藝術(shù)教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型案例：日事清項(xiàng)目管理實(shí)現(xiàn)學(xué)員管理及招生審批培訓(xùn)全流程標(biāo)準(zhǔn)化

藝術(shù)教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型案例：日事清項(xiàng)目管理實(shí)現(xiàn)學(xué)員管理及招生審批培訓(xùn)全流程標(biāo)準(zhǔn)化行業(yè)背景所屬行業(yè)：藝術(shù)教育業(yè)務(wù)類型：是一所專業(yè)從事舞蹈藝術(shù)教學(xué)和藝術(shù)素質(zhì)教育的學(xué)校，涵蓋民族舞、芭蕾舞、爵士舞、街舞等多種舞蹈類型，致力于為學(xué)生提供多樣化、個(gè)性化的舞蹈培訓(xùn)。行業(yè)地位：八音舞蹈是在舞蹈教育領(lǐng)域較具影響力的品牌之一，由于其對(duì)于舞蹈藝術(shù)教育的專注和創(chuàng)新，以及強(qiáng)大的師資力量和豐富的課程設(shè)置，已經(jīng)在業(yè)界建立了廣泛而良好的聲譽(yù)。合作概要：通過(guò)日事清實(shí)現(xiàn)學(xué)校各類工作和課程計(jì)劃項(xiàng)目式管理，各類審批、培訓(xùn)等常規(guī)動(dòng)作流程化管理，整體提升組織的數(shù)字化管理水平，在管理效能上再上臺(tái)階。使用日事清之前痛點(diǎn)1.學(xué)員信息管理難。學(xué)校教育以學(xué)生為中心，八音舞蹈也是如此。由于學(xué)校規(guī)模大，設(shè)課種類多，學(xué)員數(shù)量也多，學(xué)員信息登記和管理就是重中之重，利用傳統(tǒng)方法進(jìn)行信息管理已經(jīng)暴露出了諸多問(wèn)題。信息收集過(guò)程中，利用人工紙質(zhì)登記或者制作表格等方式，不僅人力成本高、效率低，還會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)出錯(cuò)、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)無(wú)法及時(shí)調(diào)整等問(wèn)題；信息保存過(guò)程中，隨著家長(zhǎng)們對(duì)于孩子信息安全的重視程度越來(lái)越高，僅憑早期的人工保存方式難免會(huì)出現(xiàn)隱私信息泄露等問(wèn)題；數(shù)據(jù)利用過(guò)程中，學(xué)校各部門(mén)之間缺乏溝通和數(shù)據(jù)共享，同樣的數(shù)據(jù)有時(shí)候會(huì)被不同部門(mén)重復(fù)收集，造成數(shù)據(jù)冗余；對(duì)于數(shù)據(jù)的及時(shí)優(yōu)化更新和清理，也總是滯后，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無(wú)用或者浪費(fèi)。2.招生工作環(huán)節(jié)亂。為了擴(kuò)大招生流量，需要做的前期工作多。這個(gè)過(guò)程中，包括有物料準(zhǔn)備、掃樓、確定招生位置等等工作環(huán)節(jié)，但是由于缺乏數(shù)字化工具進(jìn)行信息管理和便捷聯(lián)絡(luò)，這些工作僅通過(guò)會(huì)議或者通知的形式下發(fā)給各位負(fù)責(zé)人，雖然信息可以及時(shí)傳遞，但每個(gè)環(huán)節(jié)缺少清晰易懂的詳細(xì)說(shuō)明和反饋機(jī)制，就容易導(dǎo)致溝通效率低下、信息延遲和錯(cuò)誤，從而影響最終招生效果和消費(fèi)者聲譽(yù)度。3.審批環(huán)節(jié)耗時(shí)長(zhǎng)。不管是在招生還是在日常工作中，學(xué)校管理都存在一個(gè)重要難題，就是審批時(shí)間太長(zhǎng)。審批流程由人工來(lái)走，缺乏清晰的標(biāo)準(zhǔn)和協(xié)調(diào)性，審核環(huán)節(jié)需要很多溝通和協(xié)調(diào)，申請(qǐng)進(jìn)展很難及時(shí)對(duì)接；有時(shí)候還會(huì)出現(xiàn)審批負(fù)責(zé)人工作任務(wù)太多而忘記審核的現(xiàn)象，導(dǎo)致申請(qǐng)人工作進(jìn)展延后；同時(shí)，由于整個(gè)審核過(guò)程由于審核人員水平參差而有所差別，容易導(dǎo)致最終工作質(zhì)量無(wú)法保持一致，甚至要返工或者重新審核，大大增加了工作量。4.教師培訓(xùn)質(zhì)量雜。沒(méi)有打造一個(gè)統(tǒng)一的人才培養(yǎng)流程體系，缺乏統(tǒng)一固化的優(yōu)質(zhì)流程來(lái)培訓(xùn)教師，培訓(xùn)過(guò)程混亂，給新員工一種難以信任的感覺(jué)，同時(shí)，由于培訓(xùn)過(guò)程中每個(gè)階段缺乏嚴(yán)格的考核過(guò)程，人才質(zhì)量難以把控，最終培訓(xùn)的效果也會(huì)大打折扣，影響學(xué)校的整體教學(xué)水平。日事清解決方案1.搭建學(xué)員專屬的檔案卡片。日事清支持通過(guò)項(xiàng)目管理所有學(xué)員的信息。建立名為“學(xué)員信息”的項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目之下設(shè)開(kāi)課前準(zhǔn)備、報(bào)名情況、試聽(tīng)、學(xué)費(fèi)繳納、考勤、學(xué)習(xí)測(cè)驗(yàn)等項(xiàng)目模塊，為每一模塊下所屬的學(xué)員建立專屬的任務(wù)卡片，學(xué)員的基本身份信息、由誰(shuí)接待、付費(fèi)內(nèi)容、行為習(xí)慣和個(gè)人記錄等，都可以呈現(xiàn)在卡片信息中。通過(guò)這樣分模塊、設(shè)卡片，方便數(shù)字化存檔所有學(xué)員的信息，方便查找、整理，進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，也方便學(xué)校統(tǒng)一管理固定階段中的所有學(xué)員。同時(shí)，通過(guò)建立學(xué)員的專屬卡片，可以將學(xué)員整個(gè)學(xué)習(xí)周期的學(xué)習(xí)表現(xiàn)和課堂反饋都呈現(xiàn)出來(lái)，為后期復(fù)盤(pán)提供更為全面細(xì)致、客觀的依據(jù)，也可以為家長(zhǎng)更豐富地呈現(xiàn)學(xué)員的在校表現(xiàn)，大大提升家長(zhǎng)對(duì)于學(xué)校的信賴度和認(rèn)可度。2.搭建權(quán)責(zé)明晰的招生流程。在日事清，利用項(xiàng)目流程將學(xué)校招生的前期調(diào)研、策劃、物料預(yù)備等環(huán)節(jié)都搭建出來(lái)，流程下的每一個(gè)大環(huán)節(jié)都可以通過(guò)任務(wù)進(jìn)行細(xì)化完善，每一份任務(wù)都有相應(yīng)的任務(wù)描述、執(zhí)行要求、執(zhí)行人、執(zhí)行時(shí)間，以及執(zhí)行進(jìn)度條，任務(wù)到期還會(huì)自動(dòng)提醒，任務(wù)延期未完成會(huì)有紅色標(biāo)識(shí)警示。對(duì)于招生工作的負(fù)責(zé)人來(lái)說(shuō)，通過(guò)項(xiàng)目看板視圖，可以總覽整個(gè)招生項(xiàng)目的運(yùn)行進(jìn)度，進(jìn)度滯后或者提前都能清晰掌握，對(duì)應(yīng)責(zé)任人執(zhí)行情況反饋不及時(shí)、不到位的問(wèn)題就可以迎刃而解。對(duì)于相應(yīng)的責(zé)任人來(lái)說(shuō)，安排的任務(wù)會(huì)體現(xiàn)到每個(gè)人的日程中去，不用擔(dān)心因?yàn)槭诸^工作太多而忘記，任務(wù)描述還會(huì)對(duì)工作質(zhì)量和細(xì)節(jié)提出要求，待合格完成才會(huì)順利流轉(zhuǎn)到下一板塊。3.搭建省時(shí)高效的審批流程。將學(xué)校的各項(xiàng)請(qǐng)假銷假、報(bào)賬報(bào)銷、學(xué)研活動(dòng)申請(qǐng)、合同簽訂等重點(diǎn)常見(jiàn)的審批工作在日事清流程中搭建出來(lái)，流程由申請(qǐng)人發(fā)起，自動(dòng)流轉(zhuǎn)至審批人處，審批人根據(jù)申請(qǐng)情況決定審核通過(guò)或不通過(guò)，通過(guò)即進(jìn)行下一步驟，不通過(guò)即流程自動(dòng)回轉(zhuǎn)至申請(qǐng)人處經(jīng)修改進(jìn)行再次申請(qǐng)，節(jié)約了人為跑審批流程的時(shí)間，大幅度提升了審批的效率。4.搭建統(tǒng)一優(yōu)質(zhì)的培訓(xùn)流程。優(yōu)秀的組織十分重視人才的復(fù)制。八音舞蹈通過(guò)日事清搭建新教師培訓(xùn)的流程，正是一個(gè)復(fù)制人才的過(guò)程。新人入職是一件繁雜而重要的工作，對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō)，更是十分重要?，F(xiàn)在，通過(guò)日事清流程，將教師入職培訓(xùn)期間需要的企業(yè)文化、備課要求、授課內(nèi)容、考核標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容固定下來(lái)，有新人加入就啟動(dòng)該流程，按期完成相應(yīng)的任務(wù)，既能給新教師一個(gè)充實(shí)的培訓(xùn)期，打好未來(lái)工作的基礎(chǔ)；也能減少學(xué)校為新教師培訓(xùn)付出的非必要成本。同時(shí)，日事清最近上新的流程條件分支、步驟條件分支中新增公式結(jié)果作為判斷條件，通過(guò)在需要進(jìn)行判斷的步驟中添加公式，設(shè)置公式計(jì)算規(guī)則，配置判斷條件規(guī)則等步驟，發(fā)揮流程過(guò)濾篩選作用。使用日事清后的效果1.學(xué)員信息全周期管理。通過(guò)在日事清搭建專屬于每位學(xué)員的檔案卡片，學(xué)校對(duì)于學(xué)員信息的收集和引用更加方便，對(duì)于學(xué)員信息的管理也更加安全可靠，對(duì)于學(xué)員整個(gè)學(xué)期內(nèi)的學(xué)習(xí)表現(xiàn)也能及時(shí)記錄，對(duì)于學(xué)校、學(xué)員和家長(zhǎng)都是有利無(wú)害。2.招生各環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。通過(guò)日事清對(duì)學(xué)校招生工作進(jìn)行有效改進(jìn)，有條不紊的招生環(huán)節(jié)不僅保證了招生質(zhì)量，也在潛移默化之中提升了學(xué)校內(nèi)部各位老師的協(xié)作性，更是在家長(zhǎng)和學(xué)員面前塑造了良好的品牌形象，對(duì)于學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展至關(guān)重要。3.審批效率大幅度提高。通過(guò)使用日事清進(jìn)行自動(dòng)流轉(zhuǎn)審批，整理整個(gè)審批流程，規(guī)范化審批的各個(gè)節(jié)點(diǎn)，減少了審核繁瑣環(huán)節(jié)和重復(fù)驗(yàn)證，提高了審批工作效率和準(zhǔn)確度，同時(shí)也降低了審核帶來(lái)的重復(fù)機(jī)械工作量，整體上縮短了審批周期。4.新教師培訓(xùn)質(zhì)量保證。通過(guò)日事清搭建優(yōu)質(zhì)的教師培訓(xùn)流程，為將來(lái)教師教育教學(xué)工作素質(zhì)和職業(yè)發(fā)展能力提升打下了良好的基礎(chǔ)，為學(xué)員創(chuàng)造更優(yōu)質(zhì)的學(xué)習(xí)環(huán)境和更好的學(xué)習(xí)效果，改善并推動(dòng)整個(gè)學(xué)校向更高效、專業(yè)化的方向發(fā)展，提升學(xué)校的核心競(jìng)爭(zhēng)力。總結(jié)今天的時(shí)代，扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力固然重要，但是也絕對(duì)不能再忽視用數(shù)字協(xié)同方式提升組織的整體管理效能，借助先進(jìn)的工具，幫助學(xué)校進(jìn)行精細(xì)化管理和分工協(xié)作，推進(jìn)學(xué)校實(shí)現(xiàn)生態(tài)化、數(shù)字化、自動(dòng)化等全面轉(zhuǎn)變，提高管理效率，進(jìn)一步滿足多樣化、特色化的教育需求。八音舞蹈的改革之舉，必將為學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展發(fā)揮重要價(jià)值。公司簡(jiǎn)介八音舞蹈成立于2004年，由北京市海淀區(qū)教委批準(zhǔn)成立，是一所專業(yè)從事舞蹈藝術(shù)教學(xué)和藝術(shù)素質(zhì)教育的學(xué)校。學(xué)校秉承“以舞蹈藝術(shù)教育為載體，傳承中國(guó)傳統(tǒng)文化”的理念，以提高學(xué)生綜合素質(zhì)為宗旨，以提