零售行業(yè)采購管理制度及執(zhí)行流程

零售行業(yè)采購管理制度及執(zhí)行流程一、制定目的及范圍隨著市場競爭的加劇，零售行業(yè)的采購管理顯得尤為重要。為了提高采購效率、降低采購成本、確保商品質(zhì)量與供應鏈的穩(wěn)定性，特制定本采購管理制度。本制度適用于公司所有零售業(yè)務的采購管理，包括但不限于商品采購、促銷物料采購、設(shè)備采購及其他相關(guān)支出。二、采購管理原則1.采購應遵循“公開、公平、公正”的原則，確保選擇優(yōu)質(zhì)供應商。2.所有采購行為必須遵循成本效益原則，確保在質(zhì)量、價格、服務等方面的最佳平衡。3.所有采購必須通過正式渠道進行，確保所有采購物資具備合法合規(guī)的發(fā)票及相關(guān)證明文件。4.各部門需指定專人負責采購，申購人與采購人不得為同一人，以防止利益沖突。三、采購流程一般采購流程1.采購申請申購人需根據(jù)銷售數(shù)據(jù)及市場需求預測，填寫“采購申請單”，并附上相關(guān)資料，如庫存情況、目標售價等。2.申請審核采購申請?zhí)峤恢敛块T負責人審核，審核內(nèi)容包括申請理由、預算控制及商品適用性等。部門負責人需在3個工作日內(nèi)完成審核。3.市場調(diào)研與詢價經(jīng)過審核的采購申請，由采購專員進行市場調(diào)研，至少聯(lián)系三家合格供應商，索取報價及相關(guān)產(chǎn)品信息。4.報價評估對收到的報價進行評估，考慮價格、質(zhì)量、交貨期及售后服務等因素。采購專員需記錄評估結(jié)果，并形成《供應商評估報告》。5.審批流程根據(jù)評估結(jié)果，采購專員填寫《采購訂單》，并提交至部門負責人和財務部進行審批。審批過程中，確保各項信息的真實性和準確性。6.下單與合同簽署審批通過后，采購專員向選定的供應商下單，并簽署相關(guān)采購合同。合同中需明確價格、交貨日期、質(zhì)量標準及違約責任等條款。7.驗收與入庫貨物到貨后，由相關(guān)部門進行驗收，確保貨物符合合同約定的標準。驗收合格后，及時辦理入庫手續(xù)，并更新庫存系統(tǒng)。8.結(jié)算與報銷采購物資到貨并驗收合格后，采購專員需向財務部門提交發(fā)票及相關(guān)單據(jù)，辦理報銷。報銷應在貨物到貨后1個月內(nèi)完成，逾期不予受理。特殊采購流程1.集中采購流程對于常用的辦公耗材，由各部門在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，由集中采購小組統(tǒng)一進行采購，確保采購成本的降低。2.應急采購流程針對突發(fā)事件或緊急需求，相關(guān)部門可以直接提交應急采購申請。應急采購無需詢價，采購專員需在最短時間內(nèi)完成采購。3.年度采購計劃各部門需根據(jù)年度預算編制年度采購計劃，并在每年年底前向財務部報備，以確保資金的合理配置。四、采購文檔管理所有采購相關(guān)文檔必須進行系統(tǒng)管理，包括采購申請單、采購訂單、入庫單、發(fā)票及合同等。這些文檔應按照時間順序分類存檔，以備日后查閱。五、采購人員職責1.采購專員需建立和更新供應商數(shù)據(jù)庫，定期進行市場調(diào)研，確保采購渠道的多樣性與靈活性。2.采購人員應嚴格遵守公司的采購紀律，不得接受供應商的任何形式的饋贈或回扣，違者將受到嚴厲處罰。六、績效評估與反饋機制建立采購績效評估機制。定期對采購流程的執(zhí)行情況進行分析，評估采購效率、成本控制及質(zhì)量保障等方面的表現(xiàn)。各部門應主動反饋采購過程中的問題與建議，以促進流程的持續(xù)改進。七、培訓與宣傳定期開展采購管理制度的培訓，確保所有相關(guān)人員理解并掌握采購流程。通過內(nèi)部宣傳，提高全員對采購管理重要性的認識，營造良好的采購氛圍。八、總結(jié)與改進采購管理制度應定期進行評估和更新，以適應市場變化和公司發(fā)展需要。對于流程中的不足之處，應及時