《電子檔案管理辦法》解讀

《電子檔案管理辦法》的理解和思考01第一章

總則（共8條）第一章

總則辦法條款第一條

為了加強和規(guī)范電子檔案管理，確保電子檔案真實、完整、可用、安全，促進檔案工作更好服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，制定本辦法。條款說明2021年1月1日新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）正式施行，2024年3月1日起施行《中華人民共和國檔案法實施條例》（以下簡稱《實施條例》），這些法律與條例的發(fā)布，在國家層面保障了電子檔案的發(fā)展。為進一步確保符合真實、完整、可用、安全（“四性”）要求的電子檔案的規(guī)范發(fā)展，《電子檔案管理辦法》應(yīng)運而生。第一條明確了《辦法》的制定目的，強調(diào)了電子檔案在支持國家戰(zhàn)略和公共服務(wù)中的重要性，突出了電子檔案管理在保障社會秩序和信息安全方面的關(guān)鍵作用。第一章

總則辦法條款第二條

檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織（以下簡稱組織機構(gòu)）的電子檔案管理，適用本辦法。本辦法所稱電子檔案，是指機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人在履行法定職責或者處理事務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸、存儲的，對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的各種信息記錄。條款說明第二條說明本辦法適用于所有“檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織”（即“組織機構(gòu)”）的電子檔案管理工作。說明檔案管理涉及各行各業(yè)，適用于各企事業(yè)單位。對于電子檔案的釋義，本辦法參照DA/T

58《電子檔案管理基本術(shù)語》中“電子文件”及“電子檔案”的定義進行了合并，表面看缺少了電子檔案的“憑證、查考”價值，只關(guān)注了保存價值，但在本辦法目的中“更好服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾”更將檔案的價值進行了提升。第一章

總則辦法條款第三條

組織機構(gòu)應(yīng)當確保電子檔案符合下列要求：（一）來源可靠。由合法、明確的形成者，在履行法定職責或者處理事務(wù)活動中產(chǎn)生，形成者、形成活動、形成時間可確認，形成、辦理、整理、歸檔、保管、移交等系統(tǒng)安全可靠。（二）程序規(guī)范。全過程管理符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及標準規(guī)范的規(guī)定，并且準確記錄、可追溯。（三）要素合規(guī)。內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和管理過程信息等構(gòu)成要素符合國家相關(guān)標準規(guī)范要求。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。條款說明“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”是《檔案法》中明確電子檔案需具備的要求。本辦法中所述相關(guān)要求，是對《實施條例》中第三十九條所述“符合有關(guān)規(guī)定”的說法進行了進一步明確—“符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及標準規(guī)范的規(guī)定”。由此可見，對于電子檔案，其所遵照的法律法規(guī)及標準規(guī)范是電子檔案的基石與準繩。只有滿足”12“字要求的電子檔案，才具有與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。第一章

總則辦法條款第四條

組織機構(gòu)應(yīng)當配備必要的設(shè)施設(shè)備，建立管理機制、制度規(guī)范、安全措施、人才隊伍，滿足電子檔案管理需求。條款說明電子檔案的管理是一項系統(tǒng)性工作，不僅涉及業(yè)務(wù)系統(tǒng)的改造以及檔案系統(tǒng)的建設(shè)，為滿足電子檔案一系列管理，還需建立一系列保障措施，如設(shè)施設(shè)備，管理機制、制度規(guī)范、安全措施、人才隊伍等措施。此類要求在《電子檔案單套管理一般要求》、《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》等均有涉及，并且在電子檔案的多項試點的評估辦法中同樣存在。01設(shè)施設(shè)備人才隊伍安全措施制度規(guī)范管理機制02030405第一章

總則辦法條款第五條

組織機構(gòu)應(yīng)當加強電子檔案全過程管理，確保承載形成、整理、歸檔、移交、接收、保管、處置、利用等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的應(yīng)用系統(tǒng)之間相互銜接，并且持續(xù)進行元數(shù)據(jù)采集、維護等活動，完整記錄電子檔案管理過程。條款說明電子檔案的原生性要求從形成、整理、歸檔、移交、接收、保管、處置、利用等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的應(yīng)用系統(tǒng)之間相互銜接，過程可追溯，系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交互有安全性保障。元數(shù)據(jù)不斷完善，不僅僅是傳統(tǒng)檔案管理中，涉及到的歸檔文件目錄中有限的元數(shù)據(jù)，而是需反映整件檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及整個管理過程，對應(yīng)在元數(shù)據(jù)的分類中，即文件實體元數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)、機構(gòu)人員實體元數(shù)據(jù)、實體關(guān)系元數(shù)據(jù)四個域。第一章

總則辦法條款第六條

組織機構(gòu)應(yīng)當積極應(yīng)用新一代信息技術(shù)，不斷提升電子檔案管理水平。條款說明《檔案法》新增檔案信息化專章，電子檔案的發(fā)展與信息技術(shù)密不可分。面對數(shù)據(jù)檔案化、大量元數(shù)據(jù)的存儲、深度檔案利用需求，與之相適應(yīng)需對應(yīng)引入云計算、大數(shù)據(jù)、AI等新技術(shù)，以滿足日益增長的檔案需求，不斷提升電子檔案管理的水平。第一章

總則辦法條款第七條

機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當加強各類電子文件收集、歸檔工作，保障具有保存價值的電子文件應(yīng)歸盡歸，并按規(guī)定移交檔案館。檔案館應(yīng)當提升接收和管理各類電子檔案的能力，保障電子檔案應(yīng)收盡收。條款說明第七條指出各類組織應(yīng)加強電子文件的收集和歸檔，確保具有保存價值的電子文件能夠歸檔并移交檔案館。同時要求檔案館提升接收和管理電子檔案的能力，實現(xiàn)“應(yīng)收盡收”。這一條在電子文件的前期收集和后期歸檔環(huán)節(jié)上提出明確要求，更加強化收集范圍，有助于確保有保存價值的文件不會因管理疏漏而流失。第一章

總則辦法條款第八條

電子檔案管理的全過程應(yīng)當符合國家網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、個人信息保護、保密管理、密碼管理等相關(guān)法律法規(guī)要求，確保電子檔案的安全。條款說明第八條凸顯了電子檔案的安全性需求，尤其是在涉及敏感信息的情況下，通過合規(guī)管理保護檔案的安全性和隱私性。安全性是電子檔案“四性”之一，是電子檔案關(guān)注的重點，須遵循法律法規(guī)要求，利用管理與技術(shù)手段予以保障。信息安全系統(tǒng)安全等保、分保要求，權(quán)限管理、日志記信創(chuàng)要求，涉密項錄、三員管理、數(shù)目要求安全性要求據(jù)備份文件安全業(yè)務(wù)合規(guī)性文件水印，文件殺電子簽章、數(shù)字簽名，毒，四性檢測，傳業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)留痕記錄，輸加密安全認證管理02第二章

機構(gòu)及其職責（共5條）第二章

機構(gòu)及其職責辦法條款第九條

國家檔案主管部門統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導全國電子檔案管理工作，研究制定政策制度，建立健全標準規(guī)范體系，推進電子檔案安全保管和有效利用，推動電子檔案全過程管理能力評估?？h級以上地方檔案主管部門監(jiān)督指導本行政區(qū)域內(nèi)電子檔案管理工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當將電子檔案管理納入檔案工作范圍，并監(jiān)督指導所屬企業(yè)事業(yè)單位、基層群眾性自治組織等的電子檔案管理工作。條款說明第九條對國家和地方檔案主管部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府在電子檔案管理中的職責進行了明確分工。國家檔案局統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導全國電子檔案管理工作，研究制定政策制度，建立健全標準規(guī)范體系，推進電子檔案安全保管和有效利用，推動電子檔案全過程管理能力評估。這里的評估涉及到國家推動的電子檔案相關(guān)試點的評估，也涉及到《檔案檢查工作辦法》中對國家機關(guān)、央國企檔案檢查中的評估。省市縣級監(jiān)督指導本行政區(qū)電子檔案管理工作。鄉(xiāng)級首先要做好本級的電子檔案管理工作，其次要監(jiān)督指導所屬的企事業(yè)單位、居委會、村委會等組織的電子檔案工作。第二章

機構(gòu)及其職責辦法條款第十條

按照國家規(guī)定應(yīng)當形成檔案的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當履行下列職責：（一）確定管理電子檔案的機構(gòu)或者人員，將電子檔案管理納入檔案工作責任制，納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃等，建立健全電子檔案管理制度和規(guī)范，配備滿足電子檔案管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施；（二）協(xié)調(diào)檔案、文秘、業(yè)務(wù)、信息化、保密等職能部門共同推進電子檔案管理，加強辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)；（三）電子文件形成部門負責本部門電子文件的收集、整理、歸檔等工作；（四）管理電子檔案的機構(gòu)或人員負責本單位電子檔案的管理，監(jiān)督指導各部門電子文件的形成、收集、整理以及歸檔等工作，按照有關(guān)規(guī)定向檔案館移交電子檔案。條款說明機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織是電子檔案全過程管理的核心執(zhí)行機構(gòu)。總體職責涉及兩個納入，分別是納入檔案工作責任制（有人），納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃（有系統(tǒng)）。建立健全電子檔案管理制度和規(guī)范（有制度），配備滿足電子檔案管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施（有設(shè)施）。信息化建設(shè)職責，電子檔案管理離不開系統(tǒng)功能建設(shè)，是一項系統(tǒng)性工作，需檔案（歸口管理）、文秘（文書檔案）、業(yè)務(wù)（業(yè)務(wù)檔案）、信息化（立項或?qū)彶椋?、保密（安全審查）等多部門共同推進。電子檔案管理不僅是電子檔案系統(tǒng)的事，電子檔案管理的前提是形成電子文件，即業(yè)務(wù)系統(tǒng)需在線形成、辦理、整理、歸檔，此部分功能須由辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)予以補齊，在建設(shè)電子檔案系統(tǒng)時，須同步規(guī)劃業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔功能，也可在建設(shè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)時提前考慮歸檔功能。業(yè)務(wù)歸檔職責，遵循誰產(chǎn)生誰歸檔的原則。檔案歸口管理職責，對內(nèi)監(jiān)督指導各部門檔案工作，對外負責與檔案館接口，按規(guī)定移交檔案。第二章

機構(gòu)及其職責辦法條款第十一條

檔案館應(yīng)當履行下列職責：（一）建設(shè)滿足電子檔案長期保存和安全管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施；（二）收集、保管和提供利用本館分管范圍內(nèi)的電子檔案；（三）建立健全本館電子檔案管理制度和規(guī)范。條款說明第十一條，檔案館的職責，檔案館是電子檔案長期保管的場所，這就要求檔案館須具備:軟硬件配備職責，長期保存和安全管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施。核心業(yè)務(wù)職責，收管存用分管范圍內(nèi)的電子檔案。管理職責，建立健全本館電子檔案管理制度和規(guī)范。第二章

機構(gòu)及其職責辦法條款第十二條

檔案主管部門應(yīng)當加強與本行政區(qū)域有關(guān)信息化建設(shè)、電子政務(wù)建設(shè)、電子文件管理、數(shù)據(jù)管理、密碼管理、保密管理等主管部門的工作協(xié)同，共同推進電子檔案管理工作。條款說明第十二條強調(diào)檔案主管部門的組織協(xié)調(diào)職責，應(yīng)與本地區(qū)的信息化、電子政務(wù)、數(shù)據(jù)、密碼和保密等相關(guān)部門緊密協(xié)作。這一規(guī)定指出，電子檔案管理不是孤立的，涉及信息化建設(shè)、數(shù)據(jù)管理、保密管理等多個領(lǐng)域，需要與這些領(lǐng)域的主管部門共同推進。這種協(xié)同不僅能提高電子檔案管理的規(guī)范性，還可以有效提升管理工作的整體效率。第二章

機構(gòu)及其職責辦法條款第十三條

組織機構(gòu)應(yīng)當支持電子檔案管理人員按照有關(guān)規(guī)定參加業(yè)務(wù)培訓，電子檔案管理人員應(yīng)當具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能。條款說明第十三條規(guī)定了對電子檔案管理人員的專業(yè)要求和培訓支持。電子檔案發(fā)展迅猛，知識迭代速度快，要做好電子檔案管理工作，須不斷地學習專業(yè)知識與技能，主動履行接受繼續(xù)教育職責，依據(jù)國檔局與人社部聯(lián)合發(fā)布《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》，檔案專業(yè)人員每年繼續(xù)教育學時累計不得少于90學時。03第三章

電子文件整理與歸檔（共6條）第三章

電子文件整理與歸檔辦法條款第十四條

機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當按照國家相關(guān)法律法規(guī)和標準規(guī)范的規(guī)定，確定本單位電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限、電子檔案分類方案，并納入本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表、檔案分類方案進行管理。條款說明第十四條對各立檔單位提出了“三合一”的要求，具體可以參考檔函〔2022〕58號《國家檔案局關(guān)于全面推行機關(guān)檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度的通知》，雖然這個文件針對“機關(guān)”，但“團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織”可以參照執(zhí)行。第三章

電子文件整理與歸檔辦法條款第十五條

第一款

機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當按照國家相關(guān)法律法規(guī)和標準規(guī)范形成、辦理、傳輸、存儲屬于歸檔范圍的電子文件，保證電子文件真實、完整、可用、安全，確保電子檔案符合本辦法第三條規(guī)定。條款說明第十五條

第一款在《辦法》第三條（即“確保電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，與《檔案法》、《實施條例》中的“12字”要求一脈相承）的基礎(chǔ)上，進一步要求“電子文件真實、完整、可用、安全”（即所謂的“四性”）。對于如何確保電子檔案的要求，在檔案行業(yè)中通常采用DA/T

70《文書類電子檔案檢測一般要求》技術(shù)手段以及管理手段予以保證。第三章

電子文件整理與歸檔辦法條款第十五條

第二款

辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔功能應(yīng)當符合相關(guān)標準規(guī)范，支撐電子文件收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)。條款說明第十五條第二款要求“歸檔功能應(yīng)當符合相關(guān)標準規(guī)范”，這里的相關(guān)標準規(guī)范包括但不限于：GB/T29194-2012《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》GB/T18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》GB/T39362-2020《黨政機關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》DA/T

92-2022《電子檔案單套管理一般要求》等第三章

電子文件整理與歸檔辦法條款第十六條

電子文件應(yīng)當與元數(shù)據(jù)一并歸檔。電子文件歸檔格式應(yīng)當具備開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等特性，并且能夠支持向長期保存格式轉(zhuǎn)換。電子文件元數(shù)據(jù)格式應(yīng)當符合國家有關(guān)標準規(guī)范要求。條款說明第十六條主要提出了電子文件格式和元數(shù)據(jù)的要求。其中的格式要求主要來自于DA/T

47-2009《版式電子文件長期保存格式需求》。元數(shù)據(jù)可參考的標準則比較多，包括但不限于：DA/T

46-2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》DA/T

54-2014《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》DA/T

63-2017《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》GB/T

39362-2020《黨政機關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》等第三章

電子文件整理與歸檔辦法條款第十七條

電子文件形成部門應(yīng)當在電子文件形成、辦理、收集過程中完成保管期限鑒定、分類、命名等工作，確保電子文件符合歸檔要求，并且完整采集描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息的元數(shù)據(jù)及其整個管理過程元數(shù)據(jù)。電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔不得采用非開放的壓縮、加密等技術(shù)措施。黨政機關(guān)電子公文歸檔，應(yīng)當去除電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形。其他組織機構(gòu)電子文件歸檔可以參照處理。條款說明第十七條第一款進一步對電子文件形成部門在歸檔之前的工作做出了要求，包括“完成保管期限鑒定、分類、命名以及完整采集元數(shù)據(jù)”。第十七條第二款和第三款實際上是對電子文件歸檔環(huán)節(jié)“去技術(shù)化”的細化規(guī)定。GB/T

39362-2020《黨政機關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》5.3中對于“去技術(shù)化”是這樣描述的“電子公文歸檔時應(yīng)要求歸檔信息包中不包含非開放的壓縮、加密、簽名、印章、時間戳等技術(shù)措施，以減少技術(shù)依賴性?！倍?019年中辦、國辦發(fā)布的廳字〔2019〕7號《黨政機關(guān)電子公文處理工作辦法》指出：“電子公文歸檔時，應(yīng)當去除電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形?！彼浴叭ゼ夹g(shù)化”并不是《辦法》首次提出來的，而是一貫以來的要求，尤其是針對黨政機關(guān)電子公文。只不過關(guān)于“電子印章去技術(shù)化”業(yè)界爭議較大，一直存在不同的聲音。第三章

電子文件整理與歸檔辦法條款第十八條

電子文件形成部門和電子檔案管理部門應(yīng)當對提交歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息進行清點、登記，對其真實性、完整性、可用性、安全性進行檢測，并由相關(guān)責任人確認。條款說明第十八條是對電子文件歸檔過程中交接雙方（電子文件形成部門和電子檔案管理部門）的手續(xù)和四性檢測提出了要求。參照GB/T

18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》和DA/T

70-2018《文書類電子文件檢測一般要求》執(zhí)行即可。第三章

電子文件整理與歸檔辦法條款第十九條

電子檔案管理部門應(yīng)當對接收的電子檔案進行審核、編制檔號、確認保管期限等工作，確保電子檔案符合檔案管理要求。條款說明檔案管理人員對接收的電子檔案進行二次審核，對檔案進行整理，如編制檔號、確認保管期限等工作。其中檔號的編制很多情況下是提前至歸檔前完成的，當然電子檔案管理部門可以對檔號進行調(diào)整。檔號編制可參考DA/T13-2022《檔號編制規(guī)則》。04第四章

電子檔案移交與接收（共4條）第四章

電子檔案移交與接收辦法條款第二十條

機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交電子檔案。檔案館應(yīng)當做好接收工作，對于符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及標準規(guī)范要求的電子檔案，不得拒絕接收。經(jīng)同級檔案主管部門同意，專業(yè)性較強或者需要保密的電子檔案，可以按照國家有關(guān)規(guī)定延長向檔案館移交的期限。經(jīng)檔案館同意，對于未到國家規(guī)定移交期限的電子檔案，明確劃分在移交期限屆滿前該電子檔案所涉及的利用、轉(zhuǎn)換、遷移等權(quán)責后，可以提前交檔案館保管。涉及政府信息公開事項的，應(yīng)當按照《中華人民共和國檔案法》第十五條第二款規(guī)定辦理。條款說明第二十條是關(guān)于立檔單位向檔案館移交電子檔案的要求。第一款中說明了電子檔案移交最基本的要求是“定期移交”，但同時在第二款和第三款中分別說明了“延期移交”和“提前移交”的兩種情況：第二款：“專業(yè)性較強或者需要保密的電子檔案”按照規(guī)定可以延期；第三款：“明確劃分在移交期限屆滿前該電子檔案所涉及的利用、轉(zhuǎn)換、遷移等權(quán)責后”，可以提前移交。另外，第一款實際上也呼應(yīng)了《辦法》第七條的規(guī)定：“檔案館應(yīng)當提升接收和管理各類電子檔案的能力，保障電子檔案應(yīng)收盡收?！睓n發(fā)〔2012〕7號《電子檔案移交與接收辦法》第四章

電子檔案移交與接收辦法條款第二十一條

機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織向檔案館移交電子檔案，應(yīng)當符合下列要求：（一）按照國家關(guān)于電子檔案移交與接收的標準規(guī)范要求對移交的電子檔案進行組織，并進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測，合格后方可移交；（二）電子檔案不保留電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形；（三）采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當去除加密措施后移交；（四）移交的電子檔案應(yīng)當附具到期開放意見、政府信息公開情況、密級變更情況等。條款說明第二十一條進一步規(guī)定了電子檔案移交過程中的相關(guān)要求。其中:（一）主要參考DA/T

93-2022《電子檔案移交接收操作規(guī)程》，電子檔案移交接收工作流程如右圖。（二）、（三）和第十七條電子檔案歸檔環(huán)節(jié)的“去技術(shù)化”要求類似，這里是電子檔案移交時的“去技術(shù)化”要求。但這里的要求比歸檔環(huán)節(jié)更加嚴格一些，不只是針對“電子公文”，而是所有待移交“電子檔案”，去除電子簽章，使其圖形化保存，保證電子檔案長期可用。第四章

電子檔案移交與接收辦法條款第二十二條

檔案館應(yīng)當按照國家相關(guān)標準規(guī)范要求對移交的電子檔案進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測，合格后方可辦理交接手續(xù)，接收登記入庫。條款說明第二十二條主要就是電子檔案四性檢測的要求以及移交接收過程中的交接手續(xù)，突顯“四性”檢測的重要性，避免接收不合格或不完整的檔案?！半娮訖n案移交接收登記表”實例如右圖所示：第四章

電子檔案移交與接收辦法條款第二十三條

電子檔案移交接收應(yīng)當通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)進行。不具備在線移交條件的，應(yīng)當配備符合安全管理要求的存儲介質(zhì)進行離線移交，存儲介質(zhì)的選擇和檢測應(yīng)當符合國家有關(guān)標準規(guī)范要求。條款說明第二十三條規(guī)定了通過網(wǎng)絡(luò)在線移交和通過移動存儲介質(zhì)離線移交的相關(guān)要求，更為詳細的規(guī)定參見DA/T

93-2022《電子檔案移交接收操作規(guī)程》。電子檔案在線移交和離線移交的示意如右圖所示：05第五章

電子檔案保管與處置（共7條）第五章

電子檔案保管與處置辦法條款第二十四條

第一款

機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當建設(shè)符合國家有關(guān)標準規(guī)范要求的電子檔案管理信息系統(tǒng)，并與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接。條款說明第二十四條第一款中的“電子檔案管理信息系統(tǒng)”是指立檔單位（檔案室）的檔案管理軟件（ERMS）。可以參考的“有關(guān)標準規(guī)范”：GB/T

29194-2012《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》檔辦發(fā)〔2016〕3號《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》檔辦發(fā)〔2017〕2號《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》GB/T

18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》GB/T39362-2020《黨政機關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》DA/T92-2022《電子檔案單套管理一般要求》等第五章

電子檔案保管與處置辦法條款第二十四條

第二款

檔案館應(yīng)當建設(shè)符合國家有關(guān)標準規(guī)范要求的應(yīng)用系統(tǒng)，支撐電子檔案接收、存儲、備份、鑒定、開發(fā)、利用、統(tǒng)計、轉(zhuǎn)換、遷移、銷毀等工作。條款說明第二十四條第二款中的“應(yīng)用系統(tǒng)”則是針對檔案館，可以參考的“國家有關(guān)標準規(guī)范”主要是GB/T

39784-2021《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》。第五章

電子檔案保管與處置辦法條款第二十五條

組織機構(gòu)應(yīng)當對電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源進行統(tǒng)一管理。國家檔案館應(yīng)當建設(shè)專用局域網(wǎng)絡(luò)，配備服務(wù)器、存儲、安全等設(shè)施設(shè)備，用于集中管理檔案數(shù)字資源。條款說明第二十五條第一款延續(xù)了《檔案法》中的說法，即檔案數(shù)字資源由電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等構(gòu)成。第二十五條第二款要求“國家檔案館應(yīng)當建設(shè)專用局域網(wǎng)絡(luò)”，這個要求在《檔案法》、《實施條例》中都沒有明確提及。在全國各地電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)逐步互聯(lián)互通的大背景下，國家檔案館依然要求建設(shè)專用局域網(wǎng)絡(luò)體現(xiàn)了檔案行政管理部門對于檔案信息安全和檔案數(shù)據(jù)安全的高度重視。事實上，相關(guān)要求在檔辦函〔2020〕55號《關(guān)于檔案部門使用政務(wù)云平臺過程中加強檔案信息安全管理的意見》中已經(jīng)明確提出：第五章

電子檔案保管與處置辦法條款第二十六條

第一款

組織機構(gòu)應(yīng)當加強電子檔案備份工作，制定電子檔案備份工作方案，對電子檔案、電子檔案管理信息系統(tǒng)等進行完整備份。條款說明第二十六條第一款明確要求加強電子檔案備份工作，并且除了要求對電子檔案本身進行完整備份之外，還要求對電子檔案管理信息系統(tǒng)進行完整備份。另外，關(guān)于對電子檔案管理信息系統(tǒng)進行備份的要求在DA/T99-2024《檔案數(shù)字資源備份實施規(guī)范》中也有提及，5.4.3中指出：“應(yīng)對檔案管理信息系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等重要數(shù)據(jù)進行備份”。第五章

電子檔案保管與處置辦法條款第二十六條

第二款

應(yīng)當在磁介質(zhì)、光介質(zhì)、縮微膠片等介質(zhì)中選擇至少兩種符合長期安全管理要求的存儲介質(zhì)，以在線方式和離線方式保存至少三套完整數(shù)據(jù)，每種介質(zhì)上保存一套完整數(shù)據(jù)，一套在線應(yīng)用，兩套備份。應(yīng)當制定檢測策略，定期對電子檔案可讀狀況、所處軟硬件環(huán)境、存儲介質(zhì)完好程度等保管情況進行檢測，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，必要時對電子檔案數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)換、遷移。條款說明第二十六條第二款首先明確提出了檔案數(shù)字資源長期保存的“3-2-1”備份策略，并且要求采用磁、光、膠融合存儲方案。所謂“3-2-1”備份策略是指“同時保存三套完整數(shù)據(jù)，采用兩種不同備份載體，至少一套數(shù)據(jù)離線保存”。第二十六條第二款同時也提到了“定期對電子檔案可讀狀況、所處軟硬件環(huán)境、存儲介質(zhì)完好程度等保管情況進行檢測”，這實際上屬于長期保存環(huán)節(jié)四性檢測中的“可用性”檢測要求，以確保電子檔案的長期可讀可用。這其中，“存儲介質(zhì)完好程度”的檢測要求較高，需要配備各類存儲介質(zhì)的專業(yè)檢測儀器設(shè)備，而且難以實現(xiàn)全自動檢測，需要一定程度的人工輔助。第五章

電子檔案保管與處置辦法條款第二十七條

第一款

檔案館應(yīng)當對重要電子檔案進行異地備份，根據(jù)需要有條件的檔案館可以建設(shè)災(zāi)難備份系統(tǒng)，實現(xiàn)重要電子檔案及其管理信息系統(tǒng)的備份與災(zāi)難恢復。

機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織可以參照執(zhí)行。第二十七條

第二款

國家檔案館可以建設(shè)電子檔案備份中心，提供電子檔案備份服務(wù)。條款說明第二十七條第一款延續(xù)了《實施條例》第四十一條第二款的要求：“實現(xiàn)重要電子檔案及其管理系統(tǒng)的災(zāi)難備份與恢復”。第二十七條第二款指出：“國家檔案館可以建設(shè)電子檔案備份中心，提供電子檔案備份服務(wù)?！睂τ诟笔〖壱陨蠂覚n案館而言，建設(shè)區(qū)域性電子檔案備份中心，為區(qū)域內(nèi)的檔案保管機構(gòu)提供集約化的電子檔案備份服務(wù)絕對是一件大好事。第五章

電子檔案保管與處置辦法條款第二十八條

組織機構(gòu)應(yīng)當建立電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移制度，經(jīng)技術(shù)需求分析、風險評估，確有必要的，對電子檔案、電子檔案管理信息系統(tǒng)等進行轉(zhuǎn)換、遷移，并留存操作過程記錄。轉(zhuǎn)換、遷移后，應(yīng)當對電子檔案進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測。條款說明第二十八條主要強調(diào)了電子檔案長期保存過程中的“轉(zhuǎn)換與遷移”要求，不但針對電子檔案本身，而且也針對電子檔案管理信息系統(tǒng)。另外還要求進行四性檢測并留存操作過程記錄。轉(zhuǎn)換與遷移確實是迄今為止最有效的電子檔案長期保存技術(shù)措施，這也是國際公認的，ISO

13008:2012《數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換和遷移過程》就對轉(zhuǎn)換與遷移的相關(guān)要求專門進行了闡述。第五章

電子檔案保管與處置辦法條款第二十九條

組織機構(gòu)應(yīng)當定期對達到保管期限的電子檔案進行鑒定。對仍需繼續(xù)保存的電子檔案，應(yīng)當重新劃定保管期限并變更相關(guān)管理數(shù)據(jù)。條款說明符合要求的電子檔案管理信息系統(tǒng)中都有鑒定管理功能模塊，可對即將到期的電子檔案進行鑒定提醒，并發(fā)起鑒定方案、啟動鑒定流程。第五章

電子檔案保管與處置辦法條款第三十條

電子檔案銷毀工作應(yīng)當遵守國家有關(guān)規(guī)定，履行相關(guān)審批手續(xù)，禁止擅自銷毀電子檔案。對需要銷毀的電子檔案，應(yīng)當從在線存儲設(shè)備、容災(zāi)備份等系統(tǒng)和離線存儲介質(zhì)中徹底刪除，并記錄被銷毀電子檔案的范圍、數(shù)量、大小以及審核人、操作者等信息。條款說明第三十條第一款強調(diào)銷毀操作一定要謹慎就行，切忌隨意行事。第三十條第二款是對銷毀操作的具體要求。這里需要特別注意一點，電子檔案和紙質(zhì)檔案不一樣，由于其內(nèi)容和載體的可分離特性，只刪除數(shù)據(jù)還不夠，還涉及存儲介質(zhì)的徹底銷毀。這其中還需要區(qū)分在線存儲和離線存儲采用存儲介質(zhì)的不同特性，在線存儲一般都采用可反復讀寫的存儲介質(zhì)，比如硬磁盤（磁盤陣列），刪除了其中的電子檔案數(shù)據(jù)，實際上并沒有徹底刪除，使用一定的數(shù)據(jù)恢復手段還是可以還原部分數(shù)據(jù)的，只有將存儲電子檔案數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)低級格式化甚至物理毀壞才算真正完成了“銷毀”操作。離線存儲一般采用WORM（Write

Once

Read

Many，一次寫入多次讀）介質(zhì)，比如DVD-R光盤、BD-R光盤等，其中的數(shù)據(jù)無法通過軟件系統(tǒng)刪除，只能檔案數(shù)據(jù)連同存儲介質(zhì)一起物理銷毀。06第六章

電子檔案開放與利用（共6條）第六章

電子檔案開放與利用辦法條款第三十一條

電子檔案的開放工作應(yīng)當符合國家法律法規(guī)有關(guān)規(guī)定。檔案館應(yīng)當通過網(wǎng)站或者其他方式定期公布開放電子檔案目錄。條款說明第三十一條中的“符合國家法律法規(guī)”主要可以參考2022年頒布實施的國家檔案局令第19號《國家檔案館檔案開放辦法》。此外，談及“通過網(wǎng)站或其他途徑定期公布電子檔案目錄”時，僅滿足于“公布目錄”顯然難以滿足利用者的深切需求，期盼未來條件完備之時，能見證更多檔案全文的網(wǎng)絡(luò)開放。至于“通過網(wǎng)站或其他途徑”，昔日網(wǎng)站作為新媒體之典范，相較于廣播、報紙、電視而言，風光無限。然而，隨著智能終端的廣泛普及，微信、微博、短視頻等新興媒體如雨后春筍般涌現(xiàn)，迅速撼動了網(wǎng)站的主導地位。因此，“通過網(wǎng)站或其他途徑”實則應(yīng)更側(cè)重于“其他（新媒體）途徑”，諸如創(chuàng)建公眾號、視頻號等新媒體平臺，用以發(fā)布開放檔案的信息，讓檔案之光在新媒體時代更加璀璨奪目。第六章

電子檔案開放與利用辦法條款第三十二條

組織機構(gòu)應(yīng)當建立電子檔案利用制度，采取有效管理措施和技術(shù)手段，充分利用政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等渠道實現(xiàn)電子檔案便利、高效、安全利用。條款說明第三十二條對提供利用方（檔案部門）提出了要求，一是要求“建立電子檔案利用制度”；二是需要“采取有效管理措施和技術(shù)手段”；三是“充分利用政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等渠道”；最終要實現(xiàn)“電子檔案便利、高效、安全利用”。同時，以數(shù)字檔案館建設(shè)為例，政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)上的檔案利用服務(wù)平臺是“三網(wǎng)四庫十大應(yīng)用”典型架構(gòu)必不可少的組成部分。第六章

電子檔案開放與利用辦法條款第三十三條

利用者利用電子檔案，應(yīng)當遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案利用的規(guī)定，不得擅自復制、篡改電子檔案，不得損害國家利益、社會公共利益和其他主體合法權(quán)益。條款說明第三十三條是對利用者利用檔案的要求，這實際上是與第三十二條對提供利用方（檔案部門）的要求相對應(yīng)的。換一個角度來說，對利用者的要求除了要求其通過對自身行為的約束來達到要求之外，也可以由提供利用方“采取有效管理措施和技術(shù)手段”來限制或避免利用者違規(guī)。第六章

電子檔案開放與利用辦法條款第三十四條

組織機構(gòu)應(yīng)當根據(jù)不同服務(wù)對象和利用范圍，建立相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)的檔案數(shù)字資源利用服務(wù)平臺。條款說明第三十四條對于“建立利用服務(wù)平臺”進一步提出了要求。這里已經(jīng)不僅僅指開放檔案，而是“應(yīng)當根據(jù)不同服務(wù)對象和利用范圍”來“建立相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)的檔案數(shù)字資源利用服務(wù)平臺”。借用一下江西省檔案館的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)來具體說明。如圖所示，共分為四個網(wǎng)