2025企業(yè)合同專用章管理規(guī)程

2025企業(yè)合同專用章管理規(guī)程正文為規(guī)范企業(yè)合同專用章的管理，確保印章的合法、合規(guī)使用，防范法律風(fēng)險，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定，特制定本規(guī)程。第一章總則第一條本規(guī)程適用于企業(yè)合同專用章的刻制、領(lǐng)取、使用、保管及注銷等環(huán)節(jié)的管理。第二條合同專用章是企業(yè)對外簽訂合同及其他法律文件的專用印章，僅限于企業(yè)授權(quán)范圍內(nèi)使用，未經(jīng)授權(quán)，任何單位或個人不得使用。第三條企業(yè)合同專用章的管理應(yīng)當(dāng)遵循“規(guī)范使用、嚴(yán)格審批、明確責(zé)任、監(jiān)督到位”的原則，確保印章使用合法、合規(guī)、安全。第二章管理機構(gòu)職責(zé)第四條企業(yè)法定代表人是合同專用章管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)審定合同專用章管理的重大事項。第五條行政部是合同專用章管理的歸口部門，負(fù)責(zé)以下工作：（一）組織本規(guī)程的制定、修訂及監(jiān)督實施；（二）負(fù)責(zé)合同專用章的刻制、發(fā)放、回收及銷毀；（三）建立合同專用章管理臺賬，登記印章的使用情況；（四）對合同專用章的使用進(jìn)行監(jiān)督、檢查。第六條財務(wù)部負(fù)責(zé)審核合同專用章使用申請中涉及的經(jīng)濟條款，確保經(jīng)濟內(nèi)容符合企業(yè)財務(wù)制度及有關(guān)規(guī)定。第七條合規(guī)部負(fù)責(zé)對合同專用章使用申請進(jìn)行合規(guī)性審查，確保印章使用符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度。第八條審計部負(fù)責(zé)對合同專用章管理的規(guī)范性和有效性進(jìn)行定期或不定期審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。第三章合同專用章的使用第九條凡以企業(yè)名義簽訂的合同、協(xié)議及其他法律文件，需加蓋合同專用章。具體使用范圍如下：（一）企業(yè)對外簽訂的買賣合同、服務(wù)合同、建設(shè)工程合同等；（二）企業(yè)與其他主體簽訂的協(xié)議書、備忘錄等法律文件；（三）企業(yè)授權(quán)的其他需加蓋合同專用章的事項。第十條下列情形不得使用合同專用章：（一）未經(jīng)審批的合同或協(xié)議；（二）超越企業(yè)經(jīng)營范圍或授權(quán)范圍的合同或協(xié)議；（三）內(nèi)容違反法律法規(guī)或企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度的合同或協(xié)議；（四）非企業(yè)正式員工或未經(jīng)授權(quán)的人員簽訂的合同或協(xié)議。第十一條合同專用章的使用實行分級審批制度。具體審批流程如下：（一）合同起草部門（以下簡稱“起草部門”）應(yīng)當(dāng)填寫《合同專用章使用申請表》，并對合同內(nèi)容的真實性、合法性、完整性負(fù)責(zé)；（二）起草部門將《合同專用章使用申請表》及相關(guān)合同文本提交合規(guī)部進(jìn)行合規(guī)性審查；（三）合規(guī)部審查通過后，起草部門將《合同專用章使用申請表》提交財務(wù)部審核經(jīng)濟條款；（四）財務(wù)部審核通過后，起草部門將《合同專用章使用申請表》提交行政部審批；（五）行政部審批通過后，起草部門方可領(lǐng)取合同專用章加蓋；（六）合同專用章使用后，起草部門應(yīng)當(dāng)及時將合同文本及相關(guān)資料歸檔，并登記《合同專用章使用臺賬》。第十二條合同專用章的使用應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守以下規(guī)定：（一）合同專用章應(yīng)當(dāng)由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)交他人使用；（二）合同專用章使用時，應(yīng)當(dāng)在監(jiān)督人的監(jiān)督下進(jìn)行，并保留加蓋印章的影像資料；（三）合同專用章不得用于非合同類文件，不得用于個人事務(wù)；（四）合同專用章使用后，應(yīng)當(dāng)及時歸還，不得滯留或挪作他用。第四章合同專用章的章證管理第十三條合同專用章的刻制應(yīng)當(dāng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部印章管理制度的規(guī)定，由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，并報企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)。第十四條合同專用章的領(lǐng)取應(yīng)當(dāng)實行登記制度。領(lǐng)取人應(yīng)當(dāng)填寫《合同專用章領(lǐng)取登記表》，并由行政部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。第十五條合同專用章的使用應(yīng)當(dāng)實行臺賬管理制度。行政部應(yīng)當(dāng)建立《合同專用章使用臺賬》，詳細(xì)記錄合同專用章的使用時間、使用人、使用合同名稱、合同編號、相對人名稱等信息。第十六條合同專用章的交接應(yīng)當(dāng)實行交接登記制度。合同專用章保管人發(fā)生變更時，應(yīng)當(dāng)在行政部的監(jiān)督下辦理交接手續(xù)，并填寫《合同專用章交接登記表》。第十七條合同專用章的停用或注銷應(yīng)當(dāng)由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，并報企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)。停用或注銷的合同專用章應(yīng)當(dāng)封存或銷毀，并登記《合同專用章銷毀登記表》。第五章監(jiān)督管理第十八條合規(guī)部負(fù)責(zé)對合同專用章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并提出改進(jìn)建議。第十九條審計部負(fù)責(zé)對合同專用章管理的規(guī)范性、有效性進(jìn)行定期或不定期審計，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，并督促整改。第二十條任何單位或個人違反本規(guī)程的規(guī)定使用合同專用章，造成企業(yè)經(jīng)濟損失或名譽損害的，企業(yè)將依法追究其責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，移交司法機關(guān)處理。第六章附則第二十一條本規(guī)程自發(fā)布之日起施行。第二十二條本規(guī)程的解釋權(quán)歸所有。第二十三條本規(guī)程未盡事宜，按照國家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度執(zhí)行。合同專用章管理相關(guān)表格（注：以下表格為參考模板，具體表