公司采購(gòu)流程管理制度2篇

公司采購(gòu)流程管理制度為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。一、請(qǐng)購(gòu)及其規(guī)定1．請(qǐng)購(gòu)單的要素完整的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括以下要素：（1）請(qǐng)購(gòu)的部門；（2）請(qǐng)購(gòu)物品所屬項(xiàng)目；（3）請(qǐng)購(gòu)的用途；（4）請(qǐng)購(gòu)的物品名；（5）請(qǐng)購(gòu)的物品數(shù)量；（6）請(qǐng)購(gòu)的物品規(guī)格；（7）請(qǐng)購(gòu)物品的樣品、圖片或詳細(xì)參數(shù)資料等；（8）請(qǐng)購(gòu)的物品的需求時(shí)間；（9）請(qǐng)購(gòu)如有特殊需要請(qǐng)備注；（10）請(qǐng)購(gòu)單填寫人；（11）請(qǐng)購(gòu)部門主管；（12）公司總經(jīng)理。3．請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定（1）請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部門；（2）固定資產(chǎn)申購(gòu)按照附表一（固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表）的格式進(jìn)行填寫提報(bào)；（3）其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購(gòu)按照附表二（物資采購(gòu)申請(qǐng)表.）的格式填寫提報(bào)；（4）日常零星采購(gòu)按照公司印制的按照附表三（物資采購(gòu)審批單）的格式填寫提報(bào)；（5）請(qǐng)購(gòu)部門在提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單是應(yīng)要求采購(gòu)部簽字接收人請(qǐng)購(gòu)部門備份；（6）涉及的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；（7）遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請(qǐng)示，征得同意后提報(bào)采購(gòu)部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。（8）如果是單一來源采購(gòu)或指定采購(gòu)廠家及品牌的產(chǎn)品，請(qǐng)購(gòu)部門必須作出書面說明。（9）請(qǐng)購(gòu)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部。4．公司物資請(qǐng)購(gòu)單的提報(bào)部門（1）公司經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門提報(bào)；（2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦公室提報(bào)；（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。二、請(qǐng)購(gòu)單的接收及分發(fā)規(guī)定1、請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn)（1）采購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請(qǐng)購(gòu)單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（2）接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購(gòu)，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購(gòu)，圖片或詳細(xì)參數(shù)資料不全不采購(gòu)，庫存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購(gòu)的原則；（3）通知倉庫管理人員核查請(qǐng)購(gòu)物資是否有庫存；（4）對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購(gòu)物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。2、請(qǐng)購(gòu)單的分發(fā)規(guī)定（1）對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；（2）對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；（3）無法于請(qǐng)購(gòu)部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門；（4）重要的項(xiàng)目采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購(gòu)周期的規(guī)定（1）常規(guī)商品采購(gòu)周期在7天，，（2）遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略，緊急采購(gòu)商品周期在3天時(shí)間；三、詢價(jià)及其規(guī)定1．詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門溝通；2．屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購(gòu)；3．對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；4．所有采購(gòu)項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)；5．對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品；6．遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購(gòu)金額大于10萬的采購(gòu)情況，詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表四（擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單）的格式提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書；7．詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；8．除固定資產(chǎn)外單次采購(gòu)金額在1萬元以下項(xiàng)目可以自行采購(gòu)；單次采購(gòu)金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價(jià)或招標(biāo)采購(gòu)，比價(jià)或招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)至少邀請(qǐng)四家以上單位參與；單次采購(gòu)金額預(yù)算價(jià)格在20萬元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購(gòu)部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購(gòu)金額預(yù)算價(jià)格在100萬元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)；9．比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力；10．比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)按照附表五（材料或設(shè)備詢價(jià)表）的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià)；11．在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。三、比價(jià)、議價(jià)1．對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2．對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；3．收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格；4．重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；5．參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。四、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總1．比價(jià)比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；2．比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六（比價(jià)/招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；3．如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。1．合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購(gòu)工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。（1）合同正文應(yīng)包含的要素合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；采購(gòu)物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；包裝要求；合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明；付款方式；工期；質(zhì)量保證期；質(zhì)量要求及規(guī)范；違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；雙方的公司信息；其他約定。（2）合同簽訂及其規(guī)定1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2）擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單；4）遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)；5）質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期；6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；7）針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；10）比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；11）合同簽定簽應(yīng)按照附表七（合同審查批準(zhǔn)單）的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查；12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；13）簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。六、付款及合同執(zhí)行1．付款規(guī)定（1）所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司《修造船公司材料采購(gòu)付款及報(bào)銷流程V1.修改版》及《修造船公司資金支出審批及報(bào)銷簽字權(quán)限及管理制》中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（2）按照進(jìn)度付款的采購(gòu)項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；（3）按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款；（4）財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2．合同執(zhí)行(1)已簽訂合同由采購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)；（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約；（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；七、報(bào)驗(yàn)與入庫1．報(bào)驗(yàn)（1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收；（2）對(duì)于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（3）達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收；（4）質(zhì)檢部門在接到采購(gòu)部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書，對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2．入庫（1）公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗(yàn)或驗(yàn)收；（2）合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門，由請(qǐng)購(gòu)部門及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)；（3）質(zhì)檢部門未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；（4）質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時(shí)的入庫，并及時(shí)出具入庫清單；（5）外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；（6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定不入庫。附表一固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表企業(yè)名稱：編號(hào)：申請(qǐng)部門申請(qǐng)時(shí)間購(gòu)置資產(chǎn)名稱購(gòu)置數(shù)量預(yù)算單價(jià)預(yù)算金額購(gòu)置原因：購(gòu)置后效益分析：部門負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)分管財(cái)務(wù)副總總經(jīng)理年月日附表二采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門：填報(bào)日期：年月日采購(gòu)類別：□設(shè)備□材料□工程□服務(wù)□低值易耗□其他購(gòu)置原因：序號(hào)名稱規(guī)格型號(hào)/工程概況數(shù)量/工程量估價(jià)（總價(jià)）交貨期/工期備注12345678備注：編制人： 部門經(jīng)理： 分管副總： 采購(gòu)副總：財(cái)務(wù)副總： 總經(jīng)理： 附表三物資采購(gòu)審批單部門名稱年月日序號(hào)項(xiàng)目名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額審批備注總經(jīng)理：財(cái)務(wù)副總分管副總：財(cái)務(wù)審核：合計(jì)金額大寫：￥：經(jīng)辦人：部門負(fù)責(zé)人：復(fù)核人：序號(hào)投標(biāo)單位名稱資質(zhì)情況業(yè)績(jī)情況聯(lián)系人電話/傳真手機(jī)電子郵箱備注12345附表四擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單單位名稱：填報(bào)日期：年月日經(jīng)辦人：采購(gòu)部：技術(shù)副總：采購(gòu)副總：財(cái)務(wù)副總：總經(jīng)理：附表五材料（設(shè)備）詢價(jià)表日期：年月日需求單位：序號(hào)材料名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)小計(jì)備注1234567合計(jì)：供方信息報(bào)價(jià)單位（蓋章）：供貨周期付款方式聯(lián)系人電話傳真郵箱公司網(wǎng)址辦公地址：需方信息公司名稱：聯(lián)系人商務(wù)：電話傳真技術(shù)：郵箱公司網(wǎng)址辦公地址：郵編：備注：1.本報(bào)價(jià)含17%的增值稅，含運(yùn)費(fèi)；2.本單只做詢價(jià)用，非正式訂單。附表六比價(jià)/招標(biāo)匯總表企業(yè)名稱：制表時(shí)間：年月日物料名稱規(guī)格單位包裝標(biāo)準(zhǔn)公司名稱一次報(bào)價(jià)二次報(bào)價(jià)工期付款方式聯(lián)系人選定廠家采購(gòu)部意見：經(jīng)辦人：采購(gòu)部：技術(shù)副總：分管副總：財(cái)務(wù)副總：總經(jīng)理：備注：附表七合同審查批準(zhǔn)單合同編號(hào):合同名稱：合同標(biāo)的物：產(chǎn)品（承攬）單價(jià)/合同總額：￥：元（人民幣：元整）。招（評(píng)）標(biāo)情況：詳見報(bào)價(jià)及合同。合同洽談人：公司律師意見：技術(shù)副總意見：分管副總意見：分管財(cái)務(wù)副總意見：公司總經(jīng)理意見：附表八資金支出審批單部門名稱年月日序號(hào)項(xiàng)目名稱支付依據(jù)合同金額已付金額申請(qǐng)金額審批備注總經(jīng)理：財(cái)務(wù)副總分管副總：財(cái)務(wù)審核：合計(jì)金額大寫：￥：經(jīng)辦人：部門負(fù)責(zé)人：復(fù)核人：附表九付款申請(qǐng)審批單合同編號(hào):合同名稱：付款依據(jù)：合同金額、已付款額：申請(qǐng)付款方式、付款金額：合同金額：￥元；已付款額：￥元；申請(qǐng)付款金額：￥元；質(zhì)保金:；本次申請(qǐng)付款大寫：合同洽談人：分管副總意見：財(cái)務(wù)副總意見：總經(jīng)理意見：公司采購(gòu)流程管理制度為了提高公司采購(gòu)效率、明確采購(gòu)內(nèi)容及崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。一、目的保證公司所需的產(chǎn)品，提高采購(gòu)工作的品質(zhì)管理，特制定本管理規(guī)程。二、范圍北京時(shí)代感恩勵(lì)志教育文化傳播中心（簡(jiǎn)稱“時(shí)代感恩”）網(wǎng)絡(luò)商城配套的影音教材及益智玩具等和各部門工作所需的其他產(chǎn)品。三、職責(zé)1.熱愛本職工作，勤于創(chuàng)新，學(xué)習(xí)新技術(shù)，了解新產(chǎn)品，注意市場(chǎng)信息的積累。2.廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀(jì)，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。3.負(fù)責(zé)時(shí)代感恩商城所需的產(chǎn)品材料的采購(gòu)工作。4.負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、管理及維護(hù)工作。5.堅(jiān)決執(zhí)行各項(xiàng)采購(gòu)工作制度及公司各項(xiàng)規(guī)章制度。6.大額項(xiàng)目必須做招標(biāo)工作，其他產(chǎn)品（非唯一性）詢價(jià)必須三家以上的供應(yīng)商或合作伙伴參與。7.積極了解產(chǎn)品的短缺、發(fā)貨、驗(yàn)收等實(shí)際情況，早知道，早處理。8.及時(shí)協(xié)助財(cái)務(wù)部對(duì)照欠款數(shù)額或者合同要求安排對(duì)供應(yīng)商或合作伙伴進(jìn)行付款。9.做到每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，每年一審核。10.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。四、人員配置及崗位分工1.人員配置：采購(gòu)經(jīng)理或采購(gòu)總監(jiān)1名，采購(gòu)主管1名，采購(gòu)若干2.分工采購(gòu)經(jīng)理或采購(gòu)總監(jiān)：1.主持采購(gòu)部的全面工作2.主要負(fù)責(zé)本部門的規(guī)章制度及操作制度的文件制定，確保采購(gòu)部所有人員能夠嚴(yán)格順利進(jìn)行工作，并遵守各項(xiàng)制度3.同時(shí)負(fù)責(zé)整個(gè)公司戰(zhàn)略物資的計(jì)劃、安排、統(tǒng)籌，并做好與其他各部門的協(xié)調(diào)工作4.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)部所有人員進(jìn)行管理培訓(xùn)及工作安排，按部門的工作職能做好工作5.提升采購(gòu)部門的整體凝聚力與業(yè)務(wù)能力，并對(duì)員工的采購(gòu)過程進(jìn)行監(jiān)管，對(duì)下屬存在的問題進(jìn)行及時(shí)糾正和引導(dǎo)6.監(jiān)控項(xiàng)目物流的狀況，控制不合理的物資采購(gòu)和消費(fèi)7.進(jìn)行采購(gòu)收據(jù)的規(guī)范指導(dǎo)和審批工作，協(xié)助財(cái)會(huì)進(jìn)行工程的審核及成本的控制采購(gòu)主管：1.執(zhí)行采購(gòu)部經(jīng)理安排的各項(xiàng)任務(wù)，做好上報(bào)下達(dá)2.配合采購(gòu)部經(jīng)理對(duì)部門文件進(jìn)行編制，并報(bào)由采購(gòu)經(jīng)理審批3.做好采購(gòu)人員的管理，確保采購(gòu)人員的凝聚力與業(yè)務(wù)能力4.在對(duì)于重要的產(chǎn)品采購(gòu)事，采購(gòu)主管實(shí)時(shí)跟進(jìn)，并隨時(shí)上報(bào)下達(dá)5.新產(chǎn)品，新材料供應(yīng)商的尋找，資料收集及開發(fā)工作，對(duì)新供應(yīng)商品質(zhì)體系狀況的評(píng)估及認(rèn)證，以保證供應(yīng)商的優(yōu)良性采購(gòu)：1.主要產(chǎn)品的估價(jià)和詢價(jià)及細(xì)節(jié)落實(shí)2．供應(yīng)商產(chǎn)品的品質(zhì)初步確認(rèn)3．材料樣板的初期制作與更改4．替代產(chǎn)品和供方的搜尋及落實(shí)5．采購(gòu)部門有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)文件的擬制6．與技術(shù)、需求部門有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)問題的溝通與協(xié)調(diào)7．與供應(yīng)商有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)問題的溝通與協(xié)調(diào)五、程序采購(gòu)部在公司經(jīng)營(yíng)中擔(dān)負(fù)著不可推卸的重要責(zé)任，采購(gòu)工作的好壞，直接影響公司產(chǎn)品的品質(zhì)、交期、成本、風(fēng)險(xiǎn)等。建立高效、實(shí)用、完善的采購(gòu)工作流程是提高采購(gòu)效率，降低成本和風(fēng)險(xiǎn)最有效的方法。在整個(gè)采購(gòu)過程中，采購(gòu)部需要運(yùn)營(yíng)、營(yíng)銷、技術(shù)、控制、財(cái)務(wù)、驗(yàn)收（通常稱為驗(yàn)收）等各個(gè)部門的大力支持才能順利的完成采購(gòu)工作，每個(gè)部門之間的聯(lián)系需要一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為公司的整體發(fā)展做出各自的貢獻(xiàn)。（一）請(qǐng)購(gòu)及其規(guī)定1．《請(qǐng)購(gòu)單》要填寫完整，具體應(yīng)包括以下要素：請(qǐng)購(gòu)的部門；請(qǐng)購(gòu)產(chǎn)品所屬項(xiàng)目；請(qǐng)購(gòu)的用途；請(qǐng)購(gòu)的產(chǎn)品名；請(qǐng)購(gòu)的產(chǎn)品數(shù)量；請(qǐng)購(gòu)的產(chǎn)品細(xì)節(jié)參數(shù)或規(guī)格；請(qǐng)購(gòu)產(chǎn)品的樣品、圖片或詳細(xì)參數(shù)資料（技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及使用要求）等；請(qǐng)購(gòu)的產(chǎn)品的需求時(shí)間（使用時(shí)間）；請(qǐng)購(gòu)如有特殊需要請(qǐng)備注說明2.提報(bào)規(guī)定（1）采購(gòu)單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部；（2）固定資產(chǎn)申購(gòu)按照（固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表）的格式進(jìn)行填寫提報(bào)；（3）請(qǐng)購(gòu)部門在提報(bào)采購(gòu)單時(shí)，應(yīng)要求采購(gòu)部簽字接收人，請(qǐng)購(gòu)部門備份；（4）涉及的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；（5）遇公司急需的產(chǎn)品時(shí)，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請(qǐng)示，征得同意后提報(bào)采購(gòu)部門，并在采購(gòu)單上寫上說明。（6）如果是單一來源采購(gòu)或指定采購(gòu)公司及品牌的產(chǎn)品，請(qǐng)購(gòu)部門必須作出說明。（7）采購(gòu)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部。（8）其中涉及到明確的文化屬性產(chǎn)品，如音像、讀物資料必須填寫清楚音像的基礎(chǔ)要求，出版方、出品方、文化屬性、時(shí)間長(zhǎng)度、內(nèi)容清晰度或分辨率以及各式要求確保產(chǎn)品的唯一性。（二）《請(qǐng)購(gòu)單》的接收及分發(fā)規(guī)定1、請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn)（1）采購(gòu)部在接收采購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查采購(gòu)單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查采購(gòu)單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（2）接收采購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購(gòu)，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購(gòu)，圖片或詳細(xì)參數(shù)資料不全不采購(gòu)，庫存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購(gòu)的原則；（3）對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購(gòu)物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。2、采購(gòu)單的分發(fā)規(guī)定（1）對(duì)于采購(gòu)單采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；（2）對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；（3）無法在請(qǐng)購(gòu)部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門；（4）重要的項(xiàng)目采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購(gòu)周期的規(guī)定（1）常規(guī)商品采購(gòu)周期在7天時(shí)間；（2）遇到緊急采購(gòu)，應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略，緊急采購(gòu)商品周期在3天時(shí)間內(nèi)；（三）詢價(jià)及其規(guī)定1．詢價(jià)應(yīng)認(rèn)真審閱采購(gòu)單的品名、產(chǎn)品屬性、規(guī)格、參數(shù)，了解產(chǎn)品及其技術(shù)要求的各項(xiàng)信息，遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門領(lǐng)導(dǎo)（需求部門）溝通；2．屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購(gòu)3．對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；4．所有采購(gòu)項(xiàng)目必須向供方源或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則不能通過中間商詢價(jià)；5．對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門需求的產(chǎn)品如有成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品；6．遇到重要的產(chǎn)品或預(yù)估單次采購(gòu)金額大于5萬的采購(gòu)情況，詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并說明基本情況；7．詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；8.單次采購(gòu)總金額在5000元以下且單項(xiàng)不高于500元的項(xiàng)目可以由采購(gòu)部自行采購(gòu)；單次采購(gòu)總金額預(yù)算在5000元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價(jià)（單項(xiàng)單價(jià)低于500元除外）；單次采購(gòu)總金額預(yù)算價(jià)格在20萬元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購(gòu)部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購(gòu)總金額預(yù)算價(jià)格在100萬元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)；9．比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需產(chǎn)品和項(xiàng)目的能力；10.在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)及時(shí)報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。比價(jià)、議價(jià)1．對(duì)供應(yīng)商的供應(yīng)能力和產(chǎn)品質(zhì)量，交貨時(shí)間及服務(wù)品質(zhì)進(jìn)行確認(rèn)；2．對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他公司的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；3．重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；4．參考目標(biāo)或理想價(jià)格與合作單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判；5.在比價(jià)或跟供方談判之前，了解采購(gòu)的產(chǎn)品市場(chǎng)行情和預(yù)采購(gòu)方的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，以便在談判議價(jià)的過程中掌握主動(dòng)權(quán)（五）合同的簽訂及其規(guī)定1．合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。合同正文應(yīng)包含的要素：合同品名、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；采購(gòu)產(chǎn)品、參數(shù)規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；音像資料必須填寫清楚音像的基礎(chǔ)要求，文化屬性，時(shí)間長(zhǎng)度，內(nèi)容清晰度或分辨率包裝要求；合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明；付款方式；交貨日期；品質(zhì)保證期；品質(zhì)要求及規(guī)范；違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；雙方的公司信息；其他約定。合同簽訂及其規(guī)定1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2）擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；3）為防止合同數(shù)量追加或追加無依據(jù)，采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供報(bào)價(jià)清單；4）質(zhì)保期或合作期限及使用時(shí)間一定要明確從什么時(shí)候開始到什么時(shí)間結(jié)束，產(chǎn)品類并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期；5）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；6）針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如產(chǎn)品類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款、品質(zhì)保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等；7）與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；8）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；9）合同簽定應(yīng)按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行《合同審批單》流程；11）《合同審批單》流程通過后應(yīng)由公司負(fù)責(zé)人簽字，加蓋公司合同章方可生效；12）如本合同的商品系乙方根據(jù)甲方的設(shè)計(jì)等智力成果加工制作而成，則乙方保證不向任何第三人透露，否則造成甲方損失的由乙方賠償。13）合同雙方未經(jīng)對(duì)方同意，均不得將合同內(nèi)容及相關(guān)各自商業(yè)秘密向任何第三人透露，否則賠償給對(duì)方造成的一切損失。14）簽訂的所有合同