銷售訂單跟蹤管理制度

銷售訂單跟蹤管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司銷售訂單的管理，確保銷售訂單的順利執(zhí)行，提高客戶滿意度，實現(xiàn)公司銷售目標(biāo)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有銷售訂單的跟蹤管理，包括國內(nèi)銷售訂單和國際銷售訂單。（三）職責(zé)分工1.銷售部門負(fù)責(zé)銷售訂單的獲取、簽訂和初步跟蹤。及時與客戶溝通訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決客戶提出的問題。定期向相關(guān)部門反饋銷售訂單的進展情況。2.生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單要求，制定生產(chǎn)計劃并組織生產(chǎn)。確保產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量生產(chǎn)出來，滿足訂單交付需求。及時向銷售部門反饋生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題。3.采購部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和銷售訂單需求，及時采購所需原材料和零部件。確保采購物資的質(zhì)量、交期和數(shù)量符合要求。與供應(yīng)商保持良好溝通，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。4.物流部門負(fù)責(zé)銷售訂單產(chǎn)品的運輸和交付安排。確保產(chǎn)品安全、及時送達客戶手中，并做好運輸過程中的跟蹤和信息反饋。協(xié)調(diào)解決物流運輸過程中出現(xiàn)的問題。5.質(zhì)量部門對生產(chǎn)過程中的產(chǎn)品質(zhì)量進行檢驗和控制。確保交付給客戶的產(chǎn)品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。對不合格產(chǎn)品進行處理，并跟蹤整改情況。6.財務(wù)部門負(fù)責(zé)銷售訂單的收款跟蹤和核算。提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和分析，協(xié)助銷售部門進行訂單管理決策。二、銷售訂單的接收與確認(rèn)（一）訂單接收1.銷售部門業(yè)務(wù)人員通過各種渠道獲取客戶訂單信息后，應(yīng)及時將訂單內(nèi)容錄入公司銷售管理系統(tǒng)。訂單內(nèi)容應(yīng)包括但不限于客戶名稱、產(chǎn)品規(guī)格型號、數(shù)量、交貨日期、交貨地點、價格、付款方式等。2.對于口頭訂單或其他非正規(guī)書面訂單形式，業(yè)務(wù)人員應(yīng)在接到訂單后及時與客戶進行確認(rèn)，將訂單內(nèi)容整理成書面形式，并要求客戶簽字或蓋章確認(rèn)。（二）訂單確認(rèn)1.銷售部門在收到客戶訂單后，應(yīng)立即對訂單進行初步審核。審核內(nèi)容包括訂單信息的完整性、準(zhǔn)確性、客戶信用狀況等。2.如訂單信息存在不完整或不準(zhǔn)確的情況，銷售部門業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時與客戶溝通，要求客戶補充或修正訂單信息。3.對于客戶信用狀況不符合公司要求的訂單，銷售部門應(yīng)根據(jù)公司信用政策，采取相應(yīng)的措施，如要求客戶提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例、拒絕接單等。4.經(jīng)審核無誤的訂單，銷售部門應(yīng)在訂單上簽字或蓋章確認(rèn)，并將訂單副本分發(fā)給生產(chǎn)、采購、物流、財務(wù)等相關(guān)部門。三、銷售訂單的下達與執(zhí)行（一）訂單下達1.銷售部門根據(jù)訂單確認(rèn)情況，將銷售訂單正式下達給生產(chǎn)部門。下達訂單時，應(yīng)明確訂單要求、交貨日期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵信息。2.生產(chǎn)部門在接到銷售訂單后，應(yīng)立即組織相關(guān)人員對訂單進行評審，評估生產(chǎn)能力、生產(chǎn)周期、原材料供應(yīng)等情況，確保能夠按時、按質(zhì)、按量完成訂單生產(chǎn)任務(wù)。（二）生產(chǎn)計劃制定1.生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單要求和生產(chǎn)能力，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計劃。生產(chǎn)計劃應(yīng)包括產(chǎn)品生產(chǎn)進度安排、原材料采購計劃、零部件加工計劃、質(zhì)量檢驗計劃等。2.生產(chǎn)計劃制定過程中，應(yīng)充分考慮各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的銜接和協(xié)調(diào)，確保生產(chǎn)過程的順暢進行。同時，應(yīng)預(yù)留一定的彈性時間，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的生產(chǎn)異常情況。（三）原材料采購1.采購部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和銷售訂單需求，及時制定原材料采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨日期、供應(yīng)商等信息。2.采購部門應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商進行采購，并與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期、付款方式等條款，確保采購物資的質(zhì)量、交期和數(shù)量符合要求。3.在采購過程中，采購部門應(yīng)及時跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進度和交貨情況，確保原材料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)到公司。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨延遲或質(zhì)量問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問題。（四）生產(chǎn)執(zhí)行1.生產(chǎn)部門按照生產(chǎn)計劃組織生產(chǎn)，確保產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量生產(chǎn)出來。在生產(chǎn)過程中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司的生產(chǎn)管理制度和質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。2.生產(chǎn)部門應(yīng)建立生產(chǎn)進度跟蹤機制，及時掌握生產(chǎn)進度情況。如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中出現(xiàn)異常情況，如設(shè)備故障、原材料短缺、人員不足等，應(yīng)及時采取措施進行解決，并向銷售部門反饋生產(chǎn)進度情況。3.質(zhì)量部門應(yīng)加強對生產(chǎn)過程的質(zhì)量檢驗和控制，對每一道工序進行質(zhì)量檢驗，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。如發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品，應(yīng)及時通知生產(chǎn)部門進行返工或整改，直至產(chǎn)品質(zhì)量合格為止。四、銷售訂單的跟蹤與監(jiān)控（一）跟蹤方式1.銷售部門業(yè)務(wù)人員應(yīng)定期通過銷售管理系統(tǒng)、電話、郵件、實地拜訪等方式，對銷售訂單的執(zhí)行情況進行跟蹤。跟蹤內(nèi)容包括生產(chǎn)進度、質(zhì)量狀況、物流運輸情況、客戶反饋等。2.生產(chǎn)部門應(yīng)建立生產(chǎn)進度日報制度，每天向銷售部門反饋生產(chǎn)進度情況。生產(chǎn)進度日報應(yīng)包括當(dāng)天完成的生產(chǎn)任務(wù)、累計完成的生產(chǎn)任務(wù)、未完成的生產(chǎn)任務(wù)及原因分析等信息。3.采購部門應(yīng)建立采購進度跟蹤制度，及時向生產(chǎn)部門反饋原材料采購進度情況。采購進度跟蹤制度應(yīng)包括采購訂單的下達時間、供應(yīng)商確認(rèn)時間、預(yù)計交貨時間、實際交貨時間等信息。4.物流部門應(yīng)建立物流運輸跟蹤制度，及時向銷售部門反饋產(chǎn)品運輸進度情況。物流運輸跟蹤制度應(yīng)包括貨物裝車時間、出發(fā)時間、預(yù)計到達時間、實際到達時間、運輸過程中的異常情況等信息。（二）監(jiān)控指標(biāo)1.訂單交付及時率：實際按時交付訂單數(shù)量與應(yīng)交付訂單數(shù)量的比例。訂單交付及時率=（實際按時交付訂單數(shù)量/應(yīng)交付訂單數(shù)量）×100%2.產(chǎn)品質(zhì)量合格率：合格產(chǎn)品數(shù)量與總產(chǎn)品數(shù)量的比例。產(chǎn)品質(zhì)量合格率=（合格產(chǎn)品數(shù)量/總產(chǎn)品數(shù)量）×100%3.客戶滿意度：客戶對產(chǎn)品質(zhì)量、交付期、服務(wù)等方面的滿意程度。客戶滿意度=（非常滿意客戶數(shù)量+滿意客戶數(shù)量）/參與調(diào)查客戶數(shù)量×100%（三）異常處理1.當(dāng)發(fā)現(xiàn)銷售訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)異常情況時，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)及時采取措施進行處理，并向銷售部門反饋異常情況及處理結(jié)果。2.對于可能影響訂單交付期的異常情況，銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通，說明情況并協(xié)商解決方案，爭取客戶的理解和支持。3.對于因異常情況導(dǎo)致訂單無法按時、按質(zhì)、按量交付的，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)進行原因分析，并制定相應(yīng)的改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。五、銷售訂單的變更管理（一）變更申請1.客戶提出訂單變更需求時，應(yīng)由銷售部門業(yè)務(wù)人員與客戶溝通，了解變更原因和具體變更內(nèi)容，并填寫《銷售訂單變更申請表》。2.《銷售訂單變更申請表》應(yīng)包括訂單編號、客戶名稱、變更內(nèi)容（如產(chǎn)品規(guī)格型號、數(shù)量、交貨日期、交貨地點等）、變更原因、預(yù)計影響等信息。（二）變更評審1.銷售部門將《銷售訂單變更申請表》提交給相關(guān)部門進行評審。評審部門包括生產(chǎn)部門、采購部門、物流部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等。2.各評審部門應(yīng)根據(jù)本部門的職責(zé)和業(yè)務(wù)情況，對訂單變更的可行性、影響程度等進行評估，并提出評審意見。3.銷售部門根據(jù)各評審部門的意見，綜合評估訂單變更對公司生產(chǎn)、采購、物流、質(zhì)量、財務(wù)等方面的影響，形成最終的變更決策。（三）變更執(zhí)行1.經(jīng)評審?fù)ㄟ^的訂單變更申請，由銷售部門業(yè)務(wù)人員與客戶簽訂變更協(xié)議，并將變更信息及時通知生產(chǎn)、采購、物流、質(zhì)量、財務(wù)等相關(guān)部門。2.各相關(guān)部門根據(jù)變更協(xié)議的要求，調(diào)整生產(chǎn)計劃、采購計劃、物流計劃、質(zhì)量控制措施、財務(wù)核算等工作，確保訂單變更后的執(zhí)行順利進行。六、銷售訂單的交付與驗收（一）交付準(zhǔn)備1.物流部門在產(chǎn)品生產(chǎn)完成并檢驗合格后，應(yīng)及時做好產(chǎn)品交付前的準(zhǔn)備工作，包括產(chǎn)品包裝、標(biāo)識、裝箱清單等。2.物流部門應(yīng)根據(jù)客戶要求和訂單交付日期，合理安排運輸車輛或物流公司，確保產(chǎn)品能夠按時、安全送達客戶手中。（二）產(chǎn)品交付1.物流部門按照運輸計劃將產(chǎn)品發(fā)運給客戶，并及時向客戶提供物流單號等運輸信息，以便客戶跟蹤查詢。2.在產(chǎn)品交付過程中，如發(fā)生運輸損壞、丟失等情況，物流部門應(yīng)及時采取措施進行處理，并向銷售部門反饋情況。銷售部門應(yīng)與客戶溝通，協(xié)商解決方案，確?？蛻衾娌皇軗p失。（三）驗收1.客戶收到產(chǎn)品后，應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對產(chǎn)品進行驗收。如客戶發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在質(zhì)量問題或其他不符合合同約定的情況，應(yīng)及時向銷售部門反饋。2.銷售部門接到客戶反饋后，應(yīng)及時通知質(zhì)量部門進行調(diào)查處理。質(zhì)量部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對產(chǎn)品質(zhì)量問題進行分析和判斷，提出處理意見。3.對于產(chǎn)品質(zhì)量問題，如屬于公司責(zé)任，公司應(yīng)按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，如免費維修、更換、退款等。如屬于客戶使用不當(dāng)或其他非公司責(zé)任導(dǎo)致的問題，公司應(yīng)積極協(xié)助客戶解決問題，并做好溝通解釋工作。七、銷售訂單的收款管理（一）收款計劃制定1.財務(wù)部門根據(jù)銷售訂單的付款方式和交貨日期，制定詳細(xì)的收款計劃。收款計劃應(yīng)明確每個階段的收款金額、收款時間、收款責(zé)任人等信息。2.銷售部門業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)收款計劃，及時與客戶溝通，提醒客戶按時付款。對于逾期未付款的客戶，應(yīng)加大催款力度，確保公司資金及時回籠。（二）收款跟蹤與監(jiān)控1.財務(wù)部門應(yīng)建立收款跟蹤臺賬，對銷售訂單的收款情況進行實時跟蹤和監(jiān)控。收款跟蹤臺賬應(yīng)包括訂單編號、客戶名稱、付款方式、合同金額、已收款金額、未收款金額、收款日期、逾期天數(shù)等信息。2.定期對收款情況進行分析和評估，如發(fā)現(xiàn)收款異常情況，應(yīng)及時與銷售部門溝通，共同協(xié)商解決方案。對于長期逾期未付款的客戶，應(yīng)采取必要的法律措施，維護公司的合法權(quán)益。八、銷售訂單的統(tǒng)計與分析（一）數(shù)據(jù)統(tǒng)計1.銷售部門應(yīng)定期對銷售訂單的相關(guān)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，包括訂單數(shù)量、銷售額、銷售利潤、訂單交付及時率、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、客戶滿意度等。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，并及時錄入公司銷售管理系統(tǒng)和財務(wù)報表系統(tǒng)。（二）數(shù)據(jù)分析1.銷售部門應(yīng)定期對