi)發(fā)多種類型的新型傳遞渠道。

3.提高信息發(fā)送者與接收者的素質(zhì)。

4.加強(qiáng)人際交往，建立相互信任與合作的關(guān)系。

5.憂喜兼報(bào)，全面真實(shí)傳遞信息。第五節(jié)信息反饋美國(guó)數(shù)學(xué)家、控制論創(chuàng)始人之一維納說(shuō)到：信息是“即一種能用過(guò)去的操作來(lái)