專家經(jīng)驗(yàn)談Excel工作表的設(shè)計(jì)策略

專家經(jīng)驗(yàn)談：Excel工作表的設(shè)計(jì)策略創(chuàng)建一個(gè)Excel工作表(工作表：在Excel中用于存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的主要文檔。也稱為電子表格。工作表由排列成行或列的單元格組成。工作表總是存儲(chǔ)在工作簿中。)沒有任何神秘之處可言，畢竟，這只是一些行和列而已。我們當(dāng)然不想抑制您的創(chuàng)造性。即使是在開始編寫電子表格的十多年后的今天，我們?nèi)钥梢钥吹骄W(wǎng)格的絕妙新用途。但是，有幾條可以讓生活變得稍微容易一點(diǎn)的原則以及一些您需要小心的陷阱。這篇文章提出了您在裝好數(shù)字設(shè)備準(zhǔn)備開始構(gòu)建自己的工作表之前應(yīng)該問自己的一些問題。哪些數(shù)據(jù)應(yīng)該在行中，哪些應(yīng)該在列中?有時(shí)這一點(diǎn)似乎相當(dāng)明顯，但總體而言，通?？偸前炎钬S富的數(shù)據(jù)放在行中而不是列中。做決定時(shí)應(yīng)該考慮數(shù)據(jù)的可讀性。例如，一個(gè)如下圖所示的以月份定向的工作表可與月標(biāo)簽很好地配合使用，無論月標(biāo)簽是在工作表的上方還是左側(cè)。在圖中所示的情況下，使月標(biāo)簽在側(cè)面就使得在屏幕上查看工作表更容易，同時(shí)也使工作表更容易與打印紙匹配。應(yīng)讓工作表更長，而不是更寬，這樣就可以使用“PageUp”和“PageDown”鍵來進(jìn)行屏幕導(dǎo)航。圖中所示的工作表僅有四列詳細(xì)數(shù)據(jù)，但是如果工作表有比月份數(shù)更多的詳細(xì)數(shù)據(jù)種類，把月份放在列中就可能是更好的選擇。水平定向之后，前一個(gè)工作表中所顯示的數(shù)據(jù)仍然可以工作，但要查看所有的數(shù)據(jù)就必須將滾動(dòng)條滾動(dòng)到右邊，如下圖所示。通常工作表中積累的詳細(xì)信息最適合于從頂?shù)降椎男楔D或者相對(duì)而言，一個(gè)深而窄的工作表。您當(dāng)然可以建立一個(gè)淺且寬(只有幾行深，卻有很多列)的電子表格，但也許不久您就會(huì)遺憾。您必須不停地把滾動(dòng)條滾到右邊去查找信息，在您打印時(shí)要處理奇怪的分欄符，這時(shí)淺且寬的表就會(huì)讓您頭疼不已。策略提示一旦工作表已經(jīng)填滿數(shù)據(jù)，再更改就會(huì)很費(fèi)時(shí)間，尤其是它從一開頭就可能有不同的設(shè)計(jì)。需要打印工作表嗎?開始在工作表上工作之前，最好問問自己工作表是否需要被打印出來。您可能會(huì)發(fā)現(xiàn)不用考慮打印的問題，例如在工作表被用于信息存儲(chǔ)或者僅僅作為參考的時(shí)候。如果要打印工作表，就需要考慮表和數(shù)據(jù)應(yīng)該如何呈現(xiàn)出來。這將會(huì)給您的工作表總體設(shè)計(jì)帶來巨大的不同。例如，前面圖中所示的水平定向的工作表需要兩頁紙打印，即使您使用“頁面設(shè)置”對(duì)話框(“文件”菜單，“頁面設(shè)置”命令)中的“橫向”模式。打印的第二張包含部分月份總計(jì)，但是看不到區(qū)域的名字，除非您使用對(duì)話框中“工作表”選項(xiàng)卡上的“打印標(biāo)題”選項(xiàng)在每頁上重復(fù)打印標(biāo)題。策略提示對(duì)于大型工作表，無論是水平還是垂直定向的，要使得打印結(jié)果容易理解，在每頁頂部重復(fù)打印標(biāo)題行，或在每頁左側(cè)重復(fù)打印標(biāo)題列都是絕對(duì)必要的。數(shù)據(jù)如何被使用?打印結(jié)果如何被使用也是一個(gè)要考慮的問題。如果將被用在一份管理報(bào)告中，那么您會(huì)希望在一頁紙中得到最突出的信息;如果是一份演示文稿，您會(huì)需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行精煉，或者創(chuàng)建更少更容易理解的數(shù)據(jù)塊，以便匯總在十來個(gè)單元格組成的小網(wǎng)格中。這樣它就可以被放在一張膠片或幻燈片上。如果您有大量的數(shù)據(jù)要處理，可以根據(jù)不同的目的創(chuàng)建匯總頁，如下圖所示。如果工作表被用于審計(jì)或參考的目的，您可能希望看到它所包含的所有信息。在這里定向就成了一個(gè)大問題。無論是橫向(水平)格式還是縱向(垂直)格式打印，您都需要據(jù)此來設(shè)計(jì)自己的工作表。有時(shí)如果您的表有很多列，使用橫向定向會(huì)不錯(cuò)。如果您的列數(shù)實(shí)在太亂，可以試著把數(shù)據(jù)分割到工作表的總體系統(tǒng)中，即可以按照真實(shí)情況打印而不損失上下文或可讀性的數(shù)據(jù)塊。例如，前面圖中所示的工作簿底部的工作表標(biāo)簽說明，顯示的匯總工作表實(shí)際上在一個(gè)工作簿中匯總了其他六個(gè)表中的數(shù)據(jù)。如果不需要打印工作表中的所有項(xiàng)目，可以使用分級(jí)顯示來折疊大型工作表中的詳細(xì)內(nèi)容。例如，可以使用分級(jí)顯示來只顯示和打印總計(jì)，如下圖所示。受眾對(duì)象是誰?構(gòu)建工作表只是給自己用呢，還是要與他人聯(lián)機(jī)或是以打印的形式共享呢?換句話說，工作表需要看上去很漂亮呢，還是沒必要用太花哨的格式?需要為他人創(chuàng)建一個(gè)大體的摘要或是總體的概述嗎?在決定工作表的樣式時(shí)，明確地考慮受眾對(duì)象非常重要。如果您對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)很熟悉，也就是說，如果這些數(shù)據(jù)就是您的工作，或許您對(duì)詳細(xì)信息的興趣要比其他人大得多。您需要像這些信息的受眾對(duì)象那樣去思考，告訴他們什么是他們需要知道的—不要多，當(dāng)然也不應(yīng)該少。如果您的工作表中包含了很多您的受眾對(duì)象并不真正需要看到的數(shù)據(jù)，這種狀況是經(jīng)常發(fā)生的，此時(shí)您可以為更好地整體理解來特別創(chuàng)建一個(gè)匯總工作表。策略提示如果工作表有超過一種的受眾對(duì)象，此時(shí)應(yīng)為每組對(duì)象創(chuàng)建不同的匯總工作表，而所有的工作表都使用相同的底層數(shù)據(jù)。您不在時(shí)工作表還可以工作嗎?如果您創(chuàng)建的工作表有時(shí)會(huì)被其他人使用，此時(shí)應(yīng)確保您的工作表是可以理解并被準(zhǔn)確記錄的。很多人并沒有考慮到這件事，但是您在創(chuàng)建每一個(gè)工作表的時(shí)候，無論是商業(yè)還是私人用途，都應(yīng)意識(shí)到某一天被其他人使用的可能性，而且是在沒有您的幫助的情況下。如果有一天您換了工作，您會(huì)給自己的繼任者留下一筆卓越的遺產(chǎn)，這會(huì)給您的形象加分。少量的記錄可以支撐一個(gè)漫長的過程，如下圖所示。您在為重要的個(gè)人記錄準(zhǔn)備工作表時(shí)，還應(yīng)考慮到您的生存期問題。這可不是危言聳聽，如果您遇到什么意外，您的家庭可能因無法破譯您的金融工作表而陷入困境。策略提示使用“評(píng)論”選項(xiàng)，在需要少量說明的地方添加注釋。工作表依賴導(dǎo)入的數(shù)據(jù)嗎?很多人使用從別處編輯的數(shù)據(jù)作為工作表分析的基礎(chǔ)。例如，通常位于您的電腦上或網(wǎng)絡(luò)上某處的數(shù)據(jù)庫是您提取和分析特定信息的庫。如果是這樣的話，盡量讓自己輕松一些。通常，我們使用專門的方法來工作—那就是，在需要的時(shí)候快速完成，不特別關(guān)注重復(fù)性問題。如果您從數(shù)據(jù)庫收集信息，則可以構(gòu)建一個(gè)隨時(shí)都能重復(fù)執(zhí)行的查詢，而不用每次都從頭再來。這樣您就可以確保導(dǎo)入的數(shù)據(jù)每次都能以相同的方式來構(gòu)建。您可以使用導(dǎo)入數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)作為工作表設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)?；蛘?，也可以把導(dǎo)入數(shù)據(jù)放在一個(gè)沒人看得到的單獨(dú)的表中，然后只提取有關(guān)的信息來建立一個(gè)格式完美的表。例如，下圖所示的就是這樣一個(gè)工作表，可以看到原始數(shù)據(jù)是在信息表后面的一個(gè)單獨(dú)的表中。注釋有時(shí)一說到“數(shù)據(jù)庫”這個(gè)詞，人們就會(huì)想到一堆晦澀的專業(yè)術(shù)語。盡管使用“數(shù)據(jù)庫”(數(shù)據(jù)庫：與特定主題或用途相關(guān)的數(shù)據(jù)的集合。在數(shù)據(jù)庫內(nèi)，關(guān)于特定實(shí)體的信息(如雇員或訂單)分類歸納到表、記錄和字段中。)程序可能很復(fù)雜，但想一想，您在Excel中創(chuàng)建的許多工作表實(shí)際上就是原始的數(shù)據(jù)庫。電話簿是一個(gè)打印形式的數(shù)據(jù)庫的例子。在數(shù)據(jù)庫術(shù)語中，電話簿中的每一個(gè)電話列表都是數(shù)據(jù)庫的一個(gè)記錄，列表中的每一項(xiàng)信息(名字、姓氏、地址和電話號(hào)碼)都是一個(gè)記錄字段。需要超過一個(gè)工作表嗎?以前的信息保存在紙上并手工來計(jì)算(可能使用一個(gè)十鍵計(jì)算器)，電子表格程序是作為一種更好的存儲(chǔ)、表示和解釋信息的方式而出現(xiàn)的。通常我們在初學(xué)舊版的Excel時(shí)所創(chuàng)建的最早的工作表并不比紙上制作的二維表格更強(qiáng)。從老的紙面樣本逐步提高的一種方式是使用模塊化設(shè)計(jì)。模塊化設(shè)計(jì)是一種“結(jié)構(gòu)化編程”或者“面向?qū)ο蟆钡姆绞?，是把?shù)據(jù)作為獨(dú)立的元素刻入邏輯塊中。(另一種被稱為“層次化”的設(shè)計(jì)方式是以錯(cuò)誤標(biāo)識(shí)和最大化可讀性為目的來組織的。)如果不需要把詳細(xì)數(shù)據(jù)以一種漂亮的格式來保存，又何必自尋麻煩呢?這樣，就可以把精力集中在要和他人共享的匯總工作表和圖表的美化上了。策略提示設(shè)計(jì)一個(gè)工作表系統(tǒng)，而不要把所有的信息都放在一張工作表上。在模塊化設(shè)計(jì)中，數(shù)據(jù)有一個(gè)表，每種類型的分析有另一個(gè)工作表。在一個(gè)復(fù)雜的模塊化系統(tǒng)中，可能需要很多表，每一個(gè)都有特定的任務(wù)。留出了插入新行和新列的空間嗎?工作表編寫完成后，考慮到擴(kuò)充和編輯的需要也是很關(guān)鍵的。如果可能的話，在細(xì)節(jié)區(qū)域中添加一些多余的行和列，保持總計(jì)和詳細(xì)數(shù)據(jù)之間有一到兩行或列的距離是個(gè)不錯(cuò)的主意。最常見