《新編辦公自動化培訓教程》課件第4章

第4章中文版Word2007輕松入門教學提示：Word是Microsoft公司推出的一款功能強大的文字處理軟件，是MicrosoftOffice組件之一，2007是其最新版本。它具有強大的文字處理功能，可以編輯和排版處理文本、圖片和表格等各種對象，同時還提供了多種多樣的模板以方便用戶的日常使用。教學目標：通過學習本章內容，要求讀者能夠熟練掌握有關Word的常用功能，主要包括啟動和退出Word，建立新文檔，輸入、編輯和保存文本，設置文本格式、段落格式以及應用Word提供的樣式。4.1啟動與退出Word20074.2創(chuàng)建與編輯新文檔4.3編排文本4.4保存文檔4.5上機實訓第4章中文版Word2007輕松入門4.1啟動與退出Word20074.1.1啟動Word20074.1.2退出Word20074.1.1啟動Word2007選擇【開始】→【程序】→【MicrosoftOffice】→【MicrosoftOfficeWord2007】命令，即可啟動Word2007，該過程如圖4-1所示。1.從【開始】菜單中直接啟動Word2007圖4-1從【開始】菜單中直接啟動Word20074.1.1啟動Word2007選擇【開始】→【程序】→【MicrosoftOffice】→【MicrosoftOfficeWord2007】命令，在【MicrosoftOfficeWord2007】命令上右擊，彈出右鍵快捷菜單，選擇【發(fā)送到】→【桌面快捷方式】命令，即可創(chuàng)建Word2007的桌面快捷方式圖標。此過程如圖4-2所示。以后若想啟動Word2007，雙擊其桌面快捷方式圖標即可。2.利用桌面快捷方式啟動Word2007圖4-2創(chuàng)建Word2007的桌面快捷方式圖標4.1.1啟動Word2007在Windows操作系統中，文檔和其應用程序間存在鏈接關系。雙擊文件即可啟動其對應的應用程序，如圖4-3所示。3.雙擊現有Word文檔啟動Word2007圖4-3雙擊Word文檔啟動Word20074.1.2退出Word2007圖4-4所示為Word文檔窗口的標題欄，標題欄右側的【關閉】按鈕有關閉窗口的功能。1.單擊Word文檔窗口的【關閉】按鈕圖4-4Word2007的標題欄4.1.2退出Word2007Word支持同時打開多個Word文檔。單擊其中一個Word文檔窗口的【關閉】按鈕，可以關閉該Word文檔，但是并不能關閉Word程序。單擊【Office按鈕】，打開如圖4-5所示的菜單，單擊菜單右下角的【退出Word(X)】按鈕，既能關閉窗口又能退出程序。2.單擊【退出Word(X)】按鈕圖4-5Word2007的菜單4.1.2退出Word2007在關閉窗口或退出程序前，若文檔內容改動過，Word將彈出一個如圖4-6所示的【MicrosoftOfficeWord】對話框，詢問是否要保存修改過的內容。若要保存則單擊【是】按鈕；反之，單擊【否】按鈕。若要取消關閉或退出相關操作，則單擊【取消】按鈕。2.單擊【退出Word(X)】按鈕圖4-6【MicrosoftOfficeWord】對話框4.2創(chuàng)建與編輯新文檔4.2.1創(chuàng)建空白新文檔4.2.2輸入文本4.2.3使用軟鍵盤輸入特殊符號4.2.4使用命令輸入特殊符號4.2.5選擇、移動、復制和刪除文本4.2.6撤銷、恢復操作4.2.7如何在輸入時進行自動更正4.2.8如何進行拼寫和語法檢查4.2.1創(chuàng)建空白新文檔可以在啟動Word的同時創(chuàng)建空白新文檔，如圖4-7所示。圖4-7空白Word文檔窗口4.2.1創(chuàng)建空白新文檔如果在處理其他文檔的過程中需要新建文件，其操作步驟如下。

(1)單擊【Office按鈕】

，彈出如圖4-5所示的菜單。(2)選擇【新建】命令，彈出如圖4-8所示的【新建文檔】對話框。(3)在【模板】列表框中選擇【空白文檔和最近使用的文檔】選項，在【空白文檔和最近使用的文檔】列表框中選擇【空白文檔】選項。(4)單擊【創(chuàng)建】按鈕即可。圖4-8【新建文檔】對話框4.2.2輸入文本建立新文檔之后就可以在文檔中輸入文本了。輸入的文本既可以是英文也可以是中文。如果要輸入英文，直接在文檔編輯區(qū)光標閃爍處輸入字母即可，如圖4-9所示。在輸入字母的同時按<Shift>鍵，則會在大小寫字母兩種狀態(tài)下進行切換。如果要輸入中文，就需要將輸入法切換到中文輸入狀態(tài)，選擇合適的中文輸入法后就可以輸入中文了。具體的切換和輸入方法可參考2.2節(jié)。圖4-9輸入英文4.2.3使用軟鍵盤輸入特殊符號在文本輸入過程中常常需要用到一些特殊符號，譬如希臘字母、數學符號等。這些符號可通過軟鍵盤進行輸入。下面以輸入希臘字母為例，其操作步驟如下。

(1)在文檔中單擊以確定插入符號的位置。(2)單擊語言欄上的【功能菜單】按鈕，在如圖4-10所示的【功能菜單】菜單中選擇【軟鍵盤】→【希臘字母】命令。圖4-10選擇【軟鍵盤】→【希臘字母】4.2.3使用軟鍵盤輸入特殊符號(3)按照希臘字母軟鍵盤的提示輸入希臘字母，如圖4-11所示。(4)輸入完畢后，再次單擊語言欄上的【功能菜單】按鈕，選擇【軟鍵盤】→【關閉軟鍵盤】命令，軟鍵盤即被關閉。圖4-11希臘字母軟鍵盤4.2.4使用命令輸入特殊符號除了使用軟鍵盤進行特殊符號的輸入外，讀者還可以使用插入特殊符號的命令進行輸入。具體操作步驟如下。

(1)在文檔中單擊以確定插入符號的位置。(2)在功能區(qū)中選擇【插入】選項卡，如圖4-12所示。圖4-12【插入】選項卡4.2.4使用命令輸入特殊符號(3)單擊【特殊符號】組中的【符號】按鈕，彈出如圖4-13所示的【符號】庫。(4)單擊【符號】庫中的【更多】按鈕，彈出【插入特殊符號】對話框，如圖4-14所示。圖4-13【符號】庫圖4-14【插入特殊符號】選項卡4.2.4使用命令輸入特殊符號(5)【插入特殊符號】對話框中列出了標點符號、特殊符號、數學符號、單位符號、數字序號以及拼音6大類的符號。以輸入￥為例，在【單位符號】選項卡中選擇￥符號，如圖4-15所示。(6)單擊【確定】按鈕。圖4-15在【單位符號】選項卡中選擇￥4.2.4使用命令輸入特殊符號如果利用插入特殊符號命令還是不能完成輸入任務，那么用戶可以選擇使用插入符號命令，具體操作步驟如下。

(1)在文檔中單擊以確定插入符號的位置。(2)在【插入】選項卡的【符號】組中單擊【插入符號】按鈕。(3)在彈出的【符號】庫中單擊所需符號的按鈕。如果要插入的符號不在【符號】庫中，則單擊【其他符號】按鈕，打開如圖4-16所示的【符號】對話框。在對話框的【符號】和【特殊字符】兩個選項卡中選擇所需輸入的符號選項。(4)單擊【插入】按鈕。圖4-16【符號】對話框4.2.5選擇、移動、復制和刪除文本1.選擇文本使用鼠標選擇文檔正文中不同文本的方法。選擇對象鼠標操作任意數量的文本在要開始選擇的位置單擊，按住鼠標左鍵，然后在要選擇的文本上拖動光標直至結束選擇的位置，釋放鼠標左鍵一個詞在單詞中的任意位置雙擊一個句子按<Ctrl>鍵的同時在句中的任意位置單擊一個段落在段落中的任意位置連擊3次鼠標左鍵多個段落將光標移動到第一段的左側，在光標變?yōu)橛蚁蚣^

后，按住鼠標左鍵，同時向上或向下拖動光標單行文本將光標移到行的左側，在光標變?yōu)橛蚁蚣^

后單擊較大的文本塊單擊要選擇的內容的起始處，滾動到要選擇的內容的結尾處，然后按

<Shift>鍵，同時在要結束選擇的位置單擊整篇文檔將光標移動到任意文本的左側，在光標變?yōu)橛蚁蚣^

后連擊3次頁眉和頁腳在頁面視圖(頁面視圖：文檔或其他對象的一種視圖，與打印效果一樣。例如，頁眉、頁腳、欄和文本框等項目會出現在它們的實際位置上)中，雙擊灰顯的頁眉或頁腳文本。將光標移到頁眉或頁腳的左側，在光標變?yōu)橛蚁蚣^

后單擊腳注和尾注單擊腳注或尾注文本，將光標移到文本的左側，在光標變?yōu)橛蚁蚣^

后單擊垂直文本塊按<Alt>鍵，同時在文本上拖動光標文本框或圖文框在圖文框或文本框的邊框上移動光標，在光標變?yōu)?向箭頭

后單擊4.2.5選擇、移動、復制和刪除文本1.選擇文本使用鍵盤選擇文檔正文中不同文本的方法。選擇對象鍵盤操作右側一個字符<Shift>+<→>左側一個字符<Shift>+<←>一個單詞<Ctrl>+<Shift>+<→>或<Ctrl>+<Shift>+<←>，前者從光標當前位置選至單詞尾，后者從光標當前位置選至單詞頭一個段落<Ctrl>+<Shift>+<↓>或<Ctrl>+<Shift>+<↑>，前者從光標當前位置選至段尾，后者從光標當前位置選至段頭單行文本<Shift>+<Home>或<Shift>+<End>，前者從光標當前位置選至行首，后者從光標當前位置選至行尾整篇文檔<Ctrl>+<A>4.2.5選擇、移動、復制和刪除文本2.移動文本(1)通過拖拽鼠標移動文本

1)選擇要移動的文本“春眠不覺曉”。2)將光標指向選中的文本，當光標由變?yōu)闀r，如圖4-17所示。圖4-17將鼠標指向選中的文本4.2.5選擇、移動、復制和刪除文本2.移動文本3)按住鼠標左鍵并拖動鼠標，此時會出現一條豎直的虛線，該虛線代表插入點，如圖4-18所示。4)將插入點移動到目標位置，釋放鼠標左鍵，則選中的文本被移動到目標位置。如本例中，將虛線插入點移動到文本“花落知多少”之前，則文本“春眠不覺曉”被移動到“花落知多少”之前，如圖4-19所示。圖4-18用鼠標拖動選中的文本圖4-19移動后的效果4.2.5選擇、移動、復制和刪除文本2.移動文本(2)通過剪貼板移動文本

1)選擇要移動的文本“春眠不覺曉”。2)在【開始】選項卡中單擊【剪貼板】組中的【剪切】按鈕或按快捷鍵<Ctrl>+<X>。3)在目標位置處單擊，然后在【開始】選項卡中單擊【剪貼板】組中的【粘貼】按鈕或按快捷鍵<Ctrl>+<V>。4.2.5選擇、移動、復制和刪除文本3.復制文本(1)通過鼠標拖拽復制文本

1)選擇文本。2)按<Ctrl>鍵，同時用鼠標拖動文本至目標位置。3)釋放<Ctrl>鍵及鼠標。

(2)通過剪貼板復制文本1)選擇文本。2)在【開始】選項卡中單擊【剪貼板】組中的【復制】按鈕，或按快捷鍵<Ctrl>+<C>。3)在目標位置處單擊，然后在【開始】選項卡中單擊【剪貼板】組中的【粘貼】按鈕或按快捷鍵<Ctrl>+<V>。4.2.5選擇、移動、復制和刪除文本4.刪除文本<Backspace>鍵和<Delete>鍵可分別刪除光標前和光標后的單個字符。如果要刪除的內容較多，則可以先進行選擇操作，再按<Delete>鍵或<Backspace>鍵即可。4.2.6撤銷、恢復操作執(zhí)行下列操作之一可實現撤銷操作。單擊【快速訪問工具欄】中的撤銷按鈕。單擊【快速訪問工具欄】右側的【自定義快速訪問工具欄】按鈕，在彈出的【自定義快速訪問工具欄】菜單中選擇【撤銷】命令。按<Ctrl>+<Z>組合鍵。1.撤銷操作4.2.6撤銷、恢復操作如果讀者需要連續(xù)“反悔”多次，那么連續(xù)多次按<Ctrl>+<Z>鍵即可。除此之外，讀者還可以單擊【撤銷】按鈕右側的下三角按鈕，打開如圖4-21所示的下拉列表框。該下拉列表框記錄了所有操作，用戶只需單擊要撤銷的操作即可。1.撤銷操作圖4-21撤銷操作下拉列表框4.2.6撤銷、恢復操作恢復操作的功能是恢復已經撤銷的操作。執(zhí)行下列操作之一可實現恢復操作。單擊【快速訪問工具欄】中的【恢復】按鈕。單擊【快速訪問工具欄】右側的【自定義快速訪問工具欄】按鈕，在彈出的【自定義快速訪問工具欄】菜單中選擇【恢復】命令。按<Ctrl>+<Y>組合鍵。同樣，多次按<Ctrl>+<Y>組合鍵可以恢復多個被撤銷的操作。2.恢復操作4.2.7如何在輸入時進行自動更正單擊【Office按鈕】，在彈出菜單中單擊右下角的【Word選項】按鈕，彈出【Word選項】對話框，如圖4-22所示。(2)單擊【Word選項】對話框左側列表框中的【校對】按鈕，打開【校對】面板，如圖4-22所示。1.了解自動更正功能圖4-22【Word選項】對話框4.2.7如何在輸入時進行自動更正(3)單擊【校對】面板中的【自動更正選項】按鈕，彈出【自動更正】對話框，如圖4-23所示。在【自動更正】對話框中包括【自動套用格式】、【智能標記】、【自動更正】、【數學自動更正】和【鍵入時自動套用格式】選項卡。因此，在進行相應的操作時，Word就會執(zhí)行相應的自動更正功能。1.了解自動更正功能圖4-23【自動更正】對話框4.2.7如何在輸入時進行自動更正在進行Word文檔編輯的過程中，常常需要頻繁輸入一些復雜的文本。此時使用自動更正功能可以提高輸入效率。例如，如果要在某一文檔中多次輸入文本“Word提供了自動更正功能”，那么執(zhí)行以下操作步驟可以大大減少重復性工作。

(1)選擇【自動更正】對話框中的【自動更正】選項卡。(2)在【替換】文本框中輸入“自更”。(3)在【替換為】文本框中輸入“Word提供了自動更正功能”。(4)單擊【添加】按鈕。(5)單擊【確定】按鈕。

執(zhí)行上述操作后，如果需要再次輸入“Word提供了自動更正功能”時，直接輸入“自更”兩個字即可完成操作。2.使用自動更正功能進行復雜輸入4.2.8如何進行拼寫和語法檢查(1)在文檔中輸入“例文：Iamateecher”，讀者會發(fā)現在單詞“teecher”下面出現一條紅色的波浪線，如圖4-24所示。這是因為“teacher”被錯誤地拼寫為“teecher”。Word發(fā)現后就會將其標記出來。(2)在單詞“teecher”的任意位置右擊鼠標，彈出右鍵快捷菜單，如圖4-25所示。(3)在右鍵快捷菜單中選擇正確內容。1.輸入時自動檢查拼寫和語法錯誤圖4-24單詞teecher下出現紅色波浪線圖4-25在單詞teecher上右擊，彈出右鍵快捷菜單4.2.8如何進行拼寫和語法檢查(1)選擇要進行檢查的文件、項目、文本塊或數據。(2)在【審閱】選項卡的【校對】組中，單擊【拼寫和語法】按鈕或按<F7>鍵，彈出【拼寫和語法】對話框，如圖4-26所示。(3)程序找到的可能的錯誤顯示在【不在詞典中】下拉列表框中，用戶可根據需要來選擇修改還是忽略。2.集中檢查拼寫和語法圖4-26【拼寫和語法】對話框4.3編排文本4.3.1設置文本格式4.3.2調整文本間距4.3.3設置段落格式

4.3.1設置文本格式(1)選中要設置格式的文本。(2)在【開始】選項卡的【字體】組中單擊相應的按鈕，如圖4-27所示。1.使用【字體】組中的工具設置文本格式圖4-27【字體】組4.3.1設置文本格式此外，用戶也可以通過浮動工具欄(微型工具欄)進行文本格式的設置。它一般會在用戶選擇文本后自動出現，只是透明度較低，當用戶把光標移向浮動工具欄時，其透明度會逐漸增大，直至完全可見。圖4-28顯示了不同透明度的浮動工具欄。1.使用【字體】組中的工具設置文本格式圖4-28不同透明度的浮動工具欄

4.3.1設置文本格式(1)應用樣式應用樣式的方法非常簡單，具體操作步驟如下。

1)選中要應用樣式的文本。2)在【開始】選項卡的【樣式】組中單擊所需的樣式按鈕。如果未看見所需的樣式，請單擊【其他】按鈕以展開【快速樣式】庫，如圖4-30所示。2.使用樣式快速格式化文本圖4-30【樣式】庫

4.3.1設置文本格式(2)創(chuàng)建新樣式1)選擇要創(chuàng)建為新樣式的文本。2)在所選內容上方顯示的浮動工具欄中單擊相應格式的按鈕。3)右擊所選內容，在右鍵快捷菜單中選擇【樣式】→【將所選內容保存為新快速樣式】命令，彈出【根據格式設置創(chuàng)建新樣式】對話框，如圖4-32所示。4)在【名稱】文本框中為新樣式輸入一個名稱，然后單擊【確定】按鈕。2.使用樣式快速格式化文本圖4-32【根據格式設置創(chuàng)建新樣式】對話框

4.3.1設置文本格式(3)刪除某個樣式1)在【開始】選項卡的【樣式】組中右擊要刪除的樣式，彈出如圖4-34所示的右鍵快捷菜單。2)在右鍵快捷菜單中選擇【從快速樣式庫中刪除】命令。2.使用樣式快速格式化文本圖4-34右鍵快捷菜單

4.3.1設置文本格式(4)使用格式刷工具快速設置文本格式1)選擇具有要復制的格式的文本或圖形。如果要復制文本格式，請選擇段落的一部分。如果要復制文本和段落格式，請選擇整個段落，包括段落標記。2)在【開始】選項卡的【剪貼板】組中單擊【格式刷】按鈕。3)當鼠標變?yōu)楹螅x擇要設置格式的文本或圖形。4)按<Esc>鍵或再次單擊【格式刷】按鈕，停止設置格式。2.使用樣式快速格式化文本

4.3.2調整文本間距(1)選擇要更改間距的文本。(2)在【開始】選項卡的【字體】組中單擊【字體】對話框啟動器，彈出【字體】對話框。(3)選擇【字體】對話框中的【字符間距】選項卡，如圖4-35所示。(4)在【間距】下拉列表框中選擇【加寬】或【緊縮】選項。然后在【磅值】文本框中輸入合適的間距值。1.更改文本間距圖4-35【字符間距】選項卡

4.3.2調整文本間距(1)選擇要拉伸或壓縮的文本。(2)選擇【字體】對話框中的【字符間距】選項卡。(3)在【縮放】下拉列表框中選擇所需的百分比選項(也可以直接輸入百分比數值)。大于100%的百分比將拉伸文本，小于100%的百分比將壓縮文本。2.拉伸或壓縮文本圖4-35【字符間距】選項卡

4.3.3設置段落格式(1)選中要進行對齊設置的文本。(2)在【開始】選項卡的【段落】組中，單擊相應的對齊按鈕，如圖4-36所示。圖中對齊按鈕從左至右依次為：【左對齊】按鈕、【居中對齊】按鈕、【右對齊】按鈕、【兩端對齊】按鈕和【分散對齊】按鈕。1.設置段落對齊方式圖4-36【段落】組中的對齊按鈕

4.3.3設置段落格式在【開始】選項卡的【段落】組中，單擊【段落】對話框啟動器，彈出【段落】對話框，如圖4-43所示。選擇【縮進和間距】選項卡，在【縮進】選項區(qū)中選擇縮進方式并設置縮進的數值。單擊【確定】按鈕。2.設置段落縮進方式圖4-36【段落】組中的對齊按鈕

4.3.3設置段落格式(1)單擊要以首字下沉開頭的段落，該段落必須含有文字。(2)在【插入】選項卡的【文本】組中單擊【首字下沉】按鈕。(3)在彈出的【首字下沉】菜單中選擇【下沉】或【懸掛】命令(4)要進行精確設置，可以選擇【首字下沉】菜單中的【首字下沉選項】命令，彈出【首字下沉】對話框，如圖4-44所示。在【選項】選項區(qū)中設置【字體】、【下沉行數】和【距正文】3個屬性。最后單擊【確定】按鈕。3.設置段落首字下沉方式圖4-44【首字下沉】對話框

4.3.3設置段落格式(1)選擇要更改行距的段落。(2)在【開始】選項卡的【段落】組中單擊【行距】按鈕。(3)在彈出的【行距】菜單中選擇所需行距對應的數字。(4)要進行精確設置，可以【行距】菜單中選擇【行距選項】命令，彈出【段落】對話框，如圖4-47所示。在【間距】選項區(qū)的【行距】下拉列表框中選擇合適的選項。(5)單擊【確定】按鈕。4.設置行距及段落間距圖4-47設置行距選項

4.4保存文檔1.保存文件2.保存文件副本3.以其他格式保存文件4.自動恢復

1.保存文件(1)單擊【Office按鈕】。(2)在彈出的菜單中選擇【保存】命令。

上述操作也可通過按<Ctrl>+<S>組合鍵代替。

2.保存文件副本(1)單擊【Office按鈕】，在彈出的菜單中選擇【另存為】命令，彈出【另存為】對話框，如圖4-48所示。(2)在【保存位置】下拉列表框中選擇文件存放的位置。(3)在【文件名】文本框中輸入文件副本的名稱。(4)單擊【