軟件采購尾款管理制度

軟件采購尾款管理制度?總則目的為規(guī)范公司軟件采購尾款支付流程，確保軟件采購項目順利完成，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有軟件采購項目尾款支付的管理?；驹瓌t1.合法性原則：軟件采購及尾款支付必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.合同約束原則：嚴格按照軟件采購合同約定執(zhí)行尾款支付。3.質(zhì)量保障原則：確保所采購軟件達到合同規(guī)定的質(zhì)量標準后支付尾款。4.風險可控原則：對尾款支付過程中的風險進行有效識別、評估和控制。軟件采購合同管理合同簽訂1.軟件采購合同應明確軟件名稱、版本、功能、價格、交付時間、驗收標準、付款方式等條款。2.合同簽訂前，采購部門應會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等對合同條款進行審核，確保合同合法、合規(guī)、合理。3.合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本交財務(wù)部門、使用部門等相關(guān)方存檔。合同執(zhí)行跟蹤1.采購部門負責跟蹤軟件采購合同的執(zhí)行情況，及時掌握軟件交付進度、安裝調(diào)試情況等。2.使用部門應配合采購部門，提供軟件使用過程中的反饋信息，如發(fā)現(xiàn)問題及時通知采購部門。3.財務(wù)部門負責跟蹤合同付款條款的執(zhí)行情況，對已到付款節(jié)點的款項進行審核。軟件驗收管理驗收標準制定1.采購部門應根據(jù)軟件采購合同要求，會同使用部門、技術(shù)部門等制定詳細的軟件驗收標準。2.驗收標準應包括軟件功能、性能、穩(wěn)定性、兼容性、安全性等方面的要求。3.驗收標準應明確驗收流程、驗收文檔要求等。驗收流程1.軟件交付后，采購部門應及時通知使用部門、技術(shù)部門等組成驗收小組進行驗收。2.驗收小組應按照驗收標準對軟件進行測試、檢查等，確保軟件符合要求。3.驗收合格后，驗收小組應出具驗收報告，經(jīng)相關(guān)負責人簽字確認后存檔。驗收問題處理1.如驗收過程中發(fā)現(xiàn)軟件存在問題，采購部門應及時通知供應商進行整改。2.供應商整改完成后，采購部門應組織驗收小組進行復查，直至軟件符合驗收標準。3.如因軟件問題給公司造成損失的，采購部門應按照合同約定追究供應商的責任。尾款支付管理支付條件1.軟件采購項目經(jīng)驗收合格后，采購部門應及時提交尾款支付申請。2.尾款支付申請應附驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料。3.財務(wù)部門應對尾款支付申請及相關(guān)資料進行審核，確保符合合同約定和公司規(guī)定。支付流程1.采購部門填寫尾款支付申請表，詳細說明軟件采購項目名稱、合同編號、付款金額、付款理由等信息。2.采購部門負責人對尾款支付申請表進行審核簽字。3.使用部門負責人對軟件使用情況進行確認，并在尾款支付申請表上簽字。4.技術(shù)部門負責人對軟件驗收情況進行確認，并在尾款支付申請表上簽字。5.財務(wù)部門對尾款支付申請表及相關(guān)資料進行審核，審核無誤后報公司領(lǐng)導審批。6.公司領(lǐng)導審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定支付軟件采購尾款。支付方式1.軟件采購尾款支付方式應按照合同約定執(zhí)行，一般采用銀行轉(zhuǎn)賬方式。2.如因特殊情況需要采用其他支付方式的，應經(jīng)公司領(lǐng)導批準，并做好相關(guān)記錄。風險管理風險識別1.采購部門應識別軟件采購尾款支付過程中的風險，如供應商違約、軟件質(zhì)量問題、驗收不通過等。2.財務(wù)部門應識別尾款支付過程中的財務(wù)風險，如資金短缺、付款延誤等。風險評估1.對識別出的風險進行評估，確定風險的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，制定相應的風險應對措施。風險應對1.對于供應商違約風險，采購部門應加強合同管理，嚴格按照合同約定追究供應商的責任。2.對于軟件質(zhì)量問題風險，采購部門應加強驗收管理，確保軟件符合質(zhì)量標準。3.對于驗收不通過風險，采購部門應及時與供應商溝通，督促供應商整改，直至驗收通過。4.對于財務(wù)風險，財務(wù)部門應合理安排資金，確保尾款支付及時、準確。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應定期對軟件采購尾款支付情況進行審計，檢查是否符合公司制度和合同約定。2.審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況?？冃Э己?.公司應將軟件采購尾款支付管理納入相關(guān)部門和人員的績效考核體系。2.考核指標應包括合同執(zhí)行情況、驗收情況、尾款支付及時性等。3.根據(jù)績效考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和人員進行獎勵，對存在問題的部門和人員進行處罰。信息溝通與協(xié)調(diào)部門間溝通1.采購部門、使用部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門等應建立良好的溝通機制，及時共享軟件采購及尾款支付相關(guān)信息。2.各部門在軟件采購及尾款支付過程中遇到問題時，應及時溝通協(xié)調(diào)，共同解決問題。與供應商溝通1.采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解軟件交付進度、安裝調(diào)試情況等。2.如與供應商發(fā)生糾紛，采購部門應按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)進行處理，及時維護公司合法權(quán)益。附則解釋權(quán)本制度由公司人事總監(jiān)負責解釋。修訂與廢止1.本制度如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)