會議室管理制度規(guī)定

會議室管理制度規(guī)定?一、總則1.目的為了規(guī)范公司會議室的使用管理，提高會議室的使用效率，確保各類會議、活動的順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會議室，包括但不限于大會議室、中會議室、小會議室等。3.管理原則遵循"統(tǒng)一管理、合理安排、高效利用、保證秩序"的原則，確保會議室資源的公平、公正使用。二、會議室的分類與設(shè)施配置1.會議室分類大會議室：可容納[x]人以上，配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、白板等設(shè)備，適用于公司全體會議、大型培訓(xùn)、重要客戶接待等活動。中會議室：可容納[x][x]人，配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、白板等設(shè)備，常用于部門會議、中型培訓(xùn)、小組討論等。小會議室：可容納[x]人以下，配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、白板等設(shè)備，主要用于小型會議、一對一溝通、頭腦風(fēng)暴等。2.設(shè)施配置投影儀：確保圖像清晰、亮度適宜，定期進(jìn)行維護(hù)和校準(zhǔn)。音響系統(tǒng)：保證聲音清晰、無雜音，音量可根據(jù)需要調(diào)節(jié)。麥克風(fēng)：包括無線麥克風(fēng)和有線麥克風(fēng)，確保拾音效果良好。白板：配備白板筆、板擦等工具，方便書寫記錄。桌椅：根據(jù)會議室大小合理配備，保證舒適、整齊。其他：如飲水機(jī)、綠植等，提供良好的會議環(huán)境。三、會議室的使用申請1.申請流程申請人需提前填寫《會議室使用申請表》，詳細(xì)說明會議主題、時間、預(yù)計(jì)時長、參會人數(shù)等信息。將申請表提交至行政部門，行政部門根據(jù)會議室的使用情況進(jìn)行審核。審核通過后，行政部門會在申請表上注明會議室的使用安排，并通知申請人。2.申請時間一般情況下，申請人應(yīng)提前[x]個工作日提交申請。對于緊急會議，可在當(dāng)天提前[x]小時提交申請，但需說明緊急原因。3.特殊情況處理若遇到多個部門同時申請使用同一會議室，行政部門將根據(jù)會議的重要性、緊急程度等因素進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。對于重要且緊急的會議，優(yōu)先安排使用會議室。四、會議室的使用安排1.使用順序根據(jù)申請時間先后順序進(jìn)行會議室的使用安排。如遇特殊情況，行政部門有權(quán)調(diào)整會議室的使用順序。2.使用時長原則上，每次會議的使用時長不得超過預(yù)訂時間。如需延長使用時間，申請人需提前[x]小時告知行政部門，并經(jīng)同意后方可延長。對于連續(xù)使用會議室的情況，行政部門將根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理安排，盡量避免影響其他部門的正常使用。3.臨時變更如因特殊原因需要變更會議室的使用時間、參會人數(shù)等信息，申請人需提前[x]小時通知行政部門，行政部門將根據(jù)變更情況進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。五、會議室的使用規(guī)則1.保持整潔參會人員應(yīng)保持會議室的整潔衛(wèi)生，會議結(jié)束后將垃圾帶走，桌椅擺放整齊。禁止在會議室墻壁、桌椅上隨意張貼、刻畫。2.愛護(hù)設(shè)施參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室的設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或拆卸。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備損壞，應(yīng)及時通知行政部門。使用投影儀、音響等設(shè)備時，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。3.節(jié)約資源會議期間應(yīng)合理使用燈光、空調(diào)等設(shè)備，做到人走燈滅、關(guān)閉空調(diào)。盡量減少紙張浪費(fèi)，提倡無紙化辦公，如需打印資料，應(yīng)雙面打印。4.安全管理禁止在會議室吸煙、使用明火等危險(xiǎn)行為。會議期間應(yīng)確保門窗關(guān)閉，做好防盜、防火等安全措施。六、會議室的清潔與維護(hù)1.清潔標(biāo)準(zhǔn)會議室每天至少進(jìn)行一次清潔，包括地面清掃、桌面擦拭、白板清潔等。定期對會議室的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行清潔和消毒，確保衛(wèi)生達(dá)標(biāo)。2.維護(hù)保養(yǎng)行政部門定期對會議室的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對于出現(xiàn)故障的設(shè)施設(shè)備，及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好記錄。七、會議室的費(fèi)用管理1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)會議室的使用不收取任何費(fèi)用。2.費(fèi)用報(bào)銷因會議需要產(chǎn)生的費(fèi)用，如飲用水、文具等，可按照公司的相關(guān)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。八、會議室的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督部門行政部門負(fù)責(zé)對會議室的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檢查內(nèi)容會議室的使用申請是否規(guī)范、準(zhǔn)確。會議室的使用是否按照規(guī)定進(jìn)行，有無超時、違規(guī)使用等情況。會議室的設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，環(huán)境衛(wèi)生是否達(dá)標(biāo)。3.違規(guī)處理對于違反會議室使用規(guī)定的行為，行政部門將視情節(jié)輕重給予警告、通報(bào)批評等處理。因違規(guī)行為造成會議室設(shè)施設(shè)備損壞的，責(zé)任人應(yīng)照價賠償。九、附則1.解釋權(quán)