展會管理辦法

*****展會管理辦法第一條總則為規(guī)范*****（以下簡稱“*****”）及各權(quán)屬（子、托管）企業(yè)（以下簡稱“各企業(yè)”）參展標(biāo)準(zhǔn)和操作流程，掌握國內(nèi)外的大型專業(yè)展會的行情，持續(xù)改進(jìn)和完善公司展會的組織、開展和管理工作，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于展會的組織、信息收集和參展的程序管理。企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部為展會統(tǒng)一管理部門。展會操作流程國內(nèi)展會操作流程收集資料。企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部負(fù)責(zé)收集行業(yè)展會信息，并與展會組委會取得聯(lián)系，向其索要參展指南及參展注意事項(xiàng)。收集資料。企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部負(fù)責(zé)收集行業(yè)展會信息，并與展會組委會取得聯(lián)系，向其索要參展指南及參展注意事項(xiàng)。確展。經(jīng)公司研究確認(rèn)參展及參展人員，籌備參展計(jì)劃及人員分工（擬定公司全年展會計(jì)劃表）。確展。經(jīng)公司研究確認(rèn)參展及參展人員，籌備參展計(jì)劃及人員分工（擬定公司全年展會計(jì)劃表）。簽訂合同。與展會組委會聯(lián)系、洽談合同簽訂事宜，合同簽訂后，催促對方盡快確定展位。簽訂合同。與展會組委會聯(lián)系、洽談合同簽訂事宜，合同簽訂后，催促對方盡快確定展位。如需廣告宣傳，簽訂廣告宣傳合同，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，與廣告代理商聯(lián)系并簽訂合同，辦理相關(guān)事宜。如需廣告宣傳，簽訂廣告宣傳合同，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，與廣告代理商聯(lián)系并簽訂合同，辦理相關(guān)事宜。參展證。攤位確認(rèn)后，向組委會詢問參展商證等證件辦理有關(guān)事項(xiàng)，確定參展人數(shù)后，酌情辦理人員證件。參展證。攤位確認(rèn)后，向組委會詢問參展商證等證件辦理有關(guān)事項(xiàng)，確定參展人數(shù)后，酌情辦理人員證件。展會籌備。在展前的籌備時(shí)間內(nèi)，參展人員按展會方案分工實(shí)施完成；特別足以如參展形式為特裝展的，應(yīng)做好展臺的設(shè)計(jì)、搭建工作。展會籌備。在展前的籌備時(shí)間內(nèi)，參展人員按展會方案分工實(shí)施完成；特別足以如參展形式為特裝展的，應(yīng)做好展臺的設(shè)計(jì)、搭建工作。展前動員。展前按要求召開參展會議，以確保參展過程中萬無一失。展前動員。展前按要求召開參展會議，以確保參展過程中萬無一失。參展總結(jié)。將各人匯報(bào)附在材料后歸檔，并將所有帶回的客戶名單輸入公司客戶名單，所有影像資料，在電腦中存檔。參展總結(jié)。將各人匯報(bào)附在材料后歸檔，并將所有帶回的客戶名單輸入公司客戶名單，所有影像資料，在電腦中存檔。存檔。將所有展會的資料匯總裝訂成冊，經(jīng)總經(jīng)理、董事長審批后存檔。存檔。將所有展會的資料匯總裝訂成冊，經(jīng)總經(jīng)理、董事長審批后存檔。國外展會操作流程收集資料。企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部負(fù)責(zé)收集行業(yè)展會信息，并與展會組委會或中國承辦方取得聯(lián)系，向其索要參展指南及參展注意事項(xiàng)。收集資料。企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部負(fù)責(zé)收集行業(yè)展會信息，并與展會組委會或中國承辦方取得聯(lián)系，向其索要參展指南及參展注意事項(xiàng)。確展。經(jīng)公司研究確認(rèn)參展及參展人員，籌備參展計(jì)劃及人員分工（擬定公司全年展會計(jì)劃表）。確展。經(jīng)公司研究確認(rèn)參展及參展人員，籌備參展計(jì)劃及人員分工（擬定公司全年展會計(jì)劃表）。簽訂合同。與展會主辦單位或組展方聯(lián)系、洽談合同簽訂事宜，合同簽訂后，催促主辦單位或組展方盡快確定展位。簽訂合同。與展會主辦單位或組展方聯(lián)系、洽談合同簽訂事宜，合同簽訂后，催促主辦單位或組展方盡快確定展位。如需廣告宣傳，簽訂廣告宣傳合同，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，與廣告代理商聯(lián)系并簽訂合同，辦理相關(guān)事宜。如需廣告宣傳，簽訂廣告宣傳合同，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，與廣告代理商聯(lián)系并簽訂合同，辦理相關(guān)事宜。展會籌備。在展前的籌備時(shí)間內(nèi)，參展人員按展會方案分工實(shí)施完成；特別足以如參展形式為特裝展的，應(yīng)做好展臺的設(shè)計(jì)、搭建工作。展會籌備。在展前的籌備時(shí)間內(nèi)，參展人員按展會方案分工實(shí)施完成；特別足以如參展形式為特裝展的，應(yīng)做好展臺的設(shè)計(jì)、搭建工作。簽證辦理。攤位確認(rèn)后，向主辦機(jī)構(gòu)詢問簽證的有關(guān)事宜，督促參展人員辦理護(hù)照，要求對方寄發(fā)邀請函，隨后安排辦理簽證；該項(xiàng)事宜由組展方統(tǒng)一辦理的，應(yīng)積極配合提供相關(guān)證件。簽證辦理。攤位確認(rèn)后，向主辦機(jī)構(gòu)詢問簽證的有關(guān)事宜，督促參展人員辦理護(hù)照，要求對方寄發(fā)邀請函，隨后安排辦理簽證；該項(xiàng)事宜由組展方統(tǒng)一辦理的，應(yīng)積極配合提供相關(guān)證件。展前動員。展前按要求召開參展會議，以確保參展過程中萬無一失。展前動員。展前按要求召開參展會議，以確保參展過程中萬無一失。⑤展品及模型的運(yùn)輸和保管各種資料、展品、模型應(yīng)在展前個(gè)月列出明細(xì)單并制定運(yùn)輸方案。（五）參展人員根據(jù)展會規(guī)模，應(yīng)配備相應(yīng)的參展人員，并做明確的職責(zé)分配和展前培訓(xùn)。人員主要包括：展會項(xiàng)目經(jīng)理、業(yè)務(wù)人員等。1.參展人員職責(zé)展會項(xiàng)目經(jīng)理：了解市場和廣告需求；監(jiān)督展位的制作和設(shè)計(jì)方案；保證布展時(shí)模型和文件及時(shí)到場；保證展期提供充足的材料和宣傳品，確保公司形象反應(yīng)在展會上；負(fù)責(zé)資料和宣傳品的分發(fā)管理并解答提問；負(fù)責(zé)展品的清點(diǎn)和匯總；負(fù)責(zé)信息的收集、匯總和整理；負(fù)責(zé)參展人員的管理；撰寫展會總結(jié)報(bào)告。業(yè)務(wù)人員：1.必須是外貿(mào)經(jīng)驗(yàn)豐富的業(yè)務(wù)員，對所售產(chǎn)品及生產(chǎn)細(xì)節(jié)非常了解，在參觀客戶的要求下進(jìn)行詳細(xì)的解答；撰寫信息收集和產(chǎn)品銷售反饋報(bào)告。2.人員規(guī)范和培訓(xùn)全體參展人員要求統(tǒng)一著裝；態(tài)度親切主動，舉止合乎禮儀；談吐規(guī)范，富有熱情；對參展的必要事項(xiàng)、信息和規(guī)范應(yīng)該做事前培訓(xùn)。3.參展人員培訓(xùn)內(nèi)容參展意義、目的和理念，展覽必要常識；行為、規(guī)范和禮儀；職責(zé)分配和合作溝通；活動時(shí)間表；產(chǎn)品知識及常規(guī)問題的統(tǒng)一回答；信息的收集。（六）展會總結(jié)展會結(jié)束后應(yīng)該對參展的效果進(jìn)行總結(jié)和評價(jià)。必須指出，展覽的效果，尤其是潛在影響力不易測定，因此，對展覽的實(shí)效分析不宜做不切實(shí)際的要求。1.效果分析包括參觀流量、有效客戶數(shù)量、展覽對銷售的促進(jìn)效果、客戶對該次展覽的印象等等。2.信息收集信息收集應(yīng)作為展會活動的一項(xiàng)重要內(nèi)容。信息內(nèi)容包括：行業(yè)信息、產(chǎn)品發(fā)展動態(tài)、新技術(shù)、競爭對手信息、客戶信息、客戶質(zhì)詢和建議、展示設(shè)計(jì)趨勢和改進(jìn)等等。3.總結(jié)報(bào)告展會總結(jié)報(bào)告應(yīng)在展會后5個(gè)工作日內(nèi)由參展業(yè)務(wù)人員提交公司領(lǐng)導(dǎo)，內(nèi)容涵蓋信息收集概要、效果分析、展會評價(jià)、改進(jìn)建議等。4.資料存檔所有參展人員于展會結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)，遞交展會總結(jié)，同時(shí)將所有整理的客戶名單，所有影像資料整理轉(zhuǎn)交企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部存檔。企業(yè)規(guī)劃