制度模板-小熊電器采購管理制度與流程

會計實操文庫14/14制度模板-小熊電器采購管理制度與流程一、總則（一）目的建立規(guī)范、高效的采購管理體系，確保小熊電器在采購過程中能夠以合理的成本獲取符合質量要求的原材料、零部件及服務，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行。明確采購部門及相關人員的職責權限，加強采購流程的標準化管理，提高采購工作的透明度和可控性，有效防范采購風險，維護公司的利益。（二）適用范圍本制度與流程適用于小熊電器公司內(nèi)部所有涉及采購活動的部門及人員，包括但不限于采購部、研發(fā)部、生產(chǎn)部、品質部、財務部等，涵蓋原材料采購、零部件采購、設備采購、辦公用品采購以及服務采購等各類采購業(yè)務。（三）基本原則成本效益原則：在滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益，實現(xiàn)公司利潤最大化。質量優(yōu)先原則：嚴格把控采購物資和服務的質量，確保所采購的物品和服務符合公司的質量標準和要求，為公司產(chǎn)品的質量提供堅實保障。按時交付原則：與供應商建立良好的合作關系，確保采購物資和服務能夠按時、足額交付，滿足公司生產(chǎn)計劃和業(yè)務運營的時間節(jié)點要求，避免因延誤交付導致的生產(chǎn)停滯或業(yè)務損失。公平公正原則：在采購過程中，遵循公平、公正、公開的原則，對所有供應商一視同仁，杜絕任何形式的歧視和不正當競爭行為，營造良好的采購環(huán)境。合規(guī)合法原則：嚴格遵守國家相關法律法規(guī)以及公司內(nèi)部的各項規(guī)章制度，確保采購活動在合法合規(guī)的框架內(nèi)進行，防范法律風險。二、組織架構與職責（一）組織架構采購部：作為公司采購管理的核心部門，負責制定采購策略、規(guī)劃采購計劃、執(zhí)行采購業(yè)務、管理供應商關系以及協(xié)調(diào)與其他部門的采購相關工作。采購部下設采購經(jīng)理、采購專員、供應商開發(fā)專員、采購跟單員等崗位，各司其職，協(xié)同完成采購任務。需求部門：包括研發(fā)部、生產(chǎn)部、行政部等提出采購需求的部門。需求部門負責根據(jù)自身業(yè)務需求，準確填寫采購申請單，明確采購物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交付時間等詳細信息，并及時提交給采購部。同時，需求部門應參與采購過程中的技術溝通、質量檢驗等環(huán)節(jié)，確保采購物資或服務符合實際使用需求。品質部：負責對采購物資和服務進行質量檢驗和監(jiān)督，制定質量檢驗標準和流程，參與供應商的評估和選擇，對不合格品進行處理，確保公司采購的物資和服務質量符合要求。財務部：負責采購預算的編制和控制，審核采購合同的財務條款，辦理采購付款業(yè)務，對采購成本進行核算和分析，為采購決策提供財務支持和風險預警。（二）職責分工采購部職責：制定和完善公司采購管理制度、流程和相關標準，確保采購工作規(guī)范化、標準化。根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和各部門的采購需求，編制年度、季度和月度采購計劃，并組織實施。負責供應商的開發(fā)、評估、選擇和管理，建立和維護供應商數(shù)據(jù)庫，定期對供應商進行考核和評價，優(yōu)化供應商結構。組織開展采購詢價、比價、議價工作，選擇合適的供應商，簽訂采購合同，確保采購物資和服務的價格合理、質量可靠、交付及時。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質量不合格等，確保采購任務順利完成。負責采購物資的驗收、入庫和退貨管理，與倉庫部門做好物資交接工作，確保庫存物資的準確性和完整性。定期對采購成本進行分析和總結，提出降低采購成本的措施和建議，不斷優(yōu)化采購成本結構。與其他部門保持密切溝通與協(xié)作，及時了解公司業(yè)務需求的變化，調(diào)整采購策略和計劃，提高采購工作的效率和滿意度。需求部門職責：根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營需要，提前制定采購需求計劃，并準確填寫采購申請單，注明采購物資或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量要求、預計使用時間、交付地點等詳細信息。在采購過程中，與采購部保持密切溝通，提供必要的技術支持和協(xié)助，參與供應商的技術交流和談判，確保采購物資或服務符合本部門的實際需求。負責對采購物資或服務進行驗收和使用反饋，如發(fā)現(xiàn)質量問題或與需求不符的情況，及時通知采購部和品質部進行處理。協(xié)助采購部對供應商進行評估和考核，提供關于供應商產(chǎn)品質量、服務水平等方面的意見和建議。品質部職責：制定和完善采購物資和服務的質量檢驗標準和流程，確保檢驗工作的科學性和準確性。參與供應商的評估和選擇過程，對供應商的質量管理體系、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品質量等進行審核和評價，為供應商選擇提供質量方面的依據(jù)。負責對采購物資進行到貨檢驗，按照檢驗標準和流程對物資的外觀、性能、尺寸等進行檢測，出具檢驗報告，對合格物資予以放行，對不合格物資進行標識、隔離和處理。對采購過程中的質量問題進行跟蹤和分析，提出改進措施和建議，與供應商共同解決質量問題，不斷提高采購物資的質量水平。協(xié)助采購部對供應商進行質量考核，建立供應商質量檔案，記錄供應商的質量表現(xiàn)，為供應商管理提供數(shù)據(jù)支持。財務部職責：負責編制公司年度采購預算，根據(jù)公司的經(jīng)營目標和財務狀況，合理安排采購資金，確保采購預算的科學性和合理性。審核采購合同的財務條款，包括價格、付款方式、付款期限等，防范財務風險，確保公司利益不受損害。根據(jù)采購合同和驗收報告，辦理采購付款業(yè)務，嚴格按照財務制度和審批流程進行付款操作，確保付款的準確性和及時性。對采購成本進行核算和分析，定期統(tǒng)計采購費用支出情況，對比采購預算，分析差異原因，為采購決策提供財務數(shù)據(jù)支持和成本控制建議。協(xié)助采購部對供應商進行財務評估，了解供應商的財務狀況和信用情況，為供應商選擇和合作提供參考。三、采購工作流程（一）采購需求確定需求申請：需求部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、項目進度、庫存情況等因素，填寫《采購申請單》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量要求、預計使用時間、交付地點等信息。對于緊急采購需求，需在申請單上注明緊急原因和期望的交付時間。需求審核：采購申請單提交后，首先由需求部門負責人進行內(nèi)部審核，確認采購需求的合理性和必要性。審核通過后，將采購申請單提交給采購部。采購部收到采購申請單后，對申請內(nèi)容進行進一步審核，包括需求的合理性、是否符合采購預算、是否有可替代方案等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與需求部門溝通協(xié)商，進行調(diào)整或補充說明。對于重大采購項目或金額較大的采購申請，采購部應組織相關部門（如研發(fā)部、生產(chǎn)部、財務部等）進行聯(lián)合評審，綜合評估采購需求對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響以及采購方案的可行性。（二）供應商開發(fā)與選擇供應商信息收集：采購部通過多種渠道收集供應商信息，包括互聯(lián)網(wǎng)搜索、行業(yè)展會、供應商推薦、采購平臺等。對收集到的供應商信息進行初步篩選，建立潛在供應商數(shù)據(jù)庫，記錄供應商的基本信息、主營產(chǎn)品、生產(chǎn)能力、質量認證、聯(lián)系方式等。供應商評估：從潛在供應商數(shù)據(jù)庫中選擇符合采購需求的供應商，進行詳細的評估。評估內(nèi)容包括供應商的資質信譽（營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、相關行業(yè)資質證書等）、生產(chǎn)能力（生產(chǎn)設備、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)能規(guī)模等）、質量管理體系（是否通過ISO9001等質量認證，質量控制流程是否完善）、產(chǎn)品質量（樣品檢驗、過往客戶評價等）、價格水平（報價是否合理，是否具有成本優(yōu)勢）、交貨能力（交貨周期、按時交貨率等）、售后服務（響應速度、維修能力等）等方面?？赏ㄟ^實地考察、問卷調(diào)查、電話溝通、參考第三方評價等方式進行評估。供應商選擇：根據(jù)供應商評估結果，綜合考慮各方面因素，選擇合適的供應商。對于常規(guī)采購項目，一般選擇至少兩家以上供應商進行比價和競爭，以獲取最優(yōu)的采購條件。對于關鍵原材料或重要零部件的采購，應選擇具有良好信譽、穩(wěn)定質量和較強實力的供應商，并建立長期戰(zhàn)略合作關系。確定供應商后，與供應商簽訂《供應商合作框架協(xié)議》，明確雙方的權利義務、合作范圍、質量標準、價格調(diào)整機制、交貨期、違約責任等基本條款。（三）采購談判與合同簽訂采購談判：采購部與選定的供應商就采購物資或服務的價格、數(shù)量、質量標準、交貨期、付款方式、售后服務等具體條款進行談判。談判前，采購人員應充分了解市場行情和供應商的情況，制定合理的談判策略和目標。談判過程中，要保持專業(yè)、公正、靈活，爭取最有利的采購條件。同時，要注意與供應商保持良好的溝通和合作關系，為后續(xù)的合作奠定基礎。合同簽訂：談判達成一致后，采購部根據(jù)談判結果起草《采購合同》，合同內(nèi)容應詳細、準確、完整，涵蓋雙方協(xié)商確定的所有條款。合同起草完成后，提交給法務部門進行審核，確保合同的合法性和有效性。審核通過后，由采購部負責人和供應商代表簽字蓋章，正式簽訂合同。合同簽訂后，采購部應將合同副本分發(fā)給相關部門（如需求部門、品質部、財務部等），以便各部門了解合同內(nèi)容，做好相應的工作準備。（四）采購訂單下達與跟蹤采購訂單下達：采購部根據(jù)簽訂的采購合同，制作《采購訂單》，明確采購物資或服務的詳細信息、交貨時間、交貨地點、運輸方式等。采購訂單經(jīng)采購部負責人審核后，正式下達給供應商，并要求供應商簽字確認回傳。采購訂單是采購合同的具體執(zhí)行文件，具有法律效力，雙方應嚴格按照采購訂單的要求履行各自的義務。采購訂單跟蹤：采購訂單下達后，采購跟單員負責對訂單的執(zhí)行情況進行跟蹤。定期與供應商溝通，了解物資的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等，及時掌握訂單執(zhí)行過程中的動態(tài)信息。如發(fā)現(xiàn)供應商可能無法按時交貨或出現(xiàn)其他異常情況，應及時與供應商協(xié)商解決，并將情況反饋給采購部負責人和需求部門，以便采取相應的應對措施，如調(diào)整生產(chǎn)計劃、尋找替代供應商等。同時，采購跟單員要做好訂單跟蹤記錄，包括與供應商的溝通情況、訂單執(zhí)行進度、出現(xiàn)的問題及解決措施等，為后續(xù)的采購工作提供參考。（五）物資驗收與入庫到貨通知：供應商按照采購訂單的要求發(fā)貨后，應及時通知采購部和需求部門預計的到貨時間、運輸方式、貨物數(shù)量等信息。采購部接到到貨通知后，通知品質部做好驗收準備，并協(xié)調(diào)倉庫安排收貨場地和人員。物資驗收：貨物到達指定地點后，品質部檢驗人員依據(jù)采購合同、采購訂單、質量檢驗標準等對物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的外觀、數(shù)量、規(guī)格型號、質量性能等方面。對于需要進行抽樣檢驗的物資，按照規(guī)定的抽樣比例進行抽樣，并送實驗室進行檢測。檢驗過程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在質量問題或與合同要求不符的情況，檢驗人員應詳細記錄，出具《檢驗不合格報告》，并及時通知采購部和供應商。入庫處理：經(jīng)品質部檢驗合格的物資，倉庫管理人員根據(jù)采購訂單和驗收報告辦理入庫手續(xù)，將物資存入相應的倉庫區(qū)域，并在庫存管理系統(tǒng)中錄入入庫信息，更新庫存臺賬。對于不合格物資，采購部負責與供應商協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補貨或降價處理等。在處理過程中，要嚴格按照合同約定和相關規(guī)定執(zhí)行，確保公司利益不受損失。（六）采購付款與結算付款申請：供應商按照合同約定完成交貨義務且物資驗收合格后，向采購部提交《付款申請單》，并附上采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關憑證。采購部對付款申請單及相關憑證進行審核，確認無誤后，提交給財務部。付款審核：財務部收到付款申請后，對采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實性和合規(guī)性、驗收報告的準確性等進行審核。審核通過后，按照公司的財務審批流程，由相關領導簽字審批。付款處理：經(jīng)領導審批同意后，財務部根據(jù)合同約定的付款方式和付款期限，辦理付款業(yè)務。通過銀行轉賬、電匯等方式將貨款支付給供應商，并及時記錄付款信息，更新財務賬目。在付款過程中，要嚴格遵守財務制度和法律法規(guī)，確保付款的安全、準確和及時。四、供應商管理（一）供應商評估與考核定期評估：采購部定期（一般每季度或每半年）組織對供應商進行全面評估，評估內(nèi)容包括供應商的產(chǎn)品質量、交貨及時性、價格合理性、售后服務、合作態(tài)度等方面。通過收集需求部門、品質部、倉庫等相關部門的反饋意見，結合采購訂單的執(zhí)行情況，對供應商進行量化打分，形成評估報告。日?？己耍涸谌粘２少彉I(yè)務中，采購部對供應商的表現(xiàn)進行實時記錄和考核。如供應商的交貨延遲次數(shù)、質量不合格次數(shù)、響應客戶投訴的速度等，都作為日?？己说闹笜?。對于出現(xiàn)重大質量問題或交貨問題的供應商，及時進行預警和處理?？己私Y果應用：根據(jù)供應商的評估和考核結果，對供應商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予增加采購份額、優(yōu)先合作、縮短付款周期等獎勵，建立長期穩(wěn)定的合作關系；對于表現(xiàn)一般的供應商，要求其針對存在的問題進行整改，并加強監(jiān)督和指導；對于表現(xiàn)較差且整改無效的供應商，予以淘汰，從供應商數(shù)據(jù)庫中刪除。（二）供應商關系維護溝通與協(xié)調(diào)：采購部與供應商保持密切的溝通與協(xié)調(diào)，定期召開供應商會議，交流合作情況，了解供應商的需求和困難，共同探討解決問題的方法。及時向供應商傳達公司的采購政策、質量要求、生產(chǎn)計劃等信息，確保雙方信息對稱，合作順暢。合作支持：在不影響公司利益的前提下，為供應商提供必要的支持和幫助。如協(xié)助供應商解決原材料供應問題、提供技術指導和培訓、優(yōu)化采購流程等，提高供應商的生產(chǎn)能力和服務水平，實現(xiàn)雙方的共同發(fā)展。糾紛處理：在合作過程中，如與供應商發(fā)生糾紛，采購部應秉持公平公正的原則，積極與供應商協(xié)商解決。通過友好溝通、談判等方式，尋求雙方都能接受的解決方案。如協(xié)商無果，可依據(jù)采購合同的約定，通過仲裁或法律途徑解決糾紛。五、采購風險管理（一）風險識別與評估風險識別：采購部組織相關部門對采購過程中可能面臨的風險進行全面識別，包括但不限于供應商風險（如供應商破產(chǎn)、質量問題、交貨延遲等）、市場風險（如原材料價格波動、市場供需變化等）、合同風險（如合同條款不完善、法律糾紛等）、信用風險（如供應商信用不良、拖欠貨款等）、內(nèi)部管理風險（如采購人員違規(guī)操作、審批流程不規(guī)范等）。風險評估：對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。采用定性和定量相結合的方法，對風險進行分級，確定高風險、中風險和低風險事項，為制定風險應對措施提供依據(jù)。（二）風險應對措施供應商風險應對：建立供應商備份機制，對于關鍵原材料和零部件